第一章?總則

第1條為加強(qiáng)公司檔案管理,保證檔案管理的有效性、規(guī)范性,理順工作程序,明確工作職責(zé),使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本辦法。

第2條本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作,財(cái)務(wù)檔案管理須參照財(cái)務(wù)有關(guān)制度實(shí)行。

第3條本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等都是企業(yè)檔案的有機(jī)組成部分,應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善管理,統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第4條主要職責(zé)。

1.集團(tuán)行政管理中心:負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作;負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。

2.集團(tuán)各中心:負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作;指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。

3.區(qū)域公司:負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作;接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督,并定期向行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。

第二章?管理體制

第5條公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔;區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。

第6條集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室,負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理,并對(duì)各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第7條每個(gè)中心/區(qū)域公司指定專人(兼職)負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理,檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人,第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。

第8條日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理,并移交給行政管理中心檔案管理員。

第9條集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。

1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作,定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查,及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題,確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。

2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。

3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料,做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。

4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對(duì)工作,保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。

5.及時(shí)對(duì)超期保管的檔案提出處理意見,做好檔案的銷毀工作。

6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置工作。

7.及時(shí)總結(jié)檔案管理工作情況,向集團(tuán)匯報(bào)檔案管理工作,提出檔案管理工作的意見和建議。

8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。

9.組織對(duì)區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。

第10條區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。

1.區(qū)域公司要指定專門的機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員,認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作,并對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.區(qū)域公司所屬項(xiàng)目工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)結(jié)束后,工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料收集齊全,整理完善,及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)工程管理中心審核,并移交區(qū)域公司檔案管理部門。

3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作,建立健全科學(xué)的檔案管理制度;為便于對(duì)檔案的有效利用,應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù),配備必要的設(shè)備設(shè)施,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失,確保檔案的安全和完整。

4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)活動(dòng),并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)匯報(bào)。

第三章?文件材料的形成和歸檔

第11條檔案的收集。檔案資料是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會(huì)議資料、申報(bào)資料、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會(huì)議審計(jì)資料等,形式可為光盤、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級(jí)單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。

第12條歸檔時(shí)間:

1.黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的文件材料(包括電子文件)在次年的1月份前歸檔。

2.財(cái)務(wù)類檔案五年一歸,期間由財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。

3.審計(jì)類檔案,由審計(jì)部門整理成冊(cè)(包括電子目錄),次年3月底前歸檔。

4.經(jīng)營(yíng)管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊(cè)向檔案室歸檔。

5.實(shí)物類證書如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照證件類都隨時(shí)歸檔。

6.載體類(報(bào)刊、照片、光碟),在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。

第13條歸檔要求:

1.歸檔的文件材料必須齊全完整,照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說(shuō)明材料一起歸檔。

2.歸檔的文件材料必須是原件,必須易于長(zhǎng)久保存,同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整,審查簽字手續(xù)完備,禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。

3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案,由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔,同時(shí)報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。

4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄,案卷目錄一式兩份,一份由檔案管理員存檔,另一份由歸檔部門留存,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第14條歸檔范圍:各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料,重點(diǎn)收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級(jí)和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括:

1.黨群工作形成的文件材料:包括黨務(wù)、工、青、婦,商會(huì)、協(xié)會(huì)等工作形成的文件材料。

2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn),企業(yè)章程,股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議,企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置及變更,行政及法律事務(wù),公證、審計(jì),人事任免等工作形成的文件材料。

3.經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策,計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工作,資產(chǎn)管理,知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,企業(yè)信用管理、形象宣傳,合同管理,財(cái)務(wù)管理,物資管理,營(yíng)銷管理,境外經(jīng)營(yíng)管理以及招投標(biāo)項(xiàng)目管理等方面的文件材料。

4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料:包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作,質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作,能源管理,企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè),科技管理,生產(chǎn)安全和消防工作,事故分析與處理,交通管理,環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制,危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與控制,計(jì)量工作,標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料:包括基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。

6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開竣工報(bào)告、施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程定位記錄、地基驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測(cè)記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙。

7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料:包括購(gòu)置設(shè)備儀器的立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同,設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等方面的文件材料。

8.會(huì)計(jì)工作形成的文件材料:包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等方面的文件材料。

9.人力資源管理形成的文件材料:包括員工基本信息、勞動(dòng)合同、職工履歷、工資、考核、技能評(píng)定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、社會(huì)保險(xiǎn)與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。

10.公司重大活動(dòng)、會(huì)議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報(bào)告,以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。

11.公司人員外出參與會(huì)議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。

12.其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

第15條檔案的密級(jí)。檔案的保密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。

1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分,包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的,一旦泄密會(huì)使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。

2.“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分,包括在一定時(shí)期,一定范圍內(nèi)需要保密的,一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分,一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

4.“內(nèi)部”是沒有對(duì)外的文件,只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。

第四章?檔案管理

第16條檔案的分類與編目。

1.檔案的分類是以公司全部檔案為對(duì)象,由行政管理中心組織所有部門對(duì)檔案進(jìn)行分類,形成檔案分類大綱,并按檔案分類大綱進(jìn)行編號(hào)。

2.檔案管理員對(duì)接收的各類歸檔材料及檔案要及時(shí)地進(jìn)行登記,并編制案卷目錄。

第17條檔案的保管。

1.檔案室必須有專門檔案庫(kù)房,配備專用的檔案柜架,并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。

2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

第18條歸檔材料及檔案的移交。

1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時(shí)要認(rèn)真驗(yàn)收,嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。

2.各部門發(fā)生變動(dòng)、撤銷時(shí),應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。

第19條檔案的鑒定。

1.檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》(見附件1)劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種,凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長(zhǎng)。

2.公司要定期對(duì)檔案的密級(jí)、時(shí)限進(jìn)行鑒定,鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。

3.對(duì)歸檔文件必須在顯著位置(例如文件頁(yè)面的右上角)注明“歸檔”字樣,有密級(jí)的還應(yīng)注明“密級(jí)”。

4.凡是已超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》(見附件2)上登記,并填寫《檔案銷毀清冊(cè)審批表》(見附件3)經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)審批后由專人監(jiān)銷,《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)立卷永久保存。

第20條檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具,以保證及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。

第21條檔案借閱管理。檔案借閱可通過(guò)OA流程或填寫《檔案借閱審批表》(見附件4)進(jìn)行申請(qǐng)。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機(jī)密檔案的批準(zhǔn)手續(xù),填寫《絕密、機(jī)密檔案審批表》(見附件5),未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》(見附件6),并監(jiān)視借閱人員如實(shí)填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則:

1.公司檔案不允許外單位人員查閱。

2.非財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)、審計(jì)檔案,須經(jīng)總裁批準(zhǔn),方可查閱。

3.公司內(nèi)部員工因工作需要,由所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工作范圍內(nèi)的檔案。

4.具有保密要求的電子檔案,未經(jīng)批準(zhǔn),任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播等,一般情況下不得通過(guò)聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用,如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時(shí),必須符合企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定,并有穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.凡外出工作或調(diào)離本公司的員工,離開前必須歸還全部所借檔案。

第22條檔案借閱流程

1.內(nèi)部、秘密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

2.機(jī)密、絕密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

第23條開發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī),任何個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容,對(duì)涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為,應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

第五章?附則

第24條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第25條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò),自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第26條附件:(1)檔案歸檔范圍和保管期限;(2)檔案銷毀清冊(cè);(3)檔案銷毀清冊(cè)審批表;(4)檔案借閱審批表;(5)絕密、機(jī)密檔案審批表;(6)檔案借閱登記簿。

篇2:客運(yùn)專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。

第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。

第六條?檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。

第十二條?對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房,購(gòu)置足夠的檔案裝具,檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。

(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負(fù)責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對(duì)收集來(lái)的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來(lái)的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時(shí)間:

文書檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。

招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊(cè)銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來(lái)的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案適時(shí)提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條?項(xiàng)目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進(jìn)行分類編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購(gòu)置申批表;

2.2設(shè)備開箱驗(yàn)收的裝箱單及開箱驗(yàn)收清單,出廠合格證及隨機(jī)文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過(guò)安裝、試開、驗(yàn)收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開記錄、驗(yàn)收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運(yùn)行設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進(jìn)、改造以及報(bào)廢文件等;

2.7設(shè)備各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)月報(bào)表。

3.設(shè)備檔案對(duì)外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設(shè)備管理員應(yīng)及時(shí)將本部門設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負(fù)責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。