第一章?總則

第1條為規范辦公用品及設備的采購、領取、使用、保管與維修,使之管理有序,責任明確,以便更好地服務于公司各項工作和降低辦公用品及設備的使用經費,特制定本辦法。

第2條本辦法適用于公司辦公用品及設備的管理。所指辦公用品及設備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公器具設備,電視、空調、風扇、取暖器等家電設備。

第3條主要職責。

1.集團行政管理中心主任:審核采購預算計劃;監督指導集團總部物資用品的發放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標準。

2.集團采購主管:組織實施日常辦公用品的采購及預算計劃;采購總部打印機、復印機耗材等各類辦公用品。

3.集團前臺/后勤管理員:負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負責對各類用品的領用、發放;建立各類用品管理臺賬并及時更新,保證賬物相符。

4.集團財務管理中心:負責審批采購計劃和采購費用報銷并監督采購。

第二章?辦公用品及設備的計劃管理

第4條行政管理中心根據集團下達的辦公用品及設備年度采購預算及各單位實際情況,分解并下達各部門年度辦公用品及設備費用計劃。

第5條各部門依據行政管理中心提供的明細清單填寫《辦公用品及設備采購明細表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領人所需增配辦公用品數量進行檢查,不合規定或超出標準的予以駁回。

第6條行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及設備采購明細表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據此實施采購。

第三章?辦公用品及設備的采購

第7條采購人員根據采購計劃采購物品,要認真負責,堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負責退還,屬自身原因自行賠償。

第8條供應商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開比質、比價等方式擇優確定供應商。

1.為保證集團以較低的價格獲得高質量的辦公用品及設備,集團將先行擇優選取2~3家實力較強的供應商經過同類(種)產品比質、比價后,各自提供其最具競爭力的產品品種及服務。

2.引入競爭機制,要求供應商每季(月)提供最新的產品報價及樣品,集團集中評定后及時調整各供應商的采購品種與數量。條件成熟時,再確定長期供應商。

3.行政管理中心負責與供應商簽訂采購及服務協議。

4.對于零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優購買。

第9條采購。

1.采購申請流程。

①單價<500元的:

集團總部:員工發起→集團業務中心負責人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。

區域公司:辦公室/綜合部發起→區域公司負責人審批→區域公司辦公室采購、分發→區域公司財務部核查、備案→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。

②單價≥500元的:

集團總部員工發起或區域公司辦公室/綜合部發起→集團業務部門負責人審批或區域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發→財務管理中心備案→行政管理中心歸檔。

2.單價超過1000元的辦公用品及設備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準后,由采購小組按照貨比三家、質優價廉的原則負責采購。

3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤后,填寫一式三聯的入庫單,其中存根聯由行政管理中心留存,記賬聯交付采購主管用于報銷,回執聯由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。

4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應按其類別、品名分門別類碼放整齊,并負責物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。

5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品,在征得集團領導同意后執行,購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。

第四章?辦公用品及設備的領取

第10條集團的辦公用品統一由行政管理中心保管和發放,各部門需使用辦公用品的可按領用規定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領取。

第11條使用部門領用常規性辦公用品應以舊換新,填寫辦公用品《領料單》(詳見附件1),辦理相關領用手續后,方可領取。

第12條辦公用品應為辦公所用,不得據為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。

第13條使用辦公用品應以室為家,在日常工作中,提倡節約作風,物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。

第14條精心使用辦公設備,認真遵守操作規程,使用后及時關閉電源,避免人為對各種設備的損害。

第15條凡屬各部門或部門內員工共同使用的辦公用品和設備應指定專人負責保管,員工使用時應作借用、歸還登記。

第16條員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(指固定資產、計算機等非易耗品)。

第17條集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印制,各部門按需領用,行政管理中心負責登記工作。各部門專用資料如需印制,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制,行政管理中心印制完畢后通知相關領用并登記。

第五章?辦公用品及設備的保養維修

第18條各部門按照設備的操作規程要求,對辦公設備進行定期維護,做好清潔保養工作。

第19條電話、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公設備出現故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公設備維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯合企業技術中心統一安排維修。

第20條企業技術中心每季度定期組織對辦公設備進行檢查,統計辦公設備使用與維修情況。

第21條經鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。

1.人為物理損壞或使用不當;

2.私自拆裝辦公用品與設備;

3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

4.保管不善造成物品遺失的;

5.其他的人為因素造成的損壞。

第六章?辦公用品及設備的盤點與報廢處理

第22條盤點的組織管理。由行政管理中心和財務管理中心,組織各中心、區域公司對辦公用品和設備進行盤點。

第23條盤點頻度與要求。每半年盤庫結算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關人員責任。

第24條報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用者/保管人填寫《設備報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續完成后,及時辦理補充新品的領用手續。

報廢流程:使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務總監審核→行政副總或總裁簽批→財務管理中心進行賬務處理。

第七章?辦公用品及設備的監督控制

第25條行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進行統計與調查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領用量、余量做統計分析報表,上報行政副總和總裁。

第26條行政管理中心對各部門辦公設備維修與保養做統計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制設備維修費用。

第27條各中心根據辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預算,報行政管理中心,行政管理中心據此對辦公用品的使用進行監督,控制辦公用品經費。

第28條財務管理中心負責對辦公用品與設備的購置、維修、報廢等程序進行監督。企業管理中心對列屬固定資產的辦公用品與設備的狀態及變更程序進行監督。監督審計中心負責對各部門的管理行為進行監督。

第八章?附則

第29條本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。

第30條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。

第31條附件:(1)辦公用品領用單;(2)辦公設備維修申請單;(3)物品損壞賠償折價表;(4)設備報廢申請單。

篇2:油品調運分公司辦公用品管理制度

工貿油品調運分公司辦公用品管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)辦公用品管理,節約成本,提高效率,規范流程,明確責任,倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式,特制定本制度。

第二章分類

第二條辦公用品分為固定資產類辦公用品、非消耗性辦公用品、消耗性辦公用品

(一)固定資產類辦公用品,如:辦公桌、辦公椅、傳真機、復印機、電腦、打印機、掃描儀、碎紙機、照相機、汽車等;

(二)非消耗性辦公用品,如:計算器、電話機、訂書機、打孔機、剪刀、紙刀、白板等;

(三)消耗性辦公用品,如:筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復寫紙、釘書釘、筆芯、公司印刷品、墨盒、復印紙、傳真紙、水性筆、白板筆等;

第三章申購

第三條公司各部門分別在每月10日前,根據部門實際需要制定申請,經部門主管簽字,辦公室主任簽字,經理審批后,交綜合辦公室統一購買;

第四條各部門申購辦公用品時,需要部門負責人及相關分管領導進行簽字;

第五條各部門臨時采購的急需辦公用品或者超出半年計劃范圍的辦公用品,由所在部門制定申請,并備注急需采購或超出計劃的原因,經辦公室主任簽字、經理批準后交綜合辦公室統一購買;

第六條新入職員工,在入職當天發放配套的辦公用品,如在入職后一個月內辭職,必須將領取的辦公用品全部退回;

第七條新入職行政人員,辦公室發放的配套辦公用品包括:中性筆、筆記本、文件夾等常用物品。

第四章入庫

第八條辦公用品入庫前須進行驗收,對于符合規定要求的,由綜合辦公室、倉庫人員,共同對辦公用品進行驗收,倉庫人員負責登記入庫;

第九條對不符合要求的,由供應人員負責辦理調換或退貨手續。

第五章發放

第十條公司各部門領取辦公用品須填寫領料單,注明辦公用品品名、數量、領用日期,待填寫完整無誤后,經部門負責人簽字后方可領取;

第十一條為了降低資金占用,按照“用多少、領多少”的原則,辦公室根據實際情況進行限量發放;

第十二條中性筆、圓珠筆等消耗性的辦公用品;

第十三條辦公用品使用、領用要嚴格執行以舊換新制度,以最大限度地節省、節約,控制日常辦公成本成本。

第六章管理

第十四條公司各部門所需的辦公設備(電腦、傳真機、電話機、桌、椅、檔案柜等辦公設備)由綜合辦公室統一購買。

第十五條要求各部門所需的辦公設備連同辦公用品一并進行申購,由相關領導簽字確認后,交予綜合辦公室。

第十六條各部門將領取回的辦公設備,需領用人登記,遵循誰使用誰負責的原則,嚴格按照固定資產管理制度進行管理。

第七章考核

第十七條如未在規定時間內進行申購而影響本部門業務,責任由相關部門承擔;

第十八條各部門必須在規定的標準范圍內申購,如超出范圍由各部門負責人自行承擔;

第十九條各部門在其他部門復印、打印時,若打印過程中有浪費紙張現象,必須注明浪費原因及浪費張數。

第二十條嚴禁個人浪費和人為損壞,嚴禁員工將辦公用品帶出公司或挪作私用,因挪作私用,造成辦公用品損壞的,責任人應按照市場價進行賠償并處以損壞辦公用品價格一倍以上罰款。

第二十一條員工離職時應由部門其他人員與辦公室人員檢查其辦公用品(消耗品除外),若有損壞的,從應發工資中按市場價扣除,離職人員的辦公用品由部門負責人代管,若有損壞或丟失,部門負責人負責;部門主管離職時,其辦公用品由部門其他人員共同代管,若有丟失或損壞,部門人員共同負責,部門有新員工入職時,轉讓給新員工使用(新進人員可領取消耗性辦公用品)。

第二十二條凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應部門人員共同負責,人為因素丟失損壞,由本部門自行解決。

第二十三條蓄意損壞辦公用品的,由責任人照市場價賠償,并處以損壞辦公用品價格一倍以上罰款,部門主管找不出責任人的,則由部門全體人員共同承擔以上賠償。

第八章附則

第二十四條本管理辦法由綜合辦公室負責解釋。

第二十五條本管理辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司相關規定執行。

第二十六條本管理辦法自頒布之日起開始實施

附件:

油品調運分公司辦公日常消耗品配置參照表表

序號品名規格計量單位指導價格≤(元)更換周期≥(年)備注

1筆記本16K皮本150.5僅限于分公司領導班子成員領用

2筆記本32K皮本100.5

3軟皮本16K本1.5

4便簽紙小/大盒5

5稿紙標準本2

6A4打印紙標準包20

7A3打印紙標準包40

8中性筆0.5支1.25

9中性筆芯0.5支0.5

10墨水標準瓶802

11鉛筆HB/2B支0.7

12文件框普通個203

13文件夾標準個15

14檔案盒標準個183

15檔案袋標準個1

16U盤常規個802

17信封標準個0.25

18名片夾標準個553僅限分公司領導使用

19直尺塑料30/40/50cm把32

20膠帶60mm/48mm/24mm/12mm卷5

21膠水固體/液體筒2

22修正液標準筒5

23橡皮2B/4B個1

24印泥標準盒8僅按部門予以配置

25印油標準盒5

26削筆器標準個252

27筆筒普通個103

28計算器普通個402

29訂書機小/大個152

30訂書針薄盒1.5

31圖釘標準盒2

32回形針標準盒1.5

33大頭針標準盒1.5

34長尾夾小/中/大盒5

35起釘器標準個2.52

36剪刀標準把62

37美工刀標準個52

38裁紙刀標準個52

39玻璃杯標準個252僅限公司領導領用

40紙杯100支裝袋17按辦公室予以配置

41垃圾桶常規個103

42一體掃帚常規套182

43拖把常規把121

44垃圾袋標準卷4按辦公室予以配置

45多功能插板標準個653

46電池5號7號節3

47抽紙普通包4僅限公司領導領用

48衛生紙標準袋20

49單面刀片標準個1.61

50彩色打印紙A4包161

51牛皮紙記錄本普通本4.51

52雙面膠中卷41

53記號筆標準支3

54口取紙標準頁2.61

備注1.定額中未列入的辦公物品,可根據工作需要申報預算,經審批后領用。總額不能超過本部門本年度辦公費用預算。

2.上述所列均為可以根據實際工作需要領用,且不超過人均月消耗定額(元/月/人)。其中:公司正職不超過60元/月/人;其他經營管理類人員不超過50元/月/人;操作服務類人員不超過10元/月/人。

3.更換周期為最短周期。未列明更換周期的,各單位自行規定。

4.以上價格均為含稅價格。

篇3:建筑勞務企業辦公用品管理辦法

建筑勞務公司辦公用品管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司辦公用品的管理,規范辦公用品的采購和使用,本著勤儉節約和有利于工作的原則,根據公司實際情況,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于機關各部門辦公用品的采購、領用、報廢及打字復印費用的管理,各二級單位辦公用品的管理可參照本辦法執行。

第三條辦公用品主要分以下兩大類:

一、消耗品:墨盒、硒鼓、色帶、紙張、鉛筆、膠水、固體膠、槳糊、大頭針、圖釘、回形針、橡皮、筆記本、復寫紙、標簽、便條紙、信紙、夾子、訂書釘、中性筆、圓珠筆、修正液、信封等。

二、管理品:電腦、打印機、傳真機、復印機、投影儀、照相器材、電話、空調、辦公桌椅、沙發、文件柜、文件夾、茶具、書籍資料、剪刀、裁紙刀、訂書機、印章、檔案盒、檔案袋等。

第二章辦公用品的采購

第四條各部門應于每月25日前根據工作需要編制下月的辦公用品需求計劃,由部門人員填寫《物品采購申請單》,主管領導審核,交辦公室。

第五條辦公室統一匯總各部門的采購申請,并經核查庫存情況后填寫《物品采購計劃表》(辦公室對需用量大的可酌量庫存)實施采購;對于金額在500元以上的辦公品,須呈報總經理同意后方能采購。

第六條各部門采購臨時急需的辦公用品,在填寫《物品采購申請單》時應在備注欄內注明原因,經辦公室主任同意后,由辦公室負責采購。

第七條為有效完成采購任務,所有辦公用品的購買,原則上由辦公室統一負責。

第八條對專業性物品的采購,由所需部門協助辦公室共同實施。

第九條辦公用品的采購要本著節約、合理、適用的原則,采購時應貨比三家,務求價廉質優。嚴禁收取回扣及貴重饋贈。

第十條辦公用品入庫前須由辦公室主任按購貨清單核對品種、規格、數量,確保質量。

第三章辦公用品的管理和發放

第十一條辦公用品由辦公室統一保管,并指定專人控制發放。

第十二條辦公用品的領用必須認真履行手續,填寫《辦公用品領取登記表》。

第十三條各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費。

第十四條辦公用品若被人為損壞,應由責任人照價賠償。

第十五條各部門文件和資料,原則上由本部門自行打印或復印,因特殊情況需外出打印或復印的,經主管領導審批,報辦公室備案后方可送出。

第十六條辦公用品的采購和使用實行月統計,截止時間為每月月終,在每月生產經營會上通報,年終進行匯總。

第十七條辦公室每次采購后,憑采購發票和《物品采購申請單》、《物品采購計劃表》報辦公室主任審批后方可報銷。

第十八條在外打字復印的費用,由辦公室根據備案資料,簽署結算意見,每月結算一次,由財務部根據資金情況在年終時予以支付。對于未在辦公室備案的打字復印費用,財務部不得支付。

第十九條對于決定報廢的辦公用品,要做好登記,寫清用品名稱、價格、數量及其他有關事項。

第四章附則

第二十條本辦法自二○一一年一月一日起施行。