物業管理中心內部審核工作流程

1目的

驗證中心質量管理體系是否符合管理和服務實現的策劃,是否符合標準和質量管理體系的要求,是否得到有效的保持、實施和改進。

2范圍

適用于公司質量管理體系所覆蓋的**管理中心管理區域。

3職責

3.1中心經理批準中心《年度內審計劃》和《內審實施計劃》,批準《內審報告》,并擔任內審組長。

3.2綜合管理部負責人負責內審工作,負責選定內審員,協調內審活動的開展;負責編寫《年度內審計劃》和《內審報告》;實施《內審實施計劃》,組織編寫《內審檢查表》,編寫《內審報告》,組織跟蹤糾正/預防措施實施的驗證。

3.3受審核管理處負責配合內審活動,負責實施糾正或糾正/預防措施。

4程序

4.1年度內審計劃

4.1.1內審每年進行二次。中心綜合管理部負責根據擬審核的活動、區域的狀況和重要程度及以往審核的結果,策劃、編制《年度內審計劃》,于每年年初報中心經理批準。出現以下情況時由中心經理及時組織內審:

a.組織機構、管理體系發生重大變化;

b.出現重大質量事故,或業主對某一服務環節連續投訴;

c.法律、法規及其他外部要求的變更;

d.在接受業主、認證方審核、公司內審之前;

e.中心經理認為有必要時。

4.1.2《年度內審計劃》內容

a.審核目的、范圍、依據、頻次和方法;

b.受審部門和審核時間。

4.1.3根據需要,可審核質量體系覆蓋的全部要求和管理處,也可以專門針對某幾項要求對管理處進行重點審核,但當年內審必須覆蓋所有管理處。

4.2內審前準備

4.2.1內審組

a.審核時,內審員必須與受審部門無直接的責任關系;

b.內審員必須經過內審員培訓合格、中心經理指定;

c.內審組長由中心經理擔任。

4.2.2綜合管理部負責人策劃、編制本次《內審實施計劃》,交中心經理批準。計劃的編制要具有嚴肅性和靈活性,應考慮擬審核的過程、區域的狀況和重要性,及以往審核的結果。

4.2.3《內審實施計劃》內容

a.審核目的、范圍、方法和依據;

b.內審組成員;

c.內審日期、日程;

d.受審部門及審核要點;

e.內審報告分發范圍、日期。

4.2.4內審組應提前三天將《內審實施計劃》以書面形式通知受審核部門,受審核部門接到計劃后應安排配合人員,并做好準備工作。如對審核項目和日期有異議,需在內審前一天通知內審組,經協商另行安排。

4.2.5在了解受審核部門的具體情況后,品質培訓部根據《內審實施計劃》組織內審員編寫《內審檢查表》?！秲葘彊z查表》要詳細列出審核要點、項目、依據、方法,確保無遺漏和審核能順利進行。

4.3內審實施

4.3.1首次會議

a.參會人員:內審組成員及各受審管理處主任、陪同人員;綜合管理部負責人主持會議;與會者在《會議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會議記錄;

b.會議內容:綜合管理部負責人介紹審核目的、范圍、依據、方式、組員和審核日程,并與被審核部門確定陪同人員。

c.內審組長講話。

4.3.2現場審核

a.內審員依據內審分工、《內審檢查表》對被審核部門的質量管理體系運行情況進行現場審核;

b.當現場審查發現問題時,內審員應進一步調查清楚,對存在問題的客觀性進行研究,力求公正,并將不合格事實記錄于《內審檢查表》中;

c.內審員在審核完成后,對受審核管理處負責人作一次口頭報告,將孤立、偶然、輕微的不合格提出糾正要求;對需進行原因分析的不合格提出相應的建議。

4.3.3內審報告

4.3.3.1現場審核后,相關內審小組召開內審小組會議,綜合分析、評審檢查結果,依據標準、體系文件及有關法律法規要求,必要時還要依據與業主簽定的合同要求,確認不合格項:對于孤立、偶然、輕微的能夠立即整改的不合格,要求責任部門予以糾正;對于需進行原因分析的不合格填發《不合格報告》,由責任管理處進行原因分析,并制定糾正/預防措施,經內審員確認后實施,內審員負責對實施結果跟蹤驗證、記錄。

4.3.3.2不合格的分級

a.嚴重不合格:在業主中造成或可能造成嚴重影響,或服務提供過程中連續多次發生的不合格;在采購服務或采購物資中,已造成或可能造成較大經濟損失、引發安全事故、引起業主重大投訴的采購服務或采購物資;質量管理體系的系統失效或區域失效;

b.一般不合格:在業主中不會引起很大爭議的需進行原因分析的不合格;服務過程中出現的偶然、一般性需進行原因分析的不合格;在采購服務或采購物資中,偶然、一般性需進行原因分析的不合格;質量管理體系偶然、一般性需進行原因分析的不合格;

c.采取糾正的不合格:個別、偶然、孤立、輕微,且易于糾正和無須原因分析的不合格(通常由發現人通知責任人立即整改糾正即可)。

4.3.3.3內審組依據《不合格報告》在《不合格項分布表》中記錄不合格項分布情況。

4.3.3.4現場審核后一周內,品質培訓部完成《內審報告》,交中心經理批準。內審報告內容:

a.審核目的、范圍、方法和依據;

b.內審組成員、被審核部門;

c.內審計劃實施情況總結;

d.不合格項數量、分布情況、嚴重程度;

e.存在的主要問題分析;

f.對中心質量管理體系有效性、符合性結論及今后應改進的地方。

4.3.4末次會議

a.參會人員:內審組成員及各部門負責人;綜合管理部負責人主持會議;與會者在《會議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會議記錄;

b.會議內容:綜合管理部負責人重申審核目的,宣讀《不合格報告》和審核結論,根據《改進控制程序》提出完成糾正/預防措施的要求及日期;中心經理講話;

c.綜合管理部發放、保存《不合格報告》。

4.3.5責任管理處實施糾正/預防措施,中心經理指定內審員對實施結果進行驗證

相關質量記錄

1.《年度內審計劃》ZC-20/B01

2.《內審實施計劃》ZC-20/B02

3.《內審檢查表》ZC-20/B03

4.《不合格報告》ZC-20/B04

5.《不合格項分布表》ZC-20/B05

6.《內審報告》ZC-20/B06

7.《會議簽到表》ZC-04/B07

篇2:X房產公司內部審核控制程序

房產公司內部審核控制程序(四)

1.目的

通過開展對質量體系的內部審核,驗證公司質量管理體系文件與標準的符合性,審核各部門開展的質量活動及其結果是否符合規定要求,確保質量體系持續有效地運行,并為質量體系改進提供依據。

2.范圍

本程序適用于公司內部質量體系審核工作。

3.職責

3.1管理者代表負責對質量體系內審的策劃,組織制訂實施質量體系年度內審計劃,確定內審小組,任命審核組長。

3.2工程部負責編制質量體系年度內審計劃,具體組織開展內審工作,負責內審員隊伍管理工作。

3.3審核組長負責編制質量體系內審實施計劃,審查內審員的檢查清單,組織進行審核,主持召開首次和末次會議,編制審核報告。

3.4內審員負責依據內審實施計劃,編制審核清單,經審核組長審查通過后,進行審核。

4.控制程序

4.1質量體系年度審核計劃的編制

4.1.1工程部于每年的12月份,編制公司的下年度審核計劃,確保各部門每年至少審核一次,年度審核計劃主要包括以下內容:

a)審核的目的和范圍;

b)審核依據的標準和文件;

c)審核的頻次和進度安排等。

4.1.2年度審核計劃編制完成后,交管理者代表審批后,由工程部下發各部門執行。

4.2審核的準備

4.2.1管理者代表根據年度審核計劃,確定具體的審核時間、目的和范圍,任命審核組長,成立內部審核小組。

4.2.2審核組長首先組織內審員審查質量管理體系文件與標準的符合性,并負責編制質量體系內部審核實施計劃,進行審核任務分工,為保證審核的公正性和有效性,審核工作要由與被審核部門或區域無直接責任的內審員進行,審核實施計劃的主要內容包括:

a)審核的目的、范圍、依據和方式;

b)受審核的部門和審核的要素;

c)審核員分工和進度安排;

d)審核的重點和要求等。

4.2.3審核的方式主要分為按要素審核和按部門審核兩種方式進行。

4.2.4內部審核實施計劃經管理者代表審批后,于審核前一周,發放至被審核部門,被審核部門進行有關的文件準備工作。

4.2.5內審員依據審核實施計劃,編制檢查清單,由審核組長進行審批并保管,檢查清單的具體內容不能通知被審核部門,于正式審核前發與審核員。

4.3實施審核

4.3.1由審核組長主持召開審核首次會議,由審核組成員、被審核單位負責人、資料員及有關領導參加。主要內容包括:宣讀審核實施計劃并進行必要的說明、介紹審核組成員、提出有關的要求等。

4.3.2內審員依據審核計劃和檢查清單實施審核,通過交談、查閱文件、現場檢查等方式,收集體系運行情況的客觀證據,并進行審核記錄。

4.3.3對現場發現的問題,應當場予以指明,以利于能夠理解和糾正。

4.3.4現場檢查完成后,由審核組長組織審核組會議,歸納審核過程,匯總不符合事實并對其進行判定、分類,并匯總編制"不符合項統計分析報告"。不符合事實的分類原則:

4.3.4.1有下列情況之一的判為主要不符合:

a)《質量管理手冊》規定的條款未執行;

b)系統不符合;

c)執行程序中的非偶然漏項。

4.3.4.2有下列情況之一的判為次要不符合:

a)執行《質量管理手冊》規定的條款有輕微的不符合;

b)執行程序中的偶然漏項;

c)由于理解程序偏差而產生的輕微不符合;

d)后果不嚴重,較短時間內能夠整改完成的。

4.3.5對發現的主要不符合項,由審核員填寫"不符合項報告",經被審核部門領導認可后簽字。

4.3.6審核組長負責對審核情況進行總結,編制審核報告,主要內容包括:審核的概述(包括審核時間、內容、參見人員等)、有關的審核結果和結論、應采取糾正措施的建議等。不符合項統計分析報告作為審核報告的附件。審核報告要在審核結束一周內完成編制,由經營部審核,管理者代表批準后,發至公司總經理、副總經理和相關部門。

4.4糾正措施的實施和驗證

4.4.1對次要不符合項,由責任部門進行糾正,工程部根據糾正情況進行驗證。

4.4.2對主要不符合項,責任部門要根據不符合項報告,制訂并實施糾正措施,工程部負責進行驗證,執行《糾正和預防措施控制程序》的規定。

4.5對內部質量體系審核生成的有關質量記錄,由工程部負責收集,執行《質量記錄控制程序》的規定。

4.6工程部負責內審員隊伍的管理,執行Q/TZH-WI-035《內審員管理規定》。

5.質量記錄

5.1QR20-01檢查清單

5.2QR20-02審核記錄單

5.3QR20-03不符合項報告

5.4QR20-04不符合項事實匯總表審核報告

5.5QR20-05不符合項統計分析報告

5.6QR20-06審核報告

6支持性文件

6.1Q/TZH-WI-035《內審員管理規定》

篇3:建筑公司環境管理內部審核控制程序

建筑集團公司環境管理程序文件

程序文件名稱:內部審核控制程序

1.目的

驗證質量(環境)活動是否符合相關標準要求,促進管理體系有效運行、不斷提高集團公司的整體管理水平、經濟效益和環境績效。

2.適用范圍

適用于集團公司內部審核工作。

3.職責

3.1管理者代表負責領導和組織內部審核工作。

3.2企管部負責編制年度內部審核計劃、具體組織實施內審和歸口管理工作。

3.3審核組負責編制內審實施計劃、填寫不合格報告、編制審核報告及糾正措施的跟蹤驗證等工作。

3.4受審核單位負責指派專人陪同審核組工作,提供保證審核過程有效進行所需的資源,并根據不合格報告制定并實施糾正措施。

4.控制程序

4.1年度審核計劃

每年初,由企管部編制年度內部審核計劃,報管理者代表批準。

年度審核計劃的內容:

a.審核的目的、范圍和依據;

b.受審核單位及審核時間。

c.審核的頻次:根據擬審核的過程和區域的狀況、重要性及以往審核的結果,確定審核的方式和頻次。但對各單位所開展的質量(環境)活動每年至少進行一次內部審核。

4.2審核準備

4.2.1由企管部推薦經過培訓并經最高管理者任命,具備內審員資格,且與被審核領域無直接責任的人員組成審核組,確定審核組長和組員。

4.2.2根據年度審核計劃的安排,由審核組長編制《內部質量(環境)審核實施計劃》(EMS/13-1),經管理者代表批準后,提前一周下發至受審核單位。

4.2.3審核員根據審核計劃的具體分工,編制內部質量(環境)審核檢查表,填寫《內部質量(環境)審核檢查及現場觀察記錄表》(EMS/13-2)。

4.3實施審核

4.3.1首次會議

由審核組長主持,受審核單位負責人和審核組成員參加。

會議內容:重申審核目的、范圍;介紹審核組成員及分工、審核方法和審核時間,并聲明審核中的檢查僅是抽查。

會議內容由指定的審核員記錄。

4.3.2現場審核

根據審核計劃和分工安排,審核員采取聽、問、看、查等方式收集客觀證據,將觀察結果填入EMS/13-2表的相關欄目。當現場審核發現問題時,審核員應進一步調查清楚,對所存在的問題的客觀性進行研究,力求公正。觀察結果要得到陪同人員的簽字認可。

4.3.3編寫不合格報告

審核結束后,審核組長組織召開審核組工作會議。由審核員提出不合格項,經審核組討論確認后,填寫《內部質量(環境)審核不合格報告》(EMS/13-4)的相應欄目。

4.3.4末次會議由審核組長主持,參加人員同首次會議。

會議內容:由審核組長介紹審核的總體情況和不合格項的分布情況,對管

理體系運行的總體情況進行綜合評價。會議內容由指定的審核員記錄。

4.3.5內部審核報告

審核結束后,由審核組長對本次審核進行總結,編制內部審核報告,經管理者代表批準后,下發至受審核單位。

審核報告的內容:

a.審核的目的、范圍和依據;

b.不合格項的數量、分布情況;

c.主要不合格項的說明、對管理體系符合性和有效性的判定意見;

d.改進管理體系的建議。

4.3.6糾正措施和跟蹤驗證

受審核單位針對MS18-4表的內容進行原因分析,制定糾正措施,經審核員確認后,實施糾正,審核員負責對實施結果進行跟蹤驗證。

4.4記錄和文件的管理

內部審核過程中形成的各種記錄和文件,企管部應保留一份。并執行《記錄控制程序》、《文件和資料控制程序》、《檔案管理辦法》的有關規定。

5.相關文件

W*/EMSC/A-20**《環境管理手冊》

W*/EMS/C*/A/07-20**《文件和資料控制程序》

W*/EMS/C*/A/12-20**《記錄控制程序》

*J/QP/*Z/01-20**《檔案管理辦法》

6.標準表格

EMS/13-1內部質量(環境)審核實施計劃

EMS/13-2內部質量(環境)審核檢查及現場觀察記錄表

EMS/13-3內部質量(環境)審核不合格項分布表

EMS/13-4內部質量(環境)審核不合格報告