新星城項目物業檔案資料管理

隨著物業現代化的不斷發展,信息資源成為管理又一重要因素。檔案、信息管理從物業管理的介入期開始,始終伴隨著物業管理的進程,從物業的規劃設計、開發、監理、建筑的結構設施、設備及日常物業管理中的規章制度、記錄表格、業主投訴與回訪、承傳工作票等等都涉及到檔案、信息管理。為此,我們對檔案、信息資料采用計算機管理,達到"科學化、有序化、集中化"管理目標。

管理的內容

1、資料的收集

資料的收集堅持"來源多、內容廣"的原則。從物業管理的實際工作出發,擴大信息資料的來源,從建筑規劃到工程竣工;從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。

2、檔案資料的分類

所收集的檔案資料,根據其來源、內容、形式,進行集中整理和科學分類,做到條理清晰、分類合理,便于使用、查找、檢索。

移交資料

項目資料名稱

新星城項目規劃資料

1、項目批準文件

2、用地批準文件

3、規劃證、建筑許可證、開工許可證

4、拆遷安置資料

5、房地產平面圖

工程技術資料

1、竣工圖、總平面圖,建筑、結構、設備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、地質勘查報告、工程建設投標文件

3、工程合同及竣工報告

4、工程預決算

5、圖紙會審記錄

6、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

7、隱蔽工程驗收簽證

8、沉降觀察記錄

9、竣工驗收證明書

10、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

11、新材料、構配件的鑒定合格證書

12、水電氣、空調、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

13、砂漿、混凝土試塊試壓報告

14、供水、供氣、空調的試壓報告

15、園林綠化圖紙和清樣

16、設備清單、設備供貨合同,設備安裝調試記錄,使用注意事項、說明,質保書和保修單

17、工程監理報告

日常物業管理檔案、信息資料

項目資料名稱

物業資料物業基本資料、分區資料、商業網點資料、娛樂設施資料等

業主資料業主須知、業主基本資料、物品出入登記等

裝修資料裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業執照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等

維修資料修繕計劃與方案、維修申報表、維修服務派工單、維修回訪記錄、公共設施維修記錄等

綠化養護資料綠化檢查記錄、綠化養護記錄、禮儀擺花協議等

清潔、保潔資料清潔服務整改通知單、保潔日檢記錄等

消防管理資料消防巡視記錄、消防設施檢查記錄、動火作業審批表、消防設施運行記錄、火災隱患整改通知等

治安交通管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、護衛巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

設備管理資料設備臺帳、設備維修保養計劃與申請報告、設備維修保養記錄、設備運行記錄、設備維修分包協議、設備檢查記錄等

社區文化活動資料活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導、總結報告等

員工管理資料員工個人資料、聘用表、員工培訓計劃、員工培訓記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工內務管理記錄等

服務質量反饋資料服務質量回訪記錄、展戶、參展人員意見調查、統計記錄、業主人員投訴及處理記錄等

行政文件資料政府相關文件、法規、法律;公司有關文件、通知、函件;商茂世紀廣場物業規章制度、通知、通報等文件;物業榮譽檔案;物業接待、參觀記錄等

3、檔案資料管理的要點

(1)重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經過雙方負責人或其指定責任人驗收,完善交接手續后方能分卷立檔。

(2)檔案資料實行專人專職管理。

(3)檔案資料實行嚴格的借閱登記制度,歸還入檔時,必須經過審核檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽導致文件流失。

(4)檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責人或其指定的責任人負責,對檔案是否有效、作廢以及保存數量等做出決定。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效文件。

(5)檔案資料的管理必須做到"七防",即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等防潮物,檔案管理人員須定期檢查和清理,保證檔案資料管理環境條件符合要求。

4、檔案資料管理制度

(1)管理公司檔案資料員負責整理收集各類檔案資料。

(2)管理公司工作人員日常工作中必須完成工作范圍內的各類文件、記錄,以便檔案員收集。

(3)管理公司資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄,其他資料確沒有原始記錄,也可存復印件。

(4)檔案員負責做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。

(5)管理公司檔案資料分類:用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養資料、工程竣工資料及管理公司相關資料。

(6)已歸檔的資料,每月進行抽查,每季進行全面檢查,年度進行清理、檢查,對超期或已無保存價值的檔案,嚴格按銷毀規程進行。

(7)對外借閱

用戶借閱或其他人有關檔案資料,須向管理公司提出書面申請,經管理公司經理批準后,交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室,如遇特殊情況需復印的,應交納一定的保證金。

(8)對內借閱。

管理公司內部工作人員查閱檔案資料時,經管理公司經理批準后,交檔案室檔案員查找,但不得隨意復印

5、檔案資料管理體系

6、檔案資料銷毀規程

(1)每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理,并提出超過期限或已無保存價值的檔案。

(2)根據各類檔案資料的保管期限,在確定該檔案已超過保

存期限或已無保存價值時,由檔案資料員填寫銷毀單并報經理鑒定。

(3)經理在接到銷毀單10個工作日內,結合實際情況,并經管理公司辦公會議進行鑒定,確認無誤后,執行銷毀。

(4)銷毀。

篇2:社區物業接管驗收檔案資料建立管理規程

社區物業接管驗收及檔案資料的建立與管理

一、物業接管驗收:

主要分三個方面:

(一)檔案資料的驗收與交接

1、進駐該社區后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

2、辦公區各單位負責物業工作的負責人及聯系電話。

(二)公共設備、設施現場驗收與交接

1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現場交接小組,對房屋建筑、設施、設備等進行現場交接驗收。

2、將對現場交接中發現的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業公司和司法局人民政府負責人簽字確認后,各歸檔保存。

3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關部門公共協商解決。

4、對已接管驗收的區域,組織相關人員進行,以便盡快熟悉情況,保持環境整潔。

(三)物業管理用房的交接及鑰匙交接驗收

1、公司將派專人與該項目負責人進行物業辦公用房交接。

2、對公共區域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統一管理,做到放置穩妥,安全有序。

二、檔案資料的建立

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為辦公區域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業管理形式,我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段,引進先進的物業管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:

(一)委托方提供的資料

1、技術資料

A、竣工圖

B、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

2、竣工驗收證明書

建筑消防驗收合格證

水泵、配電柜變壓器、有線電視系統等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。

3、辦公區域使用資料

各樓層辦公資料(包括主要負責人、聯系電話)

建筑面積計算書

(二)檔案處建立的資料

1、物業資料

A、辦公樓基本資料

B、辦公區域基本資料

2、辦公區域使用資料

各辦公區域主要負責人資料

3、日常管理資料

A、保潔管理記錄

a、日常巡查記錄

b、綠化消殺記錄

c、供水、排水管線檢查記錄

B、保安管理記錄

a、日常巡查記錄

b、交接班記錄

c、值班記錄

d、物資搬運放行記錄

e、緊急事件處理記錄

f、車輛管理記錄

g、夜間查詢記錄

C、裝修管理檔案

D、維修服務檔案

a、維修服務登記表

b、維修服務回訪記錄

E、員工管理檔案

a、員工個人詳細資料

b、員工業績考核記錄

c、員工內務管理檢查記錄

F、培訓檔案

a、各項培訓計劃及實施記錄

b、培訓結果考核及跟查記錄

c、軍事訓練及消防演習記錄

G、行政文件

a、政府部門文件

b、物業公司及集團公司文件

c、管理處規章制度、通知、通報等文件

d、管理處獲得的榮譽

三、檔案、資料管理辦法

1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖

2、檔案資料收、發管理程序:

A、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收,完善交接手續后方能立卷歸檔。

B、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接受手續,并立卷歸檔。

3、檔案資料管理要求:

A、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。

B、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

C、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。

D、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

E、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

F、檔案組卷按不同業務性質分塊,以內空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

G、檔案保管必須有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

H、檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

篇3:某物業項目業主檔案資料管理規定

物業項目業主檔案資料管理規定

1.職責范圍

1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

1.3業主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業主檔案的內容包括:業主入住登記表、房屋裝修聯系表、裝潢施工安全保證責任書、室內設施驗收表、住戶裝潢協議書、物業管理合同、住宅移交手續。

1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印。

1.6未經領導同意不得擅自將業主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《檔案資料調出登記》,并督促借調人及時歸還。

1.7檔案的管理環境必須做到"三防"即:防火、防潮、防變質。

1.8日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即修復。

2.質量記錄:

2.1《檔案資料調出登記》C7.5.1-5.20-A