健升房地產資料文件管理辦法

2024-07-11 閱讀 3213

1.人員安排

指定專人負責資料文件管理工作,負責公司下達的文件命令、指示,并督促經辦人員執行。

2.文件收發基本要求

A、建立收發文登記簿,收發文時填寫"文件日期"、"文件編號"、"文件內容"、"收發文單位"。

B、發文必須及時準確,并要求收文人簽收。

C、發出文件必須留底,分類存檔。

D、收到文件后,要做好登記,并及時轉發有關人員。需要傳閱的,采用發給甲--收回--再發給乙--……的方法,并要求閱后簽名。

E、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復印件存檔。

3.資料文件保管要求

做到資料齊全,便于查詢。

A、文件的分類:

資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應文件的分類也會有所變化。基本分類原則如下:

⑴公司內部:

①公司文件;

②地產部內部文件;

③公司各部門往來文件;

⑵往來文件:

①與物業公司往來文件;

②與業主或客戶往來文件;

③其他往來文件。

⑶樓宇資料:

①基礎數據文件;

②有關設計文件;

③報建批文文件;

④銷售有關文件;

⑤市場調查文件;

⑥其他文件。

B、根據以上分類標準將文件分門別類,隨時編制目錄。

C、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統一制作封面、目錄,進行妥善保管。

4.資料查詢

A、非本部門人員要查閱有關資料,必須獲得本部門經理許可后方可查閱。

B、查閱人僅限查閱許可的資料。

C、借閱文件資料時,需經部門經理批準,登記后方可借閱,時間不得超過7天。

D、如需復印,應經部門經理許可,并由資料管理人員復印并進行登記。

篇2:工程部資料文件管理規定

工程部資料與文件管理規定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴格按照ISO9001規定的管理程序進行。

2、工程部工程資料和文件必須體現工作責任的可追溯性,如出現追溯性不強或資料上分不清責任的情況,資料管理人員與相應工作環節的負責人員對資料工作和資料反映的相關工作環節負全責。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準確性和及時性,如出現資料失真或不準確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環節負責人和相關環節的負責人對該工作負全責。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進行檢查,并將檢查結果納入績效考核。

篇3:健升房地產資料文件管理辦法