房地產公司文件管理程序(十一)

1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

2.職責:

2.1總經理室負責公司文件管理的總協調及總監督,并受理各部門有關文件延誤的投訴;

2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。

3.工作流程:

3.1文件分類:

3.1.1通用文件:指公司在生產經營活動中普遍使用的文件,分為內部文件、外來文件和外送文件。

A.內部文件:即公司制作的只在公司內部使用的文件。如請示單、報告、工作聯系函、通知、會議文件、周記、制度文件等

B.外來文件:即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等

C.外送文件:即公司制作的對外發出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業單位發出的文件等

3.1.2專用文件:指只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。

分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。

A.技術文件:即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內業資料、圖紙等。

B.財務文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。

C.人事資料:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。

D.合同文件:即在公司生產經營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。

E.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。

F.決算資料:即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產生的文件。

3.1.3記錄:即公司各項質量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等

3.2總要求:

3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。

3.2.2內外行文要求做到格式統一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章"文件格式")

3.2.3各部室資料員為公司文件流轉的進出口,文件不允許由擬寫人直接送領導者個人,因特殊情況必須越過傳遞的,應于事后按程序補辦登記。

3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初,根據以往本部門文件的運轉情況,預計當年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目。

3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據3.2.4訂立的立卷類目,將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內,并按文件收進順序填寫文件清單。

3.2.6文件的管理一般要經過如下幾個環節:

A.編制:文件由相關部門或個人擬寫,所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經理秘書編號。

B.批準:文件內容和發放范圍由相應的批準人審核簽發;需要多個部門批準的,須進行會簽,簽發時須注明簽發時間;應用軟件的使用權限需報送總經理批準。

C.登記:收發文(除便條、介紹信、回執等)應登記在相應的收文發文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發號。

D.用印:公司印章由總經理秘書保管,部門公章由各部室資料員保管。用印時,應以相關部門主管簽發的文字或經部門經理簽字的蓋章聯系單為依據。

E.發放:各部室資料員根據批準的發放范圍進行分發。制度文件換版時,由總經理室或相關部門根據發放清單發出新版文件。

F.傳閱:分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼,各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章,填寫需傳閱人員名單,傳閱人員閱畢簽字。

G.更改:技術文件需要更改時,應由發布該文件的個人或部門提出,并填寫《文件更改申請單》,通過資料員報原審批人批準,并由原文件發布部門按原發放范圍下發,同時作好登記。

H.版本公布:制度文件換版時,由總經理室主任編制最新版本號;總經理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規清單及制度文件版本情況并給予公布。

I.回收:文件持有人因離職或工作調動不再符合持有資格時,所在部門資料員負責及時收回。

J.歸卷:各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內;定期歸卷即一個較長時間段后,對手頭的所有文件進行清理,對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯合辦理的文件原件由主辦部門歸卷,其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務計統部保存。

K.借閱:文件需要借閱或復印時,借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位,如遇特殊情況,需經部門經理批準。

L.保護:文件不管處于使用或是保存狀態,都要注意保持字跡清晰、份數完整。歸卷時,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。

M.歸檔:各部室按規定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交,無歸檔或存查價值的文件,經鑒別和主管部門領導確認后銷毀。

3.2.7在文件處理時限方面,一般文件2個工作日,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發出部門,并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統部等控制性部門的處理時間可根據實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發出部門。部門之間也應加強橫向聯系,發文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。

3.2.8在文件處理權限方面,部門經理和副經理之間因應進行合理分工。在正職經理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發文件職責時,由副經理替代,必要時可通過電話向正職經理請示,有若干個副經理的部門應明確指定常務副經理。

3.2.9總經理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環節。(具體做法參見《合同管理制度》)。

3.2.10總經理室負責對文件的傳遞、執行情況進行督查,受理各部室有關文件延誤的投訴,并定期向總經

理匯報;

3.2.11各部室可根據實際需要制定各類表單,但必須根據本程序提供的相應表單樣式及要素進行調整;若需要增設程序以外的表單,在部門內部使用的需經部門經理審批同意,涉及其他部門的需經涉及部門主管同意并報總經室。

3.2.12電子郵件及傳真收發時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。

3.3分類管理:

3.3.1通用文件:

A.內部文件:

a.請示單:即各部室請求總經理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現。經辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現的需及時向經辦人反饋。

報告:即各部室向總經理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。

a)知曉性報告:

b)執行性報告:

通知:即總經理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質的通知由總經理室發出,周知性通知由人力資源部發出。

a)總經理室發文:

b)人力資源部發文:

d.工作聯系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。

e.會議性文件:即記載公司經理例會、專題例會、工程監理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。

f.周記:即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。

g.制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規范,其編制、批準、發放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。

B.外來文件:

a.法律法規:

b.外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等

C.外送文件:如對政府、供方、顧客等發出的文件

3.3.2專用文件:

A.技術文件:

a.圖紙:具體管理詳見《設計過程管理程序》

b.施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》

B.財務文件:具體管理詳見《財務管理制度》

C.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

D.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》

E.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》

F.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》

3.3.3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。

4.相關文件:

4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)

4.2《設計過程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《財務管理制度》

4.5《合同管理制度》

4.6《工程造價管理程序》

5.相關表單:

5.1發文登記表

5.2收文登記表

5.3文件清單/移交清單

5.4請示單登記表

5.5文件借閱登記表

5.6工作請示單

5.7工作聯系函

5.8工作周記

5.9蓋章聯系單

5.10圖紙收發登記表(見《設計過程管理程序》)

5.11圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)

5.12圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)

5.13文件更改申請表

編制:包秋霞

日期:20**.4.22審核:林立強、陳衛斌

日期:20**.4.28批準:林權

日期:20**.4.30

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄