商住項目檔案資料的管理

資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權(quán)意識的日益覺醒,對物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。

*發(fā)商移交的原始資料的管理

樓宇交接時,開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設(shè)備安裝圖紙、說明書、供應(yīng)商資料。

*業(yè)主入住的原始登記資料的管理

業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎(chǔ)的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時,一次性收集完整。主要資料如下:1、房產(chǎn)證、購房合同復(fù)印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復(fù)印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防安全責(zé)任書;5、租戶變更情況登記表。

*業(yè)主、用戶裝修資料的管理

業(yè)主、用戶在辦理裝修時,管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時,一定要細(xì)致、嚴(yán)格,為今后的日常管理工作奠定基礎(chǔ)。裝修資料的管理主要分為如下內(nèi)容:1、消防審批報告;2、裝修圖紙;3、消防驗收報告;4、裝修施工單位資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗收報告;8、二次裝修申報手續(xù)、消防驗收報告。

*管理處日常記錄文件的管理

日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內(nèi)容,如:綠化、清潔、設(shè)備維護(hù)、公共設(shè)施維護(hù)、安防巡查等等。值班記錄包含各責(zé)任部門的值班情況登記,如:機(jī)房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項目,盡管我們只是進(jìn)行月評價,但為了監(jiān)督日常的服務(wù)質(zhì)量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進(jìn)行分類,及時處理并將處理結(jié)果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內(nèi)容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項目的評價記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。

*財務(wù)資料管理

物業(yè)公司的核心是提供服務(wù)和贏得利潤,在做好服務(wù)的同時,加強(qiáng)財務(wù)管理,收取應(yīng)收費(fèi)用,降低管理成本也是相當(dāng)重要的。因此在財務(wù)資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財務(wù)管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費(fèi)的交繳資料;2、固定資產(chǎn)的登記管理資料;3、外包單位按合同付費(fèi)記錄資料;4、有償服務(wù)收費(fèi)記錄資料。

*業(yè)主、用戶往來函件的管理

業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進(jìn)行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復(fù)函。

*業(yè)主委員會資料管理

對已經(jīng)成立業(yè)主委員會的管理處,要將業(yè)主委員會的相關(guān)資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會會議紀(jì)要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會選舉資料;2、業(yè)主委員會會議資料;3、業(yè)主委員會委員個人登記資料;4、社區(qū)文化活動記錄資料及圖片。

*上級主管部門、公司內(nèi)部請示、匯報文件的管理

給上級主管部門、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的請示、匯報文件,做好登記、記錄,對請示文件中領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行登記,安排人員落實(shí),并做到及時檢查落實(shí)情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領(lǐng)導(dǎo)的請示;3、給公司相關(guān)部門的報告;4、與公司相關(guān)部門的往來函件。

*管理處員工人事資料的管理

對員工人事資料的管理,可以為管理處日?？荚u、年終評比提供依據(jù),同時也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日?？荚u記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓(xùn)的記錄。

*公司文件、管理制度的收集管理

為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態(tài),貫徹公司的經(jīng)營方針、目標(biāo),對公司下發(fā)的文件要求相關(guān)人員要傳閱、學(xué)習(xí),并進(jìn)行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。

*業(yè)管理相關(guān)資料的收集管理

為及時掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關(guān)資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報紙、雜志相關(guān)案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關(guān)報道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主、租戶的相關(guān)報道資料。

篇2:設(shè)備檔案資料管理制度

1.目的作用

設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能,特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1設(shè)備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用,對其管理的主要負(fù)責(zé)部門是公司設(shè)備動力科,主要應(yīng)做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

2.2設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件),凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按公司制定的《檔案管理條例》,加強(qiáng)對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

3.主題釋意與說明

3.1有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。

3.2設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:

3.2.1制造廠的技術(shù)檢驗文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。

3.2.2設(shè)備安裝驗收移交書。

3.2.3設(shè)備附件及工具清單。

3.2.4設(shè)備大、中修理施工記錄,竣工驗收單,修理檢測記錄。

3.2.5精度校驗及檢驗記錄。

3.2.6設(shè)備改裝、更新技術(shù)。

3.2.7設(shè)備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結(jié)果)。

3.2.8設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。

3.2.9安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。

3.2.10設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。

3.2.11設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項目等)。

3.2.12設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收規(guī)范等)。

3.2.13其他資料。

3.3設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊及設(shè)備維修、使用原始等。

4.設(shè)備檔案資料的收集

4.1設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作,將設(shè)計通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說明書以及各種型號的設(shè)備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。

4.2新設(shè)備進(jìn)公司,開箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來的圖紙資料,如果是進(jìn)口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說明書上的電器圖,在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制,以指導(dǎo)安裝施工,原圖分級妥善保管。

4.3設(shè)備檢修與維修期間,由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動件等進(jìn)行測繪,經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

4.4隨機(jī)帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備管理部門組織審核校對,發(fā)現(xiàn)圖紙與實(shí)物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用,原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或帶出資料室。

5.設(shè)備檔案資料的整理所有進(jìn)人資料室保管的藍(lán)圖,資料員必須經(jīng)過整理、清點(diǎn)編號、裝訂(指藍(lán)圖),登賬后上架妥善保管。

5.1圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù),圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn),有名稱、圖號,有設(shè)計、校對、審核人簽字。

5.2底圖的保管

5.2.1所有底圖按設(shè)備類別清點(diǎn)、編號、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無誤。

5.2.2底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名(蓋章)批準(zhǔn),注明修改日期。

5.2.3底圖作廢、銷毀,應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門組織技術(shù)員分別核實(shí),確定無保存價值者,列出清單,經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。

5.3動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管

5.3.1動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。

5.3.2動力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實(shí)際附設(shè)走向進(jìn)行測繪,底圖交公司資料室作密級資料保管。

5.3.3檔案資料必須保持與實(shí)物或?qū)嶋H情況相符,根據(jù)公司管線布置變動的情況,檔案資料必須作相應(yīng)的變動,修改后歸檔。

6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求

6.1技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確

6.2檢驗(檢測)、檢修、驗收記錄等資料由設(shè)備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

6.3所有圖紙要有統(tǒng)一的編號6.4圖紙上的各項技術(shù)要求標(biāo)注齊全,圖紙清晰。

6.5型號相同的設(shè)備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應(yīng)與實(shí)物核對,并在圖紙索引中加以注明。

6.6設(shè)備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應(yīng)及時修改。

6.7圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上,并在修改索引上注明。

6.8凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號。

6.9訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號,按下列辦法進(jìn)行,即第一節(jié)為設(shè)備型號,第二節(jié)為部件號,第三節(jié)為零件號,每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。

6.10嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

7.1資料管理員認(rèn)真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。

7.2借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

7.3絕密文件資料借閱,資料管理員需報請設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。

7.4資料借閱時間規(guī)定為10天內(nèi),借閱期滿,資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者,應(yīng)辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設(shè)備管理部按其損失作估價賠償。

7.5非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員,經(jīng)設(shè)備部允許,可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.6原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。

7.7本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調(diào)動或退休手續(xù)。

8.附件

篇3:機(jī)電設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

1.目的

確保機(jī)電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。

2.適用范圍

適用于**花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案的管理。

3.內(nèi)容

3.1機(jī)電設(shè)備資料的管理

3.1.1機(jī)電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識清楚。

3.1.2常用的機(jī)電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機(jī)電值班室按班移交。

3.1.3機(jī)電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機(jī)電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。

3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴(yán)肅處理。

3.2機(jī)電設(shè)備檔案的管理

3.2.1機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機(jī)電主管統(tǒng)一集中保管。

3.2.2機(jī)電設(shè)備大中修檔案長期保管直到設(shè)備報廢一年后銷毀。

3.2.3機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。

3.3機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。

3.4機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

4.記錄

無。

5.附件

無。