陽光海岸管理處檔案資料管理

物業檔案是對前期開發成果的記錄和繼承,是當前實施物業工程維修、配套、改造必不可少的依據,是物業管理企業的基礎工作。陽光海岸物業管理檔案資料包括:基建項目竣工驗收資料、設備檔案、行政文書、財務、經營租賃、小區管理、消防、治安、建筑及工程運行、維修技術等業務活動過程中形成的一切有價值的文字圖像資料。小區的檔案資料管理要將這些資料按小區工程建設、業主/租戶、日常管理三方面進行分類管理。

一、制定檔案管理制度

設置綜合檔案室,專人負責收集、歸檔和管理。

二、檔案的收集和歸檔

1.歸檔的文件材料要求完整、系統、準確、真實。陽光海岸的相關文件材料的收集、歸檔需要得到前期開發商的大力支持。

2.擴建工程、改造工程的竣工驗收及外購設備開箱驗收等,必須在文件資料的完整、準確、系統的情況下才能驗收;

3.基建項目、改造工程的資料在竣工后一個月內歸檔。

三、檔案的保管

1.接收檔案必須認真驗收,并辦理交接手續;

2.檔案資料必須按順序分類規范排列,便于查找;

3.底圖除修改、送曬外,不得外借,修改后的底圖要及時歸檔,并認真檢查修改、補充情況;

4.檔案室要做到"七防":防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體;

5.高度重視消防及用電安全,嚴禁吸煙和使用明火。

四、陽光海岸的交接資料主要有

小區竣工建筑平面圖及相關文字資料

小區道路竣工圖及資料

小區給排水竣工資料

小區電氣竣工資料

小區空調、供熱系統資料

小區自動噴淋系統資料

小區電梯資料

小區室外工程資料

其它相關竣工資料

篇2:某地稅局征管檔案資料管理制度

為加強征管資料檔案管理,提高檔案工作水平,維護檔案的完整與安全,結合我局檔案工作實際,特制定本制度。

一、本制度所稱檔案是指地稅機關在稅收征管工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄(主要包括電子掃描件和紙質資料)。

二、納稅人申請辦理審批事項所報送的紙質資料,由辦稅服務廳綜合人員對紙質資料進行收集、梳理,掃描至征管資料電子化管理系統后,資料管理崗按程序遞給稅源管理分局資料管理崗,審批事項形成的資料由最后辦結單位的資料管理崗負責整理、掃描工作,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室。

三、稅費服務局、稅源管理分局按照“誰采集、誰錄入、誰掃描”的原則統一通過“業務流轉”平臺進行采集錄入,資料錄入后統一交本單位資料管理崗進行辦結,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室;

其他各業務科室(局)辦理稅費業務產生或受理的紙質資料,由各業務類科室局的資料管理崗負責收集、整理、掃描工作,并按征管資料十大類別進行分類處理后傳至縣局檔案室;縣局檔案室管理人員負責己掃描資料的系統歸檔和紙質資料定位工作,并負責保管。

四、各科室局資料管理員應對資料掃描質量和錄入口徑嚴格把關,通過“業務流轉”平臺做到資料傳遞過程留痕、資料審核嚴格把關。各科室局資料管理員應于季度終結后10日內將已掃描的紙質資料按類別進行清理、制列清單,并向縣局檔案室檔案管理人員移交歸檔。

紙質資料實行“分類別序時”整理,按照涉稅費事項分資料類別進行歸集。資料分十大類別:

1.納稅人基本信息類:包括設立稅務登記資料、扣繳稅務登記資料、變更稅務登記資料、停復業登記資料、注銷稅務登記資料、稅務登記證件遺失處理資料、外埠納稅人經營地報驗登記管理資料、自然人信息登記資料、賬簿憑證管理資料、建安房地產項目登記資料、非正常戶管理資料、社保登記資料、規費登記資料、社保規費費種變更資料、社保繳費狀態管理資料、委托代征管理資料。

2.發票管理類:包括發票領用資格核定資料、發票用票調整資料、發票領用資料、發票退回資料、發票代開資料、發票查驗繳銷資料、稅控機具管理資料、網絡發票和稅控發票管理資料。

3.申報納稅類:納稅申報資料、社保規費繳費申報資料、延期申報資料、延期繳納稅款資料、納稅核定管理資料、稅收扣除資料、納稅人涉稅情況報告資料、納稅人征收方式認定資料、稅務代保管資金管理資料、欠稅管理資料、申報納稅資料、催報催繳資料、不予加收滯納金資料、手續費退付資料、稅款退庫資料、印花稅票代售許可資料。

4.認定證明類:包括外出經營管理證明資料、三方協議扣款認證資料、個人所得稅完稅證明開具資料、中國稅收居民身份認定資料、常設機構認定資料、售付匯稅務憑證管理資料、資源稅證明開具資料、納稅人稅種認定資料、稅收優惠認定資料、取消優惠資格資料、取消認定資格資料。

5.風險評估類:包括風險管理資料和納稅評估資料。

6.稅收優惠類:包括備案類、報批類稅收優惠資料和稅收優惠中止資料。

7.稅收檢查類:包括日常檢查資料和稅務稽查資料。

8.稅收法制類:包括違法違章處理資料、稅收保全資料和稅務救濟資料。

9.納稅服務類:包括納稅人信用等級評定資料。

10.其他資料:包括日常管理資料和其他資料。

五、縣局檔案室檔案管理人員對紙質資料實行“分類別序時”歸檔,檔案分類別統一編制頁碼,A3頁面折疊后呈A4頁面的頁碼標注于右下角;A4頁面正面頁碼標注于右下角,反面頁碼標注于左下角。檔案按三針一線進行裝訂,每一檔案盒內應按納稅人識別號制作目錄。

六、縣局檔案室檔案管理人員統一按檔案管理規范進行編目,并通過電子資料管理系統進行歸檔。檔案盒編碼規則:代字-年度-盒號(兩位數)起始頁碼-終止頁碼,如“ZGjb-2015-011-50”,“ZGjb-2015-0151-100”。在省局征管資料管理系統中創建交接單時,交接單類型選擇“檔案盒”,交接單名稱即為檔案盒名稱,應按檔案盒編碼規則進行命名。

七、縣局檔案室管理人員嚴格按檔案管理制度執行檔案的維護、借閱和銷毀等工作。

篇3:萬科地產檔案資料管理細則

蔓科地產檔案資料管理細則

1、客戶資料管理要求

1.1準確:產權來源清楚,證件手續齊備,符合法律法規政策,記錄與實際相符。

1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。

1.3及時:客戶資料隨產權的轉移變更,房屋、產權情況要經常進行更新,隨時反映發生了的產權情況,使之符合現狀。

2、存放與歸檔操作原則

2.1客戶在銷售現場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。

2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續辦理完畢后,將其補充協議、客戶身份證復印件和首期房款收據復印件,按照房屋棟號順序存放。

2.3客戶合同(房地產買賣合同及按揭合同)在當地房產或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。

3、文擋存放方式

為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。

4、檔案收存基本要素

一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創建電腦儲存檔案):

①認購書或認購登記表

②房屋買賣合同及補充協議

③銀行按揭合同

④合同外的補充協議

⑤特殊折扣審批表

⑥客戶身份證明文件(復印件)

⑦其他(更名、退換房資料)

5、檔案管理制度

5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業管理人員調檔查閱,必須由管理員統一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協助調查通知書。

5.2嚴格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準,不允許外借和公開。

5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內。

5.4客戶文檔由營銷公司設兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責制。