公司標準行文規定

一、目的

為規范公司文件編制、確保公文處理的標準化,特制定本規定。

二、范圍

本規定適用于公司對內、對外公文的管理。

三、職責

1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門,為內部行業的統一編號及內外公文的統一歸檔;

2、各部門領導負責本部門的公文擬稿;

3、各部門主管領導負責對本部門對內、對外行文的審核;

4、總經理負責公司對內、對外行文的簽批。

四、發文分類

公司內部發文為各項規章制度、公務文書、事務性文件。各項規章制度:公司在管理中依照執行的各項制度(規定/辦法/準則/政策/措施)等;公務文書:請示(申請)、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀要等;事務性文件:說明、各類統計報表等;

公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。

1、規定/辦法/準則/政策/措施:對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度;

2、請示(申請):用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批復的事項;

3、報告:向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議,答復上級的詢問;

4、通知:傳達公司指示、要求,告知各部門辦理中需要的事情;

5、通報:公司認定的,表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況;

6、通告:公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項;

7、決議:經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項;

8、決定:對重要事項或重大行動做出安排,對有關部門及人員的獎懲,組織變更或人事任免等;

9、函:于對外溝通,用于對外溝通、和外部業務單位相互商洽,聯系工作的,或稱公函(可不受行文規定擬定);

10、會議紀要:用于各類會議的記錄、整理與總結;

11、說明、表格:用于日常事務工作,由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定;

五、發文格式

1、公司統一文字排版上下邊距為2.2cm,左右邊距為2.0cm,表格排版上下左右邊距為2cm;

2、文字版頭標題為二號、宋體加黑、居中,正文為小四、宋體;表格版標題為二號、宋體加黑,表內文字為五號、宋體;

3、文字行距1.5倍行距;段落設置一般為首行縮進2個字符;

4、文本中所有的符號、數字、英文均選用TimesNewRoman體;

5、頁眉頁腳:

對內行文頁眉靠左“北京中農可信生化科技發展有限公司”靠右“***管理文件K*-**-001(編號格式見本規定附錄)”;頁腳格式均為“第*頁,共*頁”,頁眉、頁腳均使用宋體小五號字,不加粗、帶格式線;

對外行文頁眉靠右“北京中農可信生化科技發展有限公司”;頁腳同對內行文;

6、落款為4號、宋體、加黑,發文單位寫在公文下面偏右,寫全稱;發文日期在發文單位下面向右錯開,寫全年月日,日期為發文公布日為準;

7、發文中有附件,應在正文后、落款前,注明附件數及附件名稱;

六、行文要素要求

1、標準發文即為紅頭文件的形式,除第五條的各項外,包括發文部門、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中:

文件按密級分為“普通”、“秘密”、“機密”三級;普通指在工作當中隨時讓員工

可以借閱、查看、了解的文件資料;秘密指在一定的時間和范圍內,需加以限制、保護,避免外界知悉的保密性文件資料;機密指關系到公司的利益,依照公司的規定,在一定時間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料;

?涉及公司保密的文件應當標明密級,其中秘密、機密文件還應當標明份數、序號。

對于公司保密文件的執行屬于保密協議中的一項要求,公司人員嚴格遵守保密協議中提及的各項;

?文件按緊急程度分為:“急件”、“一般”;急件需立即辦理;一般文件可根據崗位

工作進展調整辦理時間;

?發文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發文序號組合在一起:可信[20**]**號(字

體:宋體;字號:5號,其他符號:用TimesNewRoman體,5號)各部門頻布公文時,應向行政人力資源部申請文件編號;

2、主送、抄送部門,屬上級的列入主送,平級或下級列入抄送;

3、所有發布文件,除封皮隱藏頁碼外,其他頁數一律設置頁碼,頁碼設置在每頁的右側。

七、發文管理

1、發文按照編制→審核→批準→發放→學習與執行→作廢的程序進行管理。

保管

2、文件編制、審核、批準流程:

制度→所屬部門領導編寫→主管領導審核→總經理批準→行政人力資源部發布;通知、通報、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領導審批→行政人力資源部發放;

會議紀要→會議紀要員編制→會議主持人批準→行政人力資源部存。

3、公司內部行文,各項規章制度掃領導批復分別屬、機密、秘密范圍;相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當下一段時間內比較重要的,應以紅頭文件的形式;

4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等,公司行政人力資源部對生效公文(加蓋公章)進行簽字留存;

5、公文作廢時,需向總經理進行申報請示,獲批后,進行統一整理銷毀;八、其他注意事項

1、所擬稿件的密級等級,應先通報總經理進行初步定級;

2、公文在討論期間需要打印時,均應先用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關領導的紙質文件。

附1部門文件格式:

1、銷售管理文件:K*-*S-001

2、客服管理文件:K*-KF-0013、技術管理文件:K*-JS-001

4、物流管理文件:K*-WL-0015、財務管理文件:K*-CW-001

6、行政人力資源管理文件:K*-*R-001

7、電子商務管理文件:K*-DS-001附2行文流轉表格:

1、發文登記表

2、收文登記表

3、文件簽閱表

4、文件銷毀審批表

5、文件格式

發文登記表

收文登記表

文件銷毀審批表

文件格式:

關于××××的請示/報告

正文

妥否,請批示。

年月日主送:抄送:

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:安全生產文件檔案管理制度

為規范和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

1、安全生產檔案內容:

(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業人員資格證名單。

(4)特種設備清單及有關檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。

(8)安全生產整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業操作規程。

(14)安全措施經費及使用情況。

(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細的目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。

3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。