一、目的

規范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。

二、適用范圍

適用于物業部管理服務工作中各種規定記錄的管理工作。

三、職責

1、公司品質部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監督。

2、各部門和記錄的填寫人員應遵守本規程關于記錄控制的規定和要求。

四、程序要點

1、記錄的作用

(1)證據的作用:為體系、過程、活動是否符合規定提供證據。

(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態提供分析的信息、數據和資料。

(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結果提供追溯。

2、記錄的形式和來源

(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:

A、質量體系文件規定、設計并要求填寫的格式記錄;

B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規定格式形成的記錄。

(2)分供方提供的記錄

3、記錄形成的要求

(1)應使用規定的記錄格式。

(2)應由規定的人填制。

(3)填寫應及時、準確、完整、清晰。

(4)記錄有要求時應按規定履行編制、審核、批準手續。

4、記錄的標識

(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執行《質量體系文件編碼管理標準作業程序》的相關規定。

(2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號(No)。

5、記錄的收集

(1)記錄應按下列要求進行收集:

A、記錄填寫、編制部門收集;

B、記錄接收部門收集;

C、記錄歸口管理部門收集。

(2)記錄收集時間:

A、連續收集;

B、按月、季、年集中收集。

6、記錄的編目

品質部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發各部門,作為使用、形成質量記錄的依據。《工作記錄清單》應隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執行《文件和資料管理標準作業程序》的相應規定。

7、記錄的查閱

(1)記錄應按規定的路線和時間進行傳遞,以發揮記錄的使用價值。

(2)合格要求在商定期內的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執行《質量體系文件和資料管理標準作業程序》的相應規定并予以記錄。

8、記錄歸檔

(1)下列性質的記錄應予歸檔:

A、有關物業接管驗收的記錄;

B、有關委托物業管理合同的記錄;

C、有關質量策劃――計劃的記錄;

D、有關質量體系文件發放審批,更改審批的記錄;

E、有關組織機構設置,調整和職責權限規定的記錄;

F、有關重大安全責任事故的記錄;

G、有關火災、重大治安事件的記錄;

H、有關管理評審內部質量審核的記錄;

I、有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄;

J、有關工作檢查、評比的記錄;

K、有關員工績效考評的記錄;

L、有關工作狀態、設備檔案的記錄;

M、其他有必要作為原始憑證的記錄。

(2)記錄的形成、保管部門應按規定將應予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業程序》。

(3)歸檔文件應妥善保存。

9、記錄的貯存。記錄的貯存環境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。

10、記錄的保管

(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規定的交歸部門或人員負責保管。

(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉借。

11、記錄的處置

(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業程序》的相應規定進行位置。

(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規定。

五、記錄

《質量記錄清單》

六、相關支持文件

1、《質量體系文件編碼管理標準作業程序》

2、《質量體系文件和資料管理標準作業程序》

3、《檔案管理標準作業程序》

篇2:公司質量記錄控制工作程序

公司質量記錄控制程序

⒈目的:

對質量記錄進行控制和管理,提供產品質量符合規定要求和質量體系有效運行的證據。

⒉范圍:

適用于質量體系所有相關的記錄。

⒊職責:

3.1資料員負責質量體系運行所產生的質量記錄的歸口管理。

3.2各職能部門負責本部門所產生的質量記錄的控制。

⒋工作程序:

4.1質量記錄的傳遞與收集

4.1.1質量記錄以書寫文件或表格形式傳遞、保管。責任人填寫質量記錄,字跡須端正清晰,內容真實,數據準確,不得用鉛筆填寫。記錄必須有責任人簽名;有審批和批準欄的,必須有主管領導簽名。

4.1.2如質量記錄中涉及數據的更改,更改人應在記錄單上簽署姓名或蓋章。

4.1.3質量記錄每月底由各部門質量記錄管理員按類別收集,作好標識,妥善保存。

4.2質量記錄的編號

4.2.1質量記錄的編號和表式更改根據《管理文件控制程序》規定執行。

4.2.2對于有規律性的質量記錄,量大面廣,可通過日期追溯,只規定代號。

4.2.3對于不定期使用,用量小且無法按日期追溯控制的質量記錄,除按規定的代號外,同時在記錄右上角手工編號:二位阿拉伯數字ΧΧ-年代號。

4.2.4對4.2.3中用量大的質量記錄,除按規定代號外,在該記錄右上角打印記錄本身流水號。

4.2.5如同一質量記錄同時有幾個職能部門使用,在該記錄右上角注明文件分發號。

4.3質量記錄的歸檔與貯存

4.3.1質量記錄由該記錄職能部門歸檔,發至其他部門的質量記錄由收文部門歸檔。

4.3.2質量記錄最短的貯存期限如下:

4.4質量記錄的保管和處理:

4.4.1相關質量記錄的格式裝訂成冊,統一存放。

4.4.2各部門應把質量記錄保存在干燥和安全的地方,避免損壞、變質或丟失。

4.4.3質量記錄可用磁盤、磁帶形式保存,但必須要有備份,作好標識,并異地妥善保存。

4.4.4質量記錄不外借,如顧客需要則按顧客要求經管理者代表審批才可提供原稿或復印件。

4.4.5保管期滿后的質量記錄由資料員填寫文件銷毀清單,經管理者代表審批后,由資料員負責銷毀。如需保留,須由該部門領導提出申清,經管理者代表審批后,由該部門質量記錄保管者在封面上標識"過期保存"字樣,予以保存。

4.5質量記錄如需換版,則在換版后的記錄上標識修改狀態,第一次修改為"1",以此類推,原質量記錄自然作廢,如需保留,則在該記錄上標識"作廢保留"字樣。

⒌相關文件:

5.1QS/TSB20501-20**《質量體系文件和資料控制程序》

5.2QS/TSB20502-20**《技術文件和資料控制程序》

⒍相關記錄:

見清單。

質量記錄保存規定表

職能部門質量記錄保存年限

質量管理體系QMS資料質量體系運行記錄5

統計技術5

質檢部檢驗和試驗/檢驗報告3/15

不合格品控制3

技術部技術文件和資料同技術檔案保存期限一致

設備有關資料與設備使用期限一致

工裝記錄現行生產服務期加一日歷

生產部生產計劃及生產有關報表3

采購部采購訂單及修訂單現行生產服務期加一日歷年

業務部銷售合同現行生產服務期加一日歷年

服務有關資料與業務關系保持一致

生產件批準文件現行生產服務期加一日歷年

計量室檢測設備記錄與檢測設備使用期限一致

財務部培訓記錄與職工在職期一致

篇3:化工公司質量記錄管理工作程序

化工公司質量記錄管理程序

1.目的

對質量記錄進行控制和管理,旨在提供產品質量或法律法規達到規定要求和質

量管理體系有效運行的證據。

2.適用范圍

適用于本公司質量管理體系有關的所有質量記錄的控制。

3.職責

ISO辦公室制定本程序,相關部門配合執行。

4.定義

4.1質量記錄:是指本公司質量管理體系有關的證據,如某產品的檢驗記錄等。

5.作業內容

5.1ISO辦公室負責建立"質量記錄一覽表",包括名稱、保存期限、保存地點等。

5.2質量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執行。

5.3質量記錄要求字跡端正清楚、內容詳盡真實、項目填寫齊全、數據可靠,各部門負責人應對本部門的質量記錄的真實性和完整性負責,且應指定專人負責本部門質量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。

5.4質量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質量記錄時,需經部門主管批準。

5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負責人批準方可。

5.7質量記錄保存期滿后,由各部門負責銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。

6.附件

6.1附件一、質量記錄一覽表

7.參考文件

7.1文件管理程序