公文格式細(xì)則

【公文格式細(xì)則】

第一章總則

第一條根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號(hào))、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704--2012)和《福建省黨的機(jī)關(guān)文件印制規(guī)范》、《福建省人民政府公文格式細(xì)則》(閩政辦[2012]131號(hào)),以及市委辦公室、市政府辦公室、市委教育工委、市教育局等有關(guān)文件精神,結(jié)合我校公文、公示處理工作實(shí)際,制定本細(xì)則。

第二條本細(xì)則適用本校制發(fā)的上行公文、平行函件、校內(nèi)公示和內(nèi)部通知等。

第三條學(xué)校上行公文、平行函件等對(duì)外公文各處室不得自行發(fā)送,將電子版交辦公室后統(tǒng)一發(fā)送;校內(nèi)公示由辦公室統(tǒng)一辦理;內(nèi)部通知由各處室根據(jù)相關(guān)版式自行發(fā)布,各處室下設(shè)部門通知由各分管職能科室統(tǒng)一發(fā)布。

第二章公文用紙與排印要求

第四條公文用紙一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(規(guī)格210mm×297mm)。公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm±1mm,下白邊為:35mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為:28mm士lmm,右白邊為26mm士lmm,版心尺寸為:156mm×225mm。

第五條公文排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字,文中如有小標(biāo)題用加粗字體體現(xiàn),一般每面排22行,每行排28個(gè)字,并撐滿版心。特殊情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

第六條版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分:公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭,包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)等部分;公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體,包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等部分;公文末頁(yè)首條分割線以下、末條分割線以上的部分稱為版記,包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分。頁(yè)碼位于版心外。

第三章公文格式

第七條發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(即“福建省泉州華僑職業(yè)中專學(xué)校”、“共青團(tuán)泉州華僑職業(yè)中專學(xué)校委員會(huì)”等)組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至上頁(yè)邊為72mm。使用紅色小標(biāo)宋體字。

字高應(yīng)不高于上級(jí)機(jī)關(guān),以醒目、美觀、莊重為原則。

第八條發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字(上行公文及平行函件統(tǒng)一使用“泉僑職”、“泉僑職黨”及“泉僑職團(tuán)”,校內(nèi)公示統(tǒng)一使用“泉僑職公示”及“泉僑職黨公示”,內(nèi)部通知及各處室報(bào)告不使用)、年份和序號(hào)組成,編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置,居中排布。

年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱,用括號(hào)“[]”括入;發(fā)文順序號(hào)不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。

發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

第九條公文標(biāo)題由事由和文種組成。

標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字(各處室發(fā)文標(biāo)題用3號(hào)小標(biāo)宋體字),編排于紅色分隔線下空一行位置,分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對(duì)稱,長(zhǎng)短適宜,間距恰當(dāng),標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形;標(biāo)題一般不超過(guò)50個(gè)字,不超過(guò)三行。

標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱要加書(shū)名號(hào)之外,一般不用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

第十條公文的主送機(jī)關(guān)用3號(hào)仿宋體字,編排于標(biāo)題下空一行位置,居左頂格,回行時(shí)仍頂格,最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化的簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

第十一條公文正文用3號(hào)仿宋體字,編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行,每個(gè)自然段左空二字,回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)、”“1、…”“①、”標(biāo)注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

第十二條如有附件,應(yīng)當(dāng)有附件說(shuō)明。即在正文下空一行左空二字用3號(hào)仿宋體字編排“附件”二字,后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。

如有多個(gè)附件,使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)(如“附件:1、×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí),應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

附件應(yīng)當(dāng)另面編排,并在版記之后,與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。

附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。

附件格式要求同正文。

第十三條成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),一般右空四字編排。

第十四條公文中應(yīng)當(dāng)加蓋紅色發(fā)文機(jī)關(guān)印章,并與署名機(jī)關(guān)相符,不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí),一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名,印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時(shí),應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決,務(wù)使印章和正文同處一面,不得采取標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”的方式解決。

第十五條公文如有抄送機(jī)關(guān),一般用4號(hào)仿宋體字,在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。

“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱,回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊,最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí),應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行,之間不加分隔線。

對(duì)不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)根據(jù)主送或抄送對(duì)象,按照黨、政、軍、群、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、法院、檢察院、各民主黨派的順序分行排列。

第十六條印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字,編排在末條分隔線之上。

印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),后加“印發(fā)”二字。

印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字。版記應(yīng)當(dāng)編排在公文最后一面。

第四章附則

第十七條本細(xì)則自2013年1月起執(zhí)行。

第十八條上級(jí)管理部門若出臺(tái)相應(yīng)的新規(guī)章制度,則本細(xì)則隨之修訂。

篇2:客運(yùn)專線公司公文處理實(shí)施細(xì)則

第一章?總則

第一條?為使公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》,結(jié)合哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)工作實(shí)際,制定本辦法。

第二條?公文(包括電報(bào),下同)是公司在行政管理過(guò)程中形成的具有規(guī)范體式的文書(shū),是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。

第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)

聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條?公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持依法合規(guī)、實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

第五條?公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu),指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

第六條?公司每一名工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理有關(guān)規(guī)定,對(duì)公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。

第二章?公文種類

第七條?公司使用的公文種類主要有:

(一)決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。

(二)決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出的決策和部署,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

(三)命令(令)。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

(四)公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

(五)公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

(七)意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

(八)通知。適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級(jí)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。

(九)通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況。

(十)報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,回復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。

(十一)請(qǐng)示。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(十四)紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第三章?公文格式

第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標(biāo)志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對(duì)于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補(bǔ)充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀(jì)要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。

第九條?公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁(yè)碼等要素組成。?

(一)份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

(二)秘級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成;聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱,主辦單位排列在前,如發(fā)文單位較多時(shí),也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字;聯(lián)合行文時(shí),使用主辦單位標(biāo)志。

(五)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí),使用只主辦單位的發(fā)文字號(hào)。

(六)簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

(七)標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(九)正文。公文的主體,用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

(十)附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。

(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

(十二)成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

為準(zhǔn),聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)的主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。

(十四)附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

(十五)附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

(十六)抄送機(jī)關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

(十八)頁(yè)碼:公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。

第十條?公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機(jī)關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號(hào))執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語(yǔ)、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào),按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。

?第四章?行文規(guī)則?

第十一條?行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對(duì)性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)行文,特殊情況需要越級(jí)行文的,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的單位。?

第十二條?公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發(fā)公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。

第十三條?公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項(xiàng)需向中國(guó)鐵路總公司行文外,凡屬中國(guó)鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)以函的形式向中國(guó)鐵路總公司部門行文,涉及幾個(gè)部門的可以抄送,亦不必抄送中國(guó)鐵路總公司。

第十四條?“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級(jí)單位。

“意見(jiàn)”用于上行文時(shí),應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時(shí),一樣體現(xiàn)出強(qiáng)制性和約束力,下級(jí)單位應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行;用于平行文時(shí),所提意見(jiàn)供對(duì)方參考。

除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以公司名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”、“報(bào)告”。

?“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十五條?收到參建單位的“請(qǐng)示”或“意見(jiàn)”,公司必須做出處理或答復(fù)。“請(qǐng)示”或“意見(jiàn)”實(shí)行“催辦查辦通知書(shū)”制度,領(lǐng)導(dǎo)閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來(lái)文單位,無(wú)承辦部門的,由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。

第十六條?公文要精簡(jiǎn),注重效用。

(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會(huì)議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文,通過(guò)當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問(wèn)題不再發(fā)文。

(二)轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強(qiáng)的,可原文照轉(zhuǎn);需部分貫徹執(zhí)行的,可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分;需結(jié)合實(shí)際細(xì)化貫徹的,應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文,原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。

(三)壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要,一般不超過(guò)3000字;控制發(fā)文范圍和印數(shù),除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外,無(wú)關(guān)單位一律不抄送。

第五章?發(fā)文辦理

第十七條?公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程,一般包括:擬稿、審稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、裝訂、封發(fā)等程序。?

第十八條?以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下:

(一)《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司文件》

1.向上級(jí)單位或部門請(qǐng)示、報(bào)告重要工作;

2.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位或部門文件;

3.部署全局性的重要工作;

4.發(fā)布公司管理辦法;

5.發(fā)布重要獎(jiǎng)懲事項(xiàng);?

6.其它需發(fā)《公司文件》的事項(xiàng)。?

(二)《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司函》

1.公司與上級(jí)部門商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);

2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級(jí)市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門,其他人民團(tuán)體、企事業(yè)單位,商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)。

(三)《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司會(huì)議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開(kāi)的會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第十九條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項(xiàng)標(biāo)明。草擬公文要做到:

(一)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;

(二)事由清楚,觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,書(shū)寫整齊,簡(jiǎn)潔明了;

(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;?

(四)擬制緊急公文,應(yīng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度;?

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。使用非規(guī)范簡(jiǎn)稱時(shí),應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。引用外文或國(guó)際組織縮寫形式時(shí),應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日;

(六)公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個(gè)層次時(shí),序數(shù)順序?yàn)椤耙弧薄ⅰ?.”;結(jié)構(gòu)為多層次時(shí),序數(shù)順序?yàn)椤耙弧薄ⅰ?一)”、“1.”、“(1)”。

(七)使用國(guó)家法定計(jì)量單位;

(八)根據(jù)來(lái)文擬辦的文稿,來(lái)文應(yīng)附在文稿后,以便審核、歸檔;

(九)公文中的數(shù)字,除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書(shū)寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;

(十)受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡(jiǎn)稱;單位名稱不能表明所在地時(shí),要在擬稿紙上注明地址以便及時(shí)投送;

(十一)擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文,應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水,禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計(jì)算機(jī)打印設(shè)備擬寫文稿。

(十二)文件標(biāo)題字號(hào)應(yīng)使用二號(hào)宋體,正文標(biāo)題應(yīng)使用三號(hào)黑體,正文應(yīng)使用三號(hào)仿宋體;字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”,行間距應(yīng)用“單倍行距”,同時(shí)根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。

第二十條?會(huì)簽:會(huì)簽公文,主辦部門應(yīng)先簽署意見(jiàn),然后交協(xié)辦部門依次簽署意見(jiàn)。

凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng),主辦部門必須與之協(xié)商、會(huì)簽,取得一致意見(jiàn)后方可行文。如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致,主辦部門應(yīng)列明各方理?yè)?jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書(shū)面意見(jiàn),報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第二十一條?審稿、核稿:對(duì)文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān),然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文,必要時(shí)經(jīng)法律顧問(wèn)核稿。上行公文和重要公文,須經(jīng)綜合部部長(zhǎng)復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā);文稿改動(dòng)較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無(wú)誤后,應(yīng)簽名并注明日期。

審稿、核稿的重點(diǎn)是:是否需要行文;行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求,公文格式是否規(guī)范;文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定;處理意見(jiàn)是否明確具體,切實(shí)可行;與其他有關(guān)文件精神有無(wú)矛盾、重復(fù);涉及其他部門的問(wèn)題是否已經(jīng)協(xié)商一致;發(fā)送范圍是否恰當(dāng);主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。

第二十二條?校對(duì):校對(duì)工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時(shí)。公司發(fā)公文由擬稿部門校對(duì),每件公文至少全面校對(duì)兩遍,改正較多時(shí),應(yīng)按程序復(fù)校,在確認(rèn)無(wú)誤后方可付印,校對(duì)人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前,對(duì)文件及格式要全面檢查,如對(duì)文稿內(nèi)容有疑問(wèn),應(yīng)與核稿人聯(lián)系,不得隨意處理。

第二十三條?簽發(fā):以公司名義制發(fā)的公文,由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期,并對(duì)公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動(dòng),如必須改動(dòng),應(yīng)由核稿人報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十四條?繕印:公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號(hào)。繕印要符合公文規(guī)定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。

第二十五條?翻印:上級(jí)單位公文除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長(zhǎng)批準(zhǔn)可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。

第二十六條?用印:蓋章時(shí),應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),打印是否清晰,印數(shù)是否準(zhǔn)確,對(duì)不符合規(guī)定的公文不予蓋章。

第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對(duì)繕印的公文進(jìn)行檢查。檢查的重點(diǎn)是:密級(jí)、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時(shí)要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁(yè)、少頁(yè)、倒頁(yè),訂釘位置要按規(guī)定辦理,做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,會(huì)議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,其他簡(jiǎn)報(bào)、材料由擬稿部門裝訂。

第二十八條?封發(fā):綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度,印發(fā)的公文由擬稿部門進(jìn)行封發(fā)。公文封發(fā)時(shí),擬稿部門要對(duì)公文質(zhì)量進(jìn)行檢查,重點(diǎn)檢查繕印是否清晰,有無(wú)多頁(yè)、少頁(yè)、倒頁(yè)等差錯(cuò),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。

第二十九條?積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐,逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。

第三十條?嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定,加強(qiáng)秘密公文的管理。秘密公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中,均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施,保證公文安全。閱辦機(jī)要電報(bào),應(yīng)按保密規(guī)定按時(shí)收回,由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報(bào)時(shí),必須貫徹“密來(lái)密去”的原則,嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸,其他秘密公文傳輸時(shí),必須采用加密裝置。

第六章?收文辦理

第三十一條?收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。

第三十二條?收文:綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度,指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號(hào)、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長(zhǎng)或主管副部長(zhǎng)按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見(jiàn);綜合部文電管理人員按照綜合部部長(zhǎng)或主管副部長(zhǎng)簽署的意見(jiàn),將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長(zhǎng)和主管副部長(zhǎng)同時(shí)因公出差,由綜合部文電管理人員直報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱批,并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理;節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長(zhǎng)或主管副部長(zhǎng)說(shuō)明文電內(nèi)容、緊急程度,由綜合部部長(zhǎng)或主管副部長(zhǎng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后,由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦理。

公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會(huì)議或從其他渠道收到的公文,應(yīng)交綜合部登記后辦理。

收到上報(bào)的公文如不符合本實(shí)施細(xì)則規(guī)定的,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可退回發(fā)文單位并說(shuō)明理由。

第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時(shí)辦理,不得延誤、推諉,一般公文應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié),做到日事日畢;內(nèi)容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦。各主辦(承辦)部門當(dāng)日辦理的公文要于17時(shí)前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過(guò)辦理時(shí)限的,主辦部門應(yīng)預(yù)先說(shuō)明理由。對(duì)不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時(shí)向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或與交辦部門聯(lián)系,并退回公文原件。

第三十四條?公文傳閱:領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據(jù)實(shí)際情況,在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時(shí)間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時(shí)傳閱時(shí),重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱,原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長(zhǎng)或文電管理人員第一時(shí)間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時(shí)掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時(shí)方便。

第三十五條?審批公文:主批人應(yīng)簽署明確意見(jiàn),并寫全姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱(需注明時(shí)間),應(yīng)視為同意。沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。?

第三十六條?公文督辦:凡帶有“請(qǐng)**部門閱辦”、“上報(bào)”、“反饋”、“落實(shí)”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時(shí)限要求及時(shí)上報(bào),同時(shí)向綜合部反饋情況,保證工作得到落實(shí)。

第七章?公文歸檔、銷毀

第三十七條?立卷歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé);聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。

立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)擬制、修改和簽批公文,書(shū)寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。

(五)實(shí)行公文無(wú)紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。

(六)各部門要嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間、歸檔范圍和歸檔程序開(kāi)展公文歸檔工作。

第三十八條?銷毀:沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊(cè)銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第三十九條?單位合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;單位撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十條?工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計(jì)劃財(cái)務(wù)部-計(jì)財(cái),安全質(zhì)量部-安質(zhì),物資設(shè)備部-物設(shè)。

第四十二條?以《公司文件》行文,其發(fā)文字號(hào)為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號(hào)”。

第四十三條?以《公司函》行文,其發(fā)文字號(hào)為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號(hào)”。

第八章?附則

第四十四條?公司公文處理有關(guān)簿冊(cè)式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書(shū)等特殊公文,依照有關(guān)規(guī)定辦理。

第四十五條?公文被撤消,視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十六條?本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第四十七條?本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。

篇3:領(lǐng)航房地產(chǎn)公司公文辦理細(xì)則

綠航房地產(chǎn)公司公文辦理細(xì)則

為進(jìn)一步規(guī)范公文辦理程序,提高辦文效率和質(zhì)量,“明按照確分工、各負(fù)其責(zé)、加強(qiáng)協(xié)作、統(tǒng)一管理”的原則,對(duì)公司的收發(fā)文進(jìn)行規(guī)范管理。

一、收文辦理:

1、凡是收文,一律由綜合部登記,并根據(jù)文件內(nèi)容,由綜合部簽批擬辦意見(jiàn),分別呈送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱示及有關(guān)部門辦理,急件及時(shí)送辦;

2、承辦部門應(yīng)按文件時(shí)限要求抓緊辦理不得延誤、推諉,對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理,應(yīng)當(dāng)迅速退回綜合部并說(shuō)明理由;總經(jīng)理簽批由具體部門或個(gè)人負(fù)責(zé)辦理,則必須按總經(jīng)理要求辦結(jié);

3、對(duì)已辦結(jié)的公文,各部門均應(yīng)及時(shí)送交綜合部歸檔。密級(jí)公文辦完后立即送交,業(yè)務(wù)指導(dǎo)性公文需留用的,可采取復(fù)印件的辦法備用;

4、簽收登記后批辦的文件,由綜合部負(fù)責(zé)催辦。領(lǐng)導(dǎo)批示限期辦理的文件,重點(diǎn)催辦并及時(shí)反饋辦理結(jié)果;

5、未按辦文程序直接送總經(jīng)理的公文有關(guān)部門在接到總經(jīng)理交辦的公文時(shí)應(yīng)到綜合部進(jìn)行補(bǔ)辦登記、簽收手續(xù)。

二、發(fā)文辦理:

1、根據(jù)本規(guī)章制度確定的部門職責(zé),各部門在職責(zé)范圍內(nèi)需要對(duì)外發(fā)文的,由各部門擬定文稿,按公文格式抄寫在發(fā)文稿紙上,擬稿人、部門負(fù)責(zé)人簽字后送到綜合部核稿,由總經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)文。發(fā)文部門應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)交辦的時(shí)間內(nèi),將文件呈送給主送部門和抄送部門;

2、簽發(fā)后的文稿由發(fā)文部門負(fù)責(zé)校對(duì)、打印,成文蓋章后統(tǒng)一發(fā)文,綜合部應(yīng)將正文附件連同原稿留存存檔;

3、公司發(fā)文一律由綜合部秘書(shū)統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào);

4、除各部門對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)發(fā)文外,公司內(nèi)部發(fā)文及代表公司的對(duì)外行政發(fā)文,均由綜合部擬稿,經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后,方可發(fā)文。