辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料管理辦法

公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節(jié)約、合理安排、有效使用的原則,特制定本管理辦法。

一、辦公室負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的統(tǒng)一管理工作,各部門根據(jù)工作需要提出計(jì)劃及請(qǐng)示,獲得批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)一購(gòu)置,專業(yè)用品與圖書資料由提出部門自行購(gòu)置,交公司辦公室管理。

二、辦公設(shè)備管理范圍:計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備;復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等文件處理設(shè)備;電話、手機(jī)等通訊設(shè)備;錄音、錄像、照相器材及附屬設(shè)備;辦公桌椅及其它辦公設(shè)備。

三、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會(huì)議及特殊活動(dòng)需用的物品。

四、公司圖書、資料管理范圍:與公司發(fā)展有關(guān)的各類書籍、專業(yè)書籍、報(bào)刊文獻(xiàn)集重要信函、請(qǐng)示材料批件和圖紙資料等。

五、日常辦公用品的購(gòu)置由辦公室按計(jì)劃定期購(gòu)辦。辦公設(shè)備與圖書資料的購(gòu)置由各部門提出申請(qǐng),經(jīng)辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào),提出擬辦意見,報(bào)公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后方可購(gòu)置。

六、辦公室為各部門設(shè)立辦公設(shè)備及辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳,由部門設(shè)專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取并保管,領(lǐng)取時(shí)辦理登記手續(xù)。

七、公司圖書資料由辦公室專人負(fù)責(zé)登記保管,各部門人員需借閱時(shí)到公司辦公室辦理借閱手續(xù);部分業(yè)務(wù)書籍及圖紙資料可由業(yè)務(wù)部門派專人自行登記保管。

八、公司每位員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護(hù)。

九、凡員工調(diào)出或離開公司時(shí),須將其所領(lǐng)用的價(jià)值較高的辦公用品如計(jì)算器、訂書機(jī)、U盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉(zhuǎn)交他人保管或使用。

十、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

篇2:房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

檔案管理與資料管理

檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。

(一)歸檔適用范圍范圍

凡公司與外界往來(lái)及公司與各協(xié)作單位之間往來(lái)的以及公司經(jīng)營(yíng)管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計(jì)劃或總結(jié)(年、月度)、財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)營(yíng)狀況、項(xiàng)目可行研究報(bào)告(方案)、各類許可證書、圖紙、政府批文、公司執(zhí)照(與注冊(cè)文件)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、請(qǐng)示、決定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷售廣告等有價(jià)值的文件資料及重大公關(guān)活動(dòng)的圖片、文字、錄像資料。

(二)管理部門

1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼職檔案管理人員(必須報(bào)行政人事部備案),負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負(fù)責(zé)定期移交公司綜合檔案室。

2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實(shí)行專業(yè)對(duì)口分級(jí)管理。

(三)移交歸檔與使用

公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時(shí)間將有關(guān)襠案文件移交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件使用(公司所發(fā)文件除外);需要已經(jīng)歸檔的原件時(shí),需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)使用。

2、歸檔時(shí)間分與歸口管理部門

2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。

2.2會(huì)計(jì)檔案:會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動(dòng)情況隨時(shí)歸檔。2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動(dòng)力安裝投入使用后一個(gè)月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。

2.5各類報(bào)告、方案、內(nèi)部申請(qǐng)批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計(jì)劃書:該類檔案在確立形成時(shí)由部門留存,同時(shí)送交行政人事部留存正本歸檔。

2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部門、財(cái)務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。

2.7圖書、期刊、報(bào)紙類:在購(gòu)入或訂購(gòu)后先列入管理臺(tái)帳,后又綜合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。

2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動(dòng)圖像、錄音錄象資料以及外出開會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價(jià)值的資料,一般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。

(三)文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:

1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

3、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。(四)文件整理標(biāo)準(zhǔn)

1、本檔案按問(wèn)題組卷,一事一卷或一事多卷。

2、對(duì)接收的所有檔案及時(shí)審查,進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)。

3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿,請(qǐng)示與批復(fù)合并一起立卷。

4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。

(五)檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)

檔案按職能設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營(yíng)管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報(bào)告和專項(xiàng)技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項(xiàng)目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會(huì)計(jì)檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級(jí)類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行設(shè)置。按問(wèn)題分類,結(jié)合年度,一事一卷。檔案分類一級(jí)類目采用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí),A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十個(gè)一級(jí)類目(二級(jí)類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。按各項(xiàng)要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則,保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和及時(shí)、高效提供利用。

根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進(jìn)行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問(wèn)題的案卷排列在一起,在同一問(wèn)題內(nèi)再按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個(gè)階段不超過(guò)三位數(shù)。排列時(shí)按大類、年度、流水編制案卷順序號(hào),即類、年度大流水編號(hào)。

(六)保存期限

保管期限可分為:永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。

(七)檔案借閱

1、無(wú)論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進(jìn)行登記,注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。

2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行,一般不得借出。必須借出時(shí),需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。

3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準(zhǔn),經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。

4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。

5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護(hù),嚴(yán)禁涂改;注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

6、檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。7、財(cái)務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。

(八)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)

檔案入庫(kù)前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格檢查,防止錯(cuò)、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì)進(jìn)行侵蝕。檔案入庫(kù)后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和利用。

3、檔案室門窗裝具要堅(jiān)固,檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),確保檔案安全;非工作人員不得進(jìn)入檔案室。保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與設(shè)施。每季度對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后的檔案及時(shí)歸回原處。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無(wú)關(guān)物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。

(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)

對(duì)保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級(jí)規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會(huì)同歸檔部門合理劃分密級(jí)(絕密、機(jī)密、秘密)。

2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無(wú)關(guān)人員泄露。

3、查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù),在閱檔室查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。

4、

銷毀檔案要嚴(yán)格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進(jìn)行監(jiān)銷,任何個(gè)人不得將檔案私自處理。

5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不得隱瞞,情節(jié)嚴(yán)重者要依法嚴(yán)肅處理。

(十)附則

本規(guī)定由公司行政人事部辦負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。

篇3:大學(xué)圖書資料管理規(guī)定

大學(xué)圖書資料管理暫行規(guī)定

圖書資料是我校教學(xué)、科研以及管理工作的重要資源。為加強(qiáng)圖書資料的采購(gòu)、驗(yàn)收和保管等工作,特制訂本暫行規(guī)定。

一、圖書館是學(xué)校的圖書資料管理中心,負(fù)責(zé)對(duì)本館圖書資料的采購(gòu)、驗(yàn)收、編目加工、流通借閱、保管以及各院系圖書資料的驗(yàn)收工作。

二、各院系的圖書資料室在業(yè)務(wù)方面屬學(xué)校圖書館的二級(jí)管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)本院系圖書資料的采購(gòu)、編目加工、保管、借閱等工作,業(yè)務(wù)上受圖書館的監(jiān)督和指導(dǎo)。

三、圖書資料的訂閱應(yīng)根據(jù)學(xué)校人才培養(yǎng)、教學(xué)、科研發(fā)展的需要和資金狀況有計(jì)劃的進(jìn)行。

四、各院系應(yīng)緊密結(jié)合本單位教學(xué)、科研和專業(yè)建設(shè)的需要進(jìn)行圖書資料的訂閱。所訂書目應(yīng)由院系主管教學(xué)、科研的領(lǐng)導(dǎo)審批確定。為防止重復(fù)訂購(gòu),減少積壓浪費(fèi),訂購(gòu)前還與圖書館協(xié)調(diào)。

五、圖書資料的采購(gòu),根據(jù)其經(jīng)費(fèi)的來(lái)源渠道,實(shí)行分級(jí)采購(gòu):圖書館負(fù)責(zé)本館圖書資料的采購(gòu),各院系資料室負(fù)責(zé)本單位專業(yè)建設(shè)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、研究生經(jīng)費(fèi)和其他經(jīng)費(fèi)的圖書資料采購(gòu)。

六、圖書館和各院系所購(gòu)圖書資料,一律歸口圖書館采編部辦理驗(yàn)收。采編部根據(jù)購(gòu)書發(fā)票和圖書資料實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收并開具圖書資料驗(yàn)收目錄清單(一式三聯(lián)),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后,所購(gòu)圖書資料費(fèi)用方能到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)帳手續(xù)。

七、各院系資料室應(yīng)根據(jù)圖書館驗(yàn)收清單辦理圖書資料調(diào)撥手續(xù),并做好本資料室圖書資料入庫(kù)登記工作。為確保圖書資料管理到位,各院系應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理驗(yàn)收與調(diào)撥手續(xù)。

八、圖書館和各院系資料室要確保圖書資料的完整,每年應(yīng)對(duì)圖書資料進(jìn)行清理,對(duì)破損、丟失的圖書資料要在查明原因、落實(shí)責(zé)任的基礎(chǔ)上及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù),未經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)管理處和有關(guān)部門批準(zhǔn),不得擅自處置變賣圖書資料。

九、本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行。

十、以前與本規(guī)定不符的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。