公司會議規程5

第一條目的。

本規程旨在明確本公司會議的運營原則,確定會議運營的基本事項,以提高會議的效率與效果。

第二條適用范圍。

本規程適用于公司內部的所有會議。

第三條一般原則。

(1)減少會議次數原則。

①對各類會議是否有必要召開,應嚴格審查,如通過個別聯系、協商或請示,能夠解決的問題,原則上不召開會議討論。

②嚴格限定出席會議人數。

(2)嚴守時間原則。

①會議主持人會前須向與會者通報有關事項,聽取有關人員意見。主持人和會務工作者須提前進入會場。

②按通知時間準時開會。

③按通知時間準時結束會議。

(3)會議通知的明確性原則。

①在會議通知上,必須明確寫明:日期、開始時間、結束時間、場所、出席人、會議議題和準備事項。

②利用內部通訊系統(廣播、電話等)下達會議通知,須在會前由總務科下達。

(4)缺席、遲到的事前聯絡原則。

①因客觀原因而缺席或遲到時,必須事先與主持人(或召集人)聯系。

②會前盡量不安排會客和接打電話,以免影響按時與會。

(5)效率性原則。

①事先安排好會場,確定座序,確定會議記錄人。

②事前向與會者分發有關會議資料(一般應提前兩天)。

③必要時需限定發言時間。

④主持人有權中斷游離會議議題的發言。

第四條召開會議要領。

決定會議時間與場所。

(1)會議決定。下月會議日程,原則上依照“例會一覽表”,由各科科長向總務科提出申請,每月20日前由部長會議作出最終決定。

(2)公布月度會議安排。依據會議日程,由總務科編制“月度會議預定表”,在公司公告欄上公布,并分發各科。“月度會議預定表”需列示會議時間、場所、主要議題和與會人。

(3)會議日程變更通知。當會議時間、地點等發生變化時,總務科必須迅速發出變更公告,或個別通知有關人員。

第五條會議運營要領。

會議運營的核心是提高會議的效率。

第六條會議記錄要領。

(1)明確機密事項。會議主持人需向會議記錄人明確機密事項的范圍及處理注意事項。

(2)統一記錄用紙。會議記錄用紙應統一編號,便于裝訂和復制。

(3)會議記錄保管。會議記錄原件應由專人負責保管。

(4)注意事項。會議記錄除記載會議時間、場所、出席人、議事內容外,還要簡潔地記錄會議結論、主要意見和議事過程。

篇2:會議服務操作規程標準

會議服務操作規程

1.目的

規范會議服務操作規程,統一服務標準。

2.范圍

適用于zz城服務中心。

3.內容

3.1會議服務流程:

3.1.1根據會議要求,擺放會議用品,(如:紙、筆、茶杯)特別注意物品清潔及有無破損,并在會議前1小時準備就緒。

3.1.2根據會議要求,提供會議設施(如:麥克風、投影儀、白板)并要求工程人員在會議前1小時準備就緒,并保證質量

3.1.3根據會議要求,保證場地清潔,擺設整齊和協調。

3.1.4根據會議時間安排,要在會議前45分鐘打開燈光、空調、抽風及會議設施,檢查是否運作正常。

3.1.5根據會議內容,提前制訂相應指示牌,并在會議開始前1小時擺放在大堂和會場門口,并安排服務人員作指引。

3.1.6根據會議時間,指前半小時給客人加熱茶水。

3.1.7會議開始后,每隔半小時給客人加一次熱茶,更換煙灰盅,注意不要在會場隨意走動,大聲喧嘩,出入關門要小心。

3.1.8會議結束會,禮貌請客人買單,檢查會場是否有客人遺留物品,是否有安全隱患,再急時通知工程人員收會議設施,回收會議用品,茶具送至洗碗間清洗,并急時收回,注意保潔。恢復會場,關燈、空調、抽風、關門窗。

篇3:酒店會議室會議服務工作規程

酒店會議室管理及會議服務工作規程

1目的

規范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。

3職責

3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監督管理。

3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。

3.3設備部負責會議室照明、空調、音響等設備、設施的運行、維護工作。

3.4業務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。

4工作程序

4.1會議室管理

4.1.1使用會議室業務受理

A辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。

B根據《會議申報單》內容,辦公室人員應立即電話聯系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。

C辦公室以《會議申報單》和電話聯系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經辦人、送會議服務單時間、執行部門音響、設備的運行是否需要監護等內容后,立即將《會議受理服務單》送至業務部、設備部。

D業務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。

E設備部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。

4.1.2會場布置及安排

A接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

B辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調整以便滿足用戶要求。

4.2會議室服務工作

4.2.1會議服務

大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。

4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調、并保證其正常運行。

4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。

4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經理室通報。

4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業主提供更加完善的服務。

5相關文件及記錄

5.1《會議室使用登記表》(LYWG/QR―046)

5.2《ZZ公司會議受理服務單》(LYWG/QR―007)