為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強本局文書檔案管理,制定本制度。

一、文件材料歸檔范圍

(一)上級機關的文件材料。

1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;

2、上級機關頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機關轉發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉載);

4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;

5、其他應當歸檔的文件材料。

(二)本級的文件材料。

1、局黨組、行政領導會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;

2、頒發(fā)的(包括轉發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本級的請示與上級機關的批復文件,下級單位的請示與本級的批復文件;

4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;

5、檢查下級單位工作,調查研究形成的重要文件材料;

6、內部職能部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;

7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;

9、內容重要的人民來信、來訪材料,領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統(tǒng)計分析等;

10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;

11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

13、干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲,黨員、團員、干部、工人名冊、報表,轉移關系存根等文件材料;

14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;

15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

17、其他應當歸檔的文件材料。

(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;

3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件等。

(四)下級單位的文件材料。

1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等文件;

2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;

3、下級單位報送的備案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負責收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。

(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時接收、清理、建檔,如有缺少應立即采取補救措施,確保每件檔案材料完整齊全。

(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月終了后3日內,將本局機關生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。

(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

三、文書檔案管理使用

(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度,任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。

(二)內部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報經局分管領導批準,并履行登記手續(xù)。對需要復印檔案、出具證明材料的,必須報分管局長批準,經認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經辦人負責。

(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標記,更不得擅自將文書檔案轉借他人。

(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。

(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴格按《保密法》執(zhí)行。

篇2:文書檔案管理制度范本

1、目的與適用范圍

本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,

本制度適用于公司文書檔案的管理。

2、工作內容

2.1文書檔案的歸檔

2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。

2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調動不得私自帶文件到其它單位。

2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。

2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。

2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:

2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。

2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過50個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。

2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。

2.1.5.4卷內文件要逐張編號,填寫好卷內目錄和備考表。

2.2文書檔案的整理和保管

2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,

2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。

2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。

2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。

2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。

2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施研究解決。

2.3文書檔案的簽定和銷毀

2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。

2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據(jù)案卷對本單位現(xiàn)實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。

2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經有關領導審核。

2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關領導的簽署材料永久保存。

2.4文書檔案的統(tǒng)計利用

2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關統(tǒng)計表、主要內容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。

2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。

2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。

2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經廣級領導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關的部分。

篇3:房地產集團公司文書檔案管理辦法

房地產集團有限公司文書檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強*城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現(xiàn)文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

第三條文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。

第四條綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。

第五條本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章文件的收集

第六條公司文件資料的收集范圍

凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料

1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件;

2、職能部門下發(fā)的涉及經營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件;

3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;

4、職能部門對公司各類請示事項的批復;

5、其它相關資料。

(二)公司文書材料

l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司

控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;

2、公司總經理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;

3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;

4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;

5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;

6、公司各類調研工作形成的文件材料;

7、公司調查處理的違紀、違規(guī)事件材料;

8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;

9、公司參展的大型產品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;

10、公司領導在經營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務有關的文件資料;

ll、各類投訴處理材料;

12、公司經濟糾紛處理材料;

13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;

14、公司各類資質、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;

15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;

16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設計、景觀設計等文件資料;

17、公司大事記、全宗介紹;

l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件;19、公司重要財產物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;

20、公司固定資產的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;

21、其它各類相關資料。

(三)非隸屬單位的文件資料

非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產生的重要文件資料。

第三章文件的整理與立卷

第七條公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持“誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。

第八條公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。

第九條歸檔文書的整理要求

(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。

(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。

(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列。

批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉文件在前,被批轉文件在后。

第十條立卷

(一)卷內文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,

頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填寫卷內文件目錄和備考表。

卷內文件的件數(shù),一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數(shù);正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內。

(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內文件資料內容,一般包括責任者、內容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。

(四)卷內文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經檔案室人員復核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章案卷的排列、編號、歸檔

第十一條歸檔時間與手續(xù)

歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。

部門歸檔時間為次年5月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目

錄清點核對

第十二條案卷排列編號

案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1號卷開始的號序。

第十三條案卷目錄

(一)案卷目錄的編制方法

案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1號卷開始的完整系統(tǒng)。

(二)案卷目錄的形式、結構與內容

案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質封皮。開本尺寸一般采用A4紙尺寸。

案卷目錄的結構及內容:

l、封面和扉頁

主要內容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內類別(年度、機構、問題)、密級等和“案卷目錄”4字構成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。

2、目次

即目錄所分類目的索引,專用于全宗內進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。

3、序言或說明

對目錄結構、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。

4、案卷目錄表(見附件1)

即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項目構成。

5、備考表

附于目錄最后,用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。

案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。

第五章檔案的保管

第十四條檔案室系機要重地,非經同意,嚴禁入內。

第十五條檔案庫房物品未經許可,不得挪作他用。經常保持庫內清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。

第十六條檔案庫房內嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢

第十七條做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。

第十八條堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報。

第十九條檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。

第六章檔案的調閱與利用

第二十條檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。

第二十一條調閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉借。一般檔案借離時間最長不超過5個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。

第二十二條借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。

第二十三條外單位調閱、借離或復印公司業(yè)務檔案時,應持有單位介紹信,經綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)

第二十四條檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。

第七章檔案的鑒定

第二十五條公司行政副總經理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業(yè)務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每5年1次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。

第二十六條銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。

第二十七條任何部門和個人未經批準不得擅自銷毀檔案。

第八章附則

第二十八條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。

第二十九條本辦法自印發(fā)之日起施行。