房地產(chǎn)企業(yè)印信管理制度

為加強(qiáng)公司印章管理,規(guī)范用印制度,確保公司公文的可靠性與安全性,特制定本規(guī)定。

一、公司公章、合同專用章、法人代表印章由辦公室專人負(fù)責(zé)

保管。各部門(mén)辦理各種公文、函件的用印事宜,統(tǒng)一到辦公室辦理。公司對(duì)外開(kāi)具介紹信由公司辦室負(fù)責(zé)辦理。

二、財(cái)務(wù)用印章由財(cái)務(wù)部專人妥善保管。

三、各部門(mén)的印章,由各部門(mén)指定專人保管,存放印章的設(shè)施必

須安全可靠。

四、財(cái)務(wù)印章、總經(jīng)理人名章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人管理。

五、印章的使用必須履行審批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用印章。

六、以公司名義形成的上報(bào)、下發(fā)及各項(xiàng)公文、合同,須經(jīng)總經(jīng)理審批同意后可以加蓋公章;業(yè)務(wù)往來(lái)函件、經(jīng)營(yíng)合同等經(jīng)主管副總經(jīng)理審批同意后,按程序加蓋公章或合同專用章;一般事物性文件、

便函、報(bào)表、介紹信等按審批手續(xù)進(jìn)行,確認(rèn)完成后加蓋公章。

七、使用部門(mén)印章,由該部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

八、嚴(yán)格用印監(jiān)督,監(jiān)印人要認(rèn)真核查文件的用印審批單,蓋章前需分項(xiàng)登記,蓋章后留存用印審批單。

九、印章需外帶使用時(shí),須填寫(xiě)《公司印章外代申請(qǐng)表》,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)主管副總同意,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),到公司辦公室辦理借用手續(xù),原則要求當(dāng)日歸還。特殊情況,用印部門(mén)要與辦公室簽訂印章保管、使用的委托授權(quán)書(shū)。

十、嚴(yán)禁開(kāi)空白介紹信,不得以任何理由在沒(méi)有內(nèi)容的公用信箋、空白紙張上用印。特殊情況,使用人必須書(shū)面申請(qǐng),部門(mén)及部門(mén)主管副總同意,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),辦公室登記記錄,并按時(shí)收回、銷(xiāo)毀剩余空白公文。

篇2:海龍供電公司印信工作管理標(biāo)準(zhǔn)

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍海市供電公司印信管理工作的職責(zé)、保管內(nèi)容與使用,使用權(quán)限與手續(xù)。

本規(guī)定適用于龍海市供電公司和公司各部門(mén)印信的管理。

2引用標(biāo)準(zhǔn)

山東省電力工業(yè)局機(jī)關(guān)印章使用管理規(guī)定(魯電辦[1995]236號(hào))。

3職責(zé)

3.1職能分工

3.1.1龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)全公司的印信使用和保管工作。

3.1.2公司印章由上級(jí)行政主管部門(mén)制發(fā),根據(jù)經(jīng)理的安排,由公司辦公室負(fù)責(zé)管理,并指定黨委秘書(shū)(黨委印章)、文書(shū)員(行政印章)做好日常的使用和保管。經(jīng)濟(jì)合同專用章由企劃部負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發(fā),由各單位行政主管人負(fù)責(zé)管理,并指定車(chē)間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報(bào)公司辦公室備案。

4管理內(nèi)容與要求

4.1印章管理

4.1.1公司各單位業(yè)務(wù)用專用印章,凡刻有本公司名稱者,均應(yīng)由使用單位主管負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)、分管副經(jīng)理或總工程師審核,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可刻制,由各單位行政主管人負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)日常使用和保管。

4.1.2班組級(jí)的單位,一般不制發(fā)印章。屬于直接對(duì)外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的班組級(jí)單位,包括托兒所、衛(wèi)生室等,可按4.1.1條規(guī)定辦理,其他班組級(jí)單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規(guī)定刻制業(yè)務(wù)專用章。

4.1.3公司主管負(fù)責(zé)人名章、根據(jù)上級(jí)規(guī)定,由公司辦公室負(fù)責(zé)刻制和管理。支票專用的公司主管負(fù)責(zé)人名章,應(yīng)區(qū)別于行政用章,并報(bào)有關(guān)部門(mén)備案,由專責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)的主管人負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)日常的使用和保管。

4.1.4如印章長(zhǎng)久使用磨損或因故損壞不能繼續(xù)使用者,保管單位的主管負(fù)責(zé)人應(yīng)查明原因,寫(xiě)出報(bào)告申請(qǐng)重新刻制,新印章制發(fā)后,原印章應(yīng)交制發(fā)部門(mén)、并削角作廢存查。

4.1.5各類印章應(yīng)由專人管理,如委托他人暫時(shí)代管,需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各級(jí)印章保管人,應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé),切實(shí)加強(qiáng)管理。單位印章和負(fù)責(zé)對(duì)外的部門(mén)主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規(guī)定,攜帶到公共場(chǎng)所;保管人員更換時(shí),應(yīng)在單位主管負(fù)責(zé)人的主持下辦理交接手續(xù)。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負(fù)責(zé)人負(fù)完全責(zé)任。

4.1.6會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查提綱等類文件一般不加蓋公章。除發(fā)文、開(kāi)具介紹信用印外,各類印章使用,均應(yīng)實(shí)行用印審批單制度,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的用印審批單,均應(yīng)留存,并按年度歸檔。

4.2各級(jí)印信的使用范圍

4.2.1公司印章的使用范圍

4.2.1.1公司正式行政公文;

4.2.1.2上報(bào)的總結(jié)、專題報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)、各項(xiàng)專業(yè)定期報(bào)表;

4.2.1.3對(duì)外簽訂的合同或協(xié)議書(shū);

4.2.1.4開(kāi)據(jù)公事介紹信或證明信;

4.2.1.5根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)定需出具公司證明的。

4.2.2公司辦公室印章的使用范圍

4.2.2.1開(kāi)據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)介紹信;

4.2.2.2以公司辦公室名義印發(fā)的內(nèi)部通知;

4.2.2.3以公司辦公室名義對(duì)外業(yè)務(wù)性行文;

4.2.2.4一般人民來(lái)信的回復(fù)信件;

4.2.2.5根據(jù)有關(guān)規(guī)定由行政開(kāi)據(jù)的公事證明或介紹信等。

4.2.3各部室、公司的印章使用范圍;

4.2.3.1向公司的請(qǐng)示報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);

4.2.3.2向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的工作匯報(bào)和業(yè)務(wù)聯(lián)系信件;

4.2.3.3公司內(nèi)各單位之間的聯(lián)系通知或證明;

4.2.3.4分管業(yè)務(wù)范圍需直接對(duì)外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門(mén)對(duì)外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門(mén)對(duì)有關(guān)戶口管理的證明和材料等。

4.2.3.5有關(guān)部門(mén)所持的業(yè)務(wù)專用印章,應(yīng)按專用范圍使用。

4.3印信使用權(quán)限和手續(xù)

4.3.1公司印章使用權(quán)限和手續(xù)

4.3.1.1正式公文,應(yīng)按公文擬辦程序經(jīng)主管繕印后,由公司辦公室文書(shū)員在對(duì)外發(fā)文和原稿上加蓋印章。

4.3.1.2以公司名義的對(duì)外專業(yè)性報(bào)告,填報(bào)人擬好后應(yīng)經(jīng)本部門(mén)主管審核在存檔份上簽字,呈報(bào)分管經(jīng)理簽發(fā)后由公司辦公室加印,如系有時(shí)間性的定期報(bào)表,分管經(jīng)理因故不能立即簽發(fā)者,根據(jù)經(jīng)理指示,可先交公司辦公室加印報(bào)出,存檔一份由分管經(jīng)理補(bǔ)閱補(bǔ)簽。

4.3.1.3對(duì)外簽訂成文的經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、擔(dān)保等契約性文件,應(yīng)按公文擬辦程序,經(jīng)主管人簽發(fā)后,由企劃部加印。

4.3.1.4對(duì)外的工程設(shè)計(jì)圖紙、資料,購(gòu)貨合同、資料和向上級(jí)部門(mén)提報(bào)有關(guān)申請(qǐng)表等,擬辦單位

應(yīng)辦好審核和批準(zhǔn)手續(xù),由公司辦公室加印。

4.3.1.5公司各單位對(duì)外聯(lián)系工作,需持公司介紹信、證明信者,應(yīng)在各部室、公司兼管文書(shū)員處填寫(xiě)由公司統(tǒng)一制發(fā)的介紹信箋,經(jīng)本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經(jīng)復(fù)審?fù)夂蠹佑?存根留各單位。對(duì)涉及各專業(yè)部門(mén)權(quán)限的,應(yīng)由各專業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。

4.3.1.6如必須使用一般信紙寫(xiě)作介紹信或證明信時(shí),經(jīng)辦人應(yīng)先擬稿,經(jīng)主管人審核簽發(fā)后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專業(yè)部室部門(mén)復(fù)信統(tǒng)一存查者,底稿可留在擬辦部門(mén)。

4.3.1.7開(kāi)據(jù)私人證明,必須根據(jù)主管機(jī)關(guān)、部門(mén)的明確規(guī)定辦理,不符合規(guī)定,一律不予證明。對(duì)必須加蓋公司印章者,應(yīng)經(jīng)本單位主管同意,口頭或書(shū)面通知公司辦公室,方可辦理。

4.3.1.8嚴(yán)禁在內(nèi)容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。

4.3.1.9印章一律蓋在單位名稱處或文末日期上。

4.3.1.10凡不符合以上諸項(xiàng)程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)。

4.3.2各部室、公司印章使用,應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)同意,嚴(yán)格印信管理。

4.3.3業(yè)務(wù)專章的使用范圍、權(quán)限和手續(xù)、由各單位按本制度精神,自行制定有關(guān)規(guī)定,并嚴(yán)格執(zhí)行。

篇3:地產(chǎn)公司印信使用管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司印信使用管理規(guī)定

為了規(guī)范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責(zé)任,避免誤用印信給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任,特制訂本管理規(guī)定:

一、印章的使用與管理

1、公司印章的種類及保管

公司的公章及合同章由公司指派行政部專人負(fù)責(zé)保管使用;財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章以及收款專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管使用;所屬公司的印章由所屬公司負(fù)責(zé)保管使用;公司各部門(mén)不設(shè)部門(mén)專用章。

2、使用印章的審批程序

A、凡需加蓋公司公章時(shí),先填寫(xiě)《用印審批表》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、主管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,持《用印申請(qǐng)表》或經(jīng)總經(jīng)理簽批的文件到行政部辦理蓋章手續(xù)。

B、加蓋合同印章時(shí),憑借總經(jīng)理簽批后的《合同會(huì)簽單》到行政部辦理蓋章手續(xù)。

C、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時(shí),須填寫(xiě)《印章離司申請(qǐng)表》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,在公司其他人陪同下方可將印章拿離公司使用。

D、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門(mén)制定的使用規(guī)定執(zhí)行。

3、印章保管人的工作要求

A、所有需要加蓋印章的文件,只有見(jiàn)到總經(jīng)理簽字后方可加蓋,若因總經(jīng)理外出而無(wú)法履行審批程序時(shí),只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補(bǔ)簽《用印審批表》。

B、印章保管人對(duì)沒(méi)有公司總經(jīng)理簽字的用印申請(qǐng),有權(quán)予以拒絕加蓋印章。

C、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準(zhǔn)在空自信件上蓋印,不準(zhǔn)沒(méi)經(jīng)批準(zhǔn)加蓋印章。

D、凡在落款處加蓋印章時(shí),必須騎年蓋月。

E、與外單位的合同、協(xié)議等文件,篇幅超過(guò)兩頁(yè)者,要加蓋"騎縫章"。

F、印章保管人應(yīng)做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴(yán)防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

G、印章保管人需對(duì)《用印審批表》進(jìn)行登記,編號(hào)及存檔。

4、其它

A、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關(guān)規(guī)定要求。

B、新使用印章在啟用前,應(yīng)將啟用時(shí)間、印章式樣通知公司有關(guān)部門(mén)。

C、當(dāng)印章報(bào)廢,停止使用時(shí),應(yīng)將原件及時(shí)上交公司,并向有關(guān)部門(mén)及時(shí)通報(bào),說(shuō)明原因,標(biāo)明停用印模,停用時(shí)間。公司須及時(shí)收回廢用印章,銷(xiāo)毀或歸檔封存。

D、印章遺失時(shí),除要立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和公安機(jī)關(guān)備案外,還應(yīng)依法公告作廢。

E、公司各類印章的刻制、變更,必須報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后方可辦理。

二、介紹信的使用與管理

1、介紹信的印刷

A、公司介紹信由行政部負(fù)責(zé)印刷。

B、印制的介紹信,應(yīng)按照公司VI下冊(cè)所確定的統(tǒng)一格式設(shè)計(jì),經(jīng)公司經(jīng)理會(huì)審核備案后,可以安排印刷、使用。

2、介紹信僅為本公司員工外出開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)證明本企業(yè)員工身份和擬辦業(yè)務(wù)時(shí)使用,不可以作為其它事項(xiàng)的證明材料。

3、介紹信的保管和使用

A、介紹信由公司行政部設(shè)專人保管,實(shí)行使用審批制度。

B、公司各部門(mén)及所屬公司員工到政府機(jī)關(guān)。協(xié)作單位開(kāi)展企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)的工作業(yè)務(wù)時(shí),經(jīng)過(guò)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管經(jīng)理簽字同意后,憑《介紹信使用審批單》,到公司行政部開(kāi)具介紹信。

介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。

C、介紹信使用審批單上應(yīng)寫(xiě)明對(duì)方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數(shù)。具體業(yè)務(wù)內(nèi)容和介紹信有效期限。

D、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。

三、本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

四、本規(guī)定自下發(fā)之日起實(shí)施。