第一章?總則

第1條為加強后勤服務管理,規范服務行為,明確服務范圍,提高服務效率,特制訂本辦法。

第2條本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機票預訂、員工名片印制、禮品購置與分發等管理。

第3條主要職責。

1.集團領導:負責后勤服務項目與范圍的確定,以及大額費用開支的審批。

2.集團行政管理中心:作為后勤服務歸口管理部門,負責提供具體服務。

3.集團財務管理中心:負責相關費用的審核、審批與報銷。

第二章?信件收發管理

第4條本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經快遞公司送達本公司或本公司外發的普通信件、掛號信件、包裹、快遞、報刊雜志、廣告宣傳資料等。

第5條信件的簽收。

1.前臺負責每日收取報刊雜志及信箋,掛號信件、包裹、快遞等重要信件應做好登記。

2.郵遞員送來的信件,前臺要檢查有無開封、損壞的函件,如有開封、損壞函件,必須讓函件接收部門(或本人)派人查收。函件接收部門(或本人)不派人或不收函件按信件退回處理。

3.需到郵局領取的函件,由部門負責到郵局領取。

第6條信件的分發。前臺收到報紙、期刊和信件后,先分類登記(見附件1《信件簽收登記表》)后分發,每天整理一次報刊雜志、信件、包裹等資料,分類進行存放。集團高管報刊雜志信箋由前臺當天分發,其他部門應及時到前臺領取。如有掛號信或快遞等重要信件應及時通知收件人。

第7條收到信件、報刊后須及時分發,不得積壓,不得造成信件延誤或遺失。

第8條信件的發送。

1.因工作需要,需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者,必須先填寫《信件發送審核表》(詳見附件2),須經部門負責人、行政管理中心主任簽字確認,并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺,由前臺統一安排郵寄。

2.未經登記或需郵寄的信件無部門負責人簽字者,前臺可拒絕受理,如需郵寄郵費自付。

3.如收件人等信息不清楚或不完整,前臺有權要求當事人將資料完善,對于無故拒不按要求填寫,且經前臺要求無效者,前臺有權拒發該信件,并將情況報該部門負責人處理。

4.前臺要認真在《信件發送登記表》(詳見附件3)上進行登記,郵寄后有義務向寄件人告知快遞單號等信息,郵件的后續跟蹤由寄件人自行負責。

5.寄送文件、資料、貨物等郵件貨品,原則上通過公司指定的承運單位(郵局、EMS、順豐速遞、中通郵件、申通郵件)進行郵寄,如有特殊情況需通過公司指定外的承運單位寄送,必須經行政管理中心主任審批方可生效。

6.前臺要保留好每次郵寄的存根,以備查驗核對。

7.前臺每月做一次信件發送匯總表報行政管理中心主任核實后交財務管理中心處理郵寄費用的問題。

第9條違規寄件處罰。若出現部門負責人或者前臺把關不嚴,導致出現快遞私用情況的發生,一次性給予責任人當次快遞費5倍罰款,同時給予寄件人當次快遞費10倍罰款,罰款從當月工資里扣除。

第10條工作快遞的寄送。

1.寄送范圍。公司員工因工作需要,均可申請寄送工作快遞。

2.工作快遞寄送的審批。填寫《信件發送審核表》→部門負責人簽字→行政管理中心主任簽字→到前臺領取快遞單→項目填寫清楚后交給前臺寄送(特殊情況下可委托前臺代為填寫)。

3.工作快遞寄送的原則。

①請各部門負責人在工作快遞審批時嚴格把關,嚴格區分工作快遞和私人快遞,杜絕以工作的名義寄送私人快遞。

②區域公司在集團寄送快遞,由相關歸口單位負責人審批(如區域公司經營部由集團經營管理中心歸口審批),費用按年度報集團財務結算。

③工作快遞請寫明收件單位名稱和聯系方式備查。

④私人快遞由前臺聯系快遞公司上門取件,不得要求前臺外出到郵局寄送私人快遞。

⑤前臺接到快件后應及時電話通知快遞公司人員安排取件并留存底單以便查詢。

第三章?機票預訂管理

第11條職責說明。

1.出差申請人:按《員工出差管理辦法》填寫《因公出差審批表》,需乘飛機的,出差申請人可先在網上查詢機票信息,或向公司前臺查詢機票信息。

2.行政管理中心:經出差申請人分管領導審批后,行政管理中心可接受機票預訂申請。

3.分管領導:審核出差人乘坐飛機必要性。

第12條審批程序。

1.審批權限依次為:出差申請人→部門負責人→部門分管領導→總裁審批→行政管理中心備案。

2.集團公司董事長、總裁、副總裁可直接通知前臺訂購機票,但須由秘書或者本人填寫訂票申請單。

第13條預訂標準。

1.國內乘坐火車在10小時內能到達出差目的地的,原則上不受理機票預訂。

2.普通員工因公出差,特殊情況經審批后方可預訂機票。

3.有開通夕發朝至列車的出差地點不得訂購機票。

第14條費用。

1.所有機票,由前臺憑《出差申請表》統一報銷月結款項。

2.機票預訂后,無特殊原因一律不得改簽或退票。因公不能按時出行,需注明原因,重新填寫《出差申請表》預訂;因私造成的改簽或退票費用,由出差申請人全部承擔。

第四章?名片印制與使用管理

第15條名片印制。

1.行政管理中心統一負責對外印制名片的印刷業務。

2.原則上公司員工需轉正后方可印制名片,新員工或名片使用完者,應先填寫《名片印刷申請單》(詳見附件4),部門負責人簽字同意并經過分管副總審批后方可交由行政管理中心負責印制。

3.名片印制申請人每月10日前統一到行政管理中心登記,并在《名片印刷申請單》上明確標示個人信息,包括姓名、職務、聯系電話等。如遇特殊情況急需用名片則提前3日通知行政管理中心。

4.名片印制到位后,領取人到行政管理中心對名片信息進行核對,確認無誤后在《名片領用登記表》(詳見附件5)中簽字。

5.行政管理中心對印制名片應留底存檔。

第16條名片配給數量控制。行政管理中心有責任定期檢查、收集各部門名片需求,將相關信息統計。印制數量單位:1盒/人/次(100張)。

1.管理人員:經理及以上級別的管理人員,印制數量:3盒/人/次,備用數量:2盒/人/次。

2.正式員工:2盒/人/次,備用數量:1盒/人/次。

3.如遇大型展會、研討會、客戶尋訪等名片大量消耗的情況,要提前準備,數量根據實際需要情況具體對待(提前3天提出印制名片申請)。

第17條名片備用保管及保留。

1.每位員工不同時期不同版本的名片,行政管理中心要保留一張以備查。

2.每位員工備用的名片由行政管理中心統一保管,員工需要時到行政管理中心領用,行政管理中心根據庫存情況定期檢查備用名片并及時印制新名片。

3.名片更新:名片中信息發生變化時,需立即更新印制新的名片。

第18條名片使用。

1.名片使用須恰到好處,不可像撒傳單般濫用,合理掌握使用范圍。

2.掌握名片遞送禮儀和交換規則。

3.員工在業務交往過程中收到的公務、客戶名片屬公司客戶資料,須在公司內共同使用,不得占為己有。

3.任何人不得私自印制公司名片,不得隨意改變公司的名片設計樣式、排版等,違者按照1元/張乘以印制名片的數量進行懲處。

第19條名片作廢及處理。

1.員工因升職、調職、離職等原因,原版本名片不得繼續使用,剩余名片所屬部門負責人收回并銷毀。

2.名片信息已更新,舊名片由所在部門負責人收回作銷毀處理。

第20條費用核算。每月底,行政管理中心按部門實際印刷名片數量,按部門進行費用分攤,并將結果通知相關部門。

第五章?禮品購置與分發

第21條本章所稱禮品指:經公司批準,由集團行政管理中心直接批量購置或定制的專門用于對外公關工作或業務交往,以公司名義向有關單位、個人饋贈發送的紀念物品以及作為公司員工福利的禮品。

第22條禮品的購置。

1.禮品集中采購:每年12月份集團行政管理中心組織集團及各區域公司申報禮品采購計劃,根據集團、各區域公司對禮品的需求計劃,綜合集團高管及各區域公司高管對禮品的要求,由集團行政管理中心和人力資源中心擬定“全年禮品集中制作或采購方案”,包括:設計理念、圖樣(效果圖),所用材料、規格、單價、數量等,經集團總裁審批由集團行政管理中心、人力資源中心與財務管理中心三方人員組成招標工作組,在集團招標工作小組(由公司高管擔任組長)的領導下進行招標制作和采購工作。

2.采購的禮品應與集團的市場地位及企業文化相符合,達到提升集團對外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈,要體現集團的特色。送給來訪與外國客人的禮物,交流時,還要能體現中國的特色。

3.禮品采購原則。

①貨真價實原則:價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。

②集體采購原則:參與采購人員不得低于3人。

③集中制作原則:年度計劃、專業設計、集中制作和采購。

4.福利禮品采購:集團人力資源中心根據實際需要填寫《禮品采購申請單》(詳見附件6)交由行政管理中心統一進行采購,注明禮品名稱、數量、預計單價(有無預算)、計劃到貨日期。預計總金額超過10000元人民幣的要報財務總監、集團總裁審批。

5.接待禮品采購:

①集團各部門因業務需要領用禮品的,原則上領用公司庫存禮品,如果庫存禮品不能滿足需要,審批后采購金額在3000元以內的,則根據《禮品采購申請單》審批的內容,由行政管理中心負責組織采購,或者在審批授權后由使用單位、使用者自行采購;采購金額在3000—50000元的,由集團行政管理中心、人力資源中心與財務管理中心一同采購。

②針對公司重要客戶,由集團行政管理中心批準或高管安排緊急的重要禮品采購,按照《禮品采購申請單》經過審批后由行政管理中心負責采購落實,采購人員必須在3人以上。

第23條禮品的保管。

1.原則上各類禮品均由集團行政管理中心后勤管理員進行保管。

2.后勤管理員在禮品購置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時,由經辦人填寫物品的入庫清單,后勤管理員根據入庫清單驗貨,認真檢查質量并清點數量,確認無誤后在入庫清單中簽字確認,并提交集團行政管理中心主任復核。入庫清單包括入庫品種、入庫數量、入庫金額、經辦人、入庫時間等(詳見附件7)。

3.后勤管理員每月末對禮品庫進行清點對賬,每季度對禮品庫進行全面盤點清點,并填寫年度禮品庫入庫臺賬(詳見附件8)和年度禮品庫出庫臺賬(詳見附件9),報集團行政管理中心主任。在禮品數量不足時應及時向集團行政管理中心主任報告,及時提出制作補充禮品的需求。

4.禮品入庫、出庫應如數登記,注明領用人、領用用途、數量和金額,并如實填寫禮品庫出庫臺賬,做到賬物相符。如因主觀原因出現賬物不符的則按照物品同等價格進行賠償,并做出書面檢查。

5.后勤管理員換崗或離崗時,應將賬物盤點清楚后隨入庫單、入庫臺賬、出庫臺賬一并移交下一任專管人員。

6.后勤管理員其職責是負責保管,未經公司領導批準,不得發放。后勤管理員因其他原因不在時,應由集團行政管理中心主任或由其安排其他人員代管,在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物,以免出現賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責的,出現賬物不符的由代管人員直接承擔經濟責任。如集團后勤管理員因其他原因不在時,未經授權的其他人員擅自代管出現賬物不符的,由其本人直接承擔經濟責任。

第24條禮品的領取與分發。

1.禮品的領取和分發必須填寫禮品領用審批單(詳見附件10),禮品領用時需填寫禮品領用登記表(詳見附件11),由集團行政管理中心統一發放。

2.接待禮品的贈送。

①贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜;多人場合,要注意區分受贈人的不同職位,考慮選擇不同檔次、品種的禮品;重復贈送時,注意花樣品種的更換。

②避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中,要避免公司或部門多頭贈送現象;或其相反,遺漏重要賓客。禮品使用單位和行政管理中心注意把關,防止此類事情發生。

③普通禮品贈送,目的是加強與賓客的溝通,給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時,注意了解授贈人的個性特點,講究品位、格調,采取不同方式,做到既不鋪張浪費,又能收到實效。

第25條禮品的費用分攤。

1.行政管理中心在每月末將禮品支出明細表發到財務管理中心,財務管理中心將各部門發生的費用支出計入本部門費用。

2.各部門所領用禮品有剩余時,不得私自占用,需退回行政管理中心,行政管理中心重新入庫,退回禮品費用不再計入各部門。

第六章?附則

第26條本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。

第27條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。

第28條附件:(1)信件簽收登記表;(2)信件發送審核表;(3)信件發送登記表;(4)名片印刷申請單;(5)名片領用登記表;(6)禮品采購申請單;(7)禮品庫入庫清單;(8)年度禮品庫入庫臺賬;(9)年度禮品庫出庫臺賬;(10)禮品領用審批單;(11)禮品領用登記表。

篇2:學院后勤服務經費管理辦法

某學院后勤服務經費管理辦法

第一章總則

第一條為進一步規范后勤服務經費的預算與管理,提高資金使用效率,結合實際,特制定本辦法。

第二條后勤服務經費的管理堅持實事求是、整體劃塊、分項計算、動態管理的原則,施行合同約定、成本核算和績效考核。

第三條本辦法適用于對學校后勤總公司后勤服務經費的管理。后勤總公司應按照學校財務管理的相關規定和合同規定完善其內部財務管理制度。

第二章經費構成

第四條后勤服務經費由學校撥付資金和服務收入性資金組成。

第五條學校撥付資金指為滿足學校正常教育教學需求,按照服務項目和合同約定,以滿足公益性服務為原則,撥付給后勤總公司使用的資金。其中水、電、燃氣和必要的政府規費屬于剛性費用。

第六條服務收入性資金是指后勤總公司利用學校設施設備,為校內居民、有關經營性單位或個人提供服務后收取的相關費用。

第三章經費計算

第七條可納入學校后勤服務經費計算范疇的服務項目包括:

(一)教學及辦公用房物業管理服務;

(二)學生公寓物業管理服務;

(三)職工住宅物業管理服務;

(四)校園環境物業管理服務

(五)學校水、電、暖、汽及開水供應服務;

(六)學生食堂飲食及浴室管理和服務;

(七)防洪排澇、防雷防電、節能減排及環境治理;

(八)為確保上述服務項目的正常運行而進行的必要的小型維修服務。

第八條學校撥付資金應根據服務項目和類別,以服務合同和服務質量標準作為經費計算的主要指標,綜合國家定價及市場因素,以學生人數、單位面積作為基本依據,結合人工、材料、水電燃氣運行和若干專項進行分項計算。

第九條服務收入性資金中的收費項目應符合國家相關政策,其中對于經營單位的水電費,后勤總公司可實行二級表加價收費。

第四章經費預算

第十條學校撥付資金預算以年度為單位,后勤總公司在當年年底前將本年度后勤服務經費使用情況以總報表形式報國有資產與后勤管理處,國有資產與后勤管理處根據相關服務項目、標準和考核情況進行審核,按照具體服務項目、單位面積和計費標準提出其下一年度經費預算,報學校會議批準后執行。

第十一條年度撥付資金原則上不作調整,當市場水、電、燃氣價格波動幅度超過10%或確實有新增服務項目和工作任務時,后勤集團公司可提供相關增加費用報表和實證材料,經國有資產與后勤管理處審核,報學校研究批準后可追加相應撥付資金。

第五章經費撥付與管理

第十二條撥付資金由學校每月按照全年總經費的8%支付,由國有資產與后勤管理處審核,主管校領導同意后支取。因學校發展需要或遇重大改造項目需使用大筆資金時,后勤總公司可提出申請,經學校審批同意后,可提前支付部分經費。

第十三條學校在撥付資金總額中除去剛性費用后提留4%作為后勤服務質量保證金。具體管理和使用按照《zz學院后勤服務質量考核辦法(試行)》的有關規定執行。

第十四條學校撥付資金在財務處單獨建賬,專戶管理,由后勤總公司根據工作業務自行支配,應形成詳細的財務收支報表,并接受年度審計。國有資產與后勤管理處、財務處對資金運行情況進行日常監管。

第十五條服務收入性資金由后勤總公司自行收取或由學校代扣并在財務處建賬管理,應嚴格財務制度,落實收支兩條線,資金主要用于繳納相關成本費用、彌補撥付資金運行缺口和日常管理。

第十六條后勤總公司在后勤服務項目內單項在5000元以上的維修和10000元以上的設備、材料的購置與更新,應向國有資產與后勤管理處提出申請,經審核后,按照學校有關規定和程序執行。

第十七條嚴格界定撥付資金和服務收入性資金,禁止故意混淆服務范圍和以撥付資金沖抵服務收入性資金現象,一經核實,除核減相應經費外,處以2-5倍罰款。

第六章附則

第十八條本辦法由國有資產與后勤管理處負責解釋。

第十九條本辦法自印發之日起施行。

篇3:大學后勤服務集團進一步加強物資財產管理規定

大學后勤服務集團關于進一步加強物資財產管理的規定

本辦法所指物資財產是固定資產、低值易耗品和材料的總稱。總公司的物資財產是保持正常生產、工作的基礎,是保證總公司各項管理工作及生產經營活動順利進行的必要條件。為進一步做好總公司物資財產管理規范化工作,特制訂本辦法。

一、總則

總公司物資財產管理必須認真做好物資財產的計劃、采購、驗收、保管、使用、保養、檢修、更新和核算等工作,達到供應好、消耗低、費用省的目標。總公司所有固定資產、低值易耗品及材料(包括學校購買、總公司或部門自行購買、捐贈、調撥的)均納入物資財產管理范圍。

(一)物資財產管理的原則

1、服務原則

以靈活多樣的方式將品種規格齊全、數量合理、質地優良的物資財產及時、有效地供應給各部門,以促進工作。

2、效益原則

在物資財產的購置、驗收、使用、維護、報廢過程中,必須加強計劃管理、經濟核算,使物資財產充分發揮效益。

3、制度原則

實行規范的企業物資財產管理,制訂符合總公司實際的物資財產分類、管理目錄和編號,實行物資管理部門、財務部門和使用部門相結合的物資財產管理體制,做到分工明確,各司其職。

(二)物資財產管理的范圍和分類

1、固定資產:指能夠獨立使用一年以上且單位價值較大,在使用過程中保持原有物質形態的資產。包括房屋及建筑物、機電設備、電子設備、辦公設備、家具等;

2、低值易耗品:是指單位價值較低或使用年限較短,但一般在一年以上不做固定資產管理的辦公文具、柜臺、清潔衛生用品、餐具等;

3、材料:指使用后就消耗或逐漸消耗而不能復原的物質資料,主要包括原材料、燃料、輔助材料、修理備用件等。

(三)物資財產管理要點

1、固定資產

①固定資產的采購、保管、記賬、付款工作,應由不同人員擔任;

②固定資產的添置申請、采購驗收、報廢清理、內部轉移、調撥出租要由相關部門審核批準;

③固定資產增減變動要及時向有關部門反映并及時記賬;

④建立統一的固定資產目錄、明細賬和卡片,做到賬、卡、物相符;

⑤加強固定資產的日常管理,對閑置的固定資產及時辦理封存和申報手續,并及時反映給資產管理部門;

⑥組成資產核查小組,定期盤點,對盤盈、盤虧、毀損等情況要查明原因,分清責任;

⑦正確計算折舊,與各部門經營情況、成本核算掛鉤。

2、材料及低值易耗品

①材料及低值易耗品的申購、采購、驗收、付款、記賬必須由不同的人員擔任;

②采購員應按照批準的采購計劃進行采購,不得擅自改變采購內容;

③材料及低值易耗品的驗收要嚴格,根據采購計劃逐項驗收,一經驗收,一般不得提出退貨、更換等要求;

④發票價格、運輸費、稅款等,必須憑證齊全,并與合同復核無誤后方可辦理結算、支付貨款,如有退貨,應從原發票中扣除后辦理結算;

⑤貨款必須通過銀行辦理轉賬,除財務明確規定的情況外,不得以任何借口支付現金或現金支付,特殊情況應經相應授權后方可使用;

⑥納入配送倉庫或部門二級倉庫管理的材料及低值易耗品,應由專人負責,按財務要求做好材料的入庫、出庫、領用、發放、保管、周轉記錄,做到有數據、有憑據、有手續、有制度;

⑦對庫存材料及低值易耗品規定合理的貯存定額,對超儲積壓的材料要積極處理,加速資金周轉;

⑧500元(含500元)以下的倉庫材料及低值易耗品的報廢、報損,由部門經理審批,500元以上由總經理審批;

⑨各級倉庫要建立定期實物盤點制度,財務結算中心會同配送中心建立實地抽查制度。

3、總公司所有涉及物資資產管理的人員,在采購配送、驗收保管、使用維護、成本核算各環節均應嚴格執行各項規章制度,規范操作,廉潔奉公,恪盡職守,密切配合,切實做好總公司物資資產管理工作。

二、固定資產管理細則

(一)管理范圍

1、能夠獨立使用一年以上的房屋、建筑物、機器和機械運輸工具及與經營服務有關的設備、器皿、工具等;

2、能夠獨立使用兩年且單價在1000元以上(含1000元)辦公設備及所有家具或大批同類物資。

(二)分類

本細則所稱固定資產包括房屋及建筑物、儀器儀表、機電設備、電子設備、印刷機械、文體設備、工具量具和器皿、家具、行政辦公設備、被服裝具等十六類。

(三)管理部門

總公司辦公室代表總公司負責整體管理事務;各使用部門承擔具體使用、保管、養護等日常管理責任。

(四)計劃與申購

1、每年年底各部門上交申報計劃,大型貴重設備需提交論證報告,由辦公室匯總,經總公司辦公會討論確定全年設備添置計劃;

2、固定資產的申購應由使用部門根據總公司批準后的設備添置計劃填寫資產設備申購單,明確申購原因、用途及經費開支渠道,經總經理審批后由配送中心統一購買。與申購單上資產名稱、品種、型號、價格不符的,需重新辦理申購手續。

(五)經費開支

總公司出資,以計提折舊方式納入各部門經費,逐月逐年回收成本。

(六)折舊年限及折舊方法

1、快速折舊法。除土地、房屋外一般以五年為折舊年限,按月等額計提折舊;

2、平均年限折舊法。按固定資產不同類別、不同使用年限按月等額計提折舊;

3、根據各部門上年末資產總額的百分比計提;

4、使用部門與財務結算中心協商具體折舊方法,報經領導同意后實施。

(七)固定資產的計價

1、學校撥入的固定資產以評估價為計價依據;

2、購入的固定資產,按買價加運輸費、包裝費、安裝費及稅金等計價;

3、自行建造的固定資產,按造價或決算價計價;

4、改擴建的,以原固定資產價值,加上用于改造、擴建而發生的支出,減去改擴建過程中發生的變價收入后的余額計價;

5、盤盈的固定資產,按照同類固定資產的重置價值計價。

(八)固定資產的驗收

1、資產、設備到貨后一周內,使用部門應組織有關人員進行驗收,并辦理相關手續,一經驗收,一般不予退貨;

2、超過一周未辦理驗收手續的,按已驗收辦理。

(九)固定資產的入賬

1、總公司辦公室根據《高等學校固定資產分類及編碼》對總公司購買的每件固定資產進行編號,并填寫一式四聯資產設備入庫單,一聯由辦公室按品名登記固定資產明細賬和卡片,一聯隨發票交財務結算中心辦理付款手續并做好固定資產的總賬,一聯交使用部門做好部門固定資產明細賬,一聯備查;

2、學校承擔出資購買的固定資產,總公司辦公室及各部門仍需登記明細賬,原則上不記總賬、不計提折舊。

(十)固定資產的維修

1、日常檢修(含零修)的經費由各部門自行開支。數額在200元以上的,可分攤進入成本,但不得超過十二個月。報辦公室備案;

2、大修要上報總公司辦公室,經批準后進行,納入固定資產原值,以折舊方法回收成本。

(十一)固定資產的日常管理

各部門應有明確的資產管理負責人,由專人負責資產的使用、維護保養、維修處理、內部調撥、報失、報廢等。日常管理工作因工作變動需更換保管人的,應及時辦理移交變更手續。

(十二)固定資產的出借、調撥

1、固定資產的出借,必須由總公司辦公室初核,明確借用期,總經理審批后方可出借;

2、使用部門間固定資產的調撥需由調出單位填寫“固定資產調撥單”,并經調入部門簽字驗收辦妥交接手續。

(十三)固定資產的報廢

1、因自然損耗而無法使用的固定資產,由使用部門填寫報廢審批表,報總公司辦公室,經總經理審批后予以報廢處理(學校出資的報學校處理);

2、因使用不當造成無法修復或遺失、被竊需報廢、報失的,使用部門報分管副總審核,經總公司辦公會討論,明確責任后辦理報廢手續。

(十四)固定資產的清查盤點

1、每季度末,財務總賬與辦公室登記明細賬進行核對,辦公室登記的總明細賬與部門明細賬核實;

2、總公司領導,部門負責人,辦公室、財務、配送等相關職能部門人員組成的核查小組,每年對固定資產的實有數與賬面數進行核查;

3、對核查中發現的盤盈、盤虧查明原因,報領導審查批準后調整賬面金額。對核查中發現的保管不善、使用不當、修理不及時等情況,將追究部門責任人及保管人責任。

三、低值易耗品管理細則

(一)管理范圍

單位價值在200元以上1000元以下,使用年限一年以上,不屬固定資產管理的辦公文具、柜臺、清潔衛生用品、餐具、辦公家具等。

(二)分類

1、經營服務類低值易耗品,如電扇、脫水機、微波爐、貨架、餐具、一般維修工具等;

2、管理類低值易耗品,如辦公用品、電話機、文具、計算器、辦公桌椅、飲水機等。

(三)管理部門

1、總公司辦公室負責對低值易耗品進行審核監督,做好登記管理工作;

2、使用部門建立低值易耗品的進出領用登記賬和日常管理工作。

(四)申購

使用部門填寫低值易耗品申購單,注明名稱、型號、價格、攤銷期限,經分管副總審批同意報總公司辦公室,由配送中心定期編制購置計劃并組織采購。

(五)驗收

配送中心會同使用部門有關人員進行驗收,并辦理相關手續,一經驗收,一般不予退貨;

(六)領用

1、使用部門領用低值易耗品應填寫一式三聯的低值易耗品入庫單,一聯報總公司辦公室專門登記,歸口管理,一聯報財務做入賬處理,一聯供使用部門備查;

2、對各類專用工具的領用,應建立登記領用制度,明確領用及歸還日期、領用人、審批人等。

(七)攤銷方式

1、原則上采用一次攤銷法,直接計入各部門成本或費用;

2、一次性進入費用過大,會影響當期損溢發生較大波動的,可采用分期攤銷法(一年內);

3、各部門可以根據自身工作特點選擇攤銷方式,形成制度后在同一會計年度內不予變動。

(八)報廢

1、使用部門填寫低值易耗品報廢單,總公司辦公室根據報廢單進行檢查和核對;

2、財務部門計算報廢品的已提攤銷額和應補提的攤銷額,及時進行賬務處理,并及時收回報廢殘值。

(九)清查盤點

1、使用部門有專人負責低值易耗品的日常管理,進行定期或不定期的盤存;

2、總公司辦公室對各部門的低值易耗品使用情況和數量進行實物與登記本的核實。

四、材料(含庫存材料)管理細則

(一)材料的分類

按材料在生產經營活動中的作用分為:

1、原料,指經過加工后構成產品主要實體的各種材料;

2、輔助材料,指雖不能構成主要實體但與主要材料使用密切相關的各種材料;

3、燃料,指經營過程中產生能量轉換的物資;

4、修理備用件,指用于修復各種物資設備的零配件;

5、其他材料。

(二)材料的采購

根據總公司[20**]第16號文件《配送管理暫行辦法》的規定,使用部門根據工作需要填寫申購單,注明品種、規格、數量、用途、價格等,經符合財務管理的審批程序,由配送中心堅持適用、經濟和標準化原則組織采購。配送中心根據庫存物品情況,經使用部門同意后,可用倉庫內相應的閑置材料替代擬采購物品,以加速庫存流通。

(三)材料的驗收

1、入庫保管的材料由倉庫保管員負責驗收,直接交給使用部門的材料,由使用部門驗收;

2、驗收時必須對實物驗質、點數或過秤,仔細檢查所收到的材料是否與進貨憑證相符,對質量不好、數量短缺以及與申購單不符的,應拒絕接受;

3、填寫入庫單應注明材料的品名、數量、單價和金額,交財務結算中心辦理入賬手續,如從集貿市場購買或個私經營戶定期送上門的材料,進貨憑證經采購人、驗收人簽章,交由配送中心于月底統一填寫匯總入庫單,財務結算中心憑此辦理入賬手續;

4、材料經驗收入庫后一般不得再提出退貨、更換等要求。

(四)材料的領用

1、各部門領用材料必須填寫出庫單或內部調撥單,并要有保管員、領用人、審批人的簽字,經審核無誤后發放;

2、鮮活原材料經保管員驗收后直接使用,進貨憑證代替出庫單;

3、在材料領發中,應堅持“先進先出,后進后出”的原則。

(五)庫存材料的保管

1、進庫的材料要按性能、用途和保管要求進行科學分類存放和保管;

2、公司的各種材料應由專人負責,盡可能集中保管,以防止材料流失;

3、倉庫管理員應熟悉材料的特性,根據倉庫的溫度、通風等因素,考慮存放時間,做好防潮、防霉、防水、防爆等工作。

(六)庫存材料的核算

配送倉庫及部門二級倉庫按永續盤存制建立數量、金額材料明細賬,根據出入庫單記錄庫存材料的進、出、存動態。

(七)庫存材料的盤點

1、各級倉庫須每月盤點,隨時掌握庫存材料的變動情況,月末做好盤存表上交財務結算中心;

2、財務結算中心協同配送中心每月進行實物抽查核實,包括賬面數與實存數有無錯誤、有無超儲積壓損壞變質、安全措施是否到位和庫房設備有無損壞等;

3、對抽查發現的問題,如盤盈、盤虧、毀損或其他各種損失,分析原因,明確經濟責任,個人造成的損失應由個人賠償,部門管理不善造成的損失追究部門經理的責任。

(八)庫存材料的損耗

根據以往資料或倉庫管理人員實際經驗合理確定材料損耗度,并報經總公司同意后執行。經營部門的損耗計入經營成本。

五、本規定如與總公司其他文件、規定相沖突,以本規定為準。