對(duì)外付款審批責(zé)任規(guī)范

適用范圍:公司所有對(duì)外付款的審批

規(guī)范目的:界定相關(guān)部門或相關(guān)環(huán)節(jié)在付款審批中的責(zé)任,明確分工,各負(fù)其責(zé),提高審批效率

規(guī)范內(nèi)容:

第一條:經(jīng)辦人是辦理付款手續(xù)的源頭,須在充分掌握情況、認(rèn)真對(duì)照合同的情況下辦理付款申請(qǐng)手續(xù),其責(zé)任如下:

1.按合同要求和公司規(guī)定,備齊相關(guān)附件,完成相關(guān)手續(xù);

2.認(rèn)真填制付款申請(qǐng)單,事先確定付款方式、受款單位的開戶銀行及帳號(hào);

3.有合同的付款,在填單時(shí)應(yīng)在"備注"欄注明辦公室確定的公司統(tǒng)一的合同編號(hào);

4.提交單據(jù)給本部門第一負(fù)責(zé)人審批,并及時(shí)跟蹤審批情況;

5.收款單位為施工單位時(shí),應(yīng)向財(cái)務(wù)部提交施工單位開具的真實(shí)發(fā)票;

6.由于手續(xù)準(zhǔn)備不齊、不符合合同規(guī)定或其他因經(jīng)辦人原因造成財(cái)務(wù)退單或款項(xiàng)延遲支付,經(jīng)辦人有責(zé)任及時(shí)將該情況反映給部門領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)總監(jiān);

7.建立備查帳,跟蹤記錄所經(jīng)手合同或工程項(xiàng)目的實(shí)際付款情況,并定期同財(cái)務(wù)核對(duì)。

第二條:經(jīng)辦部門第一負(fù)責(zé)人的責(zé)任:

1.督促經(jīng)辦人辦理付款手續(xù);

2.審查經(jīng)辦人所申請(qǐng)款項(xiàng),及時(shí)作出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)處理;

3.掌握了解經(jīng)辦人辦理款項(xiàng)申請(qǐng)的情況,對(duì)屢次出現(xiàn)退單或手續(xù)不全者負(fù)有督導(dǎo)責(zé)任;

4.對(duì)經(jīng)辦人在付款方面出現(xiàn)的問題承擔(dān)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

第三條:財(cái)務(wù)部責(zé)任表現(xiàn)在兩個(gè)方面,即審核和辦理付款,具體如下:

1.審核手續(xù)是否完備、真實(shí),是否符合合同規(guī)定及公司規(guī)定;

2.審核水電費(fèi)、電話費(fèi)等代墊款項(xiàng)以及預(yù)付款是否扣回;

3.按時(shí)完成審核和支付手續(xù),即實(shí)行限時(shí)辦理,規(guī)定如下表:

項(xiàng)目

財(cái)務(wù)審核(自收單之時(shí))

出納辦理付款(自收到財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批出單據(jù)時(shí))

預(yù)付款、報(bào)建費(fèi)、設(shè)備款

1小時(shí)內(nèi)

u5萬元以下,即時(shí)通知,辦理支付;

u5萬元以上:(1)0.5個(gè)工作日送達(dá)結(jié)算中心;(2)緊急情況,辦理實(shí)時(shí)支付。

工程進(jìn)度款、保修款、材料款及其他

0.5工作日內(nèi)

結(jié)算余款

1個(gè)工作日內(nèi)

備注:當(dāng)日下午5:00以后收單,均視同次日(逢節(jié)假日順延)上午收單處理。

4.主動(dòng)與付款申請(qǐng)部門溝通,及時(shí)澄清疑問,如付款申請(qǐng)不符合付款條件,應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人及其領(lǐng)導(dǎo);

5.將已辦理付款的情況及時(shí)知會(huì)經(jīng)辦部門;

6.遇特殊情況,決定是否應(yīng)由專業(yè)部門參與審批。

第四條:財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理的付款審批責(zé)任:根據(jù)項(xiàng)目總體情況和公司資金狀況,最終決定款項(xiàng)的支付與否。