某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理

科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為M*Y商業(yè)物業(yè)公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的手段,配備專職檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié),對現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理。

1、檔案資料的分類簡索

1)開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料

產(chǎn)權(quán)資料

A、項目批準(zhǔn)文件

B、用地批準(zhǔn)文件

C、投資許可證

D、規(guī)劃許可證

E、開工許可證

F、拆遷安置資料

技術(shù)資料

A、物業(yè)規(guī)劃圖

B、建筑施工圖

C、竣工圖

a)總平面圖

b)單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c)消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

D、地質(zhì)勘測報告

E、工程合同

F、開、竣工報告

G、工程預(yù)決算

H、圖紙會審記錄

I、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

J、隱蔽工程驗收簽證

K、沉降觀察驗收簽證

L、竣工驗收證明書

M、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

N、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

O、水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書

P、砂漿、混凝土試塊試壓報告

Q、供水的試壓報告

R、綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

S、消防系統(tǒng)驗收證明

T、房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的有關(guān)資料

U、公共設(shè)施檢查驗收證明

V、機(jī)電設(shè)備使用說明書

W、用水、用電、用氣指標(biāo)批文

*、水、電、氣表、校驗報告

Y、智能系統(tǒng)、通訊、電視等交驗證明及相關(guān)資料

物業(yè)資料

A、大廈基本資料

B、分區(qū)資料

2)管理單位自建檔案資料

(1)顧客資料

A、入住業(yè)主資料

a)入住業(yè)主通知書

b)入住業(yè)主協(xié)議書

c)顧客公約

d)其它

B、人員檔案

a)企業(yè)情況登記表

b)身份證

(2)日常管理資料

A、環(huán)境管理記錄

a)日常巡查記錄

b)垃圾清運記錄

c)消殺記錄

d)噪音檢測記錄

B、保安管理記錄

a)日常巡查記錄

b)交接班記錄

c)值班記錄

d)物資搬運放行記錄

e)緊急事件處理記錄

f)車輛管理記錄

g)夜間查崗記錄

h)閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶

B、出租檔案

a)入住認(rèn)定書

b)承租人員資料

D、車輛檔案

a)車輛詳細(xì)資料

b)車位使用協(xié)議

C、裝修管理檔案

a)裝修申請表

b)裝修工程隊安全責(zé)任書

c)臨時施工人員登記表

d)施工單位營業(yè)執(zhí)照

e)消防審批資料

D、維修服務(wù)檔案

a)維修委托單

b)維修服務(wù)回訪記錄

E、收費管理檔案

a)月收費明細(xì)表及匯總表

b)管理費收支公布表

c)管理處與外單位簽訂的各類合同

d)其它

F、設(shè)備管理檔案

a)公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

b)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運行記錄

c)設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄

d)智能系統(tǒng)值班記錄

e)設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄

f)水箱清洗記錄

g)二次供水設(shè)施衛(wèi)生合格證

h)水質(zhì)抽樣檢查報告

i)設(shè)備臺帳

G、大廈文化檔案

a)各項活動計劃及實施記錄

b)圖片及錄像

c)新聞媒介報導(dǎo)剪集

d)大廈文化活動總結(jié)

H、顧客意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄

I、顧客訪問記錄

J、顧客投訴及處理記錄

K、員工管理檔案

a)員工個人詳細(xì)資料

b)員工培訓(xùn)考核記錄

c)員工業(yè)績考核記錄

d)員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄

L、培訓(xùn)檔案

a)培訓(xùn)計劃及實施記錄

b)培訓(xùn)考核及跟查記錄

c)軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄

M、行政文件

a)政府部門文件

b)函件

c)物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件

d)管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件

e)管理處榮譽資料

N、其它

2、檔案、資料的管理辦法

1)檔案、資料建立及管理運作流程示意圖

2)檔案資料收、發(fā)管理程序

A、管理處重要資料(如開發(fā)商提供的資料)接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。

B、管理處日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。

3、檔案資料管理要求

1)采用各種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。

2)盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)

化為電腦儲存,便于查找和利用。

3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期失效文件。

4)原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

5)檔案的鑒定必須由管理處主任或其指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。

6)檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。為工作方便可設(shè)置部門開架檔案。

7)檔案保管必須有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任;檔案入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

篇2:小區(qū)分項物業(yè)管理方案:檔案建立

華庭小區(qū)分項物業(yè)管理方案:檔案建立

14.小區(qū)檔案建立與管理

建立j華庭的資料檔案,加強(qiáng)資料檔案的管理,對于保存小區(qū)的歷史信息,維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于樓宇及設(shè)備設(shè)施的檢查、維護(hù)、更新和住戶的溝通、聯(lián)系,作用不可低估。

(1)管理內(nèi)容

A.工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施資料等;

B.住戶檔案:所有住戶購(租)房合同(復(fù)印件),住戶基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

C.商場檔案:商場名稱、經(jīng)營范圍、審批手續(xù)、交費情況、經(jīng)營情況等;

D.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、監(jiān)控錄像、各類活動的照片資料、維修記錄、設(shè)備運行記錄、有償服務(wù)記錄、會議記錄、榮譽資料等;

E.財務(wù)檔案:逐年形成的小區(qū)財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

F.文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等。

(2)管理措施

A.制訂檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;

B.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;

C.專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;

D.配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)備設(shè)施,以滿足檔案管理要求;

E.根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采取不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;

F.實現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。

篇3:美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機(jī)系統(tǒng)對原始文件資料進(jìn)行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充,使其符合對美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機(jī),整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進(jìn)行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補(bǔ)充,形成美術(shù)館管理的無盲點網(wǎng)絡(luò)。

區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料,依照"采取的管理方式"中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術(shù)資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預(yù)決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s.其他技術(shù)資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點資料

d.娛樂設(shè)施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01

2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04

5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05

6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01

10保安運作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02

21消防設(shè)備(設(shè)施)運行管理辦法**.04.03

22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08

27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10

29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02

31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01

32供配電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03

34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01

37給排水設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03

39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01

42房屋設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03

44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05

46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)**.09.06

47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01

51空房管理辦法**.11.02

收貨部制度