酒店采購程序

*計劃內采購程序(月度采購計劃)

計劃內采購程序的制定是為了加強各部門計劃性有序管理,將零散采購變為集中采購。所有的采購行為都要跟著臺賬等基礎工作的補充進行。具體執行順序如下:

使用部門負責人→庫房主管→成本會計→財務負責人→總經理→采購部

1、各部門負責人需根據部門日常消耗測算出下月月度采購計劃,于每月20日報庫房校核。

2、庫房將各部門月度采購計劃匯總,結合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報(可參照中軟庫存系統)。

3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設置是否合理。

4、財務負責人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預算,并對設置原則進一步分析合理性。

5、酒店總經理對月度采購計劃擁有最終的審批權。

6、采購部依據審批后的采購計劃執行購買,有合格供應商的通知供應商送貨,沒有合格供應商的連同使用部門共同調研篩選后上報審批,確保次月10日前到貨。

*計劃外采購程序

具體執行程序如下:

使用部門負責人→庫房主管→采購部→財務部負責人→總經理→采購部購買→收貨

"采購申請單"應一式四份(見附件一:《采購申請單》)

第一聯、采購部存檔

第二聯、申請部門留存

第三聯、財務全面把控

第四聯、倉庫部門使用

各流程負責人職責如下:

1、申請部門負責人:應根據自身部門消耗與儲備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細名稱、規格、質量、所需數量、用途、申報原因等,確實有必要購買,方可簽字確認。

2、庫房主管:應仔細審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應及時通知使用部門讓其領貨。避免浪費,然后簽字確認。

3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關負責人調研,價格與質量要經使用部門確認后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯系人、聯系方式,然后部門經理簽字向上一級傳遞。

4、財務負責人:對采購部送來的采購單進一步分析,看是否超出本年度采購預算,簽字確認送至總經理審批。

5、總經理:對采購單有最終審批權。

6、采購部:根據最終審批下來的采購單組織購買。

7、庫房部:庫房部依據審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應商送交庫房物品,庫房部應予詳細核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。

*緊急采購程序

原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴格遵守相關制度與程序,具體程序如下:

1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發事件等不可預見性事件或總經理認為緊急采購的物品。

2、有關緊急采購必須先通知財務負責人和總經理,若總經理不在時須報知值班經理,并獲得簽字同意。

3、在采購部當班期間,緊急采購原則上交由采購部執行。使用部門填寫采購單(標注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務后,根據采購分工,由采購經理安排采購事宜。

(1)對于庫存商品,有固定供應商送貨的,馬上通知供應商送貨。

(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財務負責人和總經理簽批后采購部取現金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格,報賬時附上。

4、在采購部非工作時間內,緊急采購可由使用部門實行,但必須嚴格遵守相關制度和程序。

5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數量、規格及收貨時間,并經部門負責人批準后盡快轉給庫房。若庫管員當班,應通知庫管員驗貨。

6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時內及時送交部門負責人、采購經理、財務負責人和總經理補簽。

7、所有緊急采購相關的財務程序必須在3個工作日內上報并審批完畢,借款人應確保緊急采購發生的款項在5個工作日內償還,否則財務部將會按相關制度執行處罰。

*食品原材料采購程序

蔬菜、水果、肉類、水產等鮮貨類執行直撥物資采購申報程序

1、廚房報單員每天根據營業情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數量,詳細填制"每日市場采購單"(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負責人簽字(若廚師長不在時,需指定授權人)。

2、廚房報單員在下午4:30點前應將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補充當日晚餐所需部分物資時,需將補充申請單于當日下午1點前報采購部。

3、"每日市場采購單"具體執行流程如下:

使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負責人→采購部→通知供貨商直接供貨

"每日市場采購單"應一式叁聯,第一聯采購部存檔,第二聯收貨部使用,第三聯使用廚房留用。

4、各流程負責人職責如下:

(1)廚師長:仔細檢查各個冷庫、菜庫,根據存量在采購單上明確所需食品的名稱、數量、規格,避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認。

(2)餐飲部負責人:應根據實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認。

(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。

(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質量,保證及時供貨。

*食品原材料類詢、比、定價程序

1、詢價地點:

各單體酒店所在地及周邊一級批發市場。

2、詢價、定價人員:

采購部牽頭,協調財務部、廚房或員工食堂各指定專人負責參與詢價工作。制定價格時,由參與詢價人員共同談判制定。務求準確、公正以維護酒店利益。具體流程如下:供應商報價→詢價→核價→議價→定價→執行。

3、基本報價:

每月1日、每月16日為供應商報價日,要求供應商對其負責的項目進行報價,并對部分遺漏單品進行補充。

4、詢價:

每月2日、每月17日為市場詢價日,財務成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發市場進行調查及詢價,并要有詢價記錄。

5、核價和議價:

根

據市場調查后的情況,由采購部經理、財務負責人、餐飲部負責人共同與供應商再次進行核價、議價。

6、定價:

(1)定價原則:酒店采購定價不高于市場批發價格。

(2)每月3日、18日召開定價會議,確定采購定價。

(3)確定最后價格后,由廚房廚師長、采購部經理、餐飲部負責人簽字確認,財務部負責人審核,總經理審定。

7、執行:

將最終審核后的價格交財務部執行,財務部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進行存檔。

8、核價周期:

(1)干貨、調料、凍品、糧油、酒水:

定價周期為一個月一次,每月17日為詢價執行日。經單店總經理簽字確認后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期為本月20日至下月19日。

(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:

定價周期為一個月兩次,每月2日、17日為調研日。經單店總經理簽字確認后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。

*固定資產采購程序

各酒店在編制年度財務預算時確定下年度固定資產購置計劃,報管理公司及地產總公司批準后,按照計劃購置固定資產。預算范圍內的固定資產購置,由擬購部門申請固定資產購置,財務部門審核,酒店總經理、管理公司審批后,由采購部統一購置。

不可預見的計劃外購置固定資產,可以追加購置計劃,經酒店、管理公司及地產總公司批準后采購。嚴禁未經批準的預算外資產購置行為。

1、固定資產購買

采購部在購買固定資產前應進行多輪詢價、議價,提供固定資產詢價單,詢價單列明至少三家同類同規格產品價格信息,堅持同等質量比價格,同等價格比質量的原則。詢價單要附經使用部門確認的多輪報價、談判記錄。經財務核實后交使用部門確定所需資產,采購部按使用部門要求辦理采購業務。

2、固定資產驗收

購置的固定資產由資產使用部門和財務部負責實物驗收,驗收合格的固定資產驗收單由經辦人、驗收人、主管領導簽字確認后,連同固定資產購置申請、購置發票交財務部門辦理報賬事宜。

酒店財務部根據驗收單登記固定資產明細表,表上記載資產名稱、規格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產明細臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產盤點和資產調撥、報廢等工作。

*印刷品、宣傳類物品采購程序

1、定樣

(1)需求發起部門要確定印刷品的內容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經營銷部美工制定稿樣。

(2)美工的印刷稿樣需交需求發起部門負責人簽字認可。

(3)有關酒店經營事項的重要稿樣,還需經酒店總經理在稿樣上簽字審批,并報批酒店管理公司。

2、申購

(1)需求發起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質要求。

(2)采購部經理根據附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續。

3、下單

根據已審批的印刷品申購單,采購部聯系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應協調過程中溝通和打樣,經美工認可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。

4、收貨

(1)美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關部門簽字審批后的樣品予以驗貨。

(2)對于供應商送交庫房的印刷品,收貨部應予詳細核對,對不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。

5、對于過程中品質把關不嚴,造成低質物品進店,由各個環節相關人員承擔責任與損失。

篇2:公司實驗用品采購控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

實驗用品采購控制程序

1目的

為了對實驗用品的采購過程進行有效控制,以確保所采購的用品符合實驗要求,保證品質檢驗及新產品開發的順利進行,公司制定并執行《實驗用品采購控制程序》。

2范圍

本程序適用于品保部和生產部所有實驗用品的采購,及對供方的選擇、評價和重新評價活動。

3職責

品保部負責選擇實驗用品供方,并聯系購買本部門用品和驗證。生產部工藝管理科負責從品保部確定的合格供方中,對本部門的實驗用品的購買和驗證。

4程序要求

4.1供方的選擇評價和重新評價。

4.1.1品保部應對實驗用品銷售分供商及生產供方進行選擇及評價,并建立《實驗用品合格供方檔案》。

4.1.2每年年底品保部應對合格供方進行評審,不合格的應將其從《實驗用品合格供方檔案》中刪除。

4.2實驗一般消耗用品的采購

4.2.1需要購買實驗用品時,應填寫《購買計劃表》,詳細注明規格、級別、數量等的要求,以方便購買。

4.2.2品保部本著質優、價廉、服務好的原則,有選擇的從供方購買實驗用品。

4.2.3購買來的用品,驗證合格,登記入庫。驗證質量不合格的,及時與供方聯系退貨或換貨處理。

4.2.4生產部中控室根據需要自行采購本部門的實驗用品及驗證和保存管理。

4.3實驗用檢測設備的采購

4.3.1品保部需要購買檢測設備時,應先做市場調查,進行價格及性能比較后,向公司提交《請示書》,《請示書》上應寫明儀器名稱、規格、用途、生產廠家、價格、申請人等。

4.3.2生產部需要購買檢測設備時,應由工藝管理科向公司提交《請示書》.包括儀器名稱、規格、用途、生產廠家、價格、申請人等。

4.3.3《請示書》經公司副總經理、總經理批準后,方可聯系購買,購買前必須簽訂《購買合同》,規定好培訓、保修期及售后服務等內容。

4.3.4儀器買回后應實施驗證,并按照《監視和測量裝置控制程序》的要求,建立相應的儀器檔案。如來不及進行驗證而需要投入使用時,需要由部門負責人批準后方可放行,并記錄。

5.相關文件

5.1《文件控制程序》

5.2《記錄控制程序》

5.3《監視和測量裝置控制程序》

6.記錄

6.1《實驗用品合格供方檔案》

6.2《購買計劃表》

6.3《請示書》

6.4《購買合同》

篇3:公司生產原材料采購控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

生產原材料采購控制程序

1目的

為了理順采購環節,明確職責關系,使采購過程處于有效的控制和管理狀態,保證所采購的產品符合規定要求,保證生產的正常進行,公司制定并執行《生產原材料采購控制程序》。

2范圍

2.1本程序規定了采購的職責劃分,供應商的評定方法,合格供應商的控制和管理及采購產品的驗證。

本程序適用于公司原材料、原輔料及包裝材料的采購。

3職責

3.1資材科負責組織對供應商的評價、選擇和控制管理,負責編寫《原材料月度采購計劃》,制定《訂貨通知單》或《購貨合同》,參與采購產品的驗證和原材料標準的確認;并負責對所有成品、原材料進行編號及管理,編寫《物料編號》。

3.2品保部負責采購產品的驗證,參與供應商的評價與控制和原材料標準的確認。

3.3生產管理科負責包裝料月度采購的初步預定;參與采購產品的驗證和原材料標準的確認。

3.4物流科參與采購產品的驗證。

4程序要求

4.1供應商的評定和管理

4.1.1按原材料的規格要求,由資材科向供應商取得樣品,同時將樣品交由品保部按要求檢驗。

4.1.2對樣品合格的供應商進行小批量的訂貨并由品保部按要求再次檢驗。

4.1.3對小批量貨物檢驗合格的供應商須進行企業概況、生產狀況、品質保證狀況等內容的調查,經過資材科主管進行最終評定,符合要求的供應商填寫《合格供應商檔案》。

4.1.4對供應商的管理

a、對供應商的合同履行情況及服務進行季度評比。

b、每年對供應商進行一次綜合質量、價格、合同履行情況、服務的年度評審,對年度評審不合格的供應商,予以淘汰。

4.1.5增加新的供應商,按4.1.1至4.1.4步驟完成評定及管理。

4.1.6對顧客要求的供應商,也要按4.1.1至4.1.4步驟完成評定及管理。

4.1.7對上一年度的合格供應商,每年進行企業概況、生產狀況、品質保證狀況等內容的復查,修改補充填寫《合格供應商檔案》。

4.2原材料采購資料

4.2.1原材料采購標準由品保部、資材科、生產部等協商后,由品保部最終確認制定。

4.2.2資材科根據《生產原料庫存月報》的庫存數量、生產部生產管理科制定的《資材預定》和已經簽訂合同的訂貨數量制定《原材料月度采購計劃》,交資材科主管確認審核后,交總經理助理或總經理批準,由資材科制定。

4.2.3《購貨合同》或《定貨通知單》

4.2.3資材科根據《原材料月度采購計劃》對曾有過合同的合格供應商,若采購主要原材料必須制定《購貨合同》或《訂貨通知單》,若采購次要原材料或包裝材料則簽訂《定貨通知單》或以電話聯系的方式訂貨。

4.2.4對原材料簽訂的《購貨合同》或《訂貨通知單》須經資材科主管或總經理助理和總經理批準,確認蓋章后,方可有效。

4.2.5在簽訂《購貨合同》或《定貨通知單》時,應就檢驗標準、方法、地點等與供應商達成協議,避免質量爭端。

4.4采購物資的驗證

4.4.1采購的原材料由資材科負責分別辦理入庫,并與物流科、工程部和生產部核實確認后簽字。

4.4.2采購的原材料具體檢驗規則按照《產品監視和測量控制程序》要求進行,由品保部檢驗。

4.4.3對驗證不合格的原材料,經資材科部門主管審核確認,由生產部、品保部填寫處理意見,由資材科與供應商協商處理,并填寫《不合格品糾正和預防措施》。

4.4.4對有些顧客要求,需要對供應商進行驗證時,公司應按顧客要求提供方便并予以配合。

4.5特殊情況下,生產急需新的物料,供應商未按照4.1.1至4.1.4進行評定及管理,而直接從該供應商購買貨物,則以供應商提供的產品資料為依據,簽訂詳細的《購貨合同》或《定貨通知單》。通知品保部按照4.3要求檢驗,檢驗合格后,按照4.1.3至4.1.4要求進行供應商的評定及管理。

5相關文件

5.1《合同評審控制程序》

5.2《文件控制程序》

5.3《不合格品控制程序》

5.4《產品監視和測量控制程序》

5.5《糾正和預防措施控制程序》

5.6《記錄控制程序》

5.7《物料編號》

5.8《包裝物料規格標準》

6記錄:

6.1《注文書》

6.2《原材料月度采購計劃》

6.3《合格供應商檔案》

6.4《定貨通知單》

6.5《供應商供貨一覽表》

6.6《生產采購質量記錄表》

6.7《緊急放行單》

6.8《不合格品糾正和預防措施》

6.9《原材料入庫單》

6.10《送檢單》