華庭小區分項物業管理方案:檔案建立

14.小區檔案建立與管理

建立j華庭的資料檔案,加強資料檔案的管理,對于保存小區的歷史信息,維護管理的連續性和規范化,便于樓宇及設備設施的檢查、維護、更新和住戶的溝通、聯系,作用不可低估。

(1)管理內容

A.工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施資料等;

B.住戶檔案:所有住戶購(租)房合同(復印件),住戶基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

C.商場檔案:商場名稱、經營范圍、審批手續、交費情況、經營情況等;

D.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監控記錄、監控錄像、各類活動的照片資料、維修記錄、設備運行記錄、有償服務記錄、會議記錄、榮譽資料等;

E.財務檔案:逐年形成的小區財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

F.文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等。

(2)管理措施

A.制訂檔案管理制度,并嚴格執行;

B.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;

C.專人管理,責任到人,存放有序,管理規范;

D.配置專門的檔案管理用房和必要的設備設施,以滿足檔案管理要求;

E.根據檔案資料的形式、性質,采取不同的管理手段,科學管理,確保檔案資料完整、安全;

F.實現電腦化管理,提高管理水平。

篇2:物業管理處檔案員崗位職責

管理處檔案員崗位職責

(此崗并入前臺接待崗)

1.0負責本部門檔案及管理處較重要檔案的管理工作,保證檔案的準確性、系統性和完整性。

2.0做好檔案的借閱管理工作。

3.0具體確定文件材料歸檔范圍和保管期限的劃分。

4.0參與承辦各類檔案的整理、鑒定、歸檔、銷毀工作。

5.0保證檔案資料質量完好;確保案卷材料組合排列的條理性;保證案卷規格形式合乎有關標準要求;案卷裝訂結實美觀。

6.0負責各類檔案的分類編目,以便查閱和利用。

7.0負責資料的安全與保密工作,對所管理檔案的丟失、損壞、泄密負責。

8.0檔案員應熟悉公司檔案歸檔范圍,懂得分類編目,服務周到,書寫端正,字跡整齊。

9.0完成上級交辦的其它任務。