第一章?總則

第1條為規(guī)范公司會議管理,提高會議質(zhì)量和效率,制定本辦法。

第2條本辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。

第3條主要職責(zé)。

1.集團領(lǐng)導(dǎo):負責(zé)重要會議計劃方案及會議紀要的審批。

2.集團行政管理中心:負責(zé)會議計劃方案的策劃、落實以及會議的通知、考勤、紀律管理、后勤服務(wù)等。

3.集團各中心:負責(zé)相關(guān)會議組織、召開、參與、準備及會議決定的落實等。

第二章?會議類型

第4條固定會議。主要指公司級別的相對固定的大型綜合會或?qū)ｎ}會議等。

會議名稱召集部門會議周期參會人員議題和活動

股東大會董事會年度

每年4月股東、董事會成員、監(jiān)事會成員;集團中高層以上管理人員和各分公司經(jīng)理審議通過董事會、監(jiān)事會工作報告以及財務(wù)工作報告

公司年會企業(yè)管理

中心年度

春節(jié)前半個月左右分公司主要管理人員,獲獎人員,部分項目經(jīng)理,總部全員年度工作報告、年度表彰、年終聚餐

經(jīng)營工作會議經(jīng)營管理

中心半年度

過年后和6月底各分公司經(jīng)理、經(jīng)營負責(zé)人、部分項目經(jīng)理;集團總部各部門負責(zé)人經(jīng)營工作總結(jié)及座談

財務(wù)工作會議財務(wù)管理

中心半年度

過年后和6月底集團財務(wù)部門全員

各分公司財務(wù)負責(zé)人財務(wù)工作總結(jié)及座談

質(zhì)安工作會議工程管理

中心半年度

過年后和6月底集團工程部門全員

各分公司負責(zé)人工程質(zhì)量、安全、創(chuàng)優(yōu)的總結(jié)與座談

公司例會企業(yè)管理

中心每周

周一召開公司高管

各部門負責(zé)人上周重大問題及部門計劃執(zhí)行情況等

第5條非固定會議。指各種非固定的專題會議、接待會議、研討會以及其他各種臨時會議。包括信息化會議、接待上級主管主管部門與合作單位的會議,部門研討會、培訓(xùn)會議等。

第6條會議的形式。可分為現(xiàn)場會議、視頻會議、電話會議等。年度、半年度的固定大型會議,需要現(xiàn)場參與;其他會議可根據(jù)情況靈活選擇相應(yīng)的會議形式,但應(yīng)保證一定的現(xiàn)場會議次數(shù)。

第三章?會議計劃

第7條制定會議計劃方案。按固定、非固定兩類會議,行政管理中心做不同的計劃方案。

1.固定會議計劃:行政管理中心可在每年年末制定第二年的會議計劃(不含每周例會),填寫《會議計劃表》,并上報集團領(lǐng)導(dǎo)審批,在第二年年初公布計劃。

2.非固定會議計劃:各會議組織部門需在每月25號前向行政管理中心呈報會議需求,填寫《會議需求表》,行政管理中心收到會議需求后,進行統(tǒng)一規(guī)劃,制定月度會議計劃,填寫《會議計劃表》,并將方案上報集團領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)協(xié)調(diào)確認審批后,行政管理中心負責(zé)在每月30號公布下月會議計劃安排。

3.每周例會固定在每周一上午9:00在公司會議室召開,特殊情況需變動的,應(yīng)于上周周四發(fā)出下周例會變動計劃的通知。

第8條組織實施。行政管理中心負責(zé)協(xié)助其他部門組織會議,其他部門負責(zé)具體的會議計劃實施,組織協(xié)調(diào)人員,主持召開會議。

第9條計劃控制。行政管理中心負責(zé)督促其他各部門執(zhí)行會議計劃,當(dāng)出現(xiàn)臨時突發(fā)狀況,行政管理中心負責(zé)及時調(diào)整計劃,合理安排,保證會議的順利召開。

第四章?會議準備

第10條公布會議通知。會議通知由責(zé)任部門提前3天擬定(大型會議需提前7天),責(zé)任部門按《會議通知》模板(附件3)填寫好內(nèi)容,通知的內(nèi)容包括會議時間、參會人員、討論主題、會議議程等,經(jīng)部門負責(zé)人確認后發(fā)給行政管理中心,行政管理中心審核后進行公布。

第11條會場安排。行政管理中心協(xié)助會議責(zé)任部門按照會議要求,負責(zé)會場準備,按照《會議準備確認表》準備好各類物品,責(zé)任部門負責(zé)人和行政管理中心負責(zé)人進行確認。對于電話會議和視頻會議,應(yīng)事先請公司系統(tǒng)管理員調(diào)試,確保設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。

第12條會議室使用。會議室的使用由行政管理中心統(tǒng)一安排,行政管理中心負責(zé)安排清潔人員打掃會議室,保持會議室的干凈、整潔。臨時需用會議室的部門及人員要通知行政管理中心,行政信心中心進行登記,并準備相關(guān)物品,安排會后打掃。

第13條參會人員、場地、住宿、用餐等事項確認。責(zé)任部門在會議通知發(fā)出以后在開會之前,必須安排專人負責(zé)會議場地、參會人員的確認工作。

第14條參會人員預(yù)備工作。

1.參會人員需按會議通知要求準備會議材料。材料內(nèi)容包括上次會議決議的實施情況、上一階段主要工作、下一步工作計劃、擬提交討論的議案等。

2.參會人員如有重要材料容匯報,應(yīng)提前至少一天發(fā)送給其他參會人員。

3.不允許提出對于本次會議未準備討論的議題或本部門內(nèi)部協(xié)調(diào)即可解決的問題。

第五章?會議召開

第15條會場紀律。

1.準時出席,不遲到、早退、缺席;

2.會議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動位置,確需接聽時,應(yīng)到會議室外,切勿影響會議的正常進行。

3.會議期間不準大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡;

4.與會人員不準做與會議無關(guān)的雜事,不得在會場上隨意走動。

5.不泄露會議機密,妥善保管會議材料,不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。

第16條簽到。與會人員在《會議簽到表》上簽到,會議記錄人員或會議組織部門指定專人對簽到進行確認。

第17條會議議程原則。會議組織者要明確會議議程原則,并向會議主持人和記錄人等轉(zhuǎn)達議程原則,以確保會議的有效進行。

1.會議主持。會議由主持人負責(zé)引導(dǎo)會議進程,完成會議的各項議程。

2.會議記錄。組織者指定專人做會議記錄,會議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式,以確保記錄準確。重要會議應(yīng)安排拍照,供公司新聞稿用。

3.時間控制。主持人按照會議議程控制會議時間,會議記錄人員對主持人做出提醒,經(jīng)主持人提議可以適當(dāng)延長會議時間。

4.主題明確。會議圍繞會議主題進行發(fā)言、討論,主持人要確保主題明確,對跑題、偏題的發(fā)言要及時指出,會議記錄人員對主持人做出提醒。

5.形成決議。會議最后要形成決議或結(jié)果,由主持人確認。

6.會議結(jié)題。主持人在會議最后做出總結(jié),宣布會議決議或結(jié)果。

第六章?會后落實

第18條會議材料的整理與存檔。

1.會議材料搜集、匯總。在會后1天內(nèi),會議發(fā)言人應(yīng)將本人會議上所用書面材料的電子稿提交會議記錄員和行政管理中心。

2.會議紀要整理、發(fā)布。在會后2天內(nèi),會議記錄員整理好會議紀要,提交給部門領(lǐng)導(dǎo)或集團領(lǐng)導(dǎo)審閱后,再交給行政管理中心,由行政管理中心負責(zé)發(fā)送給相關(guān)部門。

3.存檔、備案。行政管理中心檔案管理人員,對會議材料和會議紀要進行歸類存檔,作為公司的知識資源。

第19條決議落實。會議上形成的決議由相關(guān)主管部門負責(zé)督辦、落實,決議的完成情況由監(jiān)督審計中心負責(zé)監(jiān)督、檢查,并計入部門考核。

第20條會議統(tǒng)計。行政管理中心每月3號之前匯總上月會議情況形成《每月會議完成報表》,內(nèi)容包括會議計劃與執(zhí)行、會議考勤、紀律、會議決議等;及時收*議決議的執(zhí)行進度,并適時公布。

第七章?會議總結(jié)

第21條會議管理總結(jié)。行政管理中心每個月對會議管理的實際情況做出總結(jié),包括執(zhí)行情況、問題、建議等,并根據(jù)會議管理經(jīng)驗,不斷完善會議管理辦法和流程。

第22條會議運行總結(jié)。各部門應(yīng)對會議的有效性進行總結(jié),提出意見和建議,組織專題會議研討會議召開的頻次與方式、會后實施與監(jiān)督辦法,不斷改進會議效率、質(zhì)量。

第23條會議中,各部門應(yīng)對上一個周期會議上提出各項問題的解決情況進行反饋,有結(jié)果的反饋結(jié)果,沒有結(jié)果的則反饋具體解決到哪一步,預(yù)計還有多少時間能完成,明確時間和主要推進步驟。

第八章?附則

第24條本辦法由集團行政管理中心負責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第25條本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第26條附件:(1)會議計劃表;(2)會議需求表;(3)會議通知;(4)會場準備確認表;(5)會議簽到表;(6)每月會議完成報表。

篇2:安全生產(chǎn)會議例會管理制度標準

一、目的

為進一步明確“安全第一、預(yù)防為主”的安全生產(chǎn)工作方針,建立良好的安全信息交流平臺,采取有力的安全技術(shù)措施,將公司安全工作做得更好,特建立安全生產(chǎn)會議管理制度。

二、范圍

2.1、本制度規(guī)定了本公司安全生產(chǎn)會議安全目的、形式、內(nèi)容、要求。

2.2、范圍:本制度適用于本公司安全生產(chǎn)會議。

三、職責(zé)

管理部負責(zé)本制度的實施、管理。

四、管理內(nèi)容

4.1、安全生產(chǎn)會議的主要任務(wù)(議題)

4.1.1、以本公司安全生產(chǎn)的承諾、方針、目標為中心,檢查落實情況;

4.1.2、通報本公司安全生產(chǎn)月查情況及整改措施完成情況;

4.1.3、檢查以前安全會議確定的事項的落實情況。

4.1.4、各班組及主管人員匯報本班組關(guān)于安全生產(chǎn)需要解決的問題;

4.1.5、每位員工在會上可以提出安全管理的合理化建議及查找目前公司在生產(chǎn)、儲存過程中存在的安全隱患。

4.1.6、形成決議,供下次會議檢查落實情況.

4.2、具體要求

4.2.1、公司每月召開一次安全生產(chǎn)會議。

4.2.2、公司安全生產(chǎn)會議由安全生產(chǎn)責(zé)任人主持,有關(guān)生產(chǎn)部門和相關(guān)人員參加。

4.2.3、每年的年初或年末要組織一次安全工作會議,總結(jié)全年安全工作情況及布置來年的工作計劃和方案。

4.2.4、生產(chǎn)作業(yè)場所每周開一次生產(chǎn)會議,總結(jié)一周的生產(chǎn)安全情況。生產(chǎn)作業(yè)場所例會的主要內(nèi)容:生產(chǎn)產(chǎn)品及使用原料的危險化學(xué)品品種、危險有害特性、使用注意事項,并對操作人員穿戴勞動防護用品情況進行總結(jié),有無赤膊、穿拖鞋、不穿工作服的現(xiàn)象,生產(chǎn)、儲存過程中存在的其他問題等。

4.2.5、安全生產(chǎn)會議要形成會議記錄《安全生產(chǎn)例會記錄》和《班組例會記錄》。

會議要有會議主題,提出的問題要有落實措施,下次會議要對上次會議提出的問題進行檢查。

五、記錄:《安全生產(chǎn)例會記錄》、《班組例會記錄》DB/5.1-007-006-JL***-2016

篇3:酒店商務(wù)部大型會議節(jié)慶活動管理制度

酒店商務(wù)部大型會議節(jié)慶活動管理制度

1、遇大型會議及節(jié)慶活動時應(yīng)提前一周填寫表格并通知保安部、餐飲部、工程部、總經(jīng)理辦公室等相關(guān)部門。

2、各部門應(yīng)做好接待前的安全檢查工作,確保設(shè)備設(shè)施完好、到位。

3、保安部門做好現(xiàn)場秩序的維護工作,工程部派人負責(zé)現(xiàn)場用電及設(shè)備實施安全使用的監(jiān)控工作。

4、商務(wù)部應(yīng)根據(jù)人員數(shù)量及集中程度對整個活動進行策劃。

5、衛(wèi)生清潔部門應(yīng)加大清潔及消毒的頻次及力度,經(jīng)常開窗通風(fēng),保障室內(nèi)空氣清潔,無異味。

6、保安部做好現(xiàn)場的安全檢查及監(jiān)管工作。

7、餐飲部應(yīng)準備足夠食物及物資,包括衛(wèi)生用品、餐具等,并抓好食品衛(wèi)生安全工作。

8、做好賓客的事先安全告知工作。

9、協(xié)助保安部門維持現(xiàn)場秩序,隨時做好應(yīng)對突發(fā)事件的準備。

10、部門經(jīng)理應(yīng)做好活動接待過程中的協(xié)調(diào)工作,其他相關(guān)部門應(yīng)做好接待過程中的協(xié)助工作。