物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法

1.0目的:

方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。

2.0適用范圍

物業(yè)公司的各種資料、檔案。

3.0管理內(nèi)容

3.1文件和資料的分類

--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

--文書檔案(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

3.2文書檔案管理

--上級機關、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

--外來信件,寫明領導人親收或?qū)懨黝I導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。

--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。

3.3其他資料管理

--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。

--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。

--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。

--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。

--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。

--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。

--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。

--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。

--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。

4.0各職能部門的資料管理

各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。

5.0相關文件

5.1《業(yè)主檔案的管理辦法》

6.0相關記錄

6.1《收文薄》

6.2《發(fā)文簿》

6.3《信函收存登記表》

6.4《信函寄發(fā)登記表》

7.0附錄

7.1《電腦資料存貯說明》

編寫:zz審批:zz

篇2:檔案資料安全管理制度范例

(1)檔案、資料工作人員要嚴格遵守單位有關管理制度,確保檔案資料的絕對安全。

(2)要認真保管好檔案資料,末經(jīng)允許,不準將檔案、資料帶到公共場所、家中及游覽、參觀、探親訪友,不準將檔案資料外借出私人。

(3)凡借閱檔案、商業(yè)資本嚴格履行審批手續(xù),需要摘錄的要記錄在登記冊上。

(4)要做好防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作。

(5)節(jié)假日前,要由領導同管理人員對辦公室認真進行一次安全檢查之后進行查封。

(6)檔案、資料工作人員對工作要認真負責任,堅守崗位,如發(fā)生意外事件要立即報告并積極采取有效措施。

篇3:檔案資料借閱制度范例

(1)借閱的檔案資料,無特殊情況,原則上不準帶出,只準在辦公室內(nèi)查閱。

(2)借閱的檔案、資料需摘錄時,需經(jīng)管理人員允許,資料應摘錄在工作手冊上。

(3)嚴禁在檔案、資料上圖點、劃道,注字、涂改和折頁等,嚴禁把檔案、資料弄臟損壞。

(4)借閱人員要愛護辦公室內(nèi)的物品,保持安靜,不隨地吐痰,嚴禁吸煙。

(5)如因特殊情況,借閱的檔案需要帶到單位外,應妥為保管,不得損壞丟失。不準私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時歸還,如因故不按時歸還,應電話聯(lián)系延長時間,并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時間。