第一章?總則

第1條為加強(qiáng)后勤服務(wù)管理,規(guī)范服務(wù)行為,明確服務(wù)范圍,提高服務(wù)效率,特制訂本辦法。

第2條本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機(jī)票預(yù)訂、員工名片印制、禮品購置與分發(fā)等管理。

第3條主要職責(zé)。

1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo):負(fù)責(zé)后勤服務(wù)項目與范圍的確定,以及大額費用開支的審批。

2.集團(tuán)行政管理中心:作為后勤服務(wù)歸口管理部門,負(fù)責(zé)提供具體服務(wù)。

3.集團(tuán)財務(wù)管理中心:負(fù)責(zé)相關(guān)費用的審核、審批與報銷。

第二章?信件收發(fā)管理

第4條本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經(jīng)快遞公司送達(dá)本公司或本公司外發(fā)的普通信件、掛號信件、包裹、快遞、報刊雜志、廣告宣傳資料等。

第5條信件的簽收。

1.前臺負(fù)責(zé)每日收取報刊雜志及信箋,掛號信件、包裹、快遞等重要信件應(yīng)做好登記。

2.郵遞員送來的信件,前臺要檢查有無開封、損壞的函件,如有開封、損壞函件,必須讓函件接收部門(或本人)派人查收。函件接收部門(或本人)不派人或不收函件按信件退回處理。

3.需到郵局領(lǐng)取的函件,由部門負(fù)責(zé)到郵局領(lǐng)取。

第6條信件的分發(fā)。前臺收到報紙、期刊和信件后,先分類登記(見附件1《信件簽收登記表》)后分發(fā),每天整理一次報刊雜志、信件、包裹等資料,分類進(jìn)行存放。集團(tuán)高管報刊雜志信箋由前臺當(dāng)天分發(fā),其他部門應(yīng)及時到前臺領(lǐng)取。如有掛號信或快遞等重要信件應(yīng)及時通知收件人。

第7條收到信件、報刊后須及時分發(fā),不得積壓,不得造成信件延誤或遺失。

第8條信件的發(fā)送。

1.因工作需要,需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者,必須先填寫《信件發(fā)送審核表》(詳見附件2),須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心主任簽字確認(rèn),并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺,由前臺統(tǒng)一安排郵寄。

2.未經(jīng)登記或需郵寄的信件無部門負(fù)責(zé)人簽字者,前臺可拒絕受理,如需郵寄郵費自付。

3.如收件人等信息不清楚或不完整,前臺有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善,對于無故拒不按要求填寫,且經(jīng)前臺要求無效者,前臺有權(quán)拒發(fā)該信件,并將情況報該部門負(fù)責(zé)人處理。

4.前臺要認(rèn)真在《信件發(fā)送登記表》(詳見附件3)上進(jìn)行登記,郵寄后有義務(wù)向寄件人告知快遞單號等信息,郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負(fù)責(zé)。

5.寄送文件、資料、貨物等郵件貨品,原則上通過公司指定的承運(yùn)單位(郵局、EMS、順豐速遞、中通郵件、申通郵件)進(jìn)行郵寄,如有特殊情況需通過公司指定外的承運(yùn)單位寄送,必須經(jīng)行政管理中心主任審批方可生效。

6.前臺要保留好每次郵寄的存根,以備查驗核對。

7.前臺每月做一次信件發(fā)送匯總表報行政管理中心主任核實后交財務(wù)管理中心處理郵寄費用的問題。

第9條違規(guī)寄件處罰。若出現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人或者前臺把關(guān)不嚴(yán),導(dǎo)致出現(xiàn)快遞私用情況的發(fā)生,一次性給予責(zé)任人當(dāng)次快遞費5倍罰款,同時給予寄件人當(dāng)次快遞費10倍罰款,罰款從當(dāng)月工資里扣除。

第10條工作快遞的寄送。

1.寄送范圍。公司員工因工作需要,均可申請寄送工作快遞。

2.工作快遞寄送的審批。填寫《信件發(fā)送審核表》→部門負(fù)責(zé)人簽字→行政管理中心主任簽字→到前臺領(lǐng)取快遞單→項目填寫清楚后交給前臺寄送(特殊情況下可委托前臺代為填寫)。

3.工作快遞寄送的原則。

①請各部門負(fù)責(zé)人在工作快遞審批時嚴(yán)格把關(guān),嚴(yán)格區(qū)分工作快遞和私人快遞,杜絕以工作的名義寄送私人快遞。

②區(qū)域公司在集團(tuán)寄送快遞,由相關(guān)歸口單位負(fù)責(zé)人審批(如區(qū)域公司經(jīng)營部由集團(tuán)經(jīng)營管理中心歸口審批),費用按年度報集團(tuán)財務(wù)結(jié)算。

③工作快遞請寫明收件單位名稱和聯(lián)系方式備查。

④私人快遞由前臺聯(lián)系快遞公司上門取件,不得要求前臺外出到郵局寄送私人快遞。

⑤前臺接到快件后應(yīng)及時電話通知快遞公司人員安排取件并留存底單以便查詢。

第三章?機(jī)票預(yù)訂管理

第11條職責(zé)說明。

1.出差申請人:按《員工出差管理辦法》填寫《因公出差審批表》,需乘飛機(jī)的,出差申請人可先在網(wǎng)上查詢機(jī)票信息,或向公司前臺查詢機(jī)票信息。

2.行政管理中心:經(jīng)出差申請人分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,行政管理中心可接受機(jī)票預(yù)訂申請。

3.分管領(lǐng)導(dǎo):審核出差人乘坐飛機(jī)必要性。

第12條審批程序。

1.審批權(quán)限依次為:出差申請人→部門負(fù)責(zé)人→部門分管領(lǐng)導(dǎo)→總裁審批→行政管理中心備案。

2.集團(tuán)公司董事長、總裁、副總裁可直接通知前臺訂購機(jī)票,但須由秘書或者本人填寫訂票申請單。

第13條預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)。

1.國內(nèi)乘坐火車在10小時內(nèi)能到達(dá)出差目的地的,原則上不受理機(jī)票預(yù)訂。

2.普通員工因公出差,特殊情況經(jīng)審批后方可預(yù)訂機(jī)票。

3.有開通夕發(fā)朝至列車的出差地點不得訂購機(jī)票。

第14條費用。

1.所有機(jī)票,由前臺憑《出差申請表》統(tǒng)一報銷月結(jié)款項。

2.機(jī)票預(yù)訂后,無特殊原因一律不得改簽或退票。因公不能按時出行,需注明原因,重新填寫《出差申請表》預(yù)訂;因私造成的改簽或退票費用,由出差申請人全部承擔(dān)。

第四章?名片印制與使用管理

第15條名片印制。

1.行政管理中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)對外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。

2.原則上公司員工需轉(zhuǎn)正后方可印制名片,新員工或名片使用完者,應(yīng)先填寫《名片印刷申請單》(詳見附件4),部門負(fù)責(zé)人簽字同意并經(jīng)過分管副總審批后方可交由行政管理中心負(fù)責(zé)印制。

3.名片印制申請人每月10日前統(tǒng)一到行政管理中心登記,并在《名片印刷申請單》上明確標(biāo)示個人信息,包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等。如遇特殊情況急需用名片則提前3日通知行政管理中心。

4.名片印制到位后,領(lǐng)取人到行政管理中心對名片信息進(jìn)行核對,確認(rèn)無誤后在《名片領(lǐng)用登記表》(詳見附件5)中簽字。

5.行政管理中心對印制名片應(yīng)留底存檔。

第16條名片配給數(shù)量控制。行政管理中心有責(zé)任定期檢查、收集各部門名片需求,將相關(guān)信息統(tǒng)計。印制數(shù)量單位:1盒/人/次(100張)。

1.管理人員:經(jīng)理及以上級別的管理人員,印制數(shù)量:3盒/人/次,備用數(shù)量:2盒/人/次。

2.正式員工:2盒/人/次,備用數(shù)量:1盒/人/次。

3.如遇大型展會、研討會、客戶尋訪等名片大量消耗的情況,要提前準(zhǔn)備,數(shù)量根據(jù)實際需要情況具體對待(提前3天提出印制名片申請)。

第17條名片備用保管及保留。

1.每位員工不同時期不同版本的名片,行政管理中心要保留一張以備查。

2.每位員工備用的名片由行政管理中心統(tǒng)一保管,員工需要時到行政管理中心領(lǐng)用,行政管理中心根據(jù)庫存情況定期檢查備用名片并及時印制新名片。

3.名片更新:名片中信息發(fā)生變化時,需立即更新印制新的名片。

第18條名片使用。

1.名片使用須恰到好處,不可像撒傳單般濫用,合理掌握使用范圍。

2.掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。

3.員工在業(yè)務(wù)交往過程中收到的公務(wù)、客戶名片屬公司客戶資料,須在公司內(nèi)共同使用,不得占為己有。

3.任何人不得私自印制公司名片,不得隨意改變公司的名片設(shè)計樣式、排版等,違者按照1元/張乘以印制名片的數(shù)量進(jìn)行懲處。

第19條名片作廢及處理。

1.員工因升職、調(diào)職、離職等原因,原版本名片不得繼續(xù)使用,剩余名片所屬部門負(fù)責(zé)人收回并銷毀。

2.名片信息已更新,舊名片由所在部門負(fù)責(zé)人收回作銷毀處理。

第20條費用核算。每月底,行政管理中心按部門實際印刷名片數(shù)量,按部門進(jìn)行費用分?jǐn)?并將結(jié)果通知相關(guān)部門。

第五章?禮品購置與分發(fā)

第21條本章所稱禮品指:經(jīng)公司批準(zhǔn),由集團(tuán)行政管理中心直接批量購置或定制的專門用于對外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往,以公司名義向有關(guān)單位、個人饋贈發(fā)送的紀(jì)念物品以及作為公司員工福利的禮品。

第22條禮品的購置。

1.禮品集中采購:每年12月份集團(tuán)行政管理中心組織集團(tuán)及各區(qū)域公司申報禮品采購計劃,根據(jù)集團(tuán)、各區(qū)域公司對禮品的需求計劃,綜合集團(tuán)高管及各區(qū)域公司高管對禮品的要求,由集團(tuán)行政管理中心和人力資源中心擬定“全年禮品集中制作或采購方案”,包括:設(shè)計理念、圖樣(效果圖),所用材料、規(guī)格、單價、數(shù)量等,經(jīng)集團(tuán)總裁審批由集團(tuán)行政管理中心、人力資源中心與財務(wù)管理中心三方人員組成招標(biāo)工作組,在集團(tuán)招標(biāo)工作小組(由公司高管擔(dān)任組長)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行招標(biāo)制作和采購工作。

2.采購的禮品應(yīng)與集團(tuán)的市場地位及企業(yè)文化相符合,達(dá)到提升集團(tuán)對外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈,要體現(xiàn)集團(tuán)的特色。送給來訪與外國客人的禮物,交流時,還要能體現(xiàn)中國的特色。

3.禮品采購原則。

①貨真價實原則:價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。

②集體采購原則:參與采購人員不得低于3人。

③集中制作原則:年度計劃、專業(yè)設(shè)計、集中制作和采購。

4.福利禮品采購:集團(tuán)人力資源中心根據(jù)實際需要填寫《禮品采購申請單》(詳見附件6)交由行政管理中心統(tǒng)一進(jìn)行采購,注明禮品名稱、數(shù)量、預(yù)計單價(有無預(yù)算)、計劃到貨日期。預(yù)計總金額超過10000元人民幣的要報財務(wù)總監(jiān)、集團(tuán)總裁審批。

5.接待禮品采購:

①集團(tuán)各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的,原則上領(lǐng)用公司庫存禮品,如果庫存禮品不能滿足需要,審批后采購金額在3000元以內(nèi)的,則根據(jù)《禮品采購申請單》審批的內(nèi)容,由行政管理中心負(fù)責(zé)組織采購,或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購;采購金額在3000—50000元的,由集團(tuán)行政管理中心、人力資源中心與財務(wù)管理中心一同采購。

②針對公司重要客戶,由集團(tuán)行政管理中心批準(zhǔn)或高管安排緊急的重要禮品采購,按照《禮品采購申請單》經(jīng)過審批后由行政管理中心負(fù)責(zé)采購落實,采購人員必須在3人以上。

第23條禮品的保管。

1.原則上各類禮品均由集團(tuán)行政管理中心后勤管理員進(jìn)行保管。

2.后勤管理員在禮品購置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時,由經(jīng)辦人填寫物品的入庫清單,后勤管理員根據(jù)入庫清單驗貨,認(rèn)真檢查質(zhì)量并清點數(shù)量,確認(rèn)無誤后在入庫清單中簽字確認(rèn),并提交集團(tuán)行政管理中心主任復(fù)核。入庫清單包括入庫品種、入庫數(shù)量、入庫金額、經(jīng)辦人、入庫時間等(詳見附件7)。

3.后勤管理員每月末對禮品庫進(jìn)行清點對賬,每季度對禮品庫進(jìn)行全面盤點清點,并填寫年度禮品庫入庫臺賬(詳見附件8)和年度禮品庫出庫臺賬(詳見附件9),報集團(tuán)行政管理中心主任。在禮品數(shù)量不足時應(yīng)及時向集團(tuán)行政管理中心主任報告,及時提出制作補(bǔ)充禮品的需求。

4.禮品入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記,注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額,并如實填寫禮品庫出庫臺賬,做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物品同等價格進(jìn)行賠償,并做出書面檢查。

5.后勤管理員換崗或離崗時,應(yīng)將賬物盤點清楚后隨入庫單、入庫臺賬、出庫臺賬一并移交下一任專管人員。

6.后勤管理員其職責(zé)是負(fù)責(zé)保管,未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得發(fā)放。后勤管理員因其他原因不在時,應(yīng)由集團(tuán)行政管理中心主任或由其安排其他人員代管,在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物,以免出現(xiàn)賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責(zé)的,出現(xiàn)賬物不符的由代管人員直接承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。如集團(tuán)后勤管理員因其他原因不在時,未經(jīng)授權(quán)的其他人員擅自代管出現(xiàn)賬物不符的,由其本人直接承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第24條禮品的領(lǐng)取與分發(fā)。

1.禮品的領(lǐng)取和分發(fā)必須填寫禮品領(lǐng)用審批單(詳見附件10),禮品領(lǐng)用時需填寫禮品領(lǐng)用登記表(詳見附件11),由集團(tuán)行政管理中心統(tǒng)一發(fā)放。

2.接待禮品的贈送。

①贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜;多人場合,要注意區(qū)分受贈人的不同職位,考慮選擇不同檔次、品種的禮品;重復(fù)贈送時,注意花樣品種的更換。

②避免禮品的重復(fù)贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中,要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象;或其相反,遺漏重要賓客。禮品使用單位和行政管理中心注意把關(guān),防止此類事情發(fā)生。

③普通禮品贈送,目的是加強(qiáng)與賓客的溝通,給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時,注意了解授贈人的個性特點,講究品位、格調(diào),采取不同方式,做到既不鋪張浪費,又能收到實效。

第25條禮品的費用分?jǐn)偂?/p>

1.行政管理中心在每月末將禮品支出明細(xì)表發(fā)到財務(wù)管理中心,財務(wù)管理中心將各部門發(fā)生的費用支出計入本部門費用。

2.各部門所領(lǐng)用禮品有剩余時,不得私自占用,需退回行政管理中心,行政管理中心重新入庫,退回禮品費用不再計入各部門。

第六章?附則

第26條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第27條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第28條附件:(1)信件簽收登記表;(2)信件發(fā)送審核表;(3)信件發(fā)送登記表;(4)名片印刷申請單;(5)名片領(lǐng)用登記表;(6)禮品采購申請單;(7)禮品庫入庫清單;(8)年度禮品庫入庫臺賬;(9)年度禮品庫出庫臺賬;(10)禮品領(lǐng)用審批單;(11)禮品領(lǐng)用登記表。

篇2:學(xué)院后勤服務(wù)經(jīng)費管理辦法

某學(xué)院后勤服務(wù)經(jīng)費管理辦法

第一章總則

第一條為進(jìn)一步規(guī)范后勤服務(wù)經(jīng)費的預(yù)算與管理,提高資金使用效率,結(jié)合實際,特制定本辦法。

第二條后勤服務(wù)經(jīng)費的管理堅持實事求是、整體劃塊、分項計算、動態(tài)管理的原則,施行合同約定、成本核算和績效考核。

第三條本辦法適用于對學(xué)校后勤總公司后勤服務(wù)經(jīng)費的管理。后勤總公司應(yīng)按照學(xué)校財務(wù)管理的相關(guān)規(guī)定和合同規(guī)定完善其內(nèi)部財務(wù)管理制度。

第二章經(jīng)費構(gòu)成

第四條后勤服務(wù)經(jīng)費由學(xué)校撥付資金和服務(wù)收入性資金組成。

第五條學(xué)校撥付資金指為滿足學(xué)校正常教育教學(xué)需求,按照服務(wù)項目和合同約定,以滿足公益性服務(wù)為原則,撥付給后勤總公司使用的資金。其中水、電、燃?xì)夂捅匾恼?guī)費屬于剛性費用。

第六條服務(wù)收入性資金是指后勤總公司利用學(xué)校設(shè)施設(shè)備,為校內(nèi)居民、有關(guān)經(jīng)營性單位或個人提供服務(wù)后收取的相關(guān)費用。

第三章經(jīng)費計算

第七條可納入學(xué)校后勤服務(wù)經(jīng)費計算范疇的服務(wù)項目包括:

(一)教學(xué)及辦公用房物業(yè)管理服務(wù);

(二)學(xué)生公寓物業(yè)管理服務(wù);

(三)職工住宅物業(yè)管理服務(wù);

(四)校園環(huán)境物業(yè)管理服務(wù)

(五)學(xué)校水、電、暖、汽及開水供應(yīng)服務(wù);

(六)學(xué)生食堂飲食及浴室管理和服務(wù);

(七)防洪排澇、防雷防電、節(jié)能減排及環(huán)境治理;

(八)為確保上述服務(wù)項目的正常運(yùn)行而進(jìn)行的必要的小型維修服務(wù)。

第八條學(xué)校撥付資金應(yīng)根據(jù)服務(wù)項目和類別,以服務(wù)合同和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為經(jīng)費計算的主要指標(biāo),綜合國家定價及市場因素,以學(xué)生人數(shù)、單位面積作為基本依據(jù),結(jié)合人工、材料、水電燃?xì)膺\(yùn)行和若干專項進(jìn)行分項計算。

第九條服務(wù)收入性資金中的收費項目應(yīng)符合國家相關(guān)政策,其中對于經(jīng)營單位的水電費,后勤總公司可實行二級表加價收費。

第四章經(jīng)費預(yù)算

第十條學(xué)校撥付資金預(yù)算以年度為單位,后勤總公司在當(dāng)年年底前將本年度后勤服務(wù)經(jīng)費使用情況以總報表形式報國有資產(chǎn)與后勤管理處,國有資產(chǎn)與后勤管理處根據(jù)相關(guān)服務(wù)項目、標(biāo)準(zhǔn)和考核情況進(jìn)行審核,按照具體服務(wù)項目、單位面積和計費標(biāo)準(zhǔn)提出其下一年度經(jīng)費預(yù)算,報學(xué)校會議批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第十一條年度撥付資金原則上不作調(diào)整,當(dāng)市場水、電、燃?xì)鈨r格波動幅度超過10%或確實有新增服務(wù)項目和工作任務(wù)時,后勤集團(tuán)公司可提供相關(guān)增加費用報表和實證材料,經(jīng)國有資產(chǎn)與后勤管理處審核,報學(xué)校研究批準(zhǔn)后可追加相應(yīng)撥付資金。

第五章經(jīng)費撥付與管理

第十二條撥付資金由學(xué)校每月按照全年總經(jīng)費的8%支付,由國有資產(chǎn)與后勤管理處審核,主管校領(lǐng)導(dǎo)同意后支取。因?qū)W校發(fā)展需要或遇重大改造項目需使用大筆資金時,后勤總公司可提出申請,經(jīng)學(xué)校審批同意后,可提前支付部分經(jīng)費。

第十三條學(xué)校在撥付資金總額中除去剛性費用后提留4%作為后勤服務(wù)質(zhì)量保證金。具體管理和使用按照《zz學(xué)院后勤服務(wù)質(zhì)量考核辦法(試行)》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十四條學(xué)校撥付資金在財務(wù)處單獨建賬,專戶管理,由后勤總公司根據(jù)工作業(yè)務(wù)自行支配,應(yīng)形成詳細(xì)的財務(wù)收支報表,并接受年度審計。國有資產(chǎn)與后勤管理處、財務(wù)處對資金運(yùn)行情況進(jìn)行日常監(jiān)管。

第十五條服務(wù)收入性資金由后勤總公司自行收取或由學(xué)校代扣并在財務(wù)處建賬管理,應(yīng)嚴(yán)格財務(wù)制度,落實收支兩條線,資金主要用于繳納相關(guān)成本費用、彌補(bǔ)撥付資金運(yùn)行缺口和日常管理。

第十六條后勤總公司在后勤服務(wù)項目內(nèi)單項在5000元以上的維修和10000元以上的設(shè)備、材料的購置與更新,應(yīng)向國有資產(chǎn)與后勤管理處提出申請,經(jīng)審核后,按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。

第十七條嚴(yán)格界定撥付資金和服務(wù)收入性資金,禁止故意混淆服務(wù)范圍和以撥付資金沖抵服務(wù)收入性資金現(xiàn)象,一經(jīng)核實,除核減相應(yīng)經(jīng)費外,處以2-5倍罰款。

第六章附則

第十八條本辦法由國有資產(chǎn)與后勤管理處負(fù)責(zé)解釋。

第十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。

篇3:大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)進(jìn)一步加強(qiáng)物資財產(chǎn)管理規(guī)定

大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)物資財產(chǎn)管理的規(guī)定

本辦法所指物資財產(chǎn)是固定資產(chǎn)、低值易耗品和材料的總稱?？偣镜奈镔Y財產(chǎn)是保持正常生產(chǎn)、工作的基礎(chǔ),是保證總公司各項管理工作及生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行的必要條件。為進(jìn)一步做好總公司物資財產(chǎn)管理規(guī)范化工作,特制訂本辦法。

一、總則

總公司物資財產(chǎn)管理必須認(rèn)真做好物資財產(chǎn)的計劃、采購、驗收、保管、使用、保養(yǎng)、檢修、更新和核算等工作,達(dá)到供應(yīng)好、消耗低、費用省的目標(biāo)?？偣舅泄潭ㄙY產(chǎn)、低值易耗品及材料(包括學(xué)校購買、總公司或部門自行購買、捐贈、調(diào)撥的)均納入物資財產(chǎn)管理范圍。

(一)物資財產(chǎn)管理的原則

1、服務(wù)原則

以靈活多樣的方式將品種規(guī)格齊全、數(shù)量合理、質(zhì)地優(yōu)良的物資財產(chǎn)及時、有效地供應(yīng)給各部門,以促進(jìn)工作。

2、效益原則

在物資財產(chǎn)的購置、驗收、使用、維護(hù)、報廢過程中,必須加強(qiáng)計劃管理、經(jīng)濟(jì)核算,使物資財產(chǎn)充分發(fā)揮效益。

3、制度原則

實行規(guī)范的企業(yè)物資財產(chǎn)管理,制訂符合總公司實際的物資財產(chǎn)分類、管理目錄和編號,實行物資管理部門、財務(wù)部門和使用部門相結(jié)合的物資財產(chǎn)管理體制,做到分工明確,各司其職。

(二)物資財產(chǎn)管理的范圍和分類

1、固定資產(chǎn):指能夠獨立使用一年以上且單位價值較大,在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、機(jī)電設(shè)備、電子設(shè)備、辦公設(shè)備、家具等;

2、低值易耗品:是指單位價值較低或使用年限較短,但一般在一年以上不做固定資產(chǎn)管理的辦公文具、柜臺、清潔衛(wèi)生用品、餐具等;

3、材料:指使用后就消耗或逐漸消耗而不能復(fù)原的物質(zhì)資料,主要包括原材料、燃料、輔助材料、修理備用件等。

(三)物資財產(chǎn)管理要點

1、固定資產(chǎn)

①固定資產(chǎn)的采購、保管、記賬、付款工作,應(yīng)由不同人員擔(dān)任;

②固定資產(chǎn)的添置申請、采購驗收、報廢清理、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、調(diào)撥出租要由相關(guān)部門審核批準(zhǔn);

③固定資產(chǎn)增減變動要及時向有關(guān)部門反映并及時記賬;

④建立統(tǒng)一的固定資產(chǎn)目錄、明細(xì)賬和卡片,做到賬、卡、物相符;

⑤加強(qiáng)固定資產(chǎn)的日常管理,對閑置的固定資產(chǎn)及時辦理封存和申報手續(xù),并及時反映給資產(chǎn)管理部門;

⑥組成資產(chǎn)核查小組,定期盤點,對盤盈、盤虧、毀損等情況要查明原因,分清責(zé)任;

⑦正確計算折舊,與各部門經(jīng)營情況、成本核算掛鉤。

2、材料及低值易耗品

①材料及低值易耗品的申購、采購、驗收、付款、記賬必須由不同的人員擔(dān)任;

②采購員應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購計劃進(jìn)行采購,不得擅自改變采購內(nèi)容;

③材料及低值易耗品的驗收要嚴(yán)格,根據(jù)采購計劃逐項驗收,一經(jīng)驗收,一般不得提出退貨、更換等要求;

④發(fā)票價格、運(yùn)輸費、稅款等,必須憑證齊全,并與合同復(fù)核無誤后方可辦理結(jié)算、支付貨款,如有退貨,應(yīng)從原發(fā)票中扣除后辦理結(jié)算;

⑤貨款必須通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬,除財務(wù)明確規(guī)定的情況外,不得以任何借口支付現(xiàn)金或現(xiàn)金支付,特殊情況應(yīng)經(jīng)相應(yīng)授權(quán)后方可使用;

⑥納入配送倉庫或部門二級倉庫管理的材料及低值易耗品,應(yīng)由專人負(fù)責(zé),按財務(wù)要求做好材料的入庫、出庫、領(lǐng)用、發(fā)放、保管、周轉(zhuǎn)記錄,做到有數(shù)據(jù)、有憑據(jù)、有手續(xù)、有制度;

⑦對庫存材料及低值易耗品規(guī)定合理的貯存定額,對超儲積壓的材料要積極處理,加速資金周轉(zhuǎn);

⑧500元(含500元)以下的倉庫材料及低值易耗品的報廢、報損,由部門經(jīng)理審批,500元以上由總經(jīng)理審批;

⑨各級倉庫要建立定期實物盤點制度,財務(wù)結(jié)算中心會同配送中心建立實地抽查制度。

3、總公司所有涉及物資資產(chǎn)管理的人員,在采購配送、驗收保管、使用維護(hù)、成本核算各環(huán)節(jié)均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)章制度,規(guī)范操作,廉潔奉公,恪盡職守,密切配合,切實做好總公司物資資產(chǎn)管理工作。

二、固定資產(chǎn)管理細(xì)則

(一)管理范圍

1、能夠獨立使用一年以上的房屋、建筑物、機(jī)器和機(jī)械運(yùn)輸工具及與經(jīng)營服務(wù)有關(guān)的設(shè)備、器皿、工具等;

2、能夠獨立使用兩年且單價在1000元以上(含1000元)辦公設(shè)備及所有家具或大批同類物資。

(二)分類

本細(xì)則所稱固定資產(chǎn)包括房屋及建筑物、儀器儀表、機(jī)電設(shè)備、電子設(shè)備、印刷機(jī)械、文體設(shè)備、工具量具和器皿、家具、行政辦公設(shè)備、被服裝具等十六類。

(三)管理部門

總公司辦公室代表總公司負(fù)責(zé)整體管理事務(wù);各使用部門承擔(dān)具體使用、保管、養(yǎng)護(hù)等日常管理責(zé)任。

(四)計劃與申購

1、每年年底各部門上交申報計劃,大型貴重設(shè)備需提交論證報告,由辦公室匯總,經(jīng)總公司辦公會討論確定全年設(shè)備添置計劃;

2、固定資產(chǎn)的申購應(yīng)由使用部門根據(jù)總公司批準(zhǔn)后的設(shè)備添置計劃填寫資產(chǎn)設(shè)備申購單,明確申購原因、用途及經(jīng)費開支渠道,經(jīng)總經(jīng)理審批后由配送中心統(tǒng)一購買。與申購單上資產(chǎn)名稱、品種、型號、價格不符的,需重新辦理申購手續(xù)。

(五)經(jīng)費開支

總公司出資,以計提折舊方式納入各部門經(jīng)費,逐月逐年回收成本。

(六)折舊年限及折舊方法

1、快速折舊法。除土地、房屋外一般以五年為折舊年限,按月等額計提折舊;

2、平均年限折舊法。按固定資產(chǎn)不同類別、不同使用年限按月等額計提折舊;

3、根據(jù)各部門上年末資產(chǎn)總額的百分比計提;

4、使用部門與財務(wù)結(jié)算中心協(xié)商具體折舊方法,報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后實施。

(七)固定資產(chǎn)的計價

1、學(xué)校撥入的固定資產(chǎn)以評估價為計價依據(jù);

2、購入的固定資產(chǎn),按買價加運(yùn)輸費、包裝費、安裝費及稅金等計價;

3、自行建造的固定資產(chǎn),按造價或決算價計價;

4、改擴(kuò)建的,以原固定資產(chǎn)價值,加上用于改造、擴(kuò)建而發(fā)生的支出,減去改擴(kuò)建過程中發(fā)生的變價收入后的余額計價;

5、盤盈的固定資產(chǎn),按照同類固定資產(chǎn)的重置價值計價。

(八)固定資產(chǎn)的驗收

1、資產(chǎn)、設(shè)備到貨后一周內(nèi),使用部門應(yīng)組織有關(guān)人員進(jìn)行驗收,并辦理相關(guān)手續(xù),一經(jīng)驗收,一般不予退貨;

2、超過一周未辦理驗收手續(xù)的,按已驗收辦理。

(九)固定資產(chǎn)的入賬

1、總公司辦公室根據(jù)《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼》對總公司購買的每件固定資產(chǎn)進(jìn)行編號,并填寫一式四聯(lián)資產(chǎn)設(shè)備入庫單,一聯(lián)由辦公室按品名登記固定資產(chǎn)明細(xì)賬和卡片,一聯(lián)隨發(fā)票交財務(wù)結(jié)算中心辦理付款手續(xù)并做好固定資產(chǎn)的總賬,一聯(lián)交使用部門做好部門固定資產(chǎn)明細(xì)賬,一聯(lián)備查;

2、學(xué)校承擔(dān)出資購買的固定資產(chǎn),總公司辦公室及各部門仍需登記明細(xì)賬,原則上不記總賬、不計提折舊。

(十)固定資產(chǎn)的維修

1、日常檢修(含零修)的經(jīng)費由各部門自行開支。數(shù)額在200元以上的,可分?jǐn)傔M(jìn)入成本,但不得超過十二個月。報辦公室備案;

2、大修要上報總公司辦公室,經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行,納入固定資產(chǎn)原值,以折舊方法回收成本。

(十一)固定資產(chǎn)的日常管理

各部門應(yīng)有明確的資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人,由專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的使用、維護(hù)保養(yǎng)、維修處理、內(nèi)部調(diào)撥、報失、報廢等。日常管理工作因工作變動需更換保管人的,應(yīng)及時辦理移交變更手續(xù)。

(十二)固定資產(chǎn)的出借、調(diào)撥

1、固定資產(chǎn)的出借,必須由總公司辦公室初核,明確借用期,總經(jīng)理審批后方可出借;

2、使用部門間固定資產(chǎn)的調(diào)撥需由調(diào)出單位填寫“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”,并經(jīng)調(diào)入部門簽字驗收辦妥交接手續(xù)。

(十三)固定資產(chǎn)的報廢

1、因自然損耗而無法使用的固定資產(chǎn),由使用部門填寫報廢審批表,報總公司辦公室,經(jīng)總經(jīng)理審批后予以報廢處理(學(xué)校出資的報學(xué)校處理);

2、因使用不當(dāng)造成無法修復(fù)或遺失、被竊需報廢、報失的,使用部門報分管副總審核,經(jīng)總公司辦公會討論,明確責(zé)任后辦理報廢手續(xù)。

(十四)固定資產(chǎn)的清查盤點

1、每季度末,財務(wù)總賬與辦公室登記明細(xì)賬進(jìn)行核對,辦公室登記的總明細(xì)賬與部門明細(xì)賬核實;

2、總公司領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人,辦公室、財務(wù)、配送等相關(guān)職能部門人員組成的核查小組,每年對固定資產(chǎn)的實有數(shù)與賬面數(shù)進(jìn)行核查;

3、對核查中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧查明原因,報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后調(diào)整賬面金額。對核查中發(fā)現(xiàn)的保管不善、使用不當(dāng)、修理不及時等情況,將追究部門責(zé)任人及保管人責(zé)任。

三、低值易耗品管理細(xì)則

(一)管理范圍

單位價值在200元以上1000元以下,使用年限一年以上,不屬固定資產(chǎn)管理的辦公文具、柜臺、清潔衛(wèi)生用品、餐具、辦公家具等。

(二)分類

1、經(jīng)營服務(wù)類低值易耗品,如電扇、脫水機(jī)、微波爐、貨架、餐具、一般維修工具等;

2、管理類低值易耗品,如辦公用品、電話機(jī)、文具、計算器、辦公桌椅、飲水機(jī)等。

(三)管理部門

1、總公司辦公室負(fù)責(zé)對低值易耗品進(jìn)行審核監(jiān)督,做好登記管理工作;

2、使用部門建立低值易耗品的進(jìn)出領(lǐng)用登記賬和日常管理工作。

(四)申購

使用部門填寫低值易耗品申購單,注明名稱、型號、價格、攤銷期限,經(jīng)分管副總審批同意報總公司辦公室,由配送中心定期編制購置計劃并組織采購。

(五)驗收

配送中心會同使用部門有關(guān)人員進(jìn)行驗收,并辦理相關(guān)手續(xù),一經(jīng)驗收,一般不予退貨;

(六)領(lǐng)用

1、使用部門領(lǐng)用低值易耗品應(yīng)填寫一式三聯(lián)的低值易耗品入庫單,一聯(lián)報總公司辦公室專門登記,歸口管理,一聯(lián)報財務(wù)做入賬處理,一聯(lián)供使用部門備查;

2、對各類專用工具的領(lǐng)用,應(yīng)建立登記領(lǐng)用制度,明確領(lǐng)用及歸還日期、領(lǐng)用人、審批人等。

(七)攤銷方式

1、原則上采用一次攤銷法,直接計入各部門成本或費用;

2、一次性進(jìn)入費用過大,會影響當(dāng)期損溢發(fā)生較大波動的,可采用分期攤銷法(一年內(nèi));

3、各部門可以根據(jù)自身工作特點選擇攤銷方式,形成制度后在同一會計年度內(nèi)不予變動。

(八)報廢

1、使用部門填寫低值易耗品報廢單,總公司辦公室根據(jù)報廢單進(jìn)行檢查和核對;

2、財務(wù)部門計算報廢品的已提攤銷額和應(yīng)補(bǔ)提的攤銷額,及時進(jìn)行賬務(wù)處理,并及時收回報廢殘值。

(九)清查盤點

1、使用部門有專人負(fù)責(zé)低值易耗品的日常管理,進(jìn)行定期或不定期的盤存;

2、總公司辦公室對各部門的低值易耗品使用情況和數(shù)量進(jìn)行實物與登記本的核實。

四、材料(含庫存材料)管理細(xì)則

(一)材料的分類

按材料在生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用分為:

1、原料,指經(jīng)過加工后構(gòu)成產(chǎn)品主要實體的各種材料;

2、輔助材料,指雖不能構(gòu)成主要實體但與主要材料使用密切相關(guān)的各種材料;

3、燃料,指經(jīng)營過程中產(chǎn)生能量轉(zhuǎn)換的物資;

4、修理備用件,指用于修復(fù)各種物資設(shè)備的零配件;

5、其他材料。

(二)材料的采購

根據(jù)總公司[20**]第16號文件《配送管理暫行辦法》的規(guī)定,使用部門根據(jù)工作需要填寫申購單,注明品種、規(guī)格、數(shù)量、用途、價格等,經(jīng)符合財務(wù)管理的審批程序,由配送中心堅持適用、經(jīng)濟(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化原則組織采購。配送中心根據(jù)庫存物品情況,經(jīng)使用部門同意后,可用倉庫內(nèi)相應(yīng)的閑置材料替代擬采購物品,以加速庫存流通。

(三)材料的驗收

1、入庫保管的材料由倉庫保管員負(fù)責(zé)驗收,直接交給使用部門的材料,由使用部門驗收;

2、驗收時必須對實物驗質(zhì)、點數(shù)或過秤,仔細(xì)檢查所收到的材料是否與進(jìn)貨憑證相符,對質(zhì)量不好、數(shù)量短缺以及與申購單不符的,應(yīng)拒絕接受;

3、填寫入庫單應(yīng)注明材料的品名、數(shù)量、單價和金額,交財務(wù)結(jié)算中心辦理入賬手續(xù),如從集貿(mào)市場購買或個私經(jīng)營戶定期送上門的材料,進(jìn)貨憑證經(jīng)采購人、驗收人簽章,交由配送中心于月底統(tǒng)一填寫匯總?cè)霂靻?財務(wù)結(jié)算中心憑此辦理入賬手續(xù);

4、材料經(jīng)驗收入庫后一般不得再提出退貨、更換等要求。

(四)材料的領(lǐng)用

1、各部門領(lǐng)用材料必須填寫出庫單或內(nèi)部調(diào)撥單,并要有保管員、領(lǐng)用人、審批人的簽字,經(jīng)審核無誤后發(fā)放;

2、鮮活原材料經(jīng)保管員驗收后直接使用,進(jìn)貨憑證代替出庫單;

3、在材料領(lǐng)發(fā)中,應(yīng)堅持“先進(jìn)先出,后進(jìn)后出”的原則。

(五)庫存材料的保管

1、進(jìn)庫的材料要按性能、用途和保管要求進(jìn)行科學(xué)分類存放和保管;

2、公司的各種材料應(yīng)由專人負(fù)責(zé),盡可能集中保管,以防止材料流失;

3、倉庫管理員應(yīng)熟悉材料的特性,根據(jù)倉庫的溫度、通風(fēng)等因素,考慮存放時間,做好防潮、防霉、防水、防爆等工作。

(六)庫存材料的核算

配送倉庫及部門二級倉庫按永續(xù)盤存制建立數(shù)量、金額材料明細(xì)賬,根據(jù)出入庫單記錄庫存材料的進(jìn)、出、存動態(tài)。

(七)庫存材料的盤點

1、各級倉庫須每月盤點,隨時掌握庫存材料的變動情況,月末做好盤存表上交財務(wù)結(jié)算中心;

2、財務(wù)結(jié)算中心協(xié)同配送中心每月進(jìn)行實物抽查核實,包括賬面數(shù)與實存數(shù)有無錯誤、有無超儲積壓損壞變質(zhì)、安全措施是否到位和庫房設(shè)備有無損壞等;

3、對抽查發(fā)現(xiàn)的問題,如盤盈、盤虧、毀損或其他各種損失,分析原因,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,個人造成的損失應(yīng)由個人賠償,部門管理不善造成的損失追究部門經(jīng)理的責(zé)任。

(八)庫存材料的損耗

根據(jù)以往資料或倉庫管理人員實際經(jīng)驗合理確定材料損耗度,并報經(jīng)總公司同意后執(zhí)行。經(jīng)營部門的損耗計入經(jīng)營成本。

五、本規(guī)定如與總公司其他文件、規(guī)定相沖突,以本規(guī)定為準(zhǔn)。