公寓項目物業制度和檔案的建立與管理

第一節管理規章制度

一、規章制度的建立

健全規范的管理規章制度是我們實施科學管理、提供優質服務的依據。我公司在不斷總結經驗的基礎上,全面導入ISO9001質量保證體系,已建立起了一套在許多物業得到成功應用的物業管理規章制度和一套完整科學的質量保證體系文件,結合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業的運作要求和業務流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是為了保證本物業得到有效的配合而制定的,也是確保物業管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業主委員會一起擬訂:

物業服務合同

業主文明守則

物業使用引導手冊

(二)內部運作制度

根據本項目人員配備、崗位設置的情況,按公司要求制定規章制度,規范管理行為,并按照公司ISO9001質量保證體系,結合項目實際情況,建立健全相關的作業程序和操作規程。此部分為項目內部管理的依據。

1、崗位職責

項目部經理職責值班經理崗位職責

客服主管崗位客服人員崗位職責

工程主管崗位職責電工崗位職責

保安經理崗位職責中控值班人員崗位職責

交換站值班崗位職責保安員崗位職責

綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責

保潔員崗位職責綠化工崗位職責

2、內部運作制度

員工守則交接班管理制度

員工行為規范材料采購、入庫、出庫管理規定

員工培訓管理規定文件檔案資料管理制度

績效考評辦法例會制度

日檢、月檢、周檢管理規定庫房管理制度

3、部門規章制度

客服服務中心

客戶接待操作規程客戶服務查詢程序

客戶申請服務項目的操作規程客戶檔案管理規章制度

保修處理操作規程

工程工作標準和操作規程

《維修通知單》工作規程水管爆裂的應急處理方法

電工維修安全操作規程生活水消毒設備操作規程

電機日常運行和維護工作規程生活水箱設備定期保養方法

故障停電的處理規程弱電專業運行保養規程

照明系統故障處理規程弱電專業緊急故障處理規程

綜合布線系統的維修規程消防報警系統的維修規程

綜合維修巡視規程電梯應急處理規程

綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養規程

電梯運行維護操作規程天然氣設備緊急事故處理規程

特約服務管理細則

工程規章制度/管理制度

共用設施設備維護管理規定事故處理制度

交接班制度工程設備設施安全防火制度

鑰匙管理制度水泵房管理制度

值班制度電梯機房管理制度

工程檔案管理制度綜合維修專業巡視檢查制度

設備設施標識的管理制度電梯維修保養安全制度

日檢、巡視制度電動工具安全操作制度

保安工作標準和操作規程

門崗交接班操作規程物品出入小區管理規程

巡邏崗操作規程證件管理操作規程

緊急突發事件處置規定鑰匙管理操作規定

客戶失竊、受擾的處理規程

保安規定制度/管理制度

檔案管理制度晚間值班規定

保安器材管理制度重點防范部位安全保衛制度

保安部巡查制度保安員著裝規定

消防安全工作標準和操作規程

中控室運行規程消防設施巡檢規程

監控系統操作規程消防報警及聯動系統保養規程

火災緊急行動操作規程消火栓保養規程

樓宇消防規章管理規定

消防中控室管理制度機房防火規定

消防設備、設施、器材的管理規定電氣設備防火規定

公共場所防火規定辦公室防火規定

庫房防火規定

保潔工作標準和操作規程

公共區域走廊清潔操作規程衛生間清潔操作規程

電梯轎廂清潔操作規程異常事故的處理操作規程

日常用工具使用操作規程保潔設備的使用及保養操作規程

行政管理

部門及員工考核與獎懲員工工作考核及獎懲制度

部門工作考評辦法

第二節物業管理檔案的建立

物業檔案資料既是一個物業不可缺少的組成部分,也是物業信息的重要來源。在物業管理工作中,物業檔案資料也是物業管理的基礎,起著重要的憑證和參考作用。

(一)物業管理信息的內容

在本物業管理中,我們擬按資料性質分為原始資料、常規管理資料兩大類:

1、原始資料

*土地使用證等權屬證書

*規劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書

*建筑圖、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件

*竣工圖

*設備技術清單(名稱、規格、數量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)

*設備技術手冊、使用說明及質量保證書

*設備安裝調試記錄(各設備系統的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、

消防等系統)

*土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄、預應力構件施工記錄等)

*建(構)筑監測記錄構(建)筑的沉降、變形、防震、結構焊*縫探傷檢查記錄

*隱蔽工程的驗收記錄

*工程事故發生及處理記錄

*圖紙會審記錄、設計變更洽商和技術核定單

*項目的重要技術決定和文件

*驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結報告

2、常規處理資料

*各部門工作(操作)規范,管理制度

*各部門工作記錄

*大、中、小修記錄

*項目分包合同等資料

*與客戶方來往信函、投訴及處理資料

*物業管理委托合同

*法律法規及政府有關文件

(二)物業管理檔案的建立

根據物業管理信息的內容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:

1、事務管理類

可以分成上級來文、外來文、計劃總結、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業管理委托合同、內部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。

2、工程管理類

建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。

三、物業檔案資料的管理

(一)檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:

1、物業接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業基本情況。

2、維修更新時將維修更新后的物業變動情況注記在案。

(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。

1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。

2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業主檔案、重要設備檔案等,其中業主檔案需要重點保存,絕密管理。

3、卡是指根據管理工作需要而制作的設備保養卡、維修記錄卡等。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。

5、表是指根據管理工作的需要而設立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄,以及各類統計表格等。

(三)建立動態管理機制

所有資料實行"雙檔"(電腦檔案、文本檔案)管理,同時由于物業檔案資料管理具有動態性,因此必須建立動態管理機制。凡是管理程序各個環節,都要求有關人員進行及時、完整的動態補充。

篇2:單位建立防火檔案制度規范

1、為了使防火工作能順利地進行,便于有效的安全管理,特建立本制度。

2、為便于查找和使用,防火檔案資料應按其系統進行分類編號。

3、公司防火檔案由保衛科嚴加保管,未經公司領導同意任何人員不能查看檔案資料。

4、消防監督檔案在保管人員變動時辦好移交手續,不得把檔案帶走或據為己有。

5、凡涉及到公司重大機密內容,不能歸入此檔,以防泄密,并嚴格落實防火檔案保管責任人。

6、消防防火檔案及其材料在撤銷、銷毀時必須經公司領導同意方可進行。

篇3:社區物業接管驗收檔案資料建立管理規程

社區物業接管驗收及檔案資料的建立與管理

一、物業接管驗收:

主要分三個方面:

(一)檔案資料的驗收與交接

1、進駐該社區后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區各單位負責物業工作的負責人及聯系電話。

(二)公共設備、設施現場驗收與交接

1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現場交接小組,對房屋建筑、設施、設備等進行現場交接驗收。

2、將對現場交接中發現的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業公司和司法局人民政府負責人簽字確認后,各歸檔保存。

3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關部門公共協商解決。

4、對已接管驗收的區域,組織相關人員進行,以便盡快熟悉情況,保持環境整潔。

(三)物業管理用房的交接及鑰匙交接驗收

1、公司將派專人與該項目負責人進行物業辦公用房交接。

2、對公共區域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統一管理,做到放置穩妥,安全有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為辦公區域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業管理形式,我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段,引進先進的物業管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:

(一)委托方提供的資料

1、技術資料

A、竣工圖

B、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、竣工驗收證明書

建筑消防驗收合格證

水泵、配電柜變壓器、有線電視系統等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。

3、辦公區域使用資料

各樓層辦公資料(包括主要負責人、聯系電話)

建筑面積計算書

(二)檔案處建立的資料

1、物業資料

A、辦公樓基本資料

B、辦公區域基本資料

2、辦公區域使用資料

各辦公區域主要負責人資料

3、日常管理資料

A、保潔管理記錄

a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄

B、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄

c、值班記錄

d、物資搬運放行記錄

e、緊急事件處理記錄

f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

C、裝修管理檔案

D、維修服務檔案

a、維修服務登記表

b、維修服務回訪記錄

E、員工管理檔案

a、員工個人詳細資料

b、員工業績考核記錄

c、員工內務管理檢查記錄

F、培訓檔案

a、各項培訓計劃及實施記錄

b、培訓結果考核及跟查記錄

c、軍事訓練及消防演習記錄

G、行政文件

a、政府部門文件

b、物業公司及集團公司文件

c、管理處規章制度、通知、通報等文件

d、管理處獲得的榮譽

三、檔案、資料管理辦法

1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖

2、檔案資料收、發管理程序:

A、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能立卷歸檔。

B、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接受手續,并立卷歸檔。

3、檔案資料管理要求:

A、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

B、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

C、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。

D、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

E、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

F、檔案組卷按不同業務性質分塊,以內空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

G、檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

H、檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。