一、目的

規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。

三、職責

1、總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

2、行政部負責公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動合同除外)。

3、人事部負責公司員工勞動合同的審核、監(jiān)管及歸檔。

四、程序要點

1、合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。

(1)對外提供服務的合同,包括以下幾類:

①開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;

②投標書;

③對外租賃合同;

④公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;

⑤顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;

⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

⑦其他對外提供服務的合同。

(2)對外委托服務的合同,包括以下幾類:

①采購合同;

②招標合同;

③勞動合同;

④公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;

⑤其他須進行對外委托服務的合同。

2、合同的形式包括以下幾種形式

(1)書面的和非書面的。

(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。

(3)規(guī)范合同和格式合同。

(4)口頭承諾。

(5)招、投標書。

3、合同的制定

(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:

①標的;

②數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);

③價款或酬金;

④履約期限、地點方式及其他履約條件;

⑤合同終止條件;

⑥違約責任;

⑦專用合同約定的其他必要條款。

(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫或修改各項條款。

4、合同的評審

(1)評審權(quán)限:

①標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進行評審;

②標的在10~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審;

③標的50萬元以上的合同,由董事會進行評審。

(2)評審內(nèi)容:

①對外提供服務合同的評審內(nèi)容:

――公司的履約能力;

――顧客提供的價格;

――合同的風險;

――合同的條款是否明確;

――合同是否合法;

――合同的社會效益;

――其他需要評審的內(nèi)容。

②對外委托服務合同的評審內(nèi)容:

――分供方的履約能力;

――分供方提供的價格;

――分供方的信譽;

――分供方提供服務的售后服務;

――合同的條款是否明確;

――合同是否違法;

――合同的風險;

――合同履約監(jiān)控能力;

――其他需要評審的內(nèi)容。

5、合同的簽署與生效

(1)合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。

(2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。

(3)所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。

(4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。

(5)公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。

(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進行公證的報公證機關(guān)一份備案。

6、合同的編號與歸檔

(1)書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。

(2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。

(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。

(4)合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔保密責任。

7、合同的履約

(1)對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。

(2)對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。

(3)合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

(4)行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。

(5)合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。

8、合同的變更與廢止

合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請,行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。

9、合同的續(xù)約

合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。

10、合同的統(tǒng)計

每年12月31日前,由行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總

經(jīng)理審閱。總經(jīng)理給出批示意見,由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。

11、記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。

五、記錄

1、《合同評審記錄》

2、《合同更改通知單》

六、相關(guān)支持文件

1、《檔案管理標準作業(yè)程序》

2、《對外委托服務標準作業(yè)程序》

3、《有償便民服務標準作業(yè)程序》

4、《對外投資管理標準作業(yè)程序》

篇2:勞動合同管理工作程序

1.總則

1.1勞動合同是根據(jù)《中華人民共和國勞動法》和國家有關(guān)勞動法規(guī)的規(guī)定,由公司與轉(zhuǎn)正員工在雙方平等協(xié)商、一致同意的情況下為建立勞動關(guān)系而簽定的勞動協(xié)議。為了加強對勞動合同的管理,特制定此項制度。

1.2勞動合同簽訂后作為人事檔案進行管理。勞動合同屬公司秘密級資料,由行政部指定專人按照公司保密制度進行。

1.3勞動合同的管理分為勞動合同的簽訂和勞動合同的解除。

2.勞動合同的簽訂

2.1公司勞動合同實行一年一簽。

2.2勞動合同包含以下基本內(nèi)容:

1)基本情況--合同雙方的稱呼,即企業(yè)名稱和職工的姓名。

2)勞動合同期限--規(guī)定合同的有效期。

3)工作內(nèi)容--員工的工作時間,崗位職責及應遵守的有關(guān)守則。

4)勞動保護和勞動條件

5)勞動::報酬

6)社會保險和福利待遇。

7)勞動紀律--規(guī)定員工如違背合同應受到的處罰措施及程序。

8)勞動合同變更、終止、續(xù)訂和解除條件。

9)違反和解除勞動合同的責任。

10)簽署:由員工親筆簽署,公司法定代表人簽章,加蓋公司公章。

11)律師見證:由律師見證后簽字并加蓋律師見證章。

2.3簽訂勞動合同的程序

2.3.1可使用公司格式勞動合同,雙方須協(xié)商另立的條款可簽訂補充協(xié)議。

2.3.2正式簽訂勞動合同、補充協(xié)議及公司保密協(xié)議,雙方簽字蓋章。

2.3.3律師加蓋見證章。

3.勞動合同的解除

3.1勞動合同解除的條件

3.1.1自然解除:合同到期、簽訂合同人死亡或公司破產(chǎn),自然解除。

3.1.2中途解除

3.1.2.1雙方協(xié)商一致,可以提前解除勞動合同;

3.1.2.2員工主動提出辭職;

3.1.2.3員工在試用期間被證明不符合錄用條件的;

3.1.2.4嚴重違反勞動紀律和公司規(guī)章制度的;

3.1.2.5嚴重失職、營私舞弊,給公司造成重大損害的;

3.1.2.6被依法追究刑事責任的;

3.1.2.7員工患病或非因工負傷,醫(yī)療期滿后,不能從事原工作也不能從事公司另行安排的工作的;

3.1.2.8員工不能勝任工作,經(jīng)過培訓或調(diào)整崗位后仍不能勝任工作的;

3.1.2.9勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化,致使原勞動合同無法履行,經(jīng)雙方協(xié)商不能就變更勞動合同達成協(xié)議的;

3.1.2.10甲方瀕臨破產(chǎn)進行法定整頓期間或者生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴重困難,符合國家有關(guān)規(guī)定確需裁減人員。

3.2員工有下列情形之一的,不準或暫時不準辭職。

3.2.1公司重要工作尚未處理完畢,須由該員工繼續(xù)處理,或該員工辭職將對工作造成較大損失或不良影響的。

3.2.2由公司出資培訓、進修或由公司負擔學費參加業(yè)余學習,服務期限未滿的。

3.2.3正在接受公司審查,有經(jīng)濟或其他問題上未做結(jié)論的。

3.2.4其他原因暫不宜辭職的。

3.3勞動合同解除程序

3.3.1員工自動辭職,必須提前半個月書面報告公司行政部,公司因工作事由與員工解除勞動合同,必須提前半月向被該員工發(fā)出書面通知。管理層人員須提前一個月。

3.3.2員工進行工作交接,管理人員和財務部門的所有人員在辦理離職前應進行離任審計。

3.3.3員工填寫員工離職清單,并由本部門負責人,公司領(lǐng)導簽字。

3.3.4財務結(jié)算。員工解除勞動合同須結(jié)清所有財務往來帳目后結(jié)算工資,由公司提出解除勞動合同的已轉(zhuǎn)正員工除支付員工工作期工資外,應每年多支付一月工資以作補償,自動辭職員工和試用期員工不享受此款。

3.3.5填寫勞動合同解除表。

3.4離任審計內(nèi)容

3.4.1工作審計

3.4.1.1外聯(lián)關(guān)系的交接。凡工作涉及的外聯(lián)關(guān)系,包括聯(lián)系人、聯(lián)系方式、聯(lián)系地址都應有所交接,對重要的外聯(lián)關(guān)系進行引見。

3.4.1.2重要的工作文件的交接

3.4.2財務審計

3.4.2.1資金收支的審計

3.4.2.2資產(chǎn)管理的審計

3.4.2.3個人和公司債權(quán)債務的審計及清理

3.4.3離任審計小組

對需要進行離任審計的人員,由行政部、財務部、離職員工所在部門組成離任審計小組進行審計,在完成審計內(nèi)容的工作后,由行政部確認方可辦理離職手續(xù)。