總公司檔案管理暫行規定

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。

第二章檔案管理

第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

第三條檔案室履行下列職責：

（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（三）指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

第五條檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第三章檔案的歸檔

第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業內部形成的文件材料；

二、本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料；

三、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；

四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料；

五、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；

六、本單位執行、辦理的外來文件材料。

第七條歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第八條下列文件材料應隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料；

二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

三、企業產權變動過程中形成的文件材料；

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章檔案的鑒定

第九條每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務、科技檔案見具體辦法附表）。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第五章檔案的銷毀

第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十一條送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處（分公司）級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

第十二條銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的保密安全

第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

第十四條借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

第十五條任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。

第十七條檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房,明顯處要有安全防火設備。

第十八條非檔案管理人員，未經批準不準進入。

第十九條檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電

源后方可離開。

第七章檔案的利用

第二十條凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十二條查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容，由總經理辦公室安排。

第二十三條本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

第二十四條借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第二十五條借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第二十六條檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章附則

第二十七條總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的補充。

第二十八條本規定從印發

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規章制度。

第八條?根據國家集中統一、分級管理的規定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發文、會議文件、電報、申請、企業章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環境評價方面的文件材料,有關業務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-20**)執行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執行;

會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規定》(辦檔〔1999〕22號)執行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規定的范圍歸檔,并根據公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統,編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存備查。

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。