物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)

1.目的

為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實,規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。

2.適用范圍

本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級或外來文件的收文及公司對外文件的發(fā)送工作。

3.職責

3.1公司行政部是本程序的扎口管理部門。

3.2公司其他職能部門或所屬各管理項目負責配合本程序的實施。

4.程序

4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)

4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(項目)的文件(通知),由公司行政部負責依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(項目)執(zhí)行。

4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項目的文件(通知),由發(fā)文部門負責起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門負責校對定稿,下發(fā)有關(guān)項目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。

4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件(通知),必須實行簽收制度,公司職能部門(項目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認,以便有效地落實文件(通知)精神。

4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實情況,由行政部負責督辦,公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負責。

4.2上級文件的簽收和閱辦

4.2.1所有政府機關(guān)和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發(fā)放(由參會人員帶回公司)的上級文件資料,均由公司行政部負責簽收或參會人員直接送達公司行政部。

4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。

4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關(guān)部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。

4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應負責將文件及時地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實的督辦工作。

4.3公司對外發(fā)送的文件

4.3.1所有以公司名義對外發(fā)送的報告、請示、信函等文件均應加蓋公司公章,所有以公司部門(項目)名義對外發(fā)送的文件應加蓋部門(項目)印章。

4.3.2以公司名義對外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門)負責起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部(或相應的職能部門)呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。

4.3.3以部門名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應交總經(jīng)理室修改認可后方可加蓋部門印章。

4.3.4以受托管理項目名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應交公司管業(yè)部修改認可后方可加蓋項目印章(如有)。

4.3.5所有對外文件均應視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費。

4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來信

4.4.1公司各部門(項目)收到項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(項目)應負責及時地予以登記。

4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(項目)應該或可以解決(答復)的,部門(項目)負責人應負責協(xié)調(diào)解決或回復。回復操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。

4.4.3如收到投訴函件,則應參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。

4.4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負責處理的部門(項目)應將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應的資料原件(或復印件)裝訂后存入項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。

4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負責按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。

4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項目)負責人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。

4.7公司行政部應按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。

5.記錄

5.1《公司文件傳閱單》;

5.2《發(fā)文記錄》;

5.3《收文記錄》;

5.4《文件簽收記錄》。

篇2:關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負責。

3對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應留底存檔。

4對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停(復)工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。

6項目經(jīng)理應根據(jù)工程建設(shè)進展情況,不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項目建設(shè)管理文件資料應納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評;情節(jié)嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程工地文件收發(fā)制度（五）

工程工地文件收發(fā)制度(五)

1、工地文件和檔案收文與登記

1)所有收文應在收文登記表上進行登記。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期,必要時應注明接收文件的具體時間,最后由項目監(jiān)理部負責收文人員簽字;

2)資料管理人員應檢查文件檔案資料的各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整,簽字認可人員應為符合相關(guān)規(guī)定的責任人員;

2、工地文件檔案資料傳閱與登記

由建設(shè)工程項目監(jiān)理部監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱。每位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名并注明日期。傳閱完畢后,文件原件應交還信息管理人員歸檔。

3、工地文件資料發(fā)文與登記

1)發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項目監(jiān)理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。

2)所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發(fā)文登記表上登記。

3)重要文件的發(fā)文內(nèi)容應在監(jiān)理日記中予以記錄。

4)項目監(jiān)理部的信息管理人員應及時將發(fā)文原件歸入相應的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。