業(yè)主檔案管理法(十二)

1.0目的

保存業(yè)主從入住開始與物業(yè)有關(guān)的信息以供統(tǒng)計(jì),為今后提供完善服務(wù)。

2.0適用范圍

業(yè)主所有檔案

3.0管理內(nèi)容

3.1建立《組團(tuán)業(yè)主檔案內(nèi)容目錄》。

3.2與房屋結(jié)構(gòu)配置相關(guān)的資料將永遠(yuǎn)保存。

3.3與居住人員有關(guān)的資料將隨業(yè)主及使用者的情況變動而更改或另存。

3.4對業(yè)主提供服務(wù)的資料視情況確定保存時間一般為三年。

3.5業(yè)主資料進(jìn)行一次清理歸檔工作,不同資料將分類標(biāo)識、編號。歸入業(yè)主檔案的各類資料,如有必要在歸檔前應(yīng)分類統(tǒng)計(jì)。

3.6檔案資料的內(nèi)容,應(yīng)嚴(yán)守秘密。由公司指定人員管理。

3.7外的人員對業(yè)主檔案資料的查閱,須經(jīng)相關(guān)主管同意方可查閱,不得借出。

4.0業(yè)主檔案存放記載有業(yè)主相關(guān)資料、包括以下內(nèi)容:

4.1房屋驗(yàn)收交付資料如《房屋交付憑證》等

4.2入住登記表如《住戶登記表》等

4.3裝修設(shè)計(jì)、施工控制及竣工資料

4.4住戶、顧客提供書面資料的保存

4.5其它有關(guān)資料,如報事單編號、回訪記錄、服務(wù)記錄

4.6與業(yè)主相關(guān)的非常事件記錄

5.0相關(guān)記錄

5.1《組團(tuán)業(yè)主檔案內(nèi)容目錄》

5.2《房屋交付憑證》

5.3《住戶登記表》

編寫:zz審批:zz

篇2:物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲存,便于查找。同時,還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

篇3:八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

(20**年*月*日業(yè)委會會議通過)

第一條所有檔案資料,由業(yè)主委員會指定專人負(fù)責(zé)保管。

第二條各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號,妥善保管。

第三條檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

第四條檔案資料主要包括:

(一)各類會議記錄、紀(jì)要;

(二)業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;

(三)各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料;

(四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;

(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;

(六)山莊標(biāo)識,有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;

(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;

(八)維修資金收支情況清冊;

(九)會議錄音、錄像、照片等;

(十)竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;

(十一)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;

(十二)物業(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;

(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等;

(十四)其它有關(guān)材料。

第五條委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。

第六條業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。

第七條查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

第八條因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

第九條本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。