電子文件管理制度

1.目的和適用范圍

為保證我公司計算機網絡安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。

本辦法規定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。

本辦法的規定適用于我公司局域網電子文件的管理。

2.術語

電子文件:相對于紙質文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。

3.職責

3.1人事行政部負責局域網的建立和系統運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。

3.2各部門按本規定執行。

4.管理內容和要求

4.1局域網操作系統和應用軟件的建立

4.1.1操作系統的應用

a)服務器安裝WindowsNT4.0

b)客戶機安裝Windows98第二版,需要時可安裝Windows2000/*P/Me等。

4.1.2基本應用軟件

a)Office2000/*P辦公自動化軟件

b)AutoCAD2000計算機輔助設計軟件

4.1.3操作系統和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。

4.2網絡軟件的建立和應用

4.2.1我公司局域網電子文件的傳輸采用MicrosoftMail電子郵局進行管理,該軟件安裝在Windows98啟動組程序中,隨系統自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內開放,任何單位不得自行改動。

4.3網上鄰居的管理

4.3.1網上用戶的設置具體見附表1《計算機局域網編號及用戶名稱對稱表》

4.3.2網上鄰居中各部門在服務器中設專用文件夾,各部門把有關文件分類歸檔。

4.3.3設定訪問權限分類控制。

4.4電子文件的管理

4.4.1電子文件的管理不能違背質量體系文件、技術文件和資料、質量記錄等控制程序的規定,編制必須以擴展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。

4.4.2電子文件的發放采用局域網郵件進行發放,審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。

4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。

4.4.4作好電子文件收發登記工作,發放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。

4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質管理小組審核、管理者代表批準后,由品質管理小組進行整體更改。

4.4.6電子文件有效性由文件發放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。

4.4.7由發文部門負責把回復存到專用文件夾中,做為收發文登記。

4.4.8上級部門郵件的處理方式,當收到上級部門發來的郵件時由人事行政部網關計算機負責轉發給相關部門,相關部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發回上級部門。

4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內進行評審和轉化,并填寫《外來文件和資料評審表》。

4.5局域網質量體系文件的控制

4.5.1電子文件不違背《質量體系文件和資料控制程序》、《質量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質文件為輔”的原則。

4.5.2質量體系文件和資料、質量記錄樣式均以質量檢驗科計算機中《網上鄰居-正式版QMS文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經綜合辦確認同意,管理者代表批準,印制紙質文件,并加蓋受控印章后下發到使用部門和人員。

4.5.3計算機中與質量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。

4.5.4對于保密和未經授權不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標識。

4.5.5對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。

4.6計算機網絡安全

4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星20**、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術員進行。

4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統下的文件加密工具。

4.7電子文件的備份

4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。

4.7.2服務器中歸檔后的重要文件要在半年內或服務器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。

5.相關文件和記錄

《電子文件有效性檢查記錄》

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:安全生產文件檔案管理制度

為規范和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

1、安全生產檔案內容:

(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業人員資格證名單。

(4)特種設備清單及有關檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。

(8)安全生產整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業操作規程。

(14)安全措施經費及使用情況。

(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。

3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。