物業公司供方控制管理作業指導書

1.0目的

通過對物業管理中各服務項目的供方進行有效控制,確保公司為顧客所提供的服務

符合法律法規和相關的要求,為顧客提供滿意的服務。

2.0適用范圍

適用于對本公司所有供方的控制。

3.0定義

供方:提供產品(包括服務、軟件、硬件、流程性材料)的組織或個人。

4.0職責

4.1總經理負責對供方評價、物資申購單和采購合同的審批。

4.2行政辦公室負責公司所需物資的供方及其職責權限內的服務供方的選擇、評價、環境/安全要求的控制工作,并負責公司所需物資的采購實施工作。

4.3各部門、管理處負責對其職責權限內的服務供方進行選擇、評價、環境/安全要求的控制,并對供方的服務質量進行監控。

5.0內容

5.1合格供方應具備的條件(不限于以下條件)

1)應具有合法經營資格;

2)有從事過類似工作的優良業績;

3)有良好的信譽;

4)有相應的工作條件和技術實力或專業資質證書;

5)價格合理;

6)提供的產品(包括服務)符合環境和職業健康安全相關的法律法規要求和本公司的要求。

5.2各類供方的評價與選擇

5.2.1服務供方

依照合格供方應具備的條件,相關部門自行組織對其職責權限內的服務供方進行評價,并填寫《供方評價記錄》,必要時附相關證實資料,報總經理審批。若該次服務不需簽定合同,相關部門可根據服務標準的要求來選擇供方,不需另填《供方評價記錄》,

5.2.2物資供方

依照合格供方應具備的條件,由行政辦公室組織對長期的物資供方進行評價,并填寫《供方評價記錄》,必要時附相關證實資料,報總經理審批。對于零星的單次小批量采購可由行政辦公室依據采購信息的要求并結合合格供方的要求進行采購,不需另填《供方評價記錄》。

5.2.3對于政府相關部門指定的單位可不進行供方評價。對于其它服務與物資的供方評價時還應盡可能從以下方面進行考慮來選擇供方:

(1)各類管理體系是否健全,安全措施是否落實;

(2)要求其承諾遵守相關的法律法規及本公司的HSE方面的要求;

(3)要求其提供的產品或服務盡可能符合環保及其職業健康安全要求并執行之等。

5.2.4經總經理批準的合格供方,各部門負責將其職責范圍內的合格供方登記在《合格供方登記表》中。

5.3合格供方資格的定期評價

5.3.1對已選定合格的供方,相關部門每年對長期供方其進行一次復評(如果是一次性或短期沒有一年的不需進行復評),并填寫《保留或取消合格供方報告》報總經理審批。評價除按前述第5.1條執行外,重點審查各供方在一年內提供的服務或物資的及時性、合格批次等綜合情況。如服務供方在一年內出現一次嚴重不合格或連續三次一般不合格或累計十次一般不合格服務,采購供方在一年內出現兩個批次不合格供貨,相關部門應填寫《保留或取消合格供方報告》,經總經理批準后,更新《合格供方登記表》。

5.4合格供方檔案管理

評價方應對其合格供方建立獨立檔案,檔案應包括下列材料(不限于):

1)合法經營資格證明材料(如危險廢物處理站相關許可證明);

2)專業服務資質證明;(如水池清洗、電梯維保、消防系統維修等)

3)合同;

4)《供方評價記錄》、《采購合同審批表》;

5)《保留或取消合格供方報告》等。

5.5采購的實施與對供方的控制

5.5.1采購文件的審批

1)物資申購部門對擬采購物資,填寫《物資申購單》。必要時,對專業技術較強的物資采購,申購部門應編制《采購技術說明書》作為采購和驗收的依據附在《物資申購單》后,經部門經理確認,報財務部、分管領導、總經理審批后,行政辦公室實施采購。

2)對急需物資的申購,由使用部門填寫《物資申購單》,注明"急需"字樣,直接報總經理審批后,行政辦公室實施采購。

2)各類采購合同(包括服務分包合同),由相關部門組織與供方起草擬制,并填寫《采購合同審批表》經總經理審批后,授權人員與供方簽定生效,以確保規定的要求是適宜的。

3)當公司或業戶提出在供方現場實施驗證時,公司必須在采購文件中對要開展驗證的安排和產品的放行做出規定。

5.5.2行政辦公室在實施采購時應在滿足采購信息要求的前提下,盡可能按以下原則進行選擇。

1)盡可能采用低能耗資源的產品;

2)盡可能采用可以循環使用的產品;

3)盡可能采用報廢后污染小的產品。

5.6采購物資的檢驗

5.6.1對采購來的物資,使用部門、倉管要負責進行驗收,驗收合格后辦理入庫手續,由倉管員在《入庫單》上簽名,使用部門領料時在《領料單》上簽名做為領料和驗收合格的確認。

5.6.2驗收內容包括數量、規格、型號是否符合采購文件的要求,包裝是否完好,是否有合格證書,質量是否滿足使用要求,有環保要求的產品是否符合國家相關的法律法規要求等。

5.6.3驗收方法采用抽樣法:對同品種批量超過10件的物資,抽驗5%~10%;對批量少于10件的要全部檢驗。如果檢查發現一件不合格品,則該批為不合格批,不得驗收入庫投入使用,交由采購員處理,只有驗收合格的物資方可辦理入庫手續。對新購機電設備必須逐件驗收。

5.7對服務供方提供服務質量的檢驗:各部門應對其職責范圍內的服務供方所提供服務的質量進行監控,并填寫《供方服務質量檢查表》并以此作為付費的依據。

5.8對于進入公司所轄范圍內的供方的活動,由責任部門對其在質量、環境和職業健康安全方面的表現進行監控,并作為定期復評的參考資料之一。

5.9文件和記錄的歸檔保管

所有供方評價選擇與評價的相關記錄,由相關部門按《記錄控制》統一歸檔保管。

6.0相關文件

《記錄控制》

7.0記錄

《供方評價記錄》

《合格供方登記表》(不定格式)

《采購合同審批表》

《供方服務質量檢查表》

《保留或取消合格供方報告》

《入庫單》(外購)

《領料單》(外購)

篇2:CCA2102:2008《成本管理體系要求》標準官方解釋:供方成本控制

CCA2102:2008《成本管理體系要求》標準官方解釋:供方成本控制

7.6供方成本控制

標準條文

組織應制定選擇、評價和重新評價供方的準則,對供方進行選擇和評價,并識別和確定所選擇和評價的供方的必要性,以控制供方持續的成本保證能力和所提供產品的成本的合理性。

組織應確保:

a)供方的成本保證能力能夠持續滿足組織的要求;

b)評價供方所提供產品的成本和價格構成的合理性;

c)不接受供方不合理成本的轉嫁;

d)供方的行為和所提供的產品不影響組織的成本動量。

選擇和評價供方的記錄應予保持(見4.3.4)。

注:對供方的評價按國際慣例通常采用第二方(組織)或委托第三方(權威機構)到供方現場審核的方式實施。

目的和意圖

組織的成本大部分是由供方傳遞過來的。因此,控制供方成本是組織成本控制的重要內容。本要素條款給出了供方成本控制的要求。

理解要點

●供方(CCA2101:2008標準第2.4.4條)是指提供產品的組織或個人。

●成本具有傳遞性,組織在接受供方提供產品的同時,也接受了供方為產品實現所付出的成本,也就是說,供方以產品價格的形式將成本傳遞給了組織,組織的成本中包含了供方的成本,并直接受供方提供產品的成本水平的影響。因此,組織應對供方成本進行控制,以保證成本戰略方針和目標的實現。

●控制供方成本的前提就是要選擇和評價供方,組織應根據自身的實際需要選擇和評價供方,一般需要評價供方產品的符合性(供方產品是否符合組織的要求)、供方的成本保證能力(包括成本控制、降低和保持等成本管理能力;成本意識和成本理念;成本資料和銷售價格;成本優勢、差異化、市場集聚和標桿瞄準等戰略)、供方的質量保證能力(包括產品實現過程、交貨期和交付后的服務等)和認為重要的其他方面(如供方的履約能力、財務狀況和顧客滿意等)。組織應根據這些評價的內容制定和實施《選擇、評價、重新評價和認定供方的準則》,對供方進行選擇和評價,識別和確定所選擇和評價的供方的必要性,并確保供方的選擇和評價活動在受控的狀態下進行,以控制供方持續的成本保證能力和所提供產品的成本的合理性。

●對供方進行選擇和評價后,組織應認定符合《選擇、評價、重新評價和認定供方的準則》要求的供方為合格供方,形成合格供方名單,并在合格供方名單中實施采購。

●《選擇、評價、重新評價和認定供方的準則》的內容一般包括選擇供方的原則(如采購半徑、采購環節、規模、所在區域等);選擇和評價供方的頻次和時機;供方信息調查的方式(如現場調查、反饋調查表、同行信息、提供證實材料等);評價的內容(如成本水平、成本管理現狀、質量管理現狀、產品符合要求的程度、提供產品價格構成、技術水平、市場占有率、人員能力、成本意識和理念等);評價方式(指組織對供方的評價程序和方式,如第二方審核、現場驗證等);接受為合格供方的條件(可以按組織的要求分等級接受);重新評價的時機、內容、方式和接受條件等。

●對現有供方仍需定期(或不定期)重新評價其持續的成本保證能力。當已被認定的合格供方在提供產品或服務中出現成本或價格問題時(如成本事件),組織應有相應措施以保證供方提供產品的成本不影響組織的成本水平,這些措施包括與供方溝通、限制或停止供方供貨等。

●組織對供方成本的控制應確保:

a)供方的成本保證能力能夠持續滿足組織的要求;

b)評價供方所提供產品的成本和價格構成的合理性;

c)不接受供方不合理成本的轉嫁;

d)供方的行為和所提供的產品不影響組織的成本動量。

●市場競爭不是組織對組織的競爭,而是供應鏈對供應鏈的競爭,也就是企業整個聯盟之間的競爭。供應鏈中的所有組織都是戰略合作伙伴關系,也是供應鏈系統不可分割的一部分。在控制成本方面必須營造整個供應鏈系統實行全面成本管理的氛圍,組織一定要引導、要求和幫助供方正確地控制和降低成本,絕不能只為了控制和降低自己的成本,而逼著供方一味地降低產品價格。

●選擇和評價供方的記錄應予保持(見4.3.4)。

●對供方的評價按國際慣例通常采用第二方(組織)或委托第三方(權威機構)到供方現場審核的方式實施。

與其他要素條款間的相互關系

供方成本控制為以下要素條款的實施提供必要的輸入:

――4.4.2職責和權限;

――4.4.3責任成本;

――4.5.2人力資源;

――4.6成本管理體系策劃;

――4.7.2運行要求;

――4.7.3信息和溝通;

――5.2成本戰略方針;

――5.3成本戰略實現規劃;

――6.2產品成本設計;

――6.3.2成本目標;

――6.3.3成本計劃;

――6.4成本動量標準;

――7.2流程和作業控制;

――7.2.2流程和作業標準;

――7.3資源預算控制;

――7.4成本放行控制;

――7.5成本風險控制;

――7.6供方成本控制;

――8.2成本發生過程的監視和測量;

――8.3.2成本核算;

――8.4成本管理體系審核;

――8.5監視和測量裝置控制;

――8.6不合格控制;

――9.2成本分析;

――9.3.2預防和糾正措施;

――9.3.3提高成本因素改進;

――9.4成本業績評價;

――9.5成本否決和激勵。

篇3:物業服務供方控制程序

1.0目的

對服務采購過程及供方進行控制,確保所采購的服務符合規定要求。

2.0適用范圍

適用于麗江花園物業管理公司對物業管理所需承擔的服務項目分包合同的服務提供的控制。對服務供方進行選擇、評價和控制。

3.0職責

3.1各部門或機構負責按公司的要求組織對相對應的承包合同的供方進行評價,技術部根據各部門或機構的評價意見編制合格供方名錄,對服務業績定期進行評價,建立服務供方檔案,負責審批日常服務分包合同。

3.2管理者代表負責審核合格供方名錄,并上報總經理批準。

3.3接受服務的相關部門或機構質量檢查員負責對供方提供的服務質量進行監督。

4.0定義

公司物業管理日常服務分包項目有:房屋公共部分或公用部分維修、養護;電梯、機電設備、公共照明、弱電系統、給排水、區內道路等公共設施維修、養護;走道、樓梯、大堂、區內道路、公共區域等的清潔、消殺、衛生;區內綠化的養護、改種、景觀維護;1萬元以下的零星工程和緊急工程除外。

5.0工作程序

5.1服務項目分承包

由公司接受服務的相關部門或機構確定相應分包服務方式,《服務項目分承包合同》應包括服務項目、完成時間、質量標準、應負責任等。

5.2對服務供方的驗證方式。

由《服務項目分承包合同》歸口管理部門或機構組織,對供方服務質量進行監督管理,驗證方法可包括:

5.2.1接受服務部門對供方服務質量進行驗收。

5.2.2合同歸口管理部門或機構征求業主、住戶等最終服務對象對供方服務質量的意見。

5.2.3驗證方式應在《服務項目分承包合同》中給予明確規定。

5.3服務項目分承包商的有關信息

5.3.1供方法人資格證明文件主營業執照、稅務登記證。

5.3.2盡可能提供服務業績及其質量保證能力的證明材料。

5.3.3《服務分供方評定記錄表》。

5.3.4服務項目分承包合同,應確保規定的服務要求是充分的。

5.3.5服務項目分承包商的有關信息由合同歸口管理部門或機構。

5.4服務供方的評價

5.4.1合格服務供方應具備的條件:

a)應有工商部門注冊、具有法人資格;

b)有從事過類似服務項目的優良業績;

c)良好的質量保證能力;

d)有承擔相應服務項目的工作條件和實力;

e)服務供方在提供服務之前,應向相關部門提交對分承包項目的服務報告,報告內容必須有分包方責任人、服務標準、分包服務方案、完成時間、質量保證等。

5.4.2對多年已承擔服務項目的供方的評價

a)供方應提供充分的證明材料;

b)公司接受服務的部門或管理處負責對其相應服務項目供方每半年進行評價一次,填寫《服務分供方評定記錄表》,對其服務質量、工作能力等予以評價。

5.4.3對第一次提供服務的供方的評價

a)技術部組織相關部門,根據服務供方的營業執照、人員素質技能證明材料、市場調查業績及所提供服務的初次試用,進行供方的初步選擇;

b)試用期按合同規定,技術部會同接受服務的部門對其服務質量進行檢查,由技術部填寫《服務分供方評定記錄表》。

5.4.4技術部對所有合格的服務供方應列入《合格服務供方名錄》,報管理者代表審核,總經理批準。

5.4.5對合格的服務供方在服務過程中出現的嚴重不合格的,技術部填寫《不合格品/項評審和處理記錄》RGPM