工程公司公關人員禮儀規范
工程有限公司公關人員禮儀規范
(一)迎送禮儀
1、迎送中的禮儀規范
迎客。凡是企業的"客人"(公眾),無論是遠道而來還是經常交往的,都要熱情接待,尤其是初次見面的"客人",更要倍加關懷。
公關人員事先應與來客作好聯系,詢問清楚來訪的時間、地點。若是遠道而來的客人,還應問清火車、輪船或飛機具體的時間、班次,主動到車站、碼頭或機場接站。接站時應事先準備一塊接站牌,上面寫明被接人的姓名和接站單位的名稱,使客人便于找到接站的人員。
迎客時應提前到達約定的地點,待客人剛一露面,便主動上前打招呼,給以問候。同時向客人作自我介紹,使客人盡可能快地與你熟悉,消除陌生心理。如果客人帶有行李,應主動幫助客人攜拿。外出接客,還應事先安排好交通工具,在返回的途中,可向客人介紹此次活動的安排情況,了解客人的活動意向,以便做好后面的接待工作。
公關人員還應事先安排好客人的食宿,接站后,將客人送往住宿處,讓客人休息以解除旅途的疲勞。由于客人一路風塵,初次接客不宜置留過久,應讓客人盡早歇息。分手前,告訴客人與自己聯系的方式,約定好下次見面的時間和地點。
陪車。陪車禮節應遵循"客人為尊,長者為尊"的原則。
上車時,公關人員應讓車子開到客人跟前,要幫助客人打開車門,然后站在客人身后請客人上車。若客人中有長輩,還應扶持其先上,自己再行入內。
車內的座位,后排的位置應當讓尊長坐(后排二人坐,右邊為尊;三人坐中間為尊,右邊次之,左邊再次),晚輩或地位較低者,坐在司機邊上的座位?，F在私家車已逐漸增多,如果乘的是私家車,情形就正好相反,如果是主人親自開車,則應把司機邊上的位置讓給尊長,其余的人坐在后排。下車時,則應公關人員先下,然后幫助客人打開車門,等候客人或長者下車。
送客。送客要熱情?？腿似鹕硐胱邥r,立即站起應答,并親自送出門去,不可只是點頭示意,而無其他表示,也不能先于客人而起身。送客時,應請客人先出門,然后再小送一程,切不可在客人剛一出門后便關上房門,這樣是不禮貌的。
對遠道而來的客人,應安排交通工具,并隨同客人一起前往車站、碼頭或機場。若客人帶有行李,應幫助客人提攜,特別是幫助提拎大件行李。送客時,應與客人握手道別,用熱情的語言為客人送行,比如,歡迎客人下次再來、祝客人旅途一路平安等。分別時,可揮手告別,待火車、輪船或飛機起動后,直至客人看不見時再離去。
2、介紹與握手中的禮儀規范
介紹。介紹就其方式而言,可分為:為他人作介紹、被人介紹和自我介紹三種。
當你要將某人介紹給別人時,按禮賓順序應該是:向年長者引見年輕者,不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士,向職位于高的引見職位低的人,同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合,如果其中沒有職位、身份特殊的人在場、又是年齡相仿的人聚會,則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時,應簡潔清楚,不能含糊其中辭。介紹時,還可簡要地提供一些情況。如雙方的職業、籍貫等等,便于不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識,應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望,免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時,不可用手指指點點,而應有禮貌以手掌示意。
當你自己被介紹給他人時,你應該面對著對方,顯示出想結識對方的誠意。等介紹完畢后,可以握一握手并說:"你好!""幸會!""久仰"等客氣話表示友好。如果你是一位男士,被介紹給一位女士時,你應該主動點頭并稍稍欠身,然后等候對方的反應。按一般規矩。男的不用先伸手,如果對方不伸手也就罷了,如果對方伸出手來,男的便應立即伸手輕輕一握。如果你是一位女士,被介紹給一位男士時,一般來說,女的微笑點頭也就是合乎禮貌了。如你愿意和對方握手,則可以先伸出手來。
當你想同某人結識,卻又一時沒有找到合適介紹人時,那么不妨可以作自我介紹。作自我介紹時,可主動打招呼說聲"你好!"來引起對方的注意,然后說出自己的姓名、身份。也可一邊伸手跟對方握手,一邊作自我介紹。
在作介紹的過程中,介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方,在整個介紹過程應面帶微笑,介紹時,雙方應當保持站立姿勢,相互熱情應答。
握手。首先是握手的姿式,一般地,握手的兩個人手掌相握成垂直狀態,表示平等而自然的關系,這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬,則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接,就更是謙恭備至了。但切切不可掌心向下握住對方的手,這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手,決不能伸左手與人相握。
其次是握手的順序。在上下級之間,應先上級伸出手后,下級才能接握;在長幼之間,應長輩先伸手后,晚輩才能接握;在男女之間,應女方先伸手后,男方才能接握。
握手的力度也應注意。一般情況,相互間握一下即可。如果是熱烈握手,可以使勁搖晃幾下,這是十分友好的表示。
握手的時間通常以三至五秒為宜,除非關系親近的人可以長時間握手外,一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛,表示誠意。
3、使用名片與稱謂中的禮儀規范
名片。公關人員在工作中使用名片,是職業的需要,它可以幫助公眾認識和了解你;也可以使你掌握公眾的有關信息。公關人員面對眾多的公眾,借助名片,可以建立起一個廣泛的公眾聯絡網,便于工作的展開。
名片的一般規格是:名牌的正面上方印有工作單位,中間印有姓名、職務,下方印有地址、電話。名片正面印有中文,背面往往印有相應的英文。
當我們向他人遞送自己的名片時,應說,"請多多指教",同時身體微微前傾,低頭示意,最好是用雙手呈上名片,將名片放置手掌中,用拇指夾住名片,其余四指托住名片的反面。請注意名片的字跡應面向對方,便于對方閱讀。如果自己的姓名中有不常用的字,最好能將自己的名字讀一遍,以便對方稱呼。
接受他人的名片時,也應恭敬。當對方說"請多多指教"時,可禮貌地應答一句"不敢當"或"隨時領教"。接過名片,一定要看一遍,絕對不可不看一眼就收藏起來,這樣會使人感到你欠誠意?？床磺宓牡胤綉皶r請教?？催^名牌后,應將名片放好,不要隨意亂置,以免使人感到不快。
稱謂。禮儀要求可概括為"稱謂得體,有禮有序"。稱謂應符合身份?？梢詫Ψ降穆殬I相稱,也可以對方的身份相稱。在對方身份不明的情況下,采用以性別相稱"某先生"、"某小姐"或稱其為"**老師",亦不失為一個權宜之計,特別是后者,既表示尊敬有禮又不使人覺得不妥,在文化藝術界,這樣的稱謂更為妥當;稱謂還應符合年齡。對年長者,稱呼要恭敬,不可直呼其名,可敬呼"老張"、"老王";如果是有身份的人,可以將"老"字與其姓相倒置這種稱呼是一種尊稱,如"張老"、"王老"。稱呼時可借助歡樂的聲調、熱情的笑容和謙恭的體態表
示尊敬。對同輩人,則可稱呼其姓名,有時甚至可以去姓稱名;稱呼時態度要誠懇,表情自然,體現出你的真誠。
對年輕人則可以其姓前加"小"字相稱,如"小張"、"小李",或者直呼其姓名。稱呼時要注意謙和、慈愛,表達出對年輕人的喜愛和關心態度。
(二)交際禮儀
1、拜訪中的禮儀規范
在與公眾的交往中,經常需要公關人員以登門拜訪或互相拜訪的方式商談事宜,有時是去邀請某位重要人士來參加企業的某項重要活動;有時是為了對公眾的支持表示衷心的感謝;也有時是為了澄清企業的某些事實,表示對公眾所反映的問題的鄭重態度。拜訪中應當做到的禮節是公關禮儀中的一項最基本的內容。
拜訪某人時,應事先約好時間,征得對方的首肯。預約的方式可采用電話、口頭或書信。拜訪前應說明雙方見面的詳細時間、地點和內容。萬一臨時發生了要事而不能按時拜訪時,則應盡快告知對方,另約時間,并講明原因,表示謙意。如果我們是到某人家中拜訪,以不妨礙對方為原則,而且應避免在吃飯時間、午休時間,或是在晚上十點鐘之后登門。一般來說,上午九、十點,下午三、四點鐘或晚上七、八點鐘是最適宜的時間。拜訪時必須守時,不可遲到或過早到。
到辦公室拜訪或到某人家中拜訪,進門前應先輕輕叩門,待對方表示歡迎后再進入。切不可未經允許便莽撞入室。進門后要向被拜訪的人打招呼,如果室內有其他同事或家人,也應寒暄幾句,表示禮貌。
拜訪時一定要服飾整潔,尤其是初次拜訪。
如果是到某人府上拜訪,特別是去拜訪長輩,最好稍帶一些小禮物,如一束鮮花、一袋水果,花費不多,卻代表了心意。對方若有小孩,也可帶些糖果之類。如果是到外地拜訪,則可考慮帶去一些本地的土特產,這也是很受歡迎的。
拜訪的時間不宜過長,特別是與不太熟識的人,談完公事便可考慮告辭。當然如果對方談興很高,不妨多談一會兒,但千萬不要拖得太久,寧愿和對方在談興最濃的時候分手,也不要在談興全無的時候分手,這樣彼此心理上都會很愉快,留有余味,為下一次的會面留下了可能性。
拜訪結束時,應主動向被拜訪人道謝、道別,并主動伸手握別。走出門后要堅決地請被拜訪者留步、再次揮手道別。
除此之外,我們對自己的舉止也須十分留意。和人們交談,態度要誠懇。在他人屋內,不要東張西望,隨意翻看他人的物品,如文件、資料等。周全的禮貌、整齊的儀表、文雅的舉止和親切的表情,會給人們留下一個良好的印象,而且也是我們應當具備的一份修養。只有這樣,人們才會尊重你、信任你,對你拜訪所談之事予以重視。
邀請和應邀也屬于相互所交往的禮節。在與公眾的交往中,我們常會邀請別人或是被別人所邀請。
如果是邀請別人,隆重的事項可事先發一份請柬,一般情況也可打電話或口頭邀請,講明時間、地點、內容?？腿藖淼角?應做好接待的工作,整潔房間,備好茶水。若客人初次登門,最好在門口恭侯。客人到來后,接待工作要熱情大方、彬彬有禮,讓客人感到愉快和溫暖。客人走時,要送客出門道別,并表示"歡迎下次再來"。
如果應邀赴約,要按時到達邀請的地點。赴約結束時,要向邀請者表示感謝,有時也可以向主人提出邀請,這是友好的表示。
2、交談中的禮儀規范
交談時的態度。交談時尊重對方、謙虛禮讓。善于理解對方,然后因勢利導地談論話題。對別人的談話,我們應當認真傾聽,并鼓勵引導對方闡明自己的思想,正確的意見,應表示贊同;不同的看法,若無原則性問題,不妨可以姑且聽之,不必細究;若是事關原則,可以婉轉相告,表述自己的看法,但不要得理不讓人,使別人難堪。要避免一切直接觸犯他們感情的話。在自己的言談中,要避免一切獨斷自是的言論。
交談中的形體動作。兩人交談時,最好目光交流持同一水平,這既比較自然,又是相互尊重。說話時不要東張西望,也不要目不轉睛地盯著對方或冷漠地看著對方,這些都會引起對方的不快。談話時也可以適當運用一些手勢來加強語氣、強調內容。但手勢不能太多和幅度過大,這會使人感到不舒服,更切忌用手指點對方,這被視作是不禮貌的行為。
交談時要注意語速和音量問題,要盡可能吐字清晰,不快不慢。講話時聲音要適中,以對方能夠聽清和不妨礙他人交談為宜。
3、拒絕和道歉的禮儀規范
拒絕。與公眾交往,難免會發生一些矛盾,有時會碰到一些不合理的要求,需要我們說"不"字。為此我們要講究一些拒絕的技巧,做到婉拒他人而又不失禮貌。
"位置置換法"。有的時候要拒絕對方時,可以朋友的口吻相待,將自己的難處講出,請對方站在自己的角度體察和諒解。只要你態度誠懇,對方便不會再計較。
"先肯定再否定"。當對方提出的問題需要你明確地表示"否定"時,你可以先選取一個局部的技節方面予以肯定,然后再對問題的主要方面提出否定,因為不是采用一口否定的形式,使對方有一個下臺的機會,對方也就比較容易接受了。
"讓我考慮一下"。拒絕別人時,最好不要太快,稍微拖延一段時間,讓氣氛緩和些較好,若能避免當面拒絕則更好。這樣做,不僅可以避免當面拒絕時的尷尬,又可使對方覺得你對他提出的問題,確是經過慎重考慮才做出了回答。
道歉。由于我們工作的疏忽或失誤,影響了公眾的利益,那么,我們就應當及時說聲"對不起!"以求得公眾的諒解,再塑企業形象。這類情形在公關工作中最時常碰到的,小則是一些誤解、糾紛,大則是被稱之為需要"危急公關"的惡性突發事件。公關人員以塑造組織形象為已任,切不可感情用事,一旦發現自己的言行有損企業形象,或是企業的行為有損于公關的精神,便應主動道一聲"對不起"。主動認錯對消除人與人之間的怨恨和恢復感情確有奇效。當我們道歉時,態度要真誠,是發自內心的表達歉意,決不可敷衍行事,做官樣文章。道歉時,也不要奴顏卑膝,糾正自己的過錯是一件值得尊敬的事,應堂堂正正。
4、聆聽中的禮儀規范
聆聽時要專心致志,保持目光接觸,仔細聽清對方所說的話。不要三心二意,東張西望,這些都會影響我們聽講的效果。應當排除一切干擾;外界的嘈雜聲音,內心不良的心境等,集中注意力認真傾聽。
聆聽時,要積極鼓勵對方暢所欲言,表達盡自己的思想。聽與說是一個互動的過程,只有當聽話者表現出聆聽的興趣時,說話者才會有濃厚的談興,我們可以多種方式鼓勵對方說話。
聆聽的同時,我們還要注意觀察。俗話講"察言觀色",是有一定道理的。人們在表述自己的想法時,主要通過有聲語言,即說話,但同時也會有意無意地透過無聲語言,即形體語言,表達出更為隱秘的心理活動。例如談話時的表情,興奮和沮喪;身體的姿勢,緊張還是放松,它們同樣也在傳遞著某種信息。我們若將說話者的言與行結合在一起分析,有助于我們理解他人的真實想法。
聆聽的過程更是一個積極思考的過程,要邊聽邊想,努力體察對方的感覺,敏銳把握對方
話語里的深層含意。人們經常會以婉轉的方式表達自己的想法,這時我們就不能僅僅從字面上理解對方,而要"聽話聽聲,鑼鼓聽音"。做個善解人意的人,會贏得對方的尊敬和樂于與你交談。而我們也只有準確地把握了對方的真實想法后,才能使自己做正確的判斷。
5、打電話的禮儀規范
關于打電話的禮節,我們可以歸納為禮貌、簡潔和明了這六個字。
使用電話交談時,要注意語言簡潔和明了。電話用語要言簡意賅,將自己所要講的事用最簡潔、明了的語言表達出來。在辦公室打電話,要照顧到其他電話的進出,不可過久占線。
打電話。在打電話之前,請做一下準備,將所要說的問題和順序整理一下,這樣打起電話來就不會羅羅嗦嗦或者丟三落四了。
撥通電話后,應當先自報一下家門和證實一下對方的身份。如果你找的人不在,可以請接電話的人轉告。這時可以先說一句:"對不起,麻煩你轉告***……",然后將你所要轉告的話告訴對方,最后,別忘了向對方道一聲謝,并且問清對方的姓名。切不要"咔嚓"一聲就把電話給掛了,這樣做是不禮貌的,即使你不要求對方轉告。但他為你接了這個電話,你也應說一聲"謝謝,打擾你了。"
如果你打的電話是要通過總機轉接的,別忘了對總機小姐說一個"請"字,"請轉***分機",你的禮貌會使你得到禮遇的。
電話通話期間,語言要簡潔明了,事情說完,道一聲"再見",便及時地掛上電話。打電話的時間,要考慮到對方是否方便。最好在早上八時后及晚上十時前,午間一、二點時最好也不要打電話,特別是年長者,通常都有午休的習慣。
接電話,當聽到電話聲響起時,我們應迅速起身去接,拿起聽筒,若對方沒有發話,你也可先自報一下家門:"您好!這兒是**二十局集團六公司公司***",讓對方明了你的身份。作為接話人,通話過程中,要仔細聆聽對方的講話,并及時作答,給對方以積極的反饋。
如果對方請你代傳電話,應弄明白對方是誰,找什么人,以便與接電話人聯系。傳呼時,請告知對方"稍等片刻",并迅速找人。如果不放下聽筒呼喊距離較遠的人,可用手輕捂話筒或按保留按鈕,然后再呼喊接話人。
如果要接電話的人不在,打電話的人要求你轉告的話,你應做好電話記錄,記清:①打電話者的姓名、所屬單位;②轉告的具體內容;③是否需要回電,以及回電號碼、時間;④對方打電話時的日期、時間。記錄完畢后,最好向對方復述一遍,以免遺漏或記錯。
當我們接到一只撥錯的電話時,也應禮貌溫和地告訴對方"您打錯了",而不要粗暴地掛上電話。對方若說"對不起"時,你可以回答"沒關系,再見!"
通話結束時,作為接話人,一般來說,應等對方先掛上了電話后再放下話筒。
(三)饋贈禮儀
饋贈是表示友善和親情的最典型的形式之一。如今,饋贈的范圍已大大擴大,不僅在日常的人際交往中,而且在社會企業之間、組織與公眾之間也被廣泛采用。同時,饋贈含義也得到了新的擴展,它不僅僅是表示友好,而且還具有了信息傳遞的功能,將企業發展過程中每一個值得紀念的時刻點綴得更為矚目。通過一件件寓意深刻的禮品把企業的形象、組織的信息傳播到四面八方。
在公關活動中使用的禮品主要有禮物、鮮花和賀卡。
1、饋贈禮品的禮儀規范
饋贈禮品前的禮儀問題。饋贈禮品的時候,我們要考慮送禮的性質。其次,我們還要考慮受禮者的具體情形,選擇受禮者所需要的禮物贈送為好。
一般說來,人們在以下不同的場合選送不同的禮物。
表示謝意或敬意。事業的發展離不開眾人的相助,當我們接受他人的幫助之后應當表示感謝,此時,可以考慮選送錦旗,并將稱頌之語書寫在錦旗之上。
慶典紀念。當其他有關組織適逢慶典紀念之時,為表示祝賀,可送賀匾、書面或題詞,既高雅別致又具欣賞保存價值。
開張開業。社會組織開張開業之際,都是宣傳自身、擴大影響的好時機。因而逢上有關組織開張開業之際,有關部門應代表本組織送上一份賀禮,以示助興及祝愿。一般選送鮮花賀籃為多,在花籃的綢帶上寫上祝賀之語和贈送單位的名稱。
逢年過節。春節、元旦等節日,可向企業的重要公眾、企業內部的員工等,適時地送上一份小小的禮物,對他們一年來給予企業工作的關心與支持表示感謝,并希望繼續得到他們的幫助。此時可選擇一些應節的禮物相贈。
災難與不幸。社會組織的發展并非一帆風順,遇上不測風云之時,及時地送上一份禮物表示關心,更能體現送禮者的情誼。比如:對方遇上火災、地震等災難,馬上去函去電表示慰問,也可送上錢款相助等等。
饋贈禮品時的禮儀問題。一是禮品的價值要合適。并非是價值越昂貴的禮品所表達的送禮者的情意越深厚。比如慶賀有關組織慶典紀念、開張開業等,所送的禮品只是一種祝賀的表示,不必太昂貴,但若遇對方蒙遭不幸和災難時,則可考慮多送一些,以表示幫助的誠意;其二是指要與受禮者的經濟相適合。中國人歷來有"禮尚往來"的習俗,若被送者經濟能力有限,當接到一份過于貴重的禮品時,其心理負擔一定會大于受禮時的喜悅;其三是要與自己的經濟能力相適合,不必勉為其難,更不應互相攀比,違背有關規定。
二是饋贈禮品的時間要及時。事后補送是有失禮數的,有時也會因時過境遷而失去了意義。
三是應當講究禮品的包裝。禮品要嚴格使用**二十局集團六公司的禮品包裝紙。精美的包裝會使禮品增添光彩,也能更好地表達送禮者的誠意。
2、饋贈鮮花的禮儀規范
送花有不同的方式:可以送花籃,可以送一束花,也可以送一枝花;可以送胸花,也可以送瓶花,這就要視具體的情形而定。一般而言,在組織的開張、紀念、慶典之時,大多送花籃;迎賓之際送花環、花束;宴請送胸花。
3、饋贈賀卡的禮儀規范
賀卡的使用,首先應考慮贈送的時間。賀卡,是一種特別時節才使用的卡片。在組織的公共關系活動中,主要是選擇組織的重要節慶日,如開業開張、慶功慶典日,或是年末歲初恭賀新年,向員工表示生日祝賀,以及慰問病人等,都可以由賀卡傳情。
以組織名義送賀卡,必須使用**二十局集團六公司專用賀卡。
一份傳遞友情的賀卡,除了賀卡上鉛印的文字外,最好能寫下寄卡人的親筆贈言。一句好的贈言,是連接人間真情的紐帶,是心靈溝通的橋梁。
(四)服裝、儀容禮儀規范
1、服裝中的禮儀規范
整潔、美觀、得體是公關人員著裝的基本禮儀規范。具體來說,即要與自身形象和諧與出入場所相和諧,與著衣色彩相和諧,與穿著搭配相和諧。
衣著應與自身形象相和諧。這里的自身形象有兩層含義,一是指所從事的工作的職業形象,二是指自身的身材長相。由于公關人員的職業特性的要求,在穿著方在應比一般的職業人員更為考究一些,以表現出穩重、
大方、干練、富有涵養的公關人員禮儀形象。
衣著應與出入的場所相和諧。公關人員由于工作的需要,涉及的場合極其廣泛,不同的場合有不同的情境氣氛,在社交場合的穿著大致可分為禮服和便服兩種。禮服主要是出席正式、隆重、嚴肅的場合時的著裝,如西服、中山服、旗袍和民族著裝。便服主要是在一般場合、日常社際交往中的穿戴,相對可隨意一些,各式短衣、襯衣、皮衣等都可。
在一些特定的場合、公關人員的穿著應遵守下列禮儀常規:
辦公時的著裝。作為職業人員,公關人員大量的工作時間是在辦公室中度過的。辦公室工作穿著要整齊、穩重、大方。工作人員上班時不能穿短褲、運動服,在辦公室不得著超短裙。
宴會、記者招待會時的著裝。通常公關人員出席這類較為隆重、正規的社交場合,著裝應講究。男性公關人員可穿著色深一點的西裝,加上白色的襯衣和領帶。女性公關人員可穿套裙和旗袍,顏色以高雅艷麗為宜。
會見、訪問時的著裝。此時氣氛較活躍,可穿套裝,也可穿色彩、圖案活潑一些的服裝。
2、禮儀場合的儀容規范
符合職業特點,淡妝為宜。工作中略施淡妝,顯得端莊美麗、穩重大方,切忌濃妝艷抹、過分修飾。
注意個人衛生,保持整潔美觀。頭發要經常梳理,男士的胡須要刮凈,鼻毛應剪短;雙手清潔、指甲應剪短。服裝要清潔、整齊,特別應注意衣領和袖口的干凈;皮鞋要上油擦亮;男士穿西裝時,應佩帶領帶,著中山裝時,要扣好領扣、領鉤,穿長袖襯衣要將下擺塞在褲內,袖口不要松開或卷起,不得穿短褲、汗衫、赤腳穿涼鞋出入公眾場合;女子夏天著裙裝時,襪子口不能露在衣裙之外。
篇2:商務人員公關禮儀規范
商務人員的公關禮儀
一、公關禮儀的基本特征:
1、實用性
2、共同性
3、靈活性
4、民族區域性
二、現代公關禮儀的基本原則:
1、誠實守信的原則
2、尊人敬人的原則
3、遵儀守時的原則
4、入鄉隨俗的原則
5、自律寬容的原則
三、在商務交往中,對商務人員的口才有很高的要求。
商務人員不一定要伶牙俐齒,妙語連珠,但必須具有良好的邏輯思維能力、清晰的語言表達能力,必須在克己敬人、“寸土必爭”的前提下,在談話之中保持自己應有的風度,始終以禮待人。有道是,“有‘禮’走遍天下”,在談話之中也是如此。
四、公關禮儀的目的是內求團結,外求發展,塑造良佳的組織形象。
五、氣質指的是一個人的素質,它是一個復雜的"化合物".是指人的相對穩定的個性特點,是風度之靈魂.
風度是指一個人的舉止,姿態.
篇3:工程公司公關文書禮儀規范
工程有限公司公關文書禮儀規范
(一)公關信函
主要是指企業之間、企業與公眾之間的一些事務性聯系的信件,這些信件可以是介紹企業情況,或交流企業信息,或解釋企業有關規定,或回復公眾來信、投訴,或感謝公眾支持、合作,或慰問企業內部公眾等等,將企業的信息及時、準確地告知公眾,起到溝通、協調和誘導的作用,以更好地發展企業的事業。
公關信函的寫作與一般信函的寫作有相似之處,都有約定俗成的慣用格式,它包括書寫時的稱謂、正文、頌語、署名、日期等,需要大家共同遵守。除此之外,公關信函的寫作與一般信函的寫作又有不同之處,概括而言,它主要表現為兩個方面:一是公關信函的寫作主體是組織,它是組織與組織,或是組織與公眾間的一種信函交往,而不是一般的個人與個人間的信函交往。即使公關人員有時需要以個人的身份與公眾進行信函往來,也是代表組織在與公眾進行溝通,因而公關信函寫作,十分重視字里行間所表達的方式使公眾對組織有一個正確的認識和建立良好的公共關系;二是公關信函的寫作更加注重禮儀規范,這體現在遵循長期以來人們寫作信函時形成的固有程式,講究用詞、語氣的得體和禮貌,注重人際間情感的交流。這些是我們在寫作公關信函時應當格外注意的。
1、公關信函的一般禮儀規范
稱謂要禮貌得體。稱謂是收信人的稱呼,稱謂的禮儀要求是準確和禮貌。
"準確"是指稱謂要和收信人的身份相符合。如果是寫給組織的,可以組織的具體名稱或具體工作部門相稱,如"**二十局集團六公司公司**部"。如果是寫給個人的,則可按寫信人與收信人間的關系來稱謂。對長輩的稱胃不宜用于對平輩的稱謂,對同事、朋友的稱謂不宜用于對領導的稱謂。一般來講,寫給長輩的信,可按照輩份來稱謂;寫給德高望重的領導、著名人士的信,可在其姓后加"老"字,以示尊敬,或在稱謂前加"尊敬的"、"敬愛的"等修飾語;寫給同事、同行的信,若對方有職稱或職務也可稱其職稱或頭銜,這也是一種尊稱;如果關系特別密切的,不妨直呼其名,但不宜連姓。過去人們之間通信一般稱"同志",現在較多地使用"先生"、"女士"?？傊?信函的稱謂要根據寫信人和收信人的關系而定。
"禮貌",是指要在稱謂前或后加修飾詞,以表示尊敬。比如對長輩或領導可用"尊敬的"、"敬愛的"等詞語;對關系密切的同事、朋友,可用"親愛的",但注意對異性不能亂用。
內容明確,詞意懇切恭謙。正文寫作的禮儀要求是:第一,主旨明確。第二,表述清晰。第一,語言得體,言辭懇切恭謙。信函寫作也是一種運用語言文字的藝術,其禮儀性在語言、語氣中得以體現。要根據不同的對象和信函內容來選擇不同的語言予以正確表達。介紹組織情況的信函要寫得實事求是;交流組織信息的信函要寫得準確明了;解釋組織有關規定的信函要寫得清晰詳細;對公眾的來信、投訴的回復要寫得誠懇親切。
結尾寫上祝頌語。書信中的祝頌語很多,且大多是舊辭古語,有一定的套規;組織間的祝頌語,多用"此致敬禮";給長輩的信,可在"敬頌"、"恭祝"后寫"長壽"、"安康";給老師的信,可在"敬祝"、"謹頌"后寫"教安"、"講安";給平輩、同事的信,可在"此致"、"祝您"后寫"敬禮"、"順利"或"握手";給晚輩的信,可用"望,向上"、"祝,進步"等勉勵之語;給編輯的信,可用"祝您編安";給病人的信,可用"祝你痊安"等。還可隨季節變化,用"春安"、"夏安"、"秋安"、"冬安"。
署名語中見禮儀。署名的禮儀應講究謙虛、恭敬。以個人名義通信,署名可直署已名,或在自稱之前加上謙詞,如"愚"、"敝"、"小"等。名字后面有的還寫上其名語,這也是一種禮貌的表現。給上級可用"謹上"、"謹稟";給平輩可用"謹啟"、"手啟";給晚輩可用"字"、"書"、"白"等。
2、感謝信的禮儀規范
公關信函中最典型的形式有感謝信、慰問信、公函、便函等。感謝信的禮儀要求有:
書送感謝信須及時。對于他人的幫助,應銘記于心并及時表示感謝,切不可無動于衷或事過許久才有所反應。
書寫感謝信應選用紅色紙張,以充分表達寫信人的感激之情和對致信人的頌揚之意。
張貼感謝信要選擇公眾集中的地方,公開表示感謝,以顯示寫信人的誠意和表場好人好事。若與收信人相隔甚遠,直接來往不便亦可采用信函郵寄的方式寄給對方。
感謝信的書寫格式一般為:在信的第一行正中用較大較粗的字體醒目地寫上"感謝信"三個字;第二行頂格寫被感謝者所在單位名稱;第三行起空格寫正文,寫明為何事向何單位(或何人)表示何種謝意。正文要著重寫對方對自己組織的支持和幫助的具體事跡,所表現出的高尚品質和精神對表達自己組織的謝意。結尾寫"此致敬禮"等祝頌語,并署上單位名稱,寫信的日期。
3、慰問信的禮儀規范
慰問信是企業向有關公眾表示撫慰、問侯、鼓勵、關切的專用信件。它是企業加強與公眾友好關系的又一種很好的方式。慰問信的內容可分兩類,一類是對遇到困難、遭受損失的公眾表示同情、哀痛和關心,著重鼓勵對方戰勝災害的勇氣;另一類是對節假日堅持生產的公眾或在企業建設過程中做出成績的公眾表示慰問,著重稱頌公眾所做的貢獻。其書寫格式與感謝信基本相同,只是在第一行正中的標題當中寫明慰問的主要事由,如"***公司致員工的春節慰問信"。慰問信的寫作禮儀要求,語言用詞要熱情洋溢,富有感情色彩,使人讀來感到親切。慰問信一般采用郵寄的方式送至慰問對象手中。
4、公函、便函中的禮儀規范
函是平行單位或不相屬的單位之間洽商工作、詢問或答復某種問題時使用的一種專用書信,基本書寫格式與書信相同,但更為慎重,一般是企業與組織之間聯系工作時的公用信件,不可以以個人名義發函。函可分為便函和公函二種形式。作為正式公文作用的叫公函。公函須編號,擬標題,一般還須打印。便函無須編號和擬標題,也不用打印。函可分去函和復函兩種類型。去函是主動向對方商洽工作,提出問題。復函則是回答來函提出的事由。公函的書寫格式一般為:第一行正中寫標題,如"關于*****的函";第二行靠右邊寫函文的編號,如*字[年]**號;第三行頂格寫受函單位;第四行空格起寫正文;末屬靠右邊寫署名和日期,最后加蓋公章。便函采用書信格式。函的正文部分主要由發文原由和發文要求兩部分組成。結束時,去函常用"特此函告"、"請函復"復函用"此復"、"特此函復"等字樣。
公函與便函在行文時應遵循禮儀規范。既不能像下行文那樣(下行文是指上級組織要求或答復下屬單位如何處置某種事務時所使用的公文)使用權威性的語氣語調,如用"此令"、"望遵照辦理"等詞語:又不必像上行文(上行文是指下級單位向上級組織報告情況或請示對某項工作、問題做出指示的公文)使用謙示詞敬語,如用"當否,請批示"、"特此報請核批"等詞語,而應采取一種平等但又充分尊重對方的姿態;另外還要熟練掌握一些平行文(平行文是指無隸屬關系的組織之間聯系工作的一種專用公文)的禮儀用語,
如用"為荷"、"為盼"、"為感"、"特此函達"、"即請查照"等,根據不同情況而具體地使用。
(二)公關專用文
公關專用文是企業為某些特定的內容與公眾進行聯系的函件及文體,它有著特定的寫作格式與要求,如邀請書、請柬、賀詞、歡迎詞、答謝詞以及訃告、悼詞等,這些固定的格式及禮儀規范,通常不能隨意更改。
1、邀請書、請柬中的禮儀規范
邀請書和請柬是社會組織為喜慶活動或特定聯歡會,向團體或個人發出的書面邀請。邀請多用于團體,請柬則多用于個人。
公關邀請和請柬的設計裝幀頗為講究,其風格既可是大方、莊重、淡雅,也可是小巧、精致、濃郁。尤其是封面的設計應漂亮、醒目,其圖案裝飾、文字書寫均應體現出藝術性。
公關邀請書和請柬的書寫應講究格式的正確和規范。封面書寫的基本格式是:居中第一行寫明邀請出席的活動名稱;第二行正中用較大字體寫上"邀請書"或"請柬";第三行是發出邀請的企業名稱。正文書寫的格式是:第一行頂格寫被邀請單位名稱或個人的姓名(姓名后應寫上被邀請者的身份,如***董事、***教授等),第二行空兩格起寫正文,正文寫明被邀請的事由、出席的時間、地點、乘車路線等。有些重要會議和場合對與會者還有一定的禮節要求(如音樂會、舞會或宴會等,有時有對來賓著裝的要求),可將其寫在注意事項中提請人們注意。正文結束后,宜寫"此致敬禮",并署上邀請單位的名稱和日期,為了表示鄭重,邀請書和請柬在落款處應加蓋企業的公章。
公關邀請書和請柬的文字排列有橫、豎式兩種。豎式書寫更富于民族傳統特色,于港澳臺僑胞來說別有一番情意和韻味,橫式書寫則較為大眾化,顯得親切隨和。
公關邀請書和請柬的用語應熱情友好,講究禮貌用語。邀請客人出席,應寫上"敬請參加","敬請光臨"、"敬請蒞臨指導"等字樣;請人講學或請人做事,應事先征得對方同意后再發請柬,否則,似有"命令"他人之謙。
公關邀請書和請柬寫好后,一般應提前一周至十天寄出,以便讓受邀請者事先作好安排。對于一些特殊的重要公眾,企業可派專人送交,以表示邀請者的慎重和誠意。
2、賀詞、賀電、賀信中的禮儀規范
對某些喜慶事件,如企業的紀念日、開業日、取得重大成績等時,企業都會舉行慶?；顒?。同樣,如若其他有關組織在舉辦這類活動時,為表示友好,一般可采用寫賀詞、賀電或賀信的方式進行祝賀。前往當面祝賀時,可采用賀詞;若距離太遠,不便前往致賀電時,可采用賀信,有時為了快速和表示慎重,則可用賀電。
慶賀之文,語言要求熱情,充分表達祝賀者分享對方喜慶之事的喜悅心情及衷心的祝愿。同時,語句要簡練,尤其是賀電,更要以極其精煉的文字表達祝賀的內容和感情。其寫作格式為:
首先在賀文正中寫標題"賀詞"(祝賀信);第二行頂格寫被祝賀單位的名稱;第三行空兩格起寫正文,寫明祝賀的事由、為何事慶賀、為什么要慶賀,尤其要將慶賀的意義寫明了,再寫上表示祝愿的詞語。最后是署名和注明日期。
賀詞、賀電、賀信是一種常用的禮儀表達方式,所以,在撰寫這類文稿時,除了要遵循正確的寫作格式外,還應注意語言表述上的得體。一方面,要用熱情的語言表達出鼓勵、希望、褒揚的意思,使對方感到溫暖和愉快;另一方面,也要避免濫用溢美之詞。
3、歡迎詞、歡送詞、答謝詞中的禮儀規范
如今,企業的社際交往日益頻繁,企業與組織之間的交流,跨省市的參觀學習等經常進行,因而,歡迎、歡送詞及答謝詞等這類文體也常被企業應用,它們都是企業迎送和*時為表示隆重和友好而使用的講話稿。公眾到來時企業為表示歡迎致歡迎詞;公眾離開時企業為表示歡送致歡送詞;企業對公眾的熱情接待表示感謝時致答謝詞。
這些文體的名稱雖不相同,但就寫作格式而言,則基本相同。一般都是先尊稱對方,然后換行,空兩格開始正文。正文結束后通常要有一些祝頌語,最后是致詞單位名稱、日期。由于歡迎詞、歡送詞、答謝詞一般都是在典型的公關社交活動的場合應用的,因而寫作這類文體的文稿時,尤其要注意其禮儀性,稱呼要用尊稱,在其名稱、姓名或頭銜前加尊稱。歡迎詞、歡送詞、答謝詞通常都是雙方進行友好交往過程中的所致之詞,代表了自己組織的態度,因而講話中在措詞上要特別慎重,既要表示出友好之意,又不能喪失自己的原則立場,若有不宜直接說明的事情,應委婉相告。另外,要尊重對方的風俗習慣,不講對方忌諱的內容。無論歡迎詞、歡送詞還是答謝詞,篇幅都不宜過長,語言要精煉熱情,感情要真摯親切,切不可虛偽做作或敷衍應酬。
4、訃告中的禮儀規范
這類文字的寫作有其特殊的禮儀要求:文間行文應充滿悲痛的感情色彩;文章的基調應健康積極,既寄托對死者的哀思,又鼓勵生者化悲痛為力量;在寫法上應按照各類文體各自的格式寫作。
訃告是將某人不幸去世的消息通知死者生前的好友、親屬和有關組織及個人的一種文體。一般用白紙黑字書寫或張貼,并用黑框框之。書寫的格式為:在第一行正中寫"訃告"兩個較為醒目的大字。第二行起寫正文,正文具體內容主要有:其一,去世者的姓名、身份、職務,去世的原因、地點時間(年、月、日、時、分)及死者的年齡。年長者寫享年多少歲,一般寫終年多少歲;其二,用評價性的語言簡介去世者的生平事跡;其三,寫明殯葬的時間與方式,以通知人們參加追悼會或遺體告別儀式等。在訃告的右下角寫明"***同志治喪委員會"作為署名,并注明日期。
(三)公關公文
公關公文是企業處理行政公務的往來文書,它是企業加強管理、溝通信息與聯系的一種有效方式。
根據國務院一九九四年一月一日起實施的《國家行政機關公文處理辦法》中的規定,我國國家行政機關的公文種類主要包括:(一)命令(令);(二)議案;(三)決定;(四)指示;(五)公告、通告;(六)通知;(七)通報;(八)報告;(九)請示;(十)批復;(十一)函;(十二)會議紀要。
1、公關公文的一般禮儀要求
公關公文的寫作,應當遵守相應的禮儀要求。
首先,要講究行文的格式。禮儀講究的是適宜、恰當,往往通過一定的規范、規格、格式、程式等體現出來。注意格式,講究行文用詞的規范性,是對收文單位和收文人的尊重、禮貌的表示。在公關公文的寫作中,一篇規范的公關公文,包括文件版頭、機密等級、緩急程序、公文編號、標題、主送單位、正文、附件、發文單位、發文日期,報送單位等專項,書寫時應嚴格遵守,缺一不可。
其次,應講究行文關系。組織與上級組織、平級組織以及下級組織之間的種種隸屬關系,在公關公文的寫作中都應明確地體現出來。對上級組織應使用上行文禮儀,對平級組織應使用平行文禮儀,對下級組織應使用下行文禮儀,不可錯位使用。
再次,應講究行文的準確和明確。公關公文是組織處理行政公務的往來文書,具有嚴肅性、針對性和政策性強的特點,因此,
行文用詞必須準確、明確,任何含糊不清、前后矛盾、冗長雜亂的公文,必然會影響組織的工作,亦有損組織形象。
為了準確書寫公關公文,達到禮儀的要求,公關人員應熟悉和掌握公關公文的規范寫作格式。下面以文件為例做一簡要介紹。
寫作公文的一般格式是:公文版頭、秘密等級及緩急程度、公文編號、標題、受文單位(主送)、正文、附件、發文單位署名(包括印章或主管人簽名)、發文日期、抄送抄報單位等。
公文版頭。公文版頭是由發文單位全稱或規范化簡稱加"文件"二字組成,用大字印在文件首頁上端正中位置,通常都套紅。
秘密等級。秘密等級簡稱密級,是關于密別的問題。在公文處理中應樹立保密觀念,來保證國家和組織的機密。密別分絕密、機密和秘密三種,視公文的具體內容而定。密級的標注一般寫在標題的左下角,加方括號"[]",或寫在公文版頭的左上角或右上角,不加方括號。
緩急程度。緩急程度是對公文送達和辦理的時限要求,使公文處理部門可以按具體情況分別對待。按規定分為特急件、急件、平件三種,標注位置緊靠秘密等級。
發文編號。發文編號簡稱"文號"、"字號",包括公文的機關代號、發文年號和文件順序三部分,位于版頭下方正中右側。聯合行文時,一般只用主辦單位的頭號。
標題。公文一般要有標題,標題由簽發單位、內容事由和公文名稱組成,必須準確,簡明地概括全文的主要內容和要求。
受文單位。受文單位(包括主送和抄送)在公文中叫作主送單位和抄送單位。以報告、請示或執行任務的對象為主送單位;以協助執行任務或需要知道公文內容的單位為抄送單位。主送單位是行文的對象。主送單位在標題下方,正文之前頂格書寫,后加冒號。
正文。正文是公文的主體部分。公文的行文,分上行文、平行文和下行文三種。對上級使用的行文叫上行文,如請示報告;對平級使用的行文叫平行文,如函;對下級使用的行文叫下行文,如通知、批復等。公關公文的正文一般包括開頭、主體、結尾三部分。第一部分開頭主要是表明發文的目的與依據。如根據國家法律、法規行文;根據事物發展變化的情況行文;根據對方來文行文;根據一定的事由行文等。起頭常為"茲為"、"茲因"、"茲介紹"、"據報"、"關于"等詞語。第二部分主體是公文內容的中心。若內容較多,可分段并用數字標明條款。文字必須簡明扼要、敘事準確、層次分明。切勿冗長紊亂、空洞無物。向上級單位寫請示性公文?？上忍嶙约旱目捶?然后提出要求,請上級單位審批;向平級單位寫商洽性公文,要寫明請示協助解決的具體問題;向下級單位發布指導性的公文,要寫明具體的指導性意見和辦法,以利下級貫徹執行。第三部分是結尾,結尾一般用慣用語作結束,如"特此函達"、"特此通知"、"特先聯系"、"希參照執行"、"承蒙惠允"、"不勝感激"等詞語,正文寫在主送單位之后,另起一行開始書寫。
附件。附件是隨文發送的附屬文件或報表材料,是對正文有關內容的補充或說明。詳細內容附在正文后一頁。附件的標題、件數寫在正文的下一行中,并注明"附件"字樣。
發文單位及印章。發文單位應寫在附件(或正文)的右下側。最后一字不要與正文中各行右邊最后來個字排齊,一般以縮回三到四個字為宜。發文單位要寫明單位全稱,并清晰地、端莊地在年、月、日字樣之上加蓋單位公章。蓋章時要注意齊年蓋月。
發文時間。發文時間應寫明年、月、日全稱,位置寫在發文單位名稱下方稍向右錯開。
抄送抄報單位。抄送(抄報)單位是指主送單位之外其他需要了解公文內容的單位,對上級單位用抄報,對同報、下級和不相隸屬的單位均用抄送。
2、通知、通報中的禮儀規范
通知。通知是公共關系活動使用較多的公文文種。它的主要作用是:傳達上級機關的指示,要求下級機關辦理或告知下級單位應該知道的事項,批轉下級單位的公文或轉發上級機關、同級機關和不相隸屬的機關的公文。
按通知的性質和內容分,通知大體可分為發布性通知、轉發性通知、批轉性通知、指示性通知、知照性通知、會議通知、任免通知和一般性通知。通知的書寫格式一般為,第一行正中寫明"通知:"或"緊急通知","會議通知"等字樣,第二行起頂格寫受文單位名稱(知照性通知、會議通知不必寫受文單位),接下去換行空兩格寫正文。正文內容包括在通知的起因和目的、通知事項、執行要求等三部分。其篇幅有長有短,有復雜有簡單,應視通知的內容而定。
會議通知正文部分要求寫明會議名稱、會議內容、主持單位、開會日期、地點、出席會議的對象等內容。任免通知用于上級單位任免下級單位的負責人,或向下級機關知照有關人員職務任免的決定。一般要寫出任免的機關(或會議)、時間和任免人員的姓名、具體職務。
通報。通報是公關工作中使用頻率最高的一種公文文體,它通常被用于表揚好人好事,批評錯誤的人和事,以及傳達重要情況和問題。表揚性通報旨在宣傳先進典型,樹立榜樣,推動工作。通報的寫作格式與公函相同,只是標題中應寫明是"關于****的通報"。行文時要求寫明通報的原因、通報的事跡、總結的經驗、表彰決定和提出的要求。批評性通報旨在通過反面典型,提醒人們吸取教訓。引以為戒,做好今后的工作,行文時要寫明通報原因、通報事情、總結的教訓、處分決定和提出的要求等。傳達性通報旨在溝通信息,分析情況,為工作提供參考。行文時要求準確、清晰地寫明所要通報的情況,并提出指導性意見。
由于通知、通報一般為下行文,所以寫作時要遵循下行文的禮儀規范。
一是應充分尊重下級。對下級組織遞交的請示、報告等,上級組織應及時處理、給予具體指導意見和信息反饋。漠然置之或拖延多日,都是不禮貌的,也會有誤組織的公事。
二是應注意下行文的用語。行文要莊重嚴肅,避免使用謙詞敬語,以體現下行文的權威性。如下行文的結尾常用"特此批復"、"希即遵照辦理"、"望研究執行"、"請認真貫徹執行"等。當然,必要的禮貌用語亦不可少,使用時以合乎雙方的層次關系為宜。
3、報告、請示、批復中的禮儀規范
報告、請示、批復的寫作格式是一致的。第一行正中寫標題。如"關于****的報告"、"關于****的請示"、"關于*****的批復";第二行右端寫"*字(年)**號";第三行頂寫受文單位;第四行寫正文,然后是署名和日期。最后一行空兩格起寫報送單位。
報告。報告是一種陳述性公文,主要用于向上級匯報、反映情況、陳述問題,答復上級的查詢或要求。報告一般需備案。報告標題要寫具體,寫明單位名稱、事由和公文文體。正文一般寫兩部分內容,一是報告的緣由,二是報告的內容。結尾時常用"特此報告"、"如有不妥,請指正"等字樣。報告行文,內容要實事求是,詳細明了,用字謙恭簡潔。由于報告是向上級單位所做的工作匯報,因此可以同時報送有關領導或部門。
請示。請示是下級單位向上級單位請求指示和批準時使用的文體。與報告相比,請
示更為具體,它是一事一報,一文一事。由于請示一般要求上級單位做出答復和指示,因此,若遇多件事需要請示時,則應分別成文,否則,上級單位無法作答。請示的標題同報告一樣,一般應祥寫,使人讀來一目了然。正文中要寫清楚所請示問題的背景情況和有關材料,以充分證明請示的合理性和必要性,同時也要明確地提出自己的處理意見,提供領導批復時參考。結尾時通常寫上"妥否,請指示"或"以上意見妥否,請批示"等字樣。請示由于其具體性、針對性強,因此只送一個主管領導單位審理。
批復。批復是上級單位答復下級單位請示事項時使用的文體。針對性強,一般是一請示一批復。行文時要求針對所請示的問題明確做出同意與否的答復,也可以提出具體意見,要求下級單位認真執行。批復正文由批復的原由和批復的內容兩部分組成。批復的原由一般引述來文的編號、日期、標題、再加上"收悉"等慣用詞。批復的內容一般是表明領導的態度、答復的依據等。兩者之間用"現批復如下"作為上下文的銜接,最后用"此復"、"特此批復"等字樣作為結束語。
報告、請示和批復中的禮儀規范也是由這三種文體的性質所決定的。報告與請示均屬上行文,所以寫作時應注意下面一些上行文禮儀規范:1.下級組織一般應按照直接的隸屬關系進行請示、報告,無特殊情況,不要越級,以免打亂正常的領導關系。如遇特殊情況必須越級報告時,也應當同時抄報所超過的上級機關。2.請示報告的內容應符合客觀實際。所述事情應清晰明了;如有數據應核查準確;應明確表明本組織的意見供上級組織審核參考。不得以任何形式要挾上級,這是禮儀之大忌,也是紀律所不允許的。3.上行文的文字要求鄭重樸實、簡明扼要、行文中應表現出對上級組織的尊重,注意使用謙詞敬語,如結尾時寫上"以上各點請審查"、"當否,請批示"、"特此報請核批"、"即請審核批復"等字樣。
批復屬下行文,不必講求詞語的恭謙,但仍須注意使用必要的禮貌用語。同時,批復總是針對請示而言的,及時對請示做出批復,不僅是工作的需要,也是一種禮儀規范的具體表現。