物業(yè)管理中心內(nèi)部審核工作流程

1目的

驗(yàn)證中心質(zhì)量管理體系是否符合管理和服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃,是否符合標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量管理體系的要求,是否得到有效的保持、實(shí)施和改進(jìn)。

2范圍

適用于公司質(zhì)量管理體系所覆蓋的**管理中心管理區(qū)域。

3職責(zé)

3.1中心經(jīng)理批準(zhǔn)中心《年度內(nèi)審計(jì)劃》和《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》,批準(zhǔn)《內(nèi)審報(bào)告》,并擔(dān)任內(nèi)審組長。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)內(nèi)審工作,負(fù)責(zé)選定內(nèi)審員,協(xié)調(diào)內(nèi)審活動(dòng)的開展;負(fù)責(zé)編寫《年度內(nèi)審計(jì)劃》和《內(nèi)審報(bào)告》;實(shí)施《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》,組織編寫《內(nèi)審檢查表》,編寫《內(nèi)審報(bào)告》,組織跟蹤糾正/預(yù)防措施實(shí)施的驗(yàn)證。

3.3受審核管理處負(fù)責(zé)配合內(nèi)審活動(dòng),負(fù)責(zé)實(shí)施糾正或糾正/預(yù)防措施。

4程序

4.1年度內(nèi)審計(jì)劃

4.1.1內(nèi)審每年進(jìn)行二次。中心綜合管理部負(fù)責(zé)根據(jù)擬審核的活動(dòng)、區(qū)域的狀況和重要程度及以往審核的結(jié)果,策劃、編制《年度內(nèi)審計(jì)劃》,于每年年初報(bào)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。出現(xiàn)以下情況時(shí)由中心經(jīng)理及時(shí)組織內(nèi)審:

a.組織機(jī)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化;

b.出現(xiàn)重大質(zhì)量事故,或業(yè)主對某一服務(wù)環(huán)節(jié)連續(xù)投訴;

c.法律、法規(guī)及其他外部要求的變更;

d.在接受業(yè)主、認(rèn)證方審核、公司內(nèi)審之前;

e.中心經(jīng)理認(rèn)為有必要時(shí)。

4.1.2《年度內(nèi)審計(jì)劃》內(nèi)容

a.審核目的、范圍、依據(jù)、頻次和方法;

b.受審部門和審核時(shí)間。

4.1.3根據(jù)需要,可審核質(zhì)量體系覆蓋的全部要求和管理處,也可以專門針對某幾項(xiàng)要求對管理處進(jìn)行重點(diǎn)審核,但當(dāng)年內(nèi)審必須覆蓋所有管理處。

4.2內(nèi)審前準(zhǔn)備

4.2.1內(nèi)審組

a.審核時(shí),內(nèi)審員必須與受審部門無直接的責(zé)任關(guān)系;

b.內(nèi)審員必須經(jīng)過內(nèi)審員培訓(xùn)合格、中心經(jīng)理指定;

c.內(nèi)審組長由中心經(jīng)理擔(dān)任。

4.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)人策劃、編制本次《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》,交中心經(jīng)理批準(zhǔn)。計(jì)劃的編制要具有嚴(yán)肅性和靈活性,應(yīng)考慮擬審核的過程、區(qū)域的狀況和重要性,及以往審核的結(jié)果。

4.2.3《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》內(nèi)容

a.審核目的、范圍、方法和依據(jù);

b.內(nèi)審組成員;

c.內(nèi)審日期、日程;

d.受審部門及審核要點(diǎn);

e.內(nèi)審報(bào)告分發(fā)范圍、日期。

4.2.4內(nèi)審組應(yīng)提前三天將《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》以書面形式通知受審核部門,受審核部門接到計(jì)劃后應(yīng)安排配合人員,并做好準(zhǔn)備工作。如對審核項(xiàng)目和日期有異議,需在內(nèi)審前一天通知內(nèi)審組,經(jīng)協(xié)商另行安排。

4.2.5在了解受審核部門的具體情況后,品質(zhì)培訓(xùn)部根據(jù)《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》組織內(nèi)審員編寫《內(nèi)審檢查表》。《內(nèi)審檢查表》要詳細(xì)列出審核要點(diǎn)、項(xiàng)目、依據(jù)、方法,確保無遺漏和審核能順利進(jìn)行。

4.3內(nèi)審實(shí)施

4.3.1首次會(huì)議

a.參會(huì)人員:內(nèi)審組成員及各受審管理處主任、陪同人員;綜合管理部負(fù)責(zé)人主持會(huì)議;與會(huì)者在《會(huì)議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會(huì)議記錄;

b.會(huì)議內(nèi)容:綜合管理部負(fù)責(zé)人介紹審核目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和審核日程,并與被審核部門確定陪同人員。

c.內(nèi)審組長講話。

4.3.2現(xiàn)場審核

a.內(nèi)審員依據(jù)內(nèi)審分工、《內(nèi)審檢查表》對被審核部門的質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行現(xiàn)場審核;

b.當(dāng)現(xiàn)場審查發(fā)現(xiàn)問題時(shí),內(nèi)審員應(yīng)進(jìn)一步調(diào)查清楚,對存在問題的客觀性進(jìn)行研究,力求公正,并將不合格事實(shí)記錄于《內(nèi)審檢查表》中;

c.內(nèi)審員在審核完成后,對受審核管理處負(fù)責(zé)人作一次口頭報(bào)告,將孤立、偶然、輕微的不合格提出糾正要求;對需進(jìn)行原因分析的不合格提出相應(yīng)的建議。

4.3.3內(nèi)審報(bào)告

4.3.3.1現(xiàn)場審核后,相關(guān)內(nèi)審小組召開內(nèi)審小組會(huì)議,綜合分析、評審檢查結(jié)果,依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、體系文件及有關(guān)法律法規(guī)要求,必要時(shí)還要依據(jù)與業(yè)主簽定的合同要求,確認(rèn)不合格項(xiàng):對于孤立、偶然、輕微的能夠立即整改的不合格,要求責(zé)任部門予以糾正;對于需進(jìn)行原因分析的不合格填發(fā)《不合格報(bào)告》,由責(zé)任管理處進(jìn)行原因分析,并制定糾正/預(yù)防措施,經(jīng)內(nèi)審員確認(rèn)后實(shí)施,內(nèi)審員負(fù)責(zé)對實(shí)施結(jié)果跟蹤驗(yàn)證、記錄。

4.3.3.2不合格的分級

a.嚴(yán)重不合格:在業(yè)主中造成或可能造成嚴(yán)重影響,或服務(wù)提供過程中連續(xù)多次發(fā)生的不合格;在采購服務(wù)或采購物資中,已造成或可能造成較大經(jīng)濟(jì)損失、引發(fā)安全事故、引起業(yè)主重大投訴的采購服務(wù)或采購物資;質(zhì)量管理體系的系統(tǒng)失效或區(qū)域失效;

b.一般不合格:在業(yè)主中不會(huì)引起很大爭議的需進(jìn)行原因分析的不合格;服務(wù)過程中出現(xiàn)的偶然、一般性需進(jìn)行原因分析的不合格;在采購服務(wù)或采購物資中,偶然、一般性需進(jìn)行原因分析的不合格;質(zhì)量管理體系偶然、一般性需進(jìn)行原因分析的不合格;

c.采取糾正的不合格:個(gè)別、偶然、孤立、輕微,且易于糾正和無須原因分析的不合格(通常由發(fā)現(xiàn)人通知責(zé)任人立即整改糾正即可)。

4.3.3.3內(nèi)審組依據(jù)《不合格報(bào)告》在《不合格項(xiàng)分布表》中記錄不合格項(xiàng)分布情況。

4.3.3.4現(xiàn)場審核后一周內(nèi),品質(zhì)培訓(xùn)部完成《內(nèi)審報(bào)告》,交中心經(jīng)理批準(zhǔn)。內(nèi)審報(bào)告內(nèi)容:

a.審核目的、范圍、方法和依據(jù);

b.內(nèi)審組成員、被審核部門;

c.內(nèi)審計(jì)劃實(shí)施情況總結(jié);

d.不合格項(xiàng)數(shù)量、分布情況、嚴(yán)重程度;

e.存在的主要問題分析;

f.對中心質(zhì)量管理體系有效性、符合性結(jié)論及今后應(yīng)改進(jìn)的地方。

4.3.4末次會(huì)議

a.參會(huì)人員:內(nèi)審組成員及各部門負(fù)責(zé)人;綜合管理部負(fù)責(zé)人主持會(huì)議;與會(huì)者在《會(huì)議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會(huì)議記錄;

b.會(huì)議內(nèi)容:綜合管理部負(fù)責(zé)人重申審核目的,宣讀《不合格報(bào)告》和審核結(jié)論,根據(jù)《改進(jìn)控制程序》提出完成糾正/預(yù)防措施的要求及日期;中心經(jīng)理講話;

c.綜合管理部發(fā)放、保存《不合格報(bào)告》。

4.3.5責(zé)任管理處實(shí)施糾正/預(yù)防措施,中心經(jīng)理指定內(nèi)審員對實(shí)施結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證

相關(guān)質(zhì)量記錄

1.《年度內(nèi)審計(jì)劃》ZC-20/B01

2.《內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃》ZC-20/B02

3.《內(nèi)審檢查表》ZC-20/B03

4.《不合格報(bào)告》ZC-20/B04

5.《不合格項(xiàng)分布表》ZC-20/B05

6.《內(nèi)審報(bào)告》ZC-20/B06

7.《會(huì)議簽到表》ZC-04/B07

篇2:X房產(chǎn)公司內(nèi)部審核控制程序

房產(chǎn)公司內(nèi)部審核控制程序(四)

1.目的

通過開展對質(zhì)量體系的內(nèi)部審核,驗(yàn)證公司質(zhì)量管理體系文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性,審核各部門開展的質(zhì)量活動(dòng)及其結(jié)果是否符合規(guī)定要求,確保質(zhì)量體系持續(xù)有效地運(yùn)行,并為質(zhì)量體系改進(jìn)提供依據(jù)。

2.范圍

本程序適用于公司內(nèi)部質(zhì)量體系審核工作。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)對質(zhì)量體系內(nèi)審的策劃,組織制訂實(shí)施質(zhì)量體系年度內(nèi)審計(jì)劃,確定內(nèi)審小組,任命審核組長。

3.2工程部負(fù)責(zé)編制質(zhì)量體系年度內(nèi)審計(jì)劃,具體組織開展內(nèi)審工作,負(fù)責(zé)內(nèi)審員隊(duì)伍管理工作。

3.3審核組長負(fù)責(zé)編制質(zhì)量體系內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃,審查內(nèi)審員的檢查清單,組織進(jìn)行審核,主持召開首次和末次會(huì)議,編制審核報(bào)告。

3.4內(nèi)審員負(fù)責(zé)依據(jù)內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃,編制審核清單,經(jīng)審核組長審查通過后,進(jìn)行審核。

4.控制程序

4.1質(zhì)量體系年度審核計(jì)劃的編制

4.1.1工程部于每年的12月份,編制公司的下年度審核計(jì)劃,確保各部門每年至少審核一次,年度審核計(jì)劃主要包括以下內(nèi)容:

a)審核的目的和范圍;

b)審核依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和文件;

c)審核的頻次和進(jìn)度安排等。

4.1.2年度審核計(jì)劃編制完成后,交管理者代表審批后,由工程部下發(fā)各部門執(zhí)行。

4.2審核的準(zhǔn)備

4.2.1管理者代表根據(jù)年度審核計(jì)劃,確定具體的審核時(shí)間、目的和范圍,任命審核組長,成立內(nèi)部審核小組。

4.2.2審核組長首先組織內(nèi)審員審查質(zhì)量管理體系文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性,并負(fù)責(zé)編制質(zhì)量體系內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃,進(jìn)行審核任務(wù)分工,為保證審核的公正性和有效性,審核工作要由與被審核部門或區(qū)域無直接責(zé)任的內(nèi)審員進(jìn)行,審核實(shí)施計(jì)劃的主要內(nèi)容包括:

a)審核的目的、范圍、依據(jù)和方式;

b)受審核的部門和審核的要素;

c)審核員分工和進(jìn)度安排;

d)審核的重點(diǎn)和要求等。

4.2.3審核的方式主要分為按要素審核和按部門審核兩種方式進(jìn)行。

4.2.4內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃經(jīng)管理者代表審批后,于審核前一周,發(fā)放至被審核部門,被審核部門進(jìn)行有關(guān)的文件準(zhǔn)備工作。

4.2.5內(nèi)審員依據(jù)審核實(shí)施計(jì)劃,編制檢查清單,由審核組長進(jìn)行審批并保管,檢查清單的具體內(nèi)容不能通知被審核部門,于正式審核前發(fā)與審核員。

4.3實(shí)施審核

4.3.1由審核組長主持召開審核首次會(huì)議,由審核組成員、被審核單位負(fù)責(zé)人、資料員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。主要內(nèi)容包括:宣讀審核實(shí)施計(jì)劃并進(jìn)行必要的說明、介紹審核組成員、提出有關(guān)的要求等。

4.3.2內(nèi)審員依據(jù)審核計(jì)劃和檢查清單實(shí)施審核,通過交談、查閱文件、現(xiàn)場檢查等方式,收集體系運(yùn)行情況的客觀證據(jù),并進(jìn)行審核記錄。

4.3.3對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)當(dāng)場予以指明,以利于能夠理解和糾正。

4.3.4現(xiàn)場檢查完成后,由審核組長組織審核組會(huì)議,歸納審核過程,匯總不符合事實(shí)并對其進(jìn)行判定、分類,并匯總編制"不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告"。不符合事實(shí)的分類原則:

4.3.4.1有下列情況之一的判為主要不符合:

a)《質(zhì)量管理手冊》規(guī)定的條款未執(zhí)行;

b)系統(tǒng)不符合;

c)執(zhí)行程序中的非偶然漏項(xiàng)。

4.3.4.2有下列情況之一的判為次要不符合:

a)執(zhí)行《質(zhì)量管理手冊》規(guī)定的條款有輕微的不符合;

b)執(zhí)行程序中的偶然漏項(xiàng);

c)由于理解程序偏差而產(chǎn)生的輕微不符合;

d)后果不嚴(yán)重,較短時(shí)間內(nèi)能夠整改完成的。

4.3.5對發(fā)現(xiàn)的主要不符合項(xiàng),由審核員填寫"不符合項(xiàng)報(bào)告",經(jīng)被審核部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后簽字。

4.3.6審核組長負(fù)責(zé)對審核情況進(jìn)行總結(jié),編制審核報(bào)告,主要內(nèi)容包括:審核的概述(包括審核時(shí)間、內(nèi)容、參見人員等)、有關(guān)的審核結(jié)果和結(jié)論、應(yīng)采取糾正措施的建議等。不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告作為審核報(bào)告的附件。審核報(bào)告要在審核結(jié)束一周內(nèi)完成編制,由經(jīng)營部審核,管理者代表批準(zhǔn)后,發(fā)至公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和相關(guān)部門。

4.4糾正措施的實(shí)施和驗(yàn)證

4.4.1對次要不符合項(xiàng),由責(zé)任部門進(jìn)行糾正,工程部根據(jù)糾正情況進(jìn)行驗(yàn)證。

4.4.2對主要不符合項(xiàng),責(zé)任部門要根據(jù)不符合項(xiàng)報(bào)告,制訂并實(shí)施糾正措施,工程部負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)證,執(zhí)行《糾正和預(yù)防措施控制程序》的規(guī)定。

4.5對內(nèi)部質(zhì)量體系審核生成的有關(guān)質(zhì)量記錄,由工程部負(fù)責(zé)收集,執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》的規(guī)定。

4.6工程部負(fù)責(zé)內(nèi)審員隊(duì)伍的管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-035《內(nèi)審員管理規(guī)定》。

5.質(zhì)量記錄

5.1QR20-01檢查清單

5.2QR20-02審核記錄單

5.3QR20-03不符合項(xiàng)報(bào)告

5.4QR20-04不符合項(xiàng)事實(shí)匯總表審核報(bào)告

5.5QR20-05不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告

5.6QR20-06審核報(bào)告

6支持性文件

6.1Q/TZH-WI-035《內(nèi)審員管理規(guī)定》

篇3:建筑公司環(huán)境管理內(nèi)部審核控制程序

建筑集團(tuán)公司環(huán)境管理程序文件

程序文件名稱:內(nèi)部審核控制程序

1.目的

驗(yàn)證質(zhì)量(環(huán)境)活動(dòng)是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求,促進(jìn)管理體系有效運(yùn)行、不斷提高集團(tuán)公司的整體管理水平、經(jīng)濟(jì)效益和環(huán)境績效。

2.適用范圍

適用于集團(tuán)公司內(nèi)部審核工作。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部審核工作。

3.2企管部負(fù)責(zé)編制年度內(nèi)部審核計(jì)劃、具體組織實(shí)施內(nèi)審和歸口管理工作。

3.3審核組負(fù)責(zé)編制內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃、填寫不合格報(bào)告、編制審核報(bào)告及糾正措施的跟蹤驗(yàn)證等工作。

3.4受審核單位負(fù)責(zé)指派專人陪同審核組工作,提供保證審核過程有效進(jìn)行所需的資源,并根據(jù)不合格報(bào)告制定并實(shí)施糾正措施。

4.控制程序

4.1年度審核計(jì)劃

每年初,由企管部編制年度內(nèi)部審核計(jì)劃,報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。

年度審核計(jì)劃的內(nèi)容:

a.審核的目的、范圍和依據(jù);

b.受審核單位及審核時(shí)間。

c.審核的頻次:根據(jù)擬審核的過程和區(qū)域的狀況、重要性及以往審核的結(jié)果,確定審核的方式和頻次。但對各單位所開展的質(zhì)量(環(huán)境)活動(dòng)每年至少進(jìn)行一次內(nèi)部審核。

4.2審核準(zhǔn)備

4.2.1由企管部推薦經(jīng)過培訓(xùn)并經(jīng)最高管理者任命,具備內(nèi)審員資格,且與被審核領(lǐng)域無直接責(zé)任的人員組成審核組,確定審核組長和組員。

4.2.2根據(jù)年度審核計(jì)劃的安排,由審核組長編制《內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核實(shí)施計(jì)劃》(EMS/13-1),經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,提前一周下發(fā)至受審核單位。

4.2.3審核員根據(jù)審核計(jì)劃的具體分工,編制內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核檢查表,填寫《內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核檢查及現(xiàn)場觀察記錄表》(EMS/13-2)。

4.3實(shí)施審核

4.3.1首次會(huì)議

由審核組長主持,受審核單位負(fù)責(zé)人和審核組成員參加。

會(huì)議內(nèi)容:重申審核目的、范圍;介紹審核組成員及分工、審核方法和審核時(shí)間,并聲明審核中的檢查僅是抽查。

會(huì)議內(nèi)容由指定的審核員記錄。

4.3.2現(xiàn)場審核

根據(jù)審核計(jì)劃和分工安排,審核員采取聽、問、看、查等方式收集客觀證據(jù),將觀察結(jié)果填入EMS/13-2表的相關(guān)欄目。當(dāng)現(xiàn)場審核發(fā)現(xiàn)問題時(shí),審核員應(yīng)進(jìn)一步調(diào)查清楚,對所存在的問題的客觀性進(jìn)行研究,力求公正。觀察結(jié)果要得到陪同人員的簽字認(rèn)可。

4.3.3編寫不合格報(bào)告

審核結(jié)束后,審核組長組織召開審核組工作會(huì)議。由審核員提出不合格項(xiàng),經(jīng)審核組討論確認(rèn)后,填寫《內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核不合格報(bào)告》(EMS/13-4)的相應(yīng)欄目。

4.3.4末次會(huì)議由審核組長主持,參加人員同首次會(huì)議。

會(huì)議內(nèi)容:由審核組長介紹審核的總體情況和不合格項(xiàng)的分布情況,對管

理體系運(yùn)行的總體情況進(jìn)行綜合評價(jià)。會(huì)議內(nèi)容由指定的審核員記錄。

4.3.5內(nèi)部審核報(bào)告

審核結(jié)束后,由審核組長對本次審核進(jìn)行總結(jié),編制內(nèi)部審核報(bào)告,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,下發(fā)至受審核單位。

審核報(bào)告的內(nèi)容:

a.審核的目的、范圍和依據(jù);

b.不合格項(xiàng)的數(shù)量、分布情況;

c.主要不合格項(xiàng)的說明、對管理體系符合性和有效性的判定意見;

d.改進(jìn)管理體系的建議。

4.3.6糾正措施和跟蹤驗(yàn)證

受審核單位針對MS18-4表的內(nèi)容進(jìn)行原因分析,制定糾正措施,經(jīng)審核員確認(rèn)后,實(shí)施糾正,審核員負(fù)責(zé)對實(shí)施結(jié)果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。

4.4記錄和文件的管理

內(nèi)部審核過程中形成的各種記錄和文件,企管部應(yīng)保留一份。并執(zhí)行《記錄控制程序》、《文件和資料控制程序》、《檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。

5.相關(guān)文件

W*/EMSC/A-20**《環(huán)境管理手冊》

W*/EMS/C*/A/07-20**《文件和資料控制程序》

W*/EMS/C*/A/12-20**《記錄控制程序》

*J/QP/*Z/01-20**《檔案管理辦法》

6.標(biāo)準(zhǔn)表格

EMS/13-1內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核實(shí)施計(jì)劃

EMS/13-2內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核檢查及現(xiàn)場觀察記錄表

EMS/13-3內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核不合格項(xiàng)分布表

EMS/13-4內(nèi)部質(zhì)量(環(huán)境)審核不合格報(bào)告