1．目的

本程序規定了作為產品符合質量環境管理體系要求和質量環境體系有效運行的證據――質量環境記錄的控制管理的方法流程。

2．適用范圍

本程序的適用范圍是麗光精密工場內各類與生產以及質量環境管理有關的各類活動記錄。

3．職責

3.1體系管理科負責編制公司整體的質量環境記錄的表格目錄――《帳票清單》。

3.2各部門負責各部門的質量環境記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理。

3.3各部門應編制本部門內的表格目錄《帳票清單》，確保對記錄的表樣進行控制。

4．工作程序

4.1記錄的表樣的控制

4.1.1各部門應根據程序文件的要求及本部門工作的實際情況，作成本部門使用或發行的記錄

表樣的清單――《帳票清單》。

4.1.2各部門在作成的帳票清單中，應對每個使用的表格統一編號（管理登錄NO.），關于管

理NO.的編寫方法，詳細規定在《文件管理NO.編寫要領》中。

4.1.3體系管理科在各部作成的《帳票清單》的基礎上，作成全公司的《帳票清單》取得承

認后向各部門發布，并在《帳票清單》中規定記錄的保管期限。帳票清單以外的表格不受控。

4.1.4關于各部門帳票的作成、修改、使用、印刷詳細規定見《帳票使用印刷要領》。

4．2記錄的作成、收集、標識和歸檔

4.2.1公司內凡是與生產及質量環境管理活動有關的部門，均應該按各程序文件的要求利用

《帳票清單》中的表格作成相應的記錄以備驗證和追溯。

4.2.2各部門的記錄作成時，應當做到數據真實，不要用鉛筆填寫，在得到承認后不可以隨意

修改，作成后應該送本部署責任者承認。

4.2.3作成的記錄應按名稱進行收集、歸檔，保存記錄的文件夾應當標識，標識可按類別、客

戶或部品等實行分類，保證在需要的時候能迅速拿出。

4．3記錄的編目及查閱

4.3.1記錄在作成時應進行適當地編目（如標識發行NO.，關于發行NO.各部門可以自行規定,

或簡單地以連續號碼或日期來代替）以保持記錄具有可追溯性，便于查閱。

4.3.2合同要求時，在商定期內記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。

4．4記錄的貯存和保管

4.4.1記錄應在適宜的環境中保存，防止損壞和丟失。

4.4.2各部署的部署責任者同時也是記錄管理責任者，應在部署內指定人員負責記錄的管理。

4.4.3當其他部門或外單位希望利用、查閱本部門的記錄時，記錄管理擔當向部署管理責任者

報告，取得承認后才可借閱利用。

4．5外來記錄的管理

4.5.1對于外來的記錄，如供方的出貨檢查成績書、環境監測報告等，應由質量保證科或生產

管理科、環境保安科等相關部門按上面的有關規定妥善保管。

4．6貯存在電子媒體上記錄的管理

4.6.1當記錄貯存在電子媒體時，應作好適當的標記（如標識內容、作成日期、作成者等）以

便于存取和檢索。電腦部負責對電子記錄進行備份。

4.6.2必要的時候，應當作好防護措施。如加密處理并定期檢查。

4．7記錄的處置

4.7.1當記錄超過規定的保存期限時，各部門負責對本部門的過期記錄進行統一銷毀，并登記于《質量環境記錄銷毀記錄表》中。

5.相關文件

5.1《文件管理NO.編寫要領》

5.2《帳票使用印刷要領》

6.相關記錄

6.1《帳票清單》

6.2《質量環境記錄銷毀記錄表》

篇2:深圳萬科質量記錄控制程序

深圳VK物業公司程序文件

――質量記錄控制程序

1.目的

對質量記錄的標識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護、處理、檢查等操作提供指引。

2.范圍

適用于各部門對質量記錄的管理。

3.職責

3.1品質管理部負責編制及修訂《質量記錄表格一覽表》,監督、檢查各部門質量記錄控制情況。

3.2各部門文件管理員負責質量記錄的管理。

3.3各部門經理負責安排處理過期的質量記錄。

4.定義

4.1各部門質量記錄包括各類文稿、電腦打印稿、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片、各類憑據等。

4.2各部門質量記錄包括一切與服務質量有關的記錄,如人員資格證書和培訓記錄、供方的有關合同、協議書和資格證明、各類現場工作記錄、閉路監控系統錄像帶、顧客來信等。

5方法和過程控制

5.1現場質量記錄的管理

5.1.1現場的質量記錄應裝在文件夾中,在文件夾上標明記錄名稱,并在文件夾內附上封面,以對質量記錄妥善保存。

5.1.2現場質量記錄應字跡清晰,無污損或破損等現象。各管理人員主辦/主管、班長等應負責對現場的質量記錄進行檢查,并視情況于每月初將現場已填寫完畢的質量記錄收集整理后,送至部門文件管理員處存檔。

5.1.3各部門文件管理員應檢查部門各崗位使用的記錄表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進行作廢處理。

5.2已收集的質量記錄的管理

5.2.1對已收集的質量記錄,文件管理員應按照不同崗位、專業的類別進行排序,確保序號的連續性(有斷號的需注明),并對已收集的質量記錄,進行合理地編目、標識,以便于質量記錄的查找和檢索。

5.2.2各部門結合部門的實際情況,對已收集的質量記錄進行歸檔。一般可按月/季/年度定期將質量記錄歸檔,但須于首日后進行。對于數量較少或延續性強的質量記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進行;對于數量較多或延續性不強的質量記錄,每月或每季歸檔一次,于下月或下季15日前進行。

5.2.3如質量記錄是傳真件,應復印后保存復印件。如質量記錄破損,應即時修補。

5.3已歸檔質量記錄的管理

5.3.1各部門應安排適當的地點對已歸檔的質量記錄進行存放,并標識質量記錄的名稱、產生的時間段、保存期限和存檔人。并按案卷號在《文件資料存儲清單》上進行登記。

5.3.2質量記錄的保管應注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。

5.4質量記錄的借閱

各部門質量記錄的借閱由文件管理員負責。借閱質量記錄須在《借閱登記表》上登記,經部門經理批準方可借出。借出的質量記錄由文件管理員負責跟進,并及時收回歸檔。

5.5質量記錄的報廢

各部門參照品質管理部制定的《質量記錄表格一覽表》確定質量記錄的保存期限。超過保存期限的質量記錄可填寫《質量記錄報廢申請表》并經部門經理批準后作報廢處理。

閉路監控系統錄像帶的保存期限至少為一個月。

5.6質量記錄的檢查

每次質量體系文件全面修改后,品質管理部須對各部門質量記錄進行檢查,重點抽查當次更改的質量記錄,并將檢查情況記錄在《質量記錄檢查記錄表》上。對質量體系文件更改量較小時,可將質量記錄檢查納入內審中一并檢查。

6.支持性文件

VKWY4.2.4-Z01-01《質量記錄表格一覽表》

7.質量記錄表格

VKWY4.2.4-Z01-F1《質量記錄報廢申請表》

VKWY4.2.4-Z01-F2《質量記錄檢查記錄表》

VKWY4.2.3-Z01-F5《借閱登記表》

VKWY4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲清單》

篇3:A物業質量記錄控制程序

E物業質量記錄控制程序

1目的

對質量管理體系所要求的記錄予以控制。

2范圍

適用于為證明服務符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

3職責

3.1質管部負責監督、管理各部門的質量記錄。

3.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質量記錄。

3.3管理部檔案室負責保管超過一年的質量記錄。

3.4各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式。

4程序

4.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的質量記錄。

4.2質量記錄的標識編號

質量記錄的標識編號按《文件控制程序》執行。

4.3質量記錄填寫

4.3.1質量記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應能說明理由,并將該項用單杠劃去;各相關欄目負責人簽名不允許空白。

4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數據,應采用單杠劃去原數據,在其上方寫上更改后的數據,加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。

4.4質量記錄的保存、保護

4.4.1各部門的資料員必須把所有質量記錄分類,依日期順序整理好,存放于通風,干燥的地方,所有的質量記錄保持清潔,字跡清晰。各部門按規定的期限保存記錄,對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。

4.4.2質管部編制《質量記錄清單》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,包括名稱、編號(版本)、保存期等內容,交管理者代表審批,并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄,并匯總本部門的質量記錄原始樣本。

4.4.3質管部每3個月要檢查一次各部門質量記錄的使用、管理情況。

4.5質量記錄發放、借閱和復制

a)各部門填寫《文件發放、回收記錄》,向質管部領用所需記錄空白表;

b)各部門保管的質量記錄應便于檢索,需借閱或復制者要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》,由記錄管理人登記備案。

4.6質量記錄的銷毀處理

質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時,由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》,交質管部審核,報管理者代表批準,由授權人執行銷毀。

4.7記錄格式

4.7.1各部門的質量記錄格式,由各部門經理負責組織編制,部門經理審批,交質管部備案。

4.7.2各相關部門可根據工作需要提出記錄格式設計更改,執行《文件控制程序》有關文件更改的規定。

5相關文件

《文件控制程序》。

6質量記錄

6.1《質量記錄清單》。

6.2《文件發放、回收記錄》。

6.3《文件借閱、復制記錄》。

6.4《文件銷毀申請》。