某工業園區設施設備、業主檔案的建立與管理方案

一、管理規章制度

科學完善、合理量化。健全實操的管理規章制度是我們取得成功的重要法寶,也是提高服務品質、提升工業園區形象的重要依據。為進行統一規范和管理,接管后,我們將嚴格按照ISO9001國際標準人、及我公司質量體系文件的要求,對項目實施專業化、規范化管理。我們還將根據該項目實際情況對規章制度及相關程序作適當調整。管理制度主要包括公眾制度及應急措施、ISO9001服務質量控制程序文件、公司內部管理制度等。

二、檔案建立與管理

隨著建筑設計高科技、專業化的發展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時廣開信息渠道,存儲時做到內容全面、豐富,收集時盡可能地完整。我們擬對項目所有物業管理與服務的項目,從主體到配套,從建筑到環境,從硬件到軟件等都建立相應的管理檔案。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀,使檔案管理真正為管理服務。

三、檔案管理運作環節

1、資料的收集,直接隸屬于客戶服務中心。建立相應的規章制度,對所有檔案資源進行嚴格管理。在收集時,堅持內容豐富的原則,根據實際全面收集,小到一盆花都有詳細的資料收集。

2、資料的分類整理,根據其性質、特點進行細分,做到條理清晰,分類合理。

3、資料歸檔管理,按照資料本身的內在規律、聯系進行分類保存,做到便于查找和調用,在進、出檔案室都有嚴格的規定,嚴防文件流失。檔案的管理環境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。

四、檔案資料的分類

1、接管移交資料:

名稱資料內容

工程建筑產權資料A:規劃圖紙、項目批文、用地批文B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證C:拆遷安置資料

工程技術資料A:紅線圖、總平面圖B:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C:工程合同、工程預決算D:工程設計變更、通知及技術核算單E:竣工圖:1.單體建筑、結構、設備竣工圖2.消防、智能化、中央空調等工程及地下管網竣工圖F:房屋、消防、智能化、中央空調等竣工驗收證明書G:鋼材、水泥等主要材料的質量保證書H:新材料、構配件的鑒定合格證書I:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調等設備的檢驗合格證書J:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調等設備技術資料K:砂漿、混凝土試塊、試壓報告L:綠化工程竣工圖M:其它技術資料

2、管理檔案資料

名稱資料內容

物業資料A:基本資料

B:標識資料

事務管理資料A:事務值班表

B:事務交接記錄表C:物品搬出(入)登記表D:日常事務巡視記錄E:事務回訪登記表

維修資料A:維修申報表B:維修服務派工單C:維修回訪記錄本D:公共設施維修記錄

安全防范及交通管理資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B:查崗記錄C:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄D:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車輛出入記錄

設備管理資料A:公用設施保養維修記錄B:各項機電設備保養維修運行記錄C:設備分承包方維修保養記錄D:設備檢查記錄

員工管理資料A:員工個人資料、聘用表B:員工業績考核及獎罰記錄C:員工培訓計劃及實施記錄D:員工培訓考核記錄E:員工外出考評及參加演練記錄F:員工住房及內務管理記錄

意見反饋資料A:服務質量回訪記錄表B:意見調查、統計記錄C:投訴及處理記錄表

行政文件資料A:管理處主任值班及督察記錄B:政府部門文件C:物業公司及主管領導部門文件D:管理處規章制度、通知、通報等文件E:管理處榮譽一覽表F:管理處接待來訪參觀記錄表

會務資料A:會務承辦實施方案B:會務攝影及錄音、錄像資料

篇2:物業資料業主檔案管理方案

物業資料與業主檔案管理方案

為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性,規范業主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業主入住、進行房間調配階段,業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業主及各辦公部門檔案:包括業主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區人員登記表,業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網,查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業主檔案的跟蹤

當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

篇3:業主檔案管理標準作業規程九

　　業主檔案管理標準作業規程(九)

1.0目的

　　規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

　　適用于管理處業主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責

　　3.1客戶服務中心行政文員負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2客戶助理負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　4.0程序要點

　　4.1業主檔案內容

　　4.1.1經業主簽署后的《業主臨時公約》。

　　4.1.2《業主家庭情況登記表》。

　　4.1.3《入伙流轉表》。

　　4.1.4《業主物品領取清單》。

　　4.1.5《裝修申請表》

　　4.1.6業主的有關證件復印件。

　　4.1.7其他應保存的資料。

　　4.2檔案盒袋的制作

　　4.2.1根據檔案柜的規格準備相應的檔案標貼紙。

　　4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側立面距頂部3cm位置上。

　　4.3業主檔案袋的制作

　　4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。

　　4.3.2將寫有'樓層號、房號'標在檔案袋封面上。

　　4.4將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

　　4.5將各業主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內。

　　4.6按檔案柜內的各業主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

　　4.7業主檔案的跟蹤

　　4.7.1當發生下列情況變化時,客戶助理應將變化情況記錄在業主檔案中:

　　a)業主發生更替時。

　　b)業主聯系方式改變時。

　　4.8業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續后方可查閱。

　　4.9業主檔案應永久保存。

　　4.10具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

　　4.11本規程執行情況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據之一。

　　5.0記錄

　　5.1《業主檔案目錄》

　　6.0相關支持文件

　　6.1《檔案管理標準作業規程》