資料管理制度

1.目的

明確公司資料管理原則,建立完善準確的資料系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業務的有效運作和決策提供必要的資料服務。

2.定義

資料是指公司在經營活動中形成的,具有價值并按有關制度規定歸檔保存的文件、書信、會議記錄、單據、契約、合同等。

3.原則

3.1部門重要資料在項目完成前應由部門自已管理,項目完成后所有資料原件應移交給行政人事部統一保管。

3.2各部門上交資料,需填寫移交表。

3.3行政人事部按規定格式填寫案卷目錄。

3.4公司對外簽訂的所有合同統一由財務部管理。

3.5公司所有資料實行統一管理、分級查閱(即根據行政級別的不同對查閱資料的內容加以限制)、網絡化管理。

4.需要保管的檔案資料及其分類

4.1文書類:營業證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件;工作計劃、總結、會議記要、重要文件;公司領導的重要講話、批示;人事檔案、考勤表等由行政人事部負責保管。

4.2財務類:各種會計憑證(單證、記賬、匯總)、會計帳簿(明細帳、總帳、固定資產帳等)、會計報表等由財務部負責保管。

4.3物業類:施工記錄、維修記錄、質量記錄、質量安全事故報告、重要的工程圖表、結算文件資料、竣工項目總結報告等在項目完工前由物業部保管,項目完工后移交給行政人事部。

4.4策劃類:市場調研報告、可行性研究報告、發展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負責保管,項目完成后統一移交給行政人事部。

4.5銷售類:客戶檔案、認購書、賣房契約、銷售資料等在項目完成前由銷售部保管,項目完成后統一移交給行政人事部資料室。

4.6圖書資料:公司各部門所購買的圖書資料統一交由行政人事部,存放于閱覽室,員工需要用時需辦理借閱手續。

5.有關注意事項

5.1各部門須指定專人進行文件資料管理,并做好整理、分類、立卷、歸檔工作。

5.2各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等;更不能隨便亂放,以免遺失。

6.檔案目錄制定

所有檔案的前二級目錄(公司名+部門名)由行政人事部統一制定,第三級及第四級子目錄由部門擬定上報行政人事部。

7.處理條例

有下列行為之一,據情節輕重,給予50~500元扣薪處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:

1)毀損、丟失或擅自銷毀公司資料;

2)擅自向外界提供、抄摘公司資料;

3)涂改、偽造資料;

4)未及時歸還;

5)未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者(資料管理者同罰)

篇2:燃氣工程監理資料管理制度

燃氣工程監理資料的管理制度包括內容如下。

①監理資料管理應由總監理工程師總負責,各專業監理工程師分工負責,設一名專職資料管理員,建立監理信息及監理資料管理體系。

②監理資料必須具有真實性、準確性和完整性,且應及時整理、分類有序。

③監理工作過程中形成的各種原始記錄,是監理工作中各項控制與管理工作的依據與憑證,應及時收集歸檔。

④監理工作過程中提供的報告,文件和數據必須準確、及時地反映燃氣工程實際情況。

⑤監理資料的管理應當科學化、程序化、規范化,以計算機作為工具,建立計算機信息管理系統,實現管理計算機化。為此項目監理機構應當建立資料編碼系統。

⑥項目監理機構內各監理人員應隨著燃氣工程項目的施工進展不斷收集積累監理資料,并認真地、及時地進行編審,交資料管理員歸檔。

⑦為保證監理資料的完整、分類有序,在燃氣工程開工前,總監理工程師應與建設單位、承包單位針對工程項目有關資料的分類、格式、份數達成一致意見,并在工程實施中遵照執行。

⑧燃氣工程項目開工前,項目監理機構應主動與工程項目所在地的城建檔案部門或建設行政主管部門進行聯系,明確對項目監理資料的組卷及歸檔要求,以便按要求和規定執行。

⑨燃氣工程竣工驗收后,在合同約定時間內由總監理工程師組織對監理資料進行整理,編審、裝訂,形成一套完整的監理檔案,移交所屬監理單位檔案資料管理部門保管備查,并辦理移交手續,歸檔前必須由總監理工程師簽字。

篇3:加氣站資料管理制度(CNG)

一、站上資料包括:站上所有的充裝原始記錄、設備檔案、各種資質證件等所有生產經營工作記錄和資料以及與特種設備有關資料。

二、由分管站副經理負責保管站上資料的保管工作。資料和數據必須真實填寫及時上報。各

三、凡上級和政府有關部門下發的特種設備有關文件和資料都要進行存檔保管。

一、資料和數據必須真實填寫齊全并及時報

資料必須存放在能防炎、防盜、安全可靠的室內,室內柜架,柜內檔案擺放整齊有序。

二、檔案豐放時,應編制檔案存放索引,每年全面核查一次檔案庫存放情況,做到無差錯,無丟失。定期打掃室內衛生,保持清潔。

三、嚴禁私自攜帶檔案外出,不得隨意泄漏檔案中的重要信息,因工作需要攜帶檔案外出,應采取安全措施,兩人護送。

四、借閱資料,嚴格按公司《檔案借閱制度》規定執行,復制檔案,摘抄檔案必須經有站領導審批并做好登記。

五、必須保持檔案的真實、完整,不得擅自自拆取、涂改、偽造、銷毀、批注檔案。

七、定期對室藏資料進行清理和核對,對超期檔案和無保留價值的檔案,由工作人員提出書面申請銷毀意見報主管領導批準后,實行兩人以上銷毀,對損壞但又確需繼續保存的檔案要及時采取搶救借