健升房地產檔案管理制度
1.目的
明確公司檔案管理原則,建立完善準確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業務的有效運作和決策提供必要的資料服務。
2.定義
檔案是指公司在經營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關制度規定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數字、表格、單據、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件.
3.原則
企業檔案是企業不可缺少的資源,對企業的有效運作與決策,對維護企業的經濟利益,保護企業的合法權益,具有法律憑證作用。::根據本公司實際情況,公司的企業檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準確和安全。
A、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數據或需長期保管的資料數據,地盤應復制留底后,將原件隨時送交公司有關部門。地盤結束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。
B、重要檔案需在產生同時將正本報公司行政人事部集中管理。
C、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
D、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
4.檔案分類
通常是,工程、地產、物資方面的檔案資料,以項目為主進行分類;文書、財務方面的檔案資料以年度為主進行分類。
根據公司目前和以后發展的業務情況,現將檔案資料分為五大類。
A、文書類
B、財務類
C、工程施工類
D、物資類
E、地產類
5.各檔案分類如下
A、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關的請示、批復。
⑵公司組織簡單、機構設置、啟用印章之印模。
⑶營業證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關機構頒發的業務文件。
⑸工作計劃、總結、會議紀要、重要文件。
⑹公司領導的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復等。
⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
B、財務類
⑴本公司財務制度。
⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會計帳簿(明細帳、總帳、固定資產帳、輔助帳)。
⑷會計報表(帳務指標快報、年度決算報表)。
⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。
C、工程施工類
⑴開工申請。
⑵工程保險文件。
⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進度、質量記錄、質量安全事故報告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結算文件資料。
⑺竣工工程總結報告。
⑻完工保養紙。
D、物資類
⑴機械設備及材料采購供應計劃及審批件。
⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。
⑶各種機械設備清單、保險文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產清單。
⑸固定資產調拔、報廢及出售審批表。
⑹材料調拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發票及憑證。
⑼海關進出口報送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
E、地產類
⑴征地或購地的有關文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價目、入伙等文件。
⑷與設計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關房地產的業務文件、資料等。
⑸市場調研報告、可行性研究報告、發展策劃報告、營銷策劃報告等有關文件。
6.檔案立卷歸檔要求
A、檔案歸檔立卷根據檔案材料形式的規律和特點,保持檔案之間的有關聯系,便于保管利用。
B、歸檔檔案材料的種類、份數以及相關檔案和每份檔案的頁數均應齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復,放在批復之年度內;沒有批復文放在請示年度內;跨年度的總結內容放在后一年內。
C、歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件、多種方字形成的同一文件應合在一起,不得分開。
D、立卷歸檔必須按規定格式逐件填寫卷內目錄,并進行代碼編號,字跡要工整、清晰。
E、工程項目在進行過程中要隨時注意收集、積累有關資料。
7.有關注意事項
A、各部門、地盤均須指定專人進行文件資料管理。管理人員應按照本管理制度的要求,并結合實際情況和以往的經驗,將資料按各有關規定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經常過問,檢查此項工作。
B、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和
移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經部門主管批準;未經許可,不得復印或外借。
C、需統一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復印件或合同協議之復印件。
D、公司內部制作的,需由公司統一存檔的檔案資料,由制作單位或發出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規定時限一并移交公司行政人事部。
E、凡需銷毀的檔案資料,必須先造冊列出清單,并經相應級別的主管簽字批準后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。
8.公司檔案室檔案
A、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負責。
B、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或永久保存。
入庫檔案由行政人事部負責人審查批準,并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
C、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負責人最后決定。
D、檔案要保存在公司統一制作的封套內,每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標記存倉索引及文件銷毀日期。
E、行政人事部要保存所有入檔案室檔案的登記資料,包括封套的編號、內容、入庫日期、銷毀日期等。
篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度
工貿油品調運分公司會計檔案管理制度
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。
第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構及職責
第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章會計檔案管理范圍
第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。
(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。
第四章會計檔案的整理立卷
第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會計憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會計憑證裝訂前的準備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。
2.會計憑證裝訂時的要求:
(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3.會計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:
(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;
(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。
會計報表裝訂要求:
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。
第五章會計檔案的歸檔
第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。
第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。
第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。
第七章會計檔案的保管期限
第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。
第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會計檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。
(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。
(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。
第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。
第二十六條本制度自頒發之日起施行
附件一:
工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表
序號檔案名稱保管期限備注
一、會計憑證類
1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年
二、會計賬簿類
2日記賬15年
其中:現金和銀行存款日記賬25年
3明細賬15年
4總賬15年包括日記總賬
5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年
6輔助賬簿15年
三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表
7主要財務指標快報3年包括文字分析
8月、季度財務報告3年包括文字分析
9年度財務報告永久包括文字分析
四、其他類
10會計移交清冊15年
11會計檔案保管清冊永久
12會計檔案銷毀清冊永久
13銀行余額調節表5年
14銀行對賬單5年
15月度現金盤點表5年
篇3:駕駛員行車安全檔案制度
第一條為加快建立現代企業制度,規范駕駛人的檔案管理,避免因檔案遺失或隱私泄漏,給企業和員工帶來的風險,有效的保護和利用檔案,提高科學管理水平,特制定本規定。
第二條作為客運企業,客運駕駛人檔案是企業管理檔案非常重要的組成部分,是公司勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關駕駛人個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料,是全面的考察員工的依據,是公司檔案的組成部分。
第三條客運駕駛員行車安全檔案實行一人一檔制度,檔案記錄其在應聘及入職后的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況,以下資料納入公司人事檔案范圍內:
(一)駕駛員登記表、照片。
(二)戶籍所在地公安機關無劣跡證明(或公安網查詢記錄)。
(三)單放鑒定表及培訓記錄。
(四)公安網駕駛員違章信息記錄(查詢記錄)。
(五)駕駛員個人行車事故檔案資料。
(六)駕駛員駕駛證、身份證、上崗證、從業資格證等復印件。
(七)駕駛員檔案交接清單。
(八)駕駛員解聘審批證明。
(九)駕駛員違章、違紀處理情況,安全公里記錄和安全獎懲記錄。
(十)集團內部安全公里轉入證明。
第四條客運駕駛人信息檔案管理要求
1.分公司安全管理員負責駕駛人檔案的建立及維護工作,自駕駛人入職第一天起為其建立檔案,員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理,以便查詢。
2.辭職、辭退駕駛人的檔案從分公司提出,單獨保管。
3.信息檔案要嚴格管理,不得隨意轉借、涂改,要建立存檔、銷毀記錄,確保檔案完整、準確。
第五條檔案查詢權限:檔案涉及個人及家庭信息等資料,檔案管理人員應嚴格做好保密工作,不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容。
第六條本制度自制定之日起實施。