1.堅持文書檔案管理的基本原則,維護檔案的完整與安全。

2.做到有專室、專柜、專人保管。

3.認真制訂檔案庫房管理的各項措施,保持庫房衛生安全。

4.提供利用檔案,必須堅持原則,按查閱制度辦,不準損壞、丟失檔案,不準在檔案上圈劃涂改,不準私自拆卷或從卷中抽去文件資料。

5.文書檔案管理列入管理人員崗位責任制,作為考核的重要內容之一。

篇2:房地產集團公司文書檔案管理辦法

房地產集團有限公司文書檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強*城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現文書檔案的科學管理,充分發揮文書檔案在公司經營管理中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本規定中的文書檔案,是指公司在經營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

第三條文書檔案是記錄與反映公司發展狀況的重要依據和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。

第四條綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。

第五條本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章文件的收集

第六條公司文件資料的收集范圍

凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

(一)政府機關或行業管理部門(簡稱職能部門)的文書材料

1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件;

2、職能部門下發的涉及經營業務并要求貫徹執行的文件;

3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;

4、職能部門對公司各類請示事項的批復;

5、其它相關資料。

(二)公司文書材料

l、公司股東會、董事會、監事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司

控股、參股的項目公司、專業公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監事會形成的各種文件資料;

2、公司總經理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;

3、公司印發的各種正式文件的底稿(簽發稿)、打印稿;

4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;

5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;

6、公司各類調研工作形成的文件材料;

7、公司調查處理的違紀、違規事件材料;

8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數據資料;

9、公司參展的大型產品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;

10、公司領導在經營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業務有關的文件資料;

ll、各類投訴處理材料;

12、公司經濟糾紛處理材料;

13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;

14、公司各類資質、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;

15、公司重要的各類協議合同;所屬公司報送的重要的各類協議合同的備案資料;

16、公司及所屬公司開發項目的可行性報告、策劃報告書、規劃設計、景觀設計等文件資料;

17、公司大事記、全宗介紹;

l8、公司《章程》及規章制度等文件資料;所屬公司報送的規章制度備案文件;19、公司重要財產物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;

20、公司固定資產的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;

21、其它各類相關資料。

(三)非隸屬單位的文件資料

非隸屬單位與公司聯系、協商、處理工作中產生的重要文件資料。

第三章文件的整理與立卷

第七條公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持“誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監督指導。

第八條公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。

第九條歸檔文書的整理要求

(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。

(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協議等文件在簽字年度立卷。

(四)歸檔文件要根據其聯系、重要程度、問題或時間順序進行排列。

批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉文件在前,被批轉文件在后。

第十條立卷

(一)卷內文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,

頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填寫卷內文件目錄和備考表。

卷內文件的件數,一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數;正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內。

(三)案卷封面逐項按規定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內文件資料內容,一般包括責任者、內容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。

(四)卷內文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經檔案室人員復核;文件資料也可根據特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章案卷的排列、編號、歸檔

第十一條歸檔時間與手續

歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。

部門歸檔時間為次年5月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據移交目

錄清點核對

第十二條案卷排列編號

案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數,并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統可有兩種,一種是統編,適用于案卷數量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1號卷開始的號序。

第十三條案卷目錄

(一)案卷目錄的編制方法

案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統,即每本案卷目錄必須是一個從1號卷開始的完整系統。

(二)案卷目錄的形式、結構與內容

案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質封皮。開本尺寸一般采用A4紙尺寸。

案卷目錄的結構及內容:

l、封面和扉頁

主要內容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數、頁數等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內類別(年度、機構、問題)、密級等和“案卷目錄”4字構成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。

2、目次

即目錄所分類目的索引,專用于全宗內進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。

3、序言或說明

對目錄結構、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。

4、案卷目錄表(見附件1)

即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數、備注等項目構成。

5、備考表

附于目錄最后,用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。

案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。

第五章檔案的保管

第十四條檔案室系機要重地,非經同意,嚴禁入內。

第十五條檔案庫房物品未經許可,不得挪作他用。經常保持庫內清潔衛生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規范化,檔案存放始終有序。

第十六條檔案庫房內嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢

第十七條做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。

第十八條堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執行登記、統計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發現問題及時向領導匯報。

第十九條檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。

第六章檔案的調閱與利用

第二十條檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。

第二十一條調閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(見附件2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續,不準轉借。一般檔案借離時間最長不超過5個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。

第二十二條借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。

第二十三條外單位調閱、借離或復印公司業務檔案時,應持有單位介紹信,經綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)

第二十四條檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。

第七章檔案的鑒定

第二十五條公司行政副總經理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每5年1次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。

第二十六條銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監銷,并在銷毀清冊上簽字。

第二十七條任何部門和個人未經批準不得擅自銷毀檔案。

第八章附則

第二十八條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。

第二十九條本辦法自印發之日起施行。

篇3:文書檔案管理規定辦法

文書檔案管理規定

一、根據上級關于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關檔案工作的指示,結合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。

二、堅持檔案工作實行“統一領導,集中管理”的原則,本院設文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領導,統一管理本院的文書檔案。

三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執行黨和國家的方針、政策,貫徹執行檔案工作的法律、法規和規章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業務,不斷提高檔案業務水平和服務質量,以高度負責的態度對待檔案工作,保證工作任務的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應保持相對穩定。

四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業務部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導,并從實際出發,制訂、補訂或修訂必要的規章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎工作。

五、檔案室應做好文書檔案的收集和接收工作。并應于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。

有保存價值的文件資料,是指具有現實查考使用價值和對學院改革、發展、建設等辦學建校活動有研究價值的文件資料。

六、各業務部門應主動在每年第一季度內將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應符合下列要求:

⒈歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現上述情況,機要文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

八、機要文書應對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續排等工作。

九、檔案室應建立檔案統計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統計,并按照上級規定,報送檔案基本情況統計表。

必要時,此項工作可在秘書和綜合統計人員協助下完成。

十、機要文書應編制本院的《檔案資料期限表》,經校主管領導人批準后執行。

十一、本院應定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結束后,應提出工作報告,并對經鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經主管院領導人批準后銷毀。

十二、檔案室應力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設施。

機要文書要定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。

十三、機要文書應編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。

十四、檔案室應利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發展建設服務,并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對上級規定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續,做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對上級發下的文件及其復制件,需要借給或送給國內的其他單位,必須報請發文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內的其他單位交流或交換,⑴對于規章制度,可通過學院檔案室統一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規劃、計劃、工作總結等文件材料,必須經院長簽準后,由學院檔案室統一對外辦理。

十九、不論是上級發下的文件及其復制件,還是本院的文件及其復制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關書面批準后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經院長或上級機關書面批準,不得擅自公布。

二十一、對檔案的收集、整理、利用服務、保護和管理規范化、標準化、現代化,以及信息資源的開發等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。

二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據性質和情節予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規定辦理。

二十三、機要文書檔案人員調動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續。