第一條為規(guī)范本辦規(guī)范性文件制定工作,提高規(guī)范性文件的質(zhì)量,根據(jù)《中華人民共和國立法法》、《廣西壯族自治區(qū)規(guī)范性文件制定程序規(guī)定》的規(guī)定,結(jié)合實際,制定本辦法。

第二條本辦法所稱規(guī)范性文件,是指由本辦制定、頒布的,涉及不特定的公民、法人或者其他組織的權(quán)利、義務,在一定時期內(nèi)反復適用,在全市具有普遍約束力的文件。

第三條制定規(guī)范性文件應當遵循以下原則:

(一)以憲法、法律、法規(guī)為依據(jù);

(二)原則性與靈活性相結(jié)合;

(三)針對性與廣泛性相結(jié)合;

(四)穩(wěn)定性與適時修改、廢止相結(jié)合;

(五)與其他規(guī)范性文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一;

(六)具有前瞻性和可操作性。

第四條規(guī)范性文件的起草工作由業(yè)務主管科室負責,綜合科負責制定規(guī)范性文件的立項、協(xié)調(diào)、審查、提請審議及報送備案等工作。

第五條規(guī)范性文件的制定應當體現(xiàn)計劃性,應根據(jù)人民防空改革發(fā)展的需要和人民防空法規(guī)建設的實際情況確定中長期的規(guī)劃。

第六條每年年底前,辦機關各科室應向綜合科提交下一年度的規(guī)范性文件制定計劃。計劃應列明規(guī)范性文件的名稱、主要內(nèi)容、擬提交審議時間、起草責任人及提交單位。

綜合科根據(jù)規(guī)范性文件制定的規(guī)劃和全辦工作安排,在綜合各科室意見的基礎上,于年初提出當年規(guī)范性文件制定工作方案,報主任辦公會議審定。

根據(jù)全區(qū)人防建設與管理的實際需要,經(jīng)主任辦公會議研究確定,年中可對規(guī)范性文件制定計劃進行調(diào)整,并可視情增減規(guī)范性文件。

第七條制定規(guī)范性文件的內(nèi)容應當包括:目的和依據(jù)、適用范圍、主管部門、權(quán)利義務關系、相關責任措施、施行日期等。

第八條規(guī)范性文件應當結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清晰、概念明確、文字簡練規(guī)范。

第九條規(guī)范性文件形成初稿后,負責起草的科室應當充分征求本業(yè)務系統(tǒng)及業(yè)務工作相關對象的意見。

負責起草的科室根據(jù)征求意見的情況,對規(guī)范性文件初稿進行修改,形成初審稿,送交綜合科。對有關單位提出的意見未采納的,應當在初審稿送交綜合科時,將主要不同意見一并提出,并說明不予采納的理由。

規(guī)范性文件初審稿應在計劃提交辦公會議審議前至少60日送交綜合科。送交的材料應當包括文件草案及起草說明、匯總的主要意見及采納情況(附電子文檔)。起草說明應當包括制定目的和依據(jù)、起草過程、需要說明的問題等內(nèi)容。

第十條對符合本辦法第七、八、九條規(guī)定的規(guī)范性文件(初審稿),綜合科應當及時審查。審查時,對于規(guī)范性文件草案中涉及的重大問題,可根據(jù)需要組織調(diào)研、征求意見,必要時可組織論證。

在審查中發(fā)現(xiàn)有下列情況之一的,由綜合科牽頭,組織起草的科室進行修改:

(一)不符合本辦法第九條規(guī)定的程序要求的;

(二)意見分歧大,需作較大調(diào)整的;

(三)內(nèi)容與法律、法規(guī)、規(guī)章相矛盾的;

(四)條文內(nèi)容不明確,適用性、可操作性差的。

綜合科審查通過后,形成送審稿提交主任辦公會議審議。

第十一條規(guī)范性文件須經(jīng)主任辦公會議審議通過。

主任辦公會議審議規(guī)范性文件時,由綜合科負責匯報文件制定相關情況,有關科室就文件涉及的專業(yè)問題予以說明。

第十二條規(guī)范性文件經(jīng)主任辦公會議審議通過后,由綜合科按照公文辦理程序送分管副主任簽批后,報主任簽發(fā)。

第十三條規(guī)范性文件頒布后應當及時向社會公布。

綜合科應當自規(guī)范性文件發(fā)布之日起15日內(nèi)將該規(guī)范性文件報市政府法制辦備案。

第十四條對各縣(市、區(qū))人民防空主管部門在執(zhí)行上級規(guī)范性文件時遇到具體問題的請示,需要由本辦批復的,由業(yè)務主管科室負責批復的起草,綜合科負責批復的法律審核。請示的問題涉及多個業(yè)務科的,應當由有關科室會簽。

對所請示的問題,解釋權(quán)屬上級的,由業(yè)務科室負責向上級請示,按照上級的復函精神予以回復。

第十五條綜合科應當會同有關科室對規(guī)范性文件的實施情況進行評估,認為規(guī)范性文件不應繼續(xù)執(zhí)行的,應當及時提出予以修改或廢止的建議。

第十六條規(guī)范性文件有下列情形之一的,應當進行修訂:

(一)因政策調(diào)整或者現(xiàn)實的需要,有必要增減內(nèi)容的;

(二)因有關法律、法規(guī)、規(guī)章的修正或者廢止而應做相應修正的;

(三)規(guī)定的主管機關或者執(zhí)行機關發(fā)生變更的;

(四)同一事項在兩個以上規(guī)范性文件中規(guī)定不相一致的;

(五)其他需要修訂的情形。

規(guī)范性文件的修改程序與規(guī)范性文件制定程序相同。

第十七條規(guī)范性文件有下列情形之一的,應當予以廢止:

(一)規(guī)定的事項已經(jīng)執(zhí)行完畢,或者因情況變更,不必繼續(xù)施行的;

(二)因有關法律、行政法規(guī)的廢止或者修正,沒有法律依據(jù)的;

(三)同一事項有新規(guī)章、規(guī)范性文件規(guī)定,并發(fā)布施行的。

第十八條規(guī)范性文件的匯編工作,由綜合科負責組織,有關處室配合實施。

第十九條本辦制定的其他業(yè)務工作規(guī)范和制度由業(yè)務科室負責起草、征求意見和提交主任辦公會議審議。綜合科于年初和年末對當年其他業(yè)務工作規(guī)范和制度的制定計劃及實際出臺情況進行統(tǒng)計。其他業(yè)務工作規(guī)范和制度提交審議前可由綜合科參照本辦法規(guī)定進行審查。

第二十條本辦負責起草涉及人防工作的地方性法規(guī)草案、市政府規(guī)章草案以及由市政府、市政府辦公室頒布的規(guī)范性文件草案,參照本辦法執(zhí)行。

篇2:QMS質(zhì)量手冊文件控制程序

QMS質(zhì)量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質(zhì)量管理體系有關文件的控制。

2職責

2.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質(zhì)量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質(zhì)量管理體系有關的文件(本手冊已規(guī)定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現(xiàn)有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質(zhì)分類

a)質(zhì)量手冊(含程序文件、形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業(yè)指導書、操作規(guī)程、圖樣、技術(shù)文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規(guī)、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規(guī)則》.

3.2.6技術(shù)圖樣和文件的編號按機構(gòu)標準及設計文件完整性標準執(zhí)行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質(zhì)量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準。

3.3.2部門質(zhì)量文件由相關部門編寫,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識別和檢索。

3.4文件的發(fā)放

3.4.1文件管理部門根據(jù)對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經(jīng)主管領導審批后填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,發(fā)放文件。

3.4.2文件發(fā)放時辦理登記手續(xù),簽字領用。

3.4.3文件在小范圍內(nèi)使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發(fā)放。

3.4.4公司范圍內(nèi)發(fā)放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發(fā)號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發(fā)放部門辦理更換手續(xù),仍沿用原文件分發(fā)號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發(fā)放部門說明丟失原因,申請補發(fā)。補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號,并注明原文件分發(fā)號作廢。

3.4.7提供的認證機構(gòu)和供方的文件,按內(nèi)部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據(jù);

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據(jù)的有關材料;

3.6.3文件更改經(jīng)批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發(fā)放時,應按《文件發(fā)放、回收記錄》的名單發(fā)放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發(fā)放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發(fā)放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發(fā)放部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經(jīng)文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經(jīng)編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發(fā)的部門或人員。綜合部負責分發(fā)并控制其版本。

3.8.2質(zhì)量管理體系文件原稿由綜合部統(tǒng)一保存。各部門負責保存相關的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執(zhí)行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質(zhì)量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負責質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質(zhì)量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導書》等;

d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質(zhì)量手冊》在管理者代表領導下由質(zhì)保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關部門負責編制。

5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標識按照《質(zhì)量體系文件編寫導則》要求執(zhí)行。

5.3文件的審批權(quán)限

5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。

a.《質(zhì)量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

5.4文件的發(fā)放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發(fā)號。

5.4.2文件的發(fā)放

a.《質(zhì)量手冊》按審批的范圍發(fā)放;

b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準發(fā)放。

d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領用登記表》,按批準發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發(fā)放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發(fā)號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續(xù),但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據(jù)批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發(fā)放領用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經(jīng)編制審核批準后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規(guī)定的地點和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》