物業管理有限公司程序

--顧客財產管理程序

1.目的

明確與顧客之間責權關系,維護顧客及公司利益。

2.范圍

適用于公司各管理處。

3.定義

顧客財產包括顧客的房屋、各類設施設備、郵件、鑰匙、委托采購或代辦事務的現金或資料、顧客及其家庭成員相關資料(身份、身份證號、車牌號、電話號碼、家庭住址、家境、職業、嗜好)、深圳**地產代管物資等。

4.職責

4.1分管總經理助理負責監督、協調房屋接管驗收工作。

4.2管理處經理負責監督顧客財產的識別、驗證、保存及維護工作的落實。

4.3相關崗位人員負責顧客財產的控制和使用。

5.方法和過程控制

5.1房屋接管驗收按《物業移交驗收程序》及《入住手續辦理程序》嚴格執行。

5.2顧客提供的鑰匙按《鑰匙管理程序》執行。

5.3顧客郵件管理

5.3.1顧客郵件屬于受國家法律保護的私人財產,任何人員不得私自拆毀。

5.3.2普通郵件由投遞人員直接投入顧客郵箱,當班安全管理員負責監督,如由管理處代收,相關接收人員應在《郵件簽收登記表》中登記注意郵件安全,并及時通知顧客領取。

5.3.3特殊郵件(如:特快專遞等)須簽收的,由控制中心或指定安全員負責顧客郵件的簽收,并在《郵件簽收登記表》中登記,及時通知顧客領取,并請顧客在記錄本中簽字確認。

5.3.4接收郵件時,應注意郵件有無破損,如有異常應及時知會顧客,必要時應協助聯系郵政部門處理。

5.3.5超過一個月無人領取的郵件,應在管理服務區域予以公告,確認無人認領時退回當地郵政部門。

5.3.6因郵件名址不詳等原因無法送交的,應及時轉交郵政部門處理。

5.4顧客委托采購或代辦事務的現金、資料的管理

5.4.1當有顧客委托采購事項,現場服務人員須詳細詢問清楚采購物品的數量、種類、規格、型號及顧客要求等,并及時知會相關人員。

5.4.2具體操作過程參照《居家服務提供與控制程序》執行。

5.4.3采購物品必須經過顧客驗證后方可使用,驗證不合格的物品不得投入使用,并就不合格品處理與顧客充分溝通達成共識。

5.4.4對于顧客延長接受時間的物品,須采取必要的保管措施,避免物品損壞、變質、變形等影響物品使用功能的現象發生,并聯系顧客,必要時請顧客盡快領回。

5.4.5委托事項完成后及時回復顧客,轉交相關的證明資料,如收據、發票、回執等。

5.5顧客及其家庭成員資料的管理

5.5.1凡涉及顧客隱私的資料必須妥善保管,任何人未經管理處經理許可,不得向外界透露顧客及其家庭成員資料。部門工作人員如因工作需要須調用顧客資料,須經部門經理同意。

5.5.2當政府部門及司法機關等工作人員因公務需要須使用、查看顧客隱私資料時,管理處接待人員應驗證對方的身份、證件等并報部門經理同意按《重要資料管理辦法》執行。

6.支持性文件

**WY4.2.3-Z01-01《重要資料管理辦法》

**WY7.5.4-S01《物業移交驗收程序》

**WY7.5.1-G01《入住手續辦理程序》

**WY7.5.1-Z02《鑰匙管理程序》

**WY7.5.1-G04《居家服務提供與控制程序》

7.質量記錄表格

**WY7.5.4-GO1-F1《郵件簽收登記表》

篇2:物業:顧客財產管理規定

物業程序文件:顧客財產管理規定

1.目的

妥善保管業主委托管理的財物,對其發生情況進行記錄。

2.范圍

適用于公司各服務項目。

3.定義

無

4.職責

部門/崗位工作職責

管理處負責人負責識別顧客財產問題,與業主明確責任

管業部負責對委托管理的鑰匙、業主(顧客)檔案等進行管理

安全部、工程部負責對房屋主體、公共區域、各類設備、設施等進行管理

5.方法及過程控制

5.1業主或業主共同擁有產權的財產,如房屋主體、各類設備、設施、委托管理物品,如鑰匙、車輛等、房屋租售信息、業主、顧客檔案(業主、顧客的身份、身份證號碼、車牌號碼、家庭住址、家庭成員、職業等)

5.2法律、法規規定須經公司檢驗的顧客財產

5.2.1房屋主體、公共區域、各類設備、設施的接管驗收,執行《物業接管驗收程序》

5.2.2房屋主體、公共區域、各類設備、設施的日常防護管理,執行《房屋本體維修管理程序》

5.2.3空置房屋管理執行《空置房屋管理程序》

5.3業主委托管理的物品

5.3.1業主如有委托管理的物品,管理處需由專口負責人對物品進行確認,業主所委托的物品應在物業管理服務范圍之內,如有必要須事前簽訂相關協議。

5.3.2托管物品應首先檢驗物品的外觀、規格、數量、質量、性能、使用等,登記在《顧客物品委托管理記錄單》。

5.3.3《顧客物品委托管理記錄單》由業主與管理處負責人共同簽字認可后方可辦理物品托管。

5.3.4非業主本人領取物品,必須持有業主授權書及本人身份證。

5.3.5業主委托鑰匙管理,執行《鑰匙管理程序》

5.4業主檔案

5.4.1業主入住時,管理處應對該業主建立檔案,執行《房屋交付手續辦理工作程序》

5.4.2管業部主管指派專人對業主檔案進行定期整理、歸檔。

5.4.3業主檔案需經管業部主管同意后才可以翻閱,登記《業主檔案查(借)閱記錄表》,如需復印須經管理處負責人同意。

5.4.4如工商、稅務、衛生、公安等政府部門工作人員對業主進行調查,管理處應驗明證件并登記后予以配合。

5.5業主委托管理的物品發生丟失、損壞或發生不適用的情況,應管理處負責人確認后以書面形式報告給業主,并保持相關記錄。

6.支持性文件

TJ**WY7.5.4-G02《物業接管驗收程序》

TJ**WY7.5.1-G11《房屋本體維修管理程序》

TJ**WY7.5.1-K02《鑰匙管理程序》

TJ**WY7.5.1-K03《空置房屋管理程序》

TJ**WY6.1-K01《房屋交付手續辦理工作程序》

7.質量記錄

TJ**WY7.5.4-K02-F1《顧客物品委托管理記錄單》

TJ**WY7.5.4-K02-F2《業主檔案查(借)閱記錄表》

TJ**WY7.5.4-K02-F3《顧客財產丟失、損壞記錄》

TJ**WY7.5.1-K02-F5《顧客委托(收回)鑰匙登記表》

TJ**WY7.5.1-K03-F2《空置房屋設施檢查記錄》