第一編行政文體

　　一、學習目標與建議

　　本編共分兩章。通過第一章行政機關公文的學習，應搞清楚法定公文的概念、特點、分類及構成要素和寫作要求;掌握各公文文種的用途以及通知、通報、報告、請示、函等重點文種的一般寫法。通過第二章事務文書的學習，應當搞清楚簡報、調查報告、計劃、總結及各類法規規章的涵義及特點;掌握調查報告、計劃、總結、各類規章的一般寫法以及簡報、計劃、總結的寫作要求。

　　二、應重點掌握的知識

第一章行政機關公文

　　(一)公文的概念

　　廣義的公文是指黨政機關、企事業單位及社會團體在公務活動中所用的各類書面文字材料。

　　狹義的公文是專指國務院辦公廳2000年8月24日頒布、20**年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的十三種公文，即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

　　(二)公文的特點：法定性、政策性、實用性、時效性、規范性

　　(三)公文的分類

　　按照行文關系和行文方向分類：

　　上行文：是下級機關向所屬的上級機關呈送的公文。

　　下行文：是上級機關向所屬的下級機關送發的公文。

　　平行文：是同級機關或不相隸屬的機關之間相互制發的公文。

　　(四)公文的體式

　　公文的體式主要是指公文的構成要素、構成格式及其印裝規格。體式特別固定是公文區別于其他文書的重要特征，也是其法定性的重要體現。各構成要素的標識位置及其注意事項應按教材內容予以掌握。

　　(五)重點公文文種的寫作注意點

　　1.通知

　　適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章，傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免人員。

　　通知一般由標題、主送機關、正文、附件、落款和成文日期組成。標題有兩種寫法：一種是公文標題常用的寫法;另一種是批示類通知的特殊寫法。正文一般由緣由、事項、要求組成，但各類通知在實際寫作中的側重點有所不同。

　　2.報告

　　報告適用于向上級機關及其領導人匯報工作，反映情況，答復上級的詢問。報告的特點是匯報性、陳述性。報告一般由標題、主送機關、正文、落款和成文日期組成。其正文的寫法：一般由報告緣由、基本情況和結束語等三部分組成。

　　3.請示

　　請示適用于向上級單位請求指示、批準。請示應同報告區別開來。撰寫請示應注意一文一事，避免多頭和越級請示。

　　4.函

　　函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。撰寫函應注意內容要簡潔、措詞要得體。

　　常見公文函、請示、報告、通知、規定的公文格式與范本

　　常見公文函、請示、報告、通知、規定的公文格式與范本

　　【公文寫作】常見公文函、請示、報告、通知、規定的公文格式與范本

　　公文格式(函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之一

函的寫作格式

　　函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

　　公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期、函告的事項、結語等。

　　①標題

　　一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關于**(事由)的函》;復函為《關于**(答復事項)的復函》。

　　②正文

　　一般包括三層：簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答復的事項和問題;希望和要求，如：“務希研究承復“，敬請大力支持為盼“等。

函的寫作范例

　　四川省電力工業局關于在寶珠寺水電站庫區進行開發有關意見的函

　　廣元市人民政府:

　　寶珠寺水電站于1996年10月開始蓄水,1996年年底首臺機組投產發電,水庫已基本形成。據了解,目前庫區有關部門正積極籌劃在寶珠寺水電站庫區發展旅游業和養殖業。為保障水庫和大壩的安全運行,現將我局有關意見函告如下。

　　一、寶珠寺水電站是由國家開發銀行貸款,四川省電力工業局負責還貸建設的重點水電工程。

　　四川省電力工業局既是寶珠寺水電站工程的業主,又是工程主管部門。按照國家有關基本建設“誰投資,誰受益“,的原則,四川省電力工業局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權和開發權,寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業局領導,是寶珠寺水電站工程管理和開發的直接主體。盡管如此,為支持庫區移民發展生產,根據《四川省大型水電工程建設征地補償和移民安置辦法》第三十條“大型電站形成后的水面和消落區,在服從工程管理機構的統一指揮、管理、調度和保證工程安全的前提下,由當地縣級以上人民政府統籌組織移民優先開發利用“和水利電力部頒發的《水利水電工程管理條例》第二十三條“開展綜合經營事業,應由工程管理單位統一規劃。可由工程管理單位自營,也可以與有關單位簽訂經濟合同,進行協作或聯合經營,應注意有關社隊利益,搞好團結和生產“的精神,我局原則同意當地縣級以上人民政府統籌組織庫區移民對寶珠寺水電站庫區進行適當開發,但任何開發活動必須服從寶珠寺水電廠的統一規劃,并與寶珠寺水電廠簽訂有關經濟、安全、責任方面的協議。

　　二、根據國務院頒發的《水庫大壩安全管理條例》第十條“興建大壩時,建設單位應當按照批準的設計,提請縣級以上人民政府依照國家規定劃定管理和保護范圍“的規定,寶珠寺水電站應劃定管理和保護范圍。但寶珠寺水電站首臺機組剛投產,大壩未全部建成,大壩管理和保護范圍尚未劃定,依照批準設計和國家有關規定,大壩上游3-5公里,以及整個庫區征地線以下,屬大壩管理和保護范圍。

　　根據《水庫大壩安全管理條例》第十七條“在大壩管理和保護范圍內修建碼頭、魚塘的,須經大壩主管部門批準“和《水利水電工程管理條例》第十一條“確有必要在水利水電工程保護范圍內進行建設等活動,應征得水利電力主管機關的同意“的規定,任何單位在寶珠寺水電站大壩管理和保護范圍內進行開發活動,必須經四川省電力局批準后方可實施,未經我局批準擅自在大壩保護和管理范圍內搞開發,都是違反國務院規定的。

　　三、凡是在水庫以內的任何開發和經營活動,必須服從寶珠寺水電廠對水庫的統一運用調度,不得影響水庫的安全運行。庫區的利用應在服從電廠的統一規劃的前提下統籌規劃,有計劃、有組織地進行。

　　以上意見,特此函告。感謝貴府及其它各級地方政府對電力部門的工作給予大力支持和幫助。

　　關于鄂穗兩地攜手聯合打撈“中山艦“的函

　　湖北省人民政府：

　　現沉于長江金口赤礬山江底的“中山艦“，是中國現代革命史上的重要歷史文物，盡快將其打撈、修復和陳列展覽，是海內外同胞的共同心聲。

　　“中山艦“是重要的革命歷史文物。該艦192喀年參加“保衛大武漢會戰“時被日軍炸沉。盡快打撈“中山艦“，使其重展英姿，是一件深得海內外同胞和兩岸有識之士擁戴的義舉。這對于充實完善中國現代革命史文物，并重現其歷史價值，加強愛國主義教育和革命傳統教育，增強整個中華民族的凝聚力和向心力，改善兩岸關系，促進臺灣回歸祖國大業的早日實現，都具有重要的意義和作用。

　　由于“中山艦“在廣州的時間長達21年，且圍繞“中山艦“的幾次主要歷史事件都發生在廣州。因此，“中山艦“是把廣州建設成為中國現代革命史教育基地，向廣州、全國乃至海內外同胞進行愛國主義教育和革命傳統教育不可缺少的文物。近幾年采，廣東省、廣州市人大、政協、民革，黃埔軍校同學會中的不少代表、委員、成員，各界有關專家學者、人民群眾，以及港澳臺同胞、海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府采電來函.希望廣州市政府主動與貴省聯系章一起盡快組織打撈“中山艦“，并進行修復和陳列。為此，我們經過認真研究.提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態度，協商聯合打撈，修復。展出的辦法和有關問題。

　　專此函達，請答復。

　　廣州市人民政府(蓋章)

　　XX年x月X日

　　公文格式(函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之二

通知格式：（指示性通知）

　　北京積水潭醫院關于××××××的通知

　　各科室：

　　××××××××××××××××××××××××××××××××

　　××××××××××××××××××××××××××××。

　　北京積水潭醫院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

　　國務院關于調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知

　　國發(1996)×號

　　各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構:

　　gg開放以來，我國證券交易市場有了很大發展，證券交易規模不斷擴大，證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規范證券交易市場，妥善處理中央與地方的合配比例，增強中央宏觀調控能力，國務院決定，自1997年1日1日起，將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各50%，調整為中央80%、地方20%。有關地區和部門要從全局出發，繼續做好證券交易印花稅的征收管理工作，進一步促進我國證券市場的健康發展。

　　中華人民共和國國務院

　　一九九六年十二月十六日

通知格式：（會議性通知）

　　關于×××××××××××××××會議的通知

　　各職能處室：

　　定于×月×日召開××××會。現將有關事宜通知如下：

　　會議議題××××××××××××××××××××××××××××。

　　參加人員××××××××××××××××××××××××××××。

　　會議時間×月×――×日(會期×××，×××××報到。)

　　會議地點××××××××××××××××××××××××××××。

　　有關事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。

　　(二)××××××××××××××××××××××××××××。

　　(三)×××××××××××。

　　聯系人：×××，電話：××××××××，傳真：××××××××。

　　北京積水潭醫院

　　××××年×月×日

例文(會議通知)

　　關于召開全區宣傳部長會議的通知

　　各市委宣傳部，柳鐵黨委宣傳部：

　　定于9日9-10日召開全區宣傳部長座談會，現將有關事項通知如下：

　　一、會議議題傳達學習中宣部召開的部分省區市宣傳部長座談會精神;總結交流我區前八個月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。

　　二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。

　　三、會議時間9日9-10日(會期一天半，9日8日下午報到)。

　　四、會議地點報到及住宿地點：南寧市七星路廣西宣傳干部培訓中心。會場：區黨委辦公樓三樓會議室。

　　五、有關事項

　　(一)請參加會議人員準備約15分鐘的發言。請將發言材料打印50份，在報到時交會務組(打印要求：16開幅面，在左上角用四號楷體注明“全區宣傳部長座談會發言材料”)。

　　(二)請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作，準時出席會議。在外出差、學習的，加無特殊情況，務請回邕參加會議。

　　(三)請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區黨委宣傳部辦公室。

　　聯系人：×××，電話：××××，傳真：××××××。

　　*廣西壯族自治區委員會宣傳部

　　二○○三年九月四日

《通知》寫作要點

　　通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。

　　一、標題：制發機關+事由+通知。

　　二、正文：㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

　　三、結尾：三種寫法：㈠意盡言止，不單寫結束語。

　　㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

　　㈢再次明確主題的段落描寫。

　　公文格式(函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之三

報告格式：（建議報告）

　　關于××××××的報告

　　院領導：

　　根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：

　　一、×××××××××××××××××××××××××××××。

　　二、××××××××××××××××××。以上意見如無不妥，請批轉各部門執行。

　　北京積水潭醫院××處

　　××××年×月×日

例文(建議報告)

　　關于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告

　　國務院：

　　脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標，國家決定開展強化免疫活動。現將有關情況報告如下：

　　一、自我國開展計劃免疫工作以來，脊髓灰質炎疫苗接種率提高，發病率顯著下降，取得了可喜的戰績。

　　二、在冬季，脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。

　　以上意見如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。

　　衛生部

　　一九九三年十月二日

　　報告格式：(情況報告)

　　關于××××××的報告

　　根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：

　　××××××××××××××××××××××××××××××××針對××××××，提出以下建議：一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。

　　北京積水潭醫院××處

　　××××年×月×日

《報告》寫作要點

　　報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。

　　一、標題：制發機關+事由+報告;報告前可加“緊急”。

　　二、正文：㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

　　三、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

　　公文格式(函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之四

請示格式：（事務性請示）

　　關于在我院開展×××工作的請示

　　院領導：

　　近一段時間來，我院××××××××××，為了×××××××××××，擬在我院開展×××××××××。具體意見如下：

　　一、×××××××××××××××××××××××××××××。

　　二、××××××××××××××××××××××。

　　三、××××××××××××××××××××。

　　以上意見已經各分會主席同意，如無不妥，請批轉各部門執行。

　　北京積水潭醫院工會

　　××××年×月×日

例文(事務性請示)

　　關于在全國開展基本農田保護工作的請示

　　國務院：

　　為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神，鞏固和發展劃定基本農田保護區這項工作的成果，擬在全國推廣這一做法。具體意見如下：

　　一、明確指導思想，加強組織領導。………………

　　二、根據不同地區確定保護重點。………………

　　三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見，如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。

　　國家土地管理局

　　一九九一年一月二日

　　院長辦公會請示格式：主管領導批示：

關于××××的請示

　　院領導：

　　××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院辦公會討論，請指示。

　　積水潭醫院××處

　　×年×月×日

《請示》寫作要點

　　請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。

　　一、標題：制發機關名稱+事由+請示。

　　二、正文：㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

　　三、結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

　　注意事項：一文一事;一個主送機關;逐級請示。

　　規定格式：

　　北京積水潭醫院××××的規定(××××年×月×日)

　　第一條××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

　　第二條×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法規類規定）

北京市關于禁止燃放煙花爆竹的規定

　　(一九九三年十月十二日北京市第十屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過)

　　第一條為了保障國家、集體財產和公民人身財產安全，防止環境污染，維護社會秩序，根據國家有關法律、法規，結合本市情況，制定本規定。

　　第二條本規定由各級人民政府組織實施。……第十一條本規定具體應用中的問題，由市人民政府負責解釋。

　　第十二條本規定自一九九三年十二月一日起施行。

　　《規定》寫作要點

　　規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。

　　一、標題：地域+內容+文件種類(規定、管理辦法、細則、規則等)。

　　二、正文：

　　(一)正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。

　　(二)“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。

　　(三)根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。規約性公文的結構包括：依據與目的、適用范圍、主管機關、行為規則、違法處理、解釋機關、施行時間、其他條款。某一文件不一定全部包括上述各部分。書寫要求

　　字號規格

　　公文標題居中排一行或數行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印。結構層次序數，第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

　　所謂騎年就是蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時，章子要把月份整個蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期

篇2:公文處理基本任務

　　公文處理是指在公文的產生和運轉的全過程中，以特定的原則和方法對公文進行創意、撰寫、加工、利用、保管，使其獲得必要功效的行為或過程。公文處理行為是公文的形成到運轉、再到傳遞存貯、再到檔案或銷毀的整個過程中。這是一整套的行為，對各類公文活動都產生著一定的影響，為公務活動提供著大量的印，因而，公文處理的行為與過程就必須做到準確、及時、安全。

　　公文處理最基本的任務就是撰制、辦理、管理、整理(立卷)，歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，撰制是前提，辦理是中心，管理、整理、歸檔是終結。幾個部分互相聯系，互相交叉，互相制約。

撰制公文

　　就是根據公務活動的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過領會意圖并收集整理有關的信息撰擬成文稿，再經審核簽發以及整理印制印印等工作過程，形成具有正式效力的公文。

辦理傳遞文件

　　根據法定的職責權利規定，進行收文和發文的處理。發文處理是指以本機關的名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。收文程序指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦。承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據有關規則遞送給收文單位的過程。

管理文件

　　是指公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔、銷毀。對文件實施科學系統的保管，對秘密文件進行保密維護。

立卷歸檔

　　公文辦理完畢后，應根據《檔案法》和其他有關規定，及時立卷歸檔。要對在立卷范圍內的文件做系統化整理和編目，編制成案卷，并在規定的時間內將其移交檔案部門。

篇3:市排水公司公文處理工作制度

市排水公司公文處理工作制度

第一章總則

　　第一條為做好公司公文處理工作，加強管理，使之科學化、制度化、規范化，參照《中國共產黨公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》的原則精神，結合公司實際，制定本辦法。

　　第二條本制度所指的“公文”包括在生產經營管理活動中形成的文書資料，上級機關發送的丈件、資料，以及公司往來單位在聯系工作中發送的重要文件、資料。

　　第三條公文處理必須做到準確、及時、安全、保密。公司綜合辦公室負責公司黨、政的公文處理工作。

　　第四條公司各級公文處理工作人員要加強政治理論和文化知識學習，提高業務素質和工作效率，遵守保密規定，保證公文處理工作更好地為企業的改革和發展服務。

第二章公文處理工作的任務

　　第五條公文處理工作的任務有：

　　(一)公文的收發、登記和承辦;

　　(二)公文的擬辦、請辦和催辦;

　　(三)公文的印制、校對和用印;

　　(四)公文的簽發、批閱和傳閱;

　　(五)公文的立卷、歸檔和查閱;

　　(六)領導交辦的其他公文處理工作

第三章公文的種類

　　第六條公文的主要種類有：

　　(一)決議用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項;

　　(二)決定用于對重要事項或重大行動作出決策和安排;

　　(三)指示用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求;

　　(四)意見用于對重要問題提出見解和處理辦法;

　　(五)通知用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關部門或公司共同執行或者周知的事項。

　　(六)通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況：

　　(七)報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問;

　　(八)請示用于向上級機關請求指示、批準：

　　(九)批復用于答復下級機關的請求;

　　(十)規定用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范;

　　(十一)函用于機關單位之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等;

　　(十二)會議紀要用于記載會議主要精神和議定事項;

　　另外還有工作計劃、規劃、安排、要點、小結、總結和情況反映、匯報等文種。

第四章公文的格式

　　第七條公文由版頭、密級、緊急程度、發文字號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄報抄送機關、印制版記組成。

　　(一)版頭由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用聯署機關名稱。

　　(二)密級公文的秘密等級，標注于公文首頁左上角。

　　(三)緊急程度對公文送達和辦理的時間要求。緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”，緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　(四)發文字號由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成，標注于版頭下方居中位置。以公司名義發文編號為“武排水[“**]*號”;以公司機關支部、工會、共青團等名義發文，文頭用武漢市城市排水發展有限公司便箋印發。

　　(五)標題、公文要旨，一般由事件描述和文種構成。

　　(六)主送機關主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于正文上方，頂格排印。

　　(七)正文公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方。

　　(八)附件公文附件，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發文機關署名之前注明附件的名稱。

　　(九)發文機關署名應當用全稱或者規范化簡稱，位于正文的右下方。

　　(十)成立日期一般署會議通過或者領導簽發日期;聯合行文，署最后簽發機關領導的簽發日期;特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文機關署名下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。

　　(十一)印章除會議紀要外，公文應當加蓋發文機關印章。用印位置應在成文日期的上方，做到上不壓正文，下不壓成文日期年、月、日中四至七個字，俗稱“齊年蓋月”。

　　(十二)印發傳達范圍加括號標注于成文日期左下方。

　　(十三)主題詞按上級機關的要求和《主題詞表》標注，位于抄送機關上方。

　　(十四)抄報、抄送機關指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級和不相隸屬機關。上級機關用抄報，不相隸屬機關用抄送。抄報、抄送機關名稱標注于印制版記上方。

　　(十五)印制版記由公文印發機關名稱、印發日期和份數組成，位于公文末頁下端。

　　第八條公文的漢字從左至右橫排。公文用紙幅面規格一般采用a4型或a3型，左側裝訂。

第五章行文規則

　　第九條行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。

　　第十條不相隸屬部門、公司之間一般用函行文。

　　第十一條向上級機關請示問題，應當一文一事，不應當在非請示公文中夾帶請示事項。

　　請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報;經過協商未能取得一致意見時，應當在請示上寫明。除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公室按規定程序處理，不應直接送領導者個人。未經本級行政領導同意或授權，不得越過本單位向上級主管部門請示重大問題。

第六章公文的起草

　　第十二條起草公文應當做到：

　　(一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關公文相銜接。

　　(二)全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策措施切實可行。

　　(三)觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確。

　　(四)開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正，字跡清晰。

　　(五)人名、地名、時間、數字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發布的標準方案，計量單位和數字用法符合國家主管部門的規定。

　　(六)文種、格式使用正確。

　　第十三條公司領導對重要公文應組織有關人員進行調查研究和充分論證，在征求有關部門意見的基礎上，親自主持、指導起草或親自草擬公文。

　　第十四條凡以公司名義發文，按職責范圍由各部門擬稿，如涉及幾個部門共同擬稿，由主要部門組織其他部門協助。

第七章公文的校核、簽發

　　第十五條主辦人員在擬好文稿后，由主辦單位或部門的負責人審稿，從內容、文字到標點符號都要進行全面斟酌、審修。幾個部門共同擬稿的文件，要經有關部門負責人的會簽。

　　第十六條公文文稿送領導審批之前，交公司綜合辦公室審核，由擬稿部門打印、校對。

　　第十七條文稿如需作較大修改，應當與原起草部門協商或請其修改。

　　第十八條公文須經公司領導審批簽發。重要公文應當由公司主要領導簽發。聯合發文，須經所有聯署單位的領導會簽。綜合辦公室根據授權發布的公文，由辦公室負責人簽發。

　　領導簽發公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間。

　　第十九條已經公司領導審批過的文稿，在印發之前應再作校核。經校核如需作涉及內容的實質性修改，須報原審批領導復審。

　　第二十條文稿的起草校核、審批、簽發一律使用鋼筆或毛筆，或打印文本。

第八章公文辦理和傳遞

　　第二十七條公文辦理分為收文辦理和發文辦理。公文函件的收發，由綜合辦公室負責管理。

收文辦理

　　(一)簽收收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以憑據。

　　簽收公文應當逐件清點，如發現問題，應及時向發文單位查詢，并采取相應的處理措施。急件應注明簽收的具體時間。

　　(二)登記公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。登記應當將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收丈日期及辦理情況逐項填寫清楚。

　　(三)擬辦辦公室對需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景材料，送領導批示。

　　(四)請辦辦公室根據授權或有關規定將需要辦理的公文擬請主管領導批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。

　　(五)分發辦公室根據有關規定或者領導批示將公文分送有關領導和部門。

　　(六)傳閱辦公室根據領導批示或者授權，按照一定的程序將公文送有關領導閱知或者批示。需要送請領導閱批的傳真件，應當在復制后辦理。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳、延誤和遺失。

　　(七)承辦主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文單位;凡涉及其他部門業務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關單位協商辦理;凡須報請上級機關審批的事項，承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關審批。

　　(八)催辦辦公室對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環節。對緊急或者重要公文應及時催辦，對一般公文應定期催辦，并隨時或者定期向領導反饋情況。

發文辦理

　　(一)核發綜合辦公室在公文正式印發前應對公文的審批手續、文種、格式等進行復核。

　　(二)印制公丈印制應當使用符合存檔要求的書寫材料，做到準確、及時、規范、安全、保密。

　　文稿字跡必須清楚，涂改過多，不易辨認的稿件，打印前必須抄正。文稿簽發后，由擬稿部門負責打印、裝訂。

　　打印文件要保證質量，文件格式的各個組成部分要合乎規格要求，標題要安排恰當。

　　文件的校對以原稿為依據，逐字、逐句、逐個標點符號認真進行校對，一般文件二校，重要文件三校，避免重大差錯。

　　(三)發文文件裝訂完畢后，存檔文件和原稿由擬稿部門一并歸檔。發文原則上由公司綜合辦公室負責，急事急辦的文件，責成承辦部門準確及時送達，并辦理簽收手續。

　　以電子郵件形式傳送的一般性文件，應采取加密措施，保證準確無誤地發送到相關部門。

　　秘密公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行，下級機關、不相隸屬機關如需變更，須經發文機關批準。

第九章公文的立卷、銷毀

　　第二十八條公文辦理完畢后，擬稿部門應當按照有關規定將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全，進行立卷歸檔。傳真件、復印件不能作原件存檔。

　　第二十九條兩個以上單位聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，相關單位如無正本，可保存副本或復制件。

　　單位領導兼任其他單位職務的在履行其所兼職務過程中形成的公文，由其兼職的單位立卷歸檔。

　　第三十條公文的歸檔范圍具體見文書檔案管理規定。

　　第三十一條立卷公文應向檔案部門移交，個人不得保存應存檔的公文。

　　第三十二條沒有存檔價值和存查必要的公文，經過領導批準，可銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監督，保證丟失。

第十章附則

　　第三十三條本制度自發布之日起施行。

　　第三十四條本制度由公司綜合辦公室負責解釋。