文件和資料的管理

1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。

由項目技術(shù)負責人負責施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應(yīng)對圖紙的修改,變更及時標識。

2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號及登記。

3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時,應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。

4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應(yīng)及時撤出作廢/失效文件。

5、當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。

6、文件使用人文件丟失后,應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補領(lǐng)手續(xù),在補領(lǐng)申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應(yīng)重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。

7、在用有效文件控制清單

項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。

8、文件和資料的更改

a.當文件和資料需要更改時,應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時,應(yīng)重新會審。

b.文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。

c.經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關(guān)部門。

d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應(yīng)處進行更改,但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。

e.文件更改后,文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。

f.文件更改應(yīng)做好記錄和標識。

9、作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場合中撤出。

10、文件和資料的保管

a.文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導報告,批準后按二.5和二.6辦理。

b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。

c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。

11、文件和資料的使用控制

a.文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數(shù)、編號,發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。

b.需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。

12、記錄

文件和資料發(fā)放登記表

文件和資料收到登記表

文件和資料更改申請表

文件和資料更改通知單

文件和資料復印審批表

文件和資料存檔(移交)記錄

文件和資料補領(lǐng)審批表

有效文件控制清單

文件和資料借閱申請單

(摘錄)

篇2:工程項目技術(shù)資料管理保證措施

工程項目技術(shù)資料管理及保證措施

1、針對本工程的特點,結(jié)合ISO9001質(zhì)量標準體系,建立完善的技術(shù)資料管理制度和體系,使工程資料真實、有效、及時的反映工程的實際情況。通過技術(shù)資料的嚴格控制管理,有效加強工程質(zhì)量的動態(tài)管理,為工程竣工提供完整的技術(shù)資料。

2、項目部實行總工程師技術(shù)資料管理負責制,并逐級配備資料員負責資料管理工作。建立技術(shù)資料目標責任制、崗位責任制和獎懲制度,各施工管理部門明確責任,各負其責。各級技術(shù)資料員必須持有建設(shè)部頒發(fā)的技術(shù)資料管理人員《崗位證書》以保證資料管理體系的運行正常和規(guī)范。

3、項目部根據(jù)工程進度制訂技術(shù)資料檢查計劃,進行資料管理檢查,檢查資料歸檔情況和存在的問題,并及時給予糾正,并限期整改。

4、施工技術(shù)資料隨施工進度及時收集整理,按專業(yè)系統(tǒng)歸類。杜絕拖欠補做、涂改、偽造。施工所需質(zhì)量保證資料如:原材及構(gòu)配件檢驗資料、砂漿和砼配比單等必須在施工前提供,經(jīng)技術(shù)人員確認后方準存檔。資料員向作業(yè)隊按施工進度書面通知該項工程應(yīng)匯集的技術(shù)資料內(nèi)容、要求、歸檔時間等,作業(yè)隊按要求及時送交項目部。

5、資料收集整理由技術(shù)人員和資料員共同進行,所有資料的編寫要字體整齊、規(guī)范,不得寫草字、不規(guī)范簡體字,要用碳素筆書寫,作到內(nèi)容齊全,指標數(shù)據(jù)清楚,簽字蓋章清楚有效,日期與實際吻合。所有資料要使用專用文件夾、文件盒、文件柜妥善保管,其他人員不準擅動。資料借閱要登記、簽字,用畢歸還,防止保管不善丟失、破損、腐蝕。

6、按照竣工資料編制管理規(guī)定,在規(guī)定期限內(nèi)提交完整的、符合要求的工程技術(shù)檔案和竣工資料。

篇3:工程項目施工文件技術(shù)資料管理規(guī)定

工程項目施工文件及技術(shù)資料管理規(guī)定

1.項目部施工文件的管理范圍包括:1)施工合同文件;2)施工圖文件,包括工程圖紙及其變更文件;3)施工指令,包括對施工指令的確認記錄;4)工程施工適用的技術(shù)標準、驗收規(guī)范;設(shè)備裝箱文件;5)記錄文件,包括會議記錄,工程管理決議,以及任何涉及合同內(nèi)容調(diào)整、非預期費用和責任的來往文件;6)經(jīng)建設(shè)方確認的施工進度計劃;7)索賠、簽證文件。

2.項目經(jīng)理確定合同文件、記錄文件、進度計劃的受控使用范圍,主管工程師負責其它施工文件的受控管理。項目部主管工程師具體貫徹和落實項目施工文件管理相關(guān)制度、措施,對施工文件管理承擔直接管理責任。

3.項目應(yīng)指定專人按受控文件要求進行施工文件的管理,定期檢查受控文件的使用保養(yǎng)情況。施工文件至少應(yīng)保存至工程竣工結(jié)算,屬于工程施工技術(shù)資料的應(yīng)隨技術(shù)資料整理、存檔。

4.項目部資料員應(yīng)及時收集、整理相關(guān)技術(shù)資料,做到技術(shù)資料與工程進度同步;并按照國家規(guī)范、規(guī)程和當?shù)丶夹g(shù)資料管理規(guī)定核查其內(nèi)容;發(fā)現(xiàn)問題及時報項目主管師協(xié)調(diào)解決。項目主管師對資料負指導審核責任,并負責對試驗資料、原材料報告的存在的問題進行協(xié)調(diào)管理。資料分基礎(chǔ)、主體、裝修三個施工階段報施工技術(shù)科審核;竣工資料應(yīng)在資料員按照資料管理規(guī)定核查完畢報項目經(jīng)理(主管工程師)簽字認可后,送施工技術(shù)科審查。具體管理要求見本細則第六項:施工資料管理要求。