房地產公司文件管理制度(三)

(一)總則

為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。

(二)文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

(三)收文的管理

1、公文的簽收

■凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

■對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

2、公文的編號保管

■辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。

■本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。

3、公文的閱批與分轉

■凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。

4、文件的傳閱與催辦

■傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

■閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

■閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。

■文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。

■辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

(四)發文的管理

1、發文的范圍

■凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。

2、公司下發文件主要用于:

■公布公司規章制度;

■公布公司體制機構變動或干部任免事項;

■公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

■發布有關獎懲決定和通報;

■其他有關公司的重大事項。

3、公司上行文、外發文主要用于:

■對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

■同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

■在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。

■凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

■各業務部門與外單位發生的一般業務聯系,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。

(五)文件的立卷與歸檔

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;

②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

③經理辦公室各種專業例會記錄;

④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;

⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;

⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

⑨公司日志和大事記;

⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

2、業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

3、立卷要求

■文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

■立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

■要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

■上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4、文件的銷毀

■對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:安全生產文件檔案管理制度

為規范和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

1、安全生產檔案內容:

(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業人員資格證名單。

(4)特種設備清單及有關檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。

(8)安全生產整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業操作規程。

(14)安全措施經費及使用情況。

(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。

3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。