荔園物業檔案資料的建立與管理

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對碧桂園?荔園的物業管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄,計算機系統對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。

一、碧桂園?荔園檔案的建立

(一)主要思路

1.碧桂園?荔園檔案資料分類:依據小區的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對園區細致管理的需求。

2.檔案建立抓住初次接管這一契機,從一開始就注重整理住戶全面的原始資料,最大限度的明確物業狀況和業主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。

3.檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:

電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料并重,互相補充,形成小區管理的無盲點網絡。

4.區內各項管理工作必須建立檔案資料,依照"采取的管理方式"中制定的規范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。

二、碧桂園?荔園檔案的管理

物業管理檔案的種類繁多,我們擬采用建立檔案、資料的分類檢索的方式進行管理。

1.發展商提供的資料

1)產權資料

項目批準文件;用地批準文件;建筑執照;拆遷安置資料

2)技術資料

規劃圖;竣工圖(a.總平面圖b.單體建筑、結構、設備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖d.地質勘測報告e.工程合同開f.竣工報告g.工程預決算h.圖紙會審記錄i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)j.隱蔽工程驗收簽證k.沉降觀察記錄l.竣工驗收證明書m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書n/新材料、構配件的鑒定合格證書o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書p.砂漿、混凝土試塊試壓報告q.供水的試壓報告r.綠化工程竣工圖紙及相關資料s.其他技術資料)

2.管理處建立的資料

1)物業資料

住宅區基本資料;住宅區分區資料;商業網點資料;娛樂設施資料

2)住戶資料

住戶入住資料;入住通知書;入住協議書;家庭人員檔案;住戶情況登記表

3)管理資料

①保潔管理記錄:日常巡查記錄;綠化消殺記錄

②保安管理記錄:日常巡查記錄;交接班記錄;值班記錄;物資搬運放行記錄;緊急事件處理記錄;車輛管理記錄;夜間查崗記錄

③出租屋檔案:承租人員資料

④車輛管理檔案:車位使用協議

⑤裝修管理檔案:裝修申請表(附圖紙);裝修工程隊安全責任書;臨時施工人員登記表;施工單位營業執照

⑥工程返修檔案:住戶情況登記表

篇2:社區物業接管驗收檔案資料建立管理規程

社區物業接管驗收及檔案資料的建立與管理

一、物業接管驗收:

主要分三個方面:

(一)檔案資料的驗收與交接

1、進駐該社區后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區各單位負責物業工作的負責人及聯系電話。

(二)公共設備、設施現場驗收與交接

1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現場交接小組,對房屋建筑、設施、設備等進行現場交接驗收。

2、將對現場交接中發現的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業公司和司法局人民政府負責人簽字確認后,各歸檔保存。

3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關部門公共協商解決。

4、對已接管驗收的區域,組織相關人員進行,以便盡快熟悉情況,保持環境整潔。

(三)物業管理用房的交接及鑰匙交接驗收

1、公司將派專人與該項目負責人進行物業辦公用房交接。

2、對公共區域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統一管理,做到放置穩妥,安全有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為辦公區域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業管理形式,我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段,引進先進的物業管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:

(一)委托方提供的資料

1、技術資料

A、竣工圖

B、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、竣工驗收證明書

建筑消防驗收合格證

水泵、配電柜變壓器、有線電視系統等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。

3、辦公區域使用資料

各樓層辦公資料(包括主要負責人、聯系電話)

建筑面積計算書

(二)檔案處建立的資料

1、物業資料

A、辦公樓基本資料

B、辦公區域基本資料

2、辦公區域使用資料

各辦公區域主要負責人資料

3、日常管理資料

A、保潔管理記錄

a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄

B、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄

c、值班記錄

d、物資搬運放行記錄

e、緊急事件處理記錄

f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

C、裝修管理檔案

D、維修服務檔案

a、維修服務登記表

b、維修服務回訪記錄

E、員工管理檔案

a、員工個人詳細資料

b、員工業績考核記錄

c、員工內務管理檢查記錄

F、培訓檔案

a、各項培訓計劃及實施記錄

b、培訓結果考核及跟查記錄

c、軍事訓練及消防演習記錄

G、行政文件

a、政府部門文件

b、物業公司及集團公司文件

c、管理處規章制度、通知、通報等文件

d、管理處獲得的榮譽

三、檔案、資料管理辦法

1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖

2、檔案資料收、發管理程序:

A、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能立卷歸檔。

B、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接受手續,并立卷歸檔。

3、檔案資料管理要求:

A、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

B、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

C、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。

D、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

E、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

F、檔案組卷按不同業務性質分塊,以內空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

G、檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

H、檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

篇3:住宅物業檔案資料建立管理規程

住宅物業檔案資料的建立與管理

(一)資料的收集

我們將通過三個途徑進行收集;一是在物業接管移交時,盡可能的與原設計單位、施工單位聯系,力爭全面、準確地收集到工程建設及工程技術等原始資料;二是在業主入住階段,對業主的基本情況進行登記造冊收集;三是在日常管理中建立社區維修檔案、設備運行檔案、業主投訴回訪記錄等以及其它相關資料,并將檔案的收集形成制度。

(二)資料的整理和分類

在收集到原始資料后,統一由負責檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄,修補破損的文檔,然后按類別進行裝訂并整理成冊,做到條理清晰、分類合理、易于查找。

(三)資料的歸檔管理

1、在社區的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲存方式的多元化,盡可能將資料轉化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2、對和物業管理服務中心利益影響較大的檔案應加密保存。這些檔案在電腦中按授權級別檢索、對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3、檔案管理員應編制統一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔,并加裝安防設施。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室應避免無關人員任意進出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。

(四)檔案的使用

物業管理服務中心內部員工可在文件檔案授權范圍內進行查閱。對借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級由相關負責人批準方可借閱,并辦理借閱手續。

(五)檔案的銷毀

根據文檔的保存期限和性質,定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案經主管領導批準可銷毀,同時建立已銷毀文檔清單備查。

(六)檔案資料的分類管理

1、工程技術資料

(1)項目規劃圖紙、項目批文、用地批文

(2)建筑許可證、投資許可證、開工許可證

(3)拆遷安置資料

(4)紅線圖、竣工總平面圖

(5)地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

(6)工程合同、工程預決算

(7)工程設計變更通知

(8)竣工圖:單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖,消防、燃氣等工程及地下管網竣工圖

(9)房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書

(10)主要材料質量保證書,新材料、構配件的鑒定合格證書,水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料

(11)漿、混凝土塊試壓報告

(12)綠化工程竣工圖

(13)其他工程技術檔案

2、業主居住檔案

(1)業主詳細資料登記表

(2)業主的維修檔案

(3)業主裝修巡視記錄

3、維修資料

(1)維修申請記錄、回訪記錄

(2)維修派工單

(3)設備、設施巡檢記錄

4、公共秩序維護資料

(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線

(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄象帶

(3)搬入/出記錄、突發事件處理記錄

(4)車輛進出記錄、車輛詳細資料

5、設備設施管理資料(包括消防)

(1)設備設施使用計劃

(2)設備使用申請、使用情況記錄

(3)設備、設施維修保養計劃

(4)設備、設施維修保養記錄

(5)機電設備運行、巡查記錄

(6)設備分承包檔案

(7)設備、設施臺帳及更新記錄

6、綠化清潔資料

(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄

(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄

(3)消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄

(4)水體巡檢記錄

(5)水體養護記錄

(6)水體注水記錄

7、社區文化資料

(1)文化活動計劃及實施情況記錄

(2)文化活動圖片及錄像記錄

(3)傳媒報導資料

(4)文化活動場所、設施臺帳及使用記錄

8、員工管理資料

(1)員工個人資料、聘用記錄

(2)員工考核及獎罰記錄

(3)員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄

(4)員工晉升、薪金變動及內務管理記錄

9、反饋資料

(1)服務質量回訪記錄

(2)業主意見調查、統計記錄

(3)業主投訴及處理記錄

10、行政文件資料

(1)項目值班及檢查記錄

(2)有關財務記錄(由財務人員專職保管)

(3)公司下發文件

(4)內部管理規章制度、通知、通報等文件