1目的

本程序用于標識、保存和處置職業(yè)健康安全記錄,為職業(yè)健康安全管理體系的有效運行提供真實的證據(jù)和信息。

2范圍

適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)記錄和管理。

3職責(zé)

3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門,負責(zé)記錄的管理和監(jiān)督檢查。

3.2各單位負責(zé)本單位記錄的填寫、收集、保管、標識和管理。

4工作流程

4.1記錄表格的設(shè)計與要求

4.1.1記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致,接口清楚。

4.1.2記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計整理。必要時,在某些較復(fù)雜的記錄表格中要有填寫說明。

4.13記錄表格由記錄產(chǎn)生部門負責(zé)人審批,多部門使用的由業(yè)務(wù)歸口負責(zé)人審批。

4.1.4記錄表格編號按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號規(guī)則》執(zhí)行。

4.2記錄的填寫、收集、整理

4.2.1記錄必須用鋼筆填寫,做到內(nèi)容真實、準確、完整、清晰,填寫及時。表格中的所有項目必須按規(guī)定填寫。

4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運行過程中形成的記錄,由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。

4.2.3記錄一般為文字記錄形式,也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。

4.3記錄的貯存和保管

4.3.1記錄由產(chǎn)生部門保存,填寫人記錄完畢定期交付保存者。

4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性,不得缺損和丟失。

4.4記錄的查閱

外來人員查閱記錄,須經(jīng)管理者審批后方可進行。

4.5記錄差錯的修正和空格的要求

4.5.1當記錄存在筆誤和計算差錯時,只允許劃改(在差錯處劃一道橫線),并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。

4.5.2當有空格時,應(yīng)在空白處劃一道斜線“/”表示此處無內(nèi)容。

4.6表格的修改,

4.6.1當表格不能滿足要求時,記錄產(chǎn)生部門應(yīng)重新設(shè)計表格,并執(zhí)行4.1條款。

4.6.2新表格到位后,表格發(fā)放部門應(yīng)將作廢的表格收回處理。

4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報企管科。

4.7記錄的處理

記錄超過保存期,由保管部門列出清單,填寫《記錄處理申請單》,由企管科批準后,處理如下:

4.7.1需留著參考的,在記錄的首頁上加蓋“作廢”印章,分開保存。

4.7.2其余記錄由保管部門銷毀,企管科監(jiān)督執(zhí)行。

篇2:QMS質(zhì)量手冊質(zhì)量記錄控制程序

QMS質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制程序

1.目的:

對質(zhì)量管理體系所要求的予以控制,以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據(jù)。

2.適用范圍:

本程序適用證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。

3.職責(zé)

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負責(zé)質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負責(zé)人負責(zé)批準本部門編制的質(zhì)量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應(yīng)及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應(yīng)填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質(zhì)量記錄清單》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總,內(nèi)容包括記錄的名稱、編號、產(chǎn)生部門、保存期限、保存部門等。各部門應(yīng)將本部門使用的質(zhì)量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負責(zé)收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質(zhì)量管理體系記錄按《質(zhì)量記錄清單》的規(guī)定進行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內(nèi)容正確完整,字跡應(yīng)清晰,能準確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯誤,要用劃線的方式進行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進行審查,內(nèi)容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應(yīng)防止損壞、變質(zhì)和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關(guān)方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制

4.5.1各部門向綜合部領(lǐng)用所需記錄的空白表,應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復(fù)制,要經(jīng)相應(yīng)部門負責(zé)人批準并填寫《文件借閱、復(fù)制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》,經(jīng)管理者代表審批后,統(tǒng)一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規(guī)定其保存期限,保存期滿后,經(jīng)公司管理者代表審查認為暫時還不能銷毀時,要加以標識,注明繼續(xù)保存期限,繼續(xù)保存下去。

5.相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標準表格

6.1《質(zhì)量記錄清單》

6.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復(fù)制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質(zhì)量記錄控制程序

工廠質(zhì)量記錄控制程序

1.目的

確保質(zhì)量記錄的有效性、完整性,為質(zhì)量體系有效運行和產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求提供客觀證據(jù),并為有追溯性要求的場合提供證實。

2.適用范圍

適用于所有與質(zhì)量有關(guān)的質(zhì)量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質(zhì)量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部負責(zé)質(zhì)量記錄的歸口管理,負責(zé)對質(zhì)量記錄標識、樣式適用性的審核和確認,并匯編質(zhì)量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負責(zé)本職能范圍內(nèi)的專業(yè)性質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發(fā)、保存和管理。

4.3記錄人員負責(zé)認真填寫,保證質(zhì)量記錄真實、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質(zhì)量記錄的形成及其范圍

5.1.1質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。根據(jù)質(zhì)量可追溯性要求和質(zhì)量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應(yīng)的記錄表單,在質(zhì)量記錄表單投入使用前,由各部門上報質(zhì)保部進行適用性審核和確認。

5.1.2根據(jù)產(chǎn)品性能要求,為證實產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系運行有效,所產(chǎn)生與質(zhì)量體系相適應(yīng)的各種質(zhì)量記錄,均需受控。

5.1.3質(zhì)量記錄包括與質(zhì)量體系運行有關(guān)的記錄、與產(chǎn)品有關(guān)的記錄、來自顧客和分承包方的質(zhì)量記錄。

5.2質(zhì)量記錄的管理要求

5.2.1質(zhì)量記錄的標識

a.質(zhì)量記錄的標識應(yīng)與相應(yīng)質(zhì)量體系程序文件中設(shè)定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質(zhì)量記錄的標識標志在記錄表右上角的適當位置。

5.2.2質(zhì)量記錄的編目

a.為便于質(zhì)量記錄管理、檢索和查閱,質(zhì)量記錄由質(zhì)保部負責(zé)編目。

b.質(zhì)保部每年對各部門質(zhì)量記錄的適用性進行一次核查,作適當增刪。

5.2.3質(zhì)量記錄的填寫要求

質(zhì)量記錄應(yīng)正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內(nèi)容完整。

5.2.4質(zhì)量記錄的收集

質(zhì)量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準確性,并進行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質(zhì)量記錄的貯存

a.質(zhì)量記錄應(yīng)有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環(huán)境應(yīng)防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質(zhì)量記錄,如存貯在電子媒體上的質(zhì)量記錄應(yīng)注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內(nèi)容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質(zhì)量記錄的保存

質(zhì)量記錄保管期限需根據(jù)國家法令法規(guī)、行業(yè)通用準則、顧客特殊要求和產(chǎn)品責(zé)任方面要求制訂,并寫入《質(zhì)量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產(chǎn)品/過程認可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產(chǎn)品停產(chǎn)后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質(zhì)量控制卡、PPM報告等質(zhì)量業(yè)績記錄保存二年;

(3)內(nèi)部質(zhì)量體系/過程/產(chǎn)品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產(chǎn)品安全性的質(zhì)量記錄至少保存15年。

5.2.7質(zhì)量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫借閱/歸還登記表,本部門負責(zé)人批準,在資料室內(nèi)查閱,如需外借,由管理人員提供復(fù)印件,并應(yīng)按規(guī)定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續(xù)由質(zhì)保部辦理,需廠長批準。

5.2.8質(zhì)量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質(zhì)量記錄,由記錄保管部門負責(zé)人提出申請、填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》后,報質(zhì)保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質(zhì)量記錄需銷毀的,由部門負責(zé)人審批后,方可銷毀。

b.質(zhì)量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》。

5.2.9質(zhì)量記錄格式的修改

a.質(zhì)量記錄格式需要修改時,填寫《質(zhì)量記錄格式審批表》,并附表樣,由質(zhì)保部審批。

b.修改后的質(zhì)量記錄格式啟用時,責(zé)任部門負責(zé)將原質(zhì)量記錄表收回,交質(zhì)保部統(tǒng)一處理。

5.3質(zhì)量記錄的分析評定和分發(fā)

5.3.1單獨的報告、周期性連續(xù)報告和狀態(tài)報告應(yīng)被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產(chǎn)品認可/過程認可;

d.能力證明(人/機器包括模具/組織的質(zhì)量能力);

e.質(zhì)量審核(體系、過程、產(chǎn)品審核);

f.材料檢驗;

g.校準;

h.質(zhì)量控制圖;

i.索賠;

j.所實施的糾正措施的證明;

k.質(zhì)量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質(zhì)量損失的證明;

n.預(yù)防性保養(yǎng)記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責(zé)任的質(zhì)量記錄進行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經(jīng)審批后的分析評定報告由質(zhì)保部分發(fā)給各個責(zé)任部門使用。

6.相關(guān)文件和表單

QR/SH16.01-01《質(zhì)量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質(zhì)量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質(zhì)量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質(zhì)量記錄借閱/歸還登記表》