房地產企業公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內容。為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經營管理的運轉,特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準確、安全。同時必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關部門和人員。

(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關部門周知或者執行的事項,任免人員。

(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復上級的詢問。

(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準。

(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。

(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。

3、公文格式

公文一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。

(2)、發文單位標識應當使用發文單位全稱或規范化簡稱。

(3)、發文字號應當包括單位代字、年份、序號。

(4)、給上級單位的行文要注明簽發人、會簽人姓名。"請示"應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

(5)、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并表明公文種類。

(6)、主送單位應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

(7)、公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(8)、公文除"會議紀要"或以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發人簽發的日期為準。

4、行文規則

(1)、符合國家法律、法規及方針、政策有關規定。

(2)、行文應當確有必要,注重效用。

(3)、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(3)、公文要用國家法定計量單位。

(4)、公司對外正式行文,由公司相關業務主管部門起草,部門經理審核,主管副理審查,公司總經理批準,辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發文辦理程序:擬稿、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據其相互聯系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。

篇2:A房地產公司公文處理制度

E房地產開發公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規律和程序,關鍵在于跟蹤文件的行程,監督和發揮文件本身應有的功能,起到完成行政管理的作用。

2.0公司文件處理必須經過下列程序:

2.1收文收文是指公文的收進,登記與傳閱。

2.1.1文件入門,無論是郵寄件還是送達件,都必須專人仔細清點,接收。

2.1.2對于專人遞送的機要、掛號及各種函件,要注意把住外查、驗戶、清點三關。

2.1.2.1外查,即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查,查看與發文薄或回執單是否相符。

2.1.2.2驗戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2.3清點,即對投遞清單上的件數與實收件數是否一致。簽收時,一般都須注明收件的日期,分清責任。

2.2擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經理負責。

2.2.1收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質、內容、密級、閱讀對象、來文份數和具體要求,并且考慮公司領導的分工,各部門的職能和其他實際情況,簡明扼要地擬出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內。

2.2.2擬辦意見應明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

2.2.3送閱(批)后的文件,應注意急件先處理。對特急的送批件,可提出處理時限,需送外單位的,應在信封上注明“急件”字樣,限時送達或通知來取。

2.3批辦批辦是指按照職權范圍與分工有權處理與文件相關事項的領導,在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關事項提出意見。

屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的,須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補充或修正意見。

2.4承辦承辦是指根據擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項。

2.4.1承辦有兩種情況:

2.4.1.1閱知文件精神后,即行貫徹執行。

2.4.1.2須具文回復來文,或者形成文件以及指導具體工作,在接受承辦任務后,應迅速根據批辦意見,考慮執行的方案和計劃(方案和計劃需經領導批準同意的,要待批復后再辦)。

2.4.1.3凡屬幾個部門聯合承辦的事項,由牽頭部門主動做好協商工作,爭取協辦部門的積極配合,對于一段時間內的多項批辦的事項,要注意優先處理緊要文件及工作事項。

2.5傳閱傳閱是指組織有關人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數有限的文件。

2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應“橫傳”。

2.5.2傳閱文件須建立嚴格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設置專用的卷宗或文件夾,屬于機密、緊急的文件應在文件夾上加以區分,以鮮明的標記提醒閱件人。

2.5.3文件傳閱過程中要進行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應及時補辦。

2.6催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查,包括對內催辦和對外催辦兩個方面。

2.6.1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復的發文,與外單位合辦的文件和送交領導審批的公文。

2.6.2催辦的重點應放在對內催辦和對急件、要件的催辦上。

2.6.3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發函問詢等方法;或采取檢查、匯報、指導等辦法。

2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復工作是否及時。凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個人作一一答復。

2.7.2對所需辦復的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復或面復的,還須注明當事人、時間、情況和答復意見,以便核查。

2.7.3辦復之后,有關文字材料即可歸卷保管。

3.0歸卷程序

3.1編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷條目。

3.2進行系統的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對案卷按照一定順序進行排列和編號,使卷與卷之間形成一定的聯系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4案卷排列編號后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認真仔細清點、核對無誤后,再辦理簽收手續。