1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄，對(duì)各種文件、資料及時(shí)做好登記、分發(fā)、歸集。堅(jiān)持對(duì)密級(jí)文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強(qiáng)密級(jí)文件、資料的保管，不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級(jí)文件、資料。

5、對(duì)本辦在工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個(gè)人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。

6、年終對(duì)所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對(duì)破損變質(zhì)的檔案材料要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對(duì)檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，任何個(gè)人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

篇2:文書檔案管理制度范本

1、目的與適用范圍

本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,

本制度適用于公司文書檔案的管理。

2、工作內(nèi)容

2.1文書檔案的歸檔

2.l.l各部門承辦完畢需要?dú)w檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。

2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動(dòng)不得私自帶文件到其它單位。

2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)和紅墨水書寫。

2.1.4移交歸檔的案卷應(yīng)編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。

2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:

2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。

2.1.5.2標(biāo)題要文字概括、簡潔、準(zhǔn)確,而且標(biāo)題不宜過長,一般不超過50個(gè)字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。

2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。

2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號(hào),填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。

2.2文書檔案的整理和保管

2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號(hào)、立卷、登記入庫保管,

2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。

2.2.3檔案要編號(hào)、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。

2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲(chǔ)設(shè)備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。

2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。

2.2.6檔案管理人員對(duì)庫房存檔要進(jìn)行定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施研究解決。

2.3文書檔案的簽定和銷毀

2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)檔案材料的鑒定工作。

2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應(yīng)對(duì)照上級(jí)和本單位的保管期限進(jìn)行審查,根據(jù)案卷對(duì)本單位現(xiàn)實(shí)工作和長遠(yuǎn)工作的參考價(jià)值,確定保管期限。

2.3.3對(duì)確實(shí)推動(dòng)保管價(jià)值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。

2.3.4銷毀時(shí)必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽署材料永久保存。

2.4文書檔案的統(tǒng)計(jì)利用

2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)統(tǒng)計(jì)表、主要內(nèi)容、時(shí)間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復(fù)制等。

2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。

2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對(duì)借閱的檔案注意愛護(hù)、保密,嚴(yán)禁私自涂改和銷毀。

2.4.4對(duì)帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準(zhǔn)持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關(guān)的部分。

篇3:房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)*城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。

第二條本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

第三條文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個(gè)人不得擅自處理或長期積壓文件資料。

第四條綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。

第五條本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。

第二章文件的收集

第六條公司文件資料的收集范圍

凡是反映公司經(jīng)營活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料

1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件;

2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;

3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話;

4、職能部門對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);

5、其它相關(guān)資料。

(二)公司文書材料

l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料;公司

控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料;

2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要,專題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;

3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;

4、公司給上級(jí)部門的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

5、公司各部門及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;

6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;

7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;

8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;

9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;

10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;

ll、各類投訴處理材料;

12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;

13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;

14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報(bào)送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;

15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;

16、公司及所屬公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;

17、公司大事記、全宗介紹;

l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件;19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;

20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;

21、其它各類相關(guān)資料。

(三)非隸屬單位的文件資料

非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。

第三章文件的整理與立卷

第七條公司實(shí)行公司、部門分級(jí)立卷的制度,堅(jiān)持“誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。

第八條公司文書檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí):綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級(jí):綜合管理部對(duì)公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。

第九條歸檔文書的整理要求

(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應(yīng)合一立卷。

(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。

(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。

批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。

第十條立卷

(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。一個(gè)頁面一個(gè)頁號(hào),

頁號(hào)位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù),來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件,按一件計(jì)算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。

(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準(zhǔn)確。

(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點(diǎn)一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章案卷的排列、編號(hào)、歸檔

第十一條歸檔時(shí)間與手續(xù)

歸檔時(shí)間是指立卷部門將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。

部門歸檔時(shí)間為次年5月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔),各部門須按時(shí)向綜合管理部移交檔案,同時(shí)填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目

錄清點(diǎn)核對(duì)

第十二條案卷排列編號(hào)

案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào),.案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù),并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1號(hào)卷開始的號(hào)序。

第十三條案卷目錄

(一)案卷目錄的編制方法

案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1號(hào)卷開始的完整系統(tǒng)。

(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用A4紙尺寸。

案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:

l、封面和扉頁

主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。

2、目次

即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無需設(shè)目次。

3、序言或說明

對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡要說明的文字。

4、案卷目錄表(見附件1)

即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。

5、備考表

附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。

案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。

第五章檔案的保管

第十四條檔案室系機(jī)要重地,非經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。

第十五條檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。

第十六條檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢

第十七條做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

第十八條堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度,每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

第十九條檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。

第六章檔案的調(diào)閱與利用

第二十條檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動(dòng)了解各部門對(duì)檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。

第二十一條調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí),必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見附件2),由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還,并辦理注銷手續(xù),不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長不超過5個(gè)工作日,公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長不超過2個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見《保密管理制度》。

第二十二條借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進(jìn)行處理。

第二十三條外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)

第二十四條檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。

第七章檔案的鑒定

第二十五條公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每5年1次對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作,重新確定文件密級(jí);并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出意見,登記造冊,經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀(見附件4)。

第二十六條銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。

第二十七條任何部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。

第八章附則

第二十八條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第二十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。