地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6

為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預(yù)定書(認(rèn)購書)原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請(qǐng);

(4)房型修改申請(qǐng);

(5)其他合同之補(bǔ)充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項(xiàng)。

(2)簽約客戶檔案

基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部?jī)?nèi)部管理檔案:各項(xiàng)管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計(jì)表及報(bào)表;

(4)早晚會(huì)會(huì)議記錄。

4、內(nèi)部往來文件

(1)發(fā)往各部門間的日常函件;

(2)收到公司各部門的往來文件。

5、公司對(duì)外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用VCD、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤樓書;

(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報(bào);

(4)各項(xiàng)目對(duì)外宣傳廣告剪報(bào)。

7、對(duì)外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴(yán)格按歸檔范圍對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理;

2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;

3、檔案接收時(shí)要認(rèn)真點(diǎn)、驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱

檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;

2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長(zhǎng)借期,須出示借條并附部門負(fù)責(zé)人簽字;

3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;

4、按期歸還,愛護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)、驗(yàn)收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗(yàn)收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時(shí)、醒目,便于查找;

4、每年年底要對(duì)檔案庫存保管情況進(jìn)行一次清理,核對(duì)以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補(bǔ)救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過程中,對(duì)檔案材料要仔細(xì)甄別,對(duì)無保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除,必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;

2、每年年底對(duì)保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門批示后銷毀。

篇2:銷售部門安全責(zé)任制

1、對(duì)所屬范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)負(fù)責(zé),建立健全安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程,定期檢查。

2、加強(qiáng)對(duì)危化品貯存的管理,根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)分區(qū)、分類、分庫儲(chǔ)存,嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)《危化品儲(chǔ)存、出入庫安全管理制度》。

3、產(chǎn)品的《安全技術(shù)說明書》和《安全標(biāo)簽》在交付商品時(shí)提供給用戶,作為一種服務(wù)隨商品在市場(chǎng)上流通。

4、加強(qiáng)危化品的運(yùn)輸管理,嚴(yán)格執(zhí)行《危化品運(yùn)輸、裝卸安全管理制度》,嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)程,避免意外事故發(fā)生。

5、按要求制訂事故應(yīng)急救援預(yù)案,并定期進(jìn)行演練。

篇3:供應(yīng)銷售部長(zhǎng)安全生產(chǎn)職責(zé)

按照企業(yè)管理職能的分工、誰主管誰負(fù)責(zé)的原則,供銷部長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)原輔材料、公司內(nèi)物資的供應(yīng)、產(chǎn)品銷售等項(xiàng)工作,其安全職責(zé)是:

一、堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的方針,在分管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,對(duì)所管轄范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)。建立健全部門安全管理網(wǎng)絡(luò),制定相應(yīng)的安全生產(chǎn)管理制度、安全技術(shù)操作規(guī)程。根據(jù)公司統(tǒng)一規(guī)劃,在本部門積極開展安全標(biāo)準(zhǔn)化和安全文化建設(shè)活動(dòng),把安全工作放在各項(xiàng)工作的首位。

二、管理好企業(yè)使用的易燃易爆危險(xiǎn)化學(xué)品,制訂嚴(yán)格的領(lǐng)用和發(fā)放制度。按照國家對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品儲(chǔ)存管理的相關(guān)安全技術(shù)要求,加強(qiáng)對(duì)原料、產(chǎn)品罐區(qū)的管理,確保罐區(qū)安全。

三、按計(jì)劃及時(shí)組織供應(yīng)安全技術(shù)措施項(xiàng)目所需的材料、設(shè)備。如消防滅火器材、應(yīng)急救援器材、環(huán)保設(shè)備等。

四、按照國家勞保用品的標(biāo)準(zhǔn),負(fù)責(zé)各類勞動(dòng)保護(hù)用品采購、保管,并按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。

五、加強(qiáng)對(duì)購入設(shè)備、配件及有關(guān)原料的質(zhì)量管理,使其安全可靠性符合企業(yè)要求。

六、對(duì)銷售的產(chǎn)品,出現(xiàn)安全問題,應(yīng)及時(shí)代表供方參與處理。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)供銷人員長(zhǎng)途旅行的安全教育,做到高高興興出差,平平安安回家。

七、要與質(zhì)量、檢驗(yàn)部門配合,加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品、材料質(zhì)量安全指標(biāo)的檢測(cè)檢驗(yàn)。對(duì)安全指標(biāo)嚴(yán)格的原料,要對(duì)供方安全質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)證。負(fù)責(zé)向供方索取安全技術(shù)說明書和安全標(biāo)簽,隨產(chǎn)品送達(dá)用戶,副本送安全、生產(chǎn)技術(shù)部門備案。不符合要求的原料不得簽約,不得購進(jìn)。

八、負(fù)責(zé)處理供、銷業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的糾紛問題。供應(yīng)方面,多與供貨商聯(lián)系、走訪,力爭(zhēng)盡量減少物資材料損失;銷售方面:熱情接待來人來訪者,認(rèn)真答復(fù)電、函等,必要時(shí),到用戶單位征求意見,改進(jìn)工作。

九、按照公司安全管理相關(guān)規(guī)定和統(tǒng)一部署,定期召開安全生產(chǎn)會(huì)議、定期開展安全生產(chǎn)檢查,發(fā)現(xiàn)安全事故隱患,及時(shí)制定措施,落實(shí)整改。

十、負(fù)責(zé)本部門員工的安全教育與培訓(xùn)。積極配合安全管理部門的工作,參與公司事故應(yīng)急預(yù)案的演練,改善本部門安全管理的薄弱環(huán)節(jié)。同時(shí),負(fù)責(zé)本部門人員的安全績(jī)效考核工作。