園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理

檔案資料管理是物業(yè)管理工作中的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為園區(qū)的公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。為此,管理處將配備檔案管理人員,建章立制,充分利用智能化系統(tǒng)、電腦系統(tǒng)和原始文件資料管理三個手段,建立與完善【**?新城國際】檔案管理體系,對所有檔案資料進行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理,為業(yè)主服務(wù)。

(一)檔案建立

檔案資料的分類:

1、開發(fā)商提供的資料

各類圖紙;

各類設(shè)施設(shè)備單位和聯(lián)系人、保修卡和說明書;

所有房屋驗收的合格證明;

所有業(yè)主商品房買賣合同的復(fù)印件;

業(yè)主基本情況表等;

房屋維修記錄。

2、管理處自建檔案資料

物業(yè)資料;

住戶資料;

日常管理資料;

車輛管理檔案;

裝修管理檔案;

工程返修檔案;

維修服務(wù)檔案;

收費管理檔案;

設(shè)備管理檔案;

社區(qū)文化檔案;

業(yè)主意見征詢、統(tǒng)計記錄;

服務(wù)質(zhì)量回訪記錄;

住戶投訴及處理記錄;

員工檔案管理;

培訓(xùn)檔案;

行政文件;

業(yè)主管理委員會文件。

(二)檔案管理

?檔案建立和管理流程

收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

?檔案管理要求

1、多種形式的檔案儲存方式并利于保管。

2、電腦儲存,便于查找和利用。

3、原始文件按照其使用性質(zhì)及重要性分類并編制相應(yīng)文件目錄。

4、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄并分柜保存。

5、檔案管理人員必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理手續(xù)并及時收回,防止文件流失和泄密。

6、檔案存放的環(huán)境要求達到防火、防潮等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),以保證檔案資料的完好無損。

篇2:小區(qū)分項物業(yè)管理方案:檔案建立

華庭小區(qū)分項物業(yè)管理方案:檔案建立

14.小區(qū)檔案建立與管理

建立j華庭的資料檔案,加強資料檔案的管理,對于保存小區(qū)的歷史信息,維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于樓宇及設(shè)備設(shè)施的檢查、維護、更新和住戶的溝通、聯(lián)系,作用不可低估。

(1)管理內(nèi)容

A.工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施資料等;

B.住戶檔案:所有住戶購(租)房合同(復(fù)印件),住戶基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

C.商場檔案:商場名稱、經(jīng)營范圍、審批手續(xù)、交費情況、經(jīng)營情況等;

D.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、監(jiān)控錄像、各類活動的照片資料、維修記錄、設(shè)備運行記錄、有償服務(wù)記錄、會議記錄、榮譽資料等;

E.財務(wù)檔案:逐年形成的小區(qū)財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

F.文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等。

(2)管理措施

A.制訂檔案管理制度,并嚴格執(zhí)行;

B.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;

C.專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;

D.配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)備設(shè)施,以滿足檔案管理要求;

E.根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采取不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;

F.實現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。

篇3:美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術(shù)館管理的無盲點網(wǎng)絡(luò)。

區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料,依照"采取的管理方式"中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術(shù)資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預(yù)決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s.其他技術(shù)資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點資料

d.娛樂設(shè)施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01

2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04

5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05

6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01

10保安運作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02

21消防設(shè)備(設(shè)施)運行管理辦法**.04.03

22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06

25弱電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)定**.04.07

26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08

27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09

28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10

29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02

31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01

32供配電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.06.02

33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03

34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01

37給排水設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.07.02

38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03

39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04

40管道維修工作規(guī)程**.07.05

41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01

42房屋設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.09.02

43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03

44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04

45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05

46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)**.09.06

47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07

48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業(yè)戶管理辦法**.11.01

51空房管理辦法**.11.02

收貨部制度