公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定

一、目的

為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化,特制定本規(guī)定。

二、范圍

本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。

三、職責(zé)

1、公司行政人力資源部負(fù)責(zé)公司公文歸口的管理部門,為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔;

2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的公文擬稿;

3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對本部門對內(nèi)、對外行文的審核;

4、總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外行文的簽批。

四、發(fā)文分類

公司內(nèi)部發(fā)文為各項規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項規(guī)章制度:公司在管理中依照執(zhí)行的各項制度(規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施)等;公務(wù)文書:請示(申請)、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀(jì)要等;事務(wù)性文件:說明、各類統(tǒng)計報表等;

公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。

1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施:對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度;

2、請示(申請):用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項;

3、報告:向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議,答復(fù)上級的詢問;

4、通知:傳達(dá)公司指示、要求,告知各部門辦理中需要的事情;

5、通報:公司認(rèn)定的,表彰先進(jìn)、好人好事、或批評錯誤、或傳達(dá)情況;

6、通告:公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項;

7、決議:經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項;

8、決定:對重要事項或重大行動做出安排,對有關(guān)部門及人員的獎懲,組織變更或人事任免等;

9、函:于對外溝通,用于對外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位相互商洽,聯(lián)系工作的,或稱公函(可不受行文規(guī)定擬定);

10、會議紀(jì)要:用于各類會議的記錄、整理與總結(jié);

11、說明、表格:用于日常事務(wù)工作,由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進(jìn)行制定;

五、發(fā)文格式

1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm,左右邊距為2.0cm,表格排版上下左右邊距為2cm;

2、文字版頭標(biāo)題為二號、宋體加黑、居中,正文為小四、宋體;表格版標(biāo)題為二號、宋體加黑,表內(nèi)文字為五號、宋體;

3、文字行距1.5倍行距;段落設(shè)置一般為首行縮進(jìn)2個字符;

4、文本中所有的符號、數(shù)字、英文均選用TimesNewRoman體;

5、頁眉頁腳:

對內(nèi)行文頁眉靠左“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”靠右“***管理文件K*-**-001(編號格式見本規(guī)定附錄)”;頁腳格式均為“第*頁,共*頁”,頁眉、頁腳均使用宋體小五號字,不加粗、帶格式線;

對外行文頁眉靠右“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”;頁腳同對內(nèi)行文;

6、落款為4號、宋體、加黑,發(fā)文單位寫在公文下面偏右,寫全稱;發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯開,寫全年月日,日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn);

7、發(fā)文中有附件,應(yīng)在正文后、落款前,注明附件數(shù)及附件名稱;

六、行文要素要求

1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式,除第五條的各項外,包括發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中:

文件按密級分為“普通”、“秘密”、“機密”三級;普通指在工作當(dāng)中隨時讓員工

可以借閱、查看、了解的文件資料;秘密指在一定的時間和范圍內(nèi),需加以限制、保護(hù),避免外界知悉的保密性文件資料;機密指關(guān)系到公司的利益,依照公司的規(guī)定,在一定時間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料;

?涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級,其中秘密、機密文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號。

對于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項要求,公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項;

?文件按緊急程度分為:“急件”、“一般”;急件需立即辦理;一般文件可根據(jù)崗位

工作進(jìn)展調(diào)整辦理時間;

?發(fā)文字號以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號組合在一起:可信[20**]**號(字

體:宋體;字號:5號,其他符號:用TimesNewRoman體,5號)各部門頻布公文時,應(yīng)向行政人力資源部申請文件編號;

2、主送、抄送部門,屬上級的列入主送,平級或下級列入抄送;

3、所有發(fā)布文件,除封皮隱藏頁碼外,其他頁數(shù)一律設(shè)置頁碼,頁碼設(shè)置在每頁的右側(cè)。

七、發(fā)文管理

1、發(fā)文按照編制→審核→批準(zhǔn)→發(fā)放→學(xué)習(xí)與執(zhí)行→作廢的程序進(jìn)行管理。

保管

2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程:

制度→所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫→主管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)→行政人力資源部發(fā)布;通知、通報、通告、決議、決定→行政人力資源部編制→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→行政人力資源部發(fā)放;

會議紀(jì)要→會議紀(jì)要員編制→會議主持人批準(zhǔn)→行政人力資源部存。

3、公司內(nèi)部行文,各項規(guī)章制度掃領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬、機密、秘密范圍;相對于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當(dāng)下一段時間內(nèi)比較重要的,應(yīng)以紅頭文件的形式;

4、對于公司出臺的各項制度、通知、決定等,公司行政人力資源部對生效公文(加蓋公章)進(jìn)行簽字留存;

5、公文作廢時,需向總經(jīng)理進(jìn)行申報請示,獲批后,進(jìn)行統(tǒng)一整理銷毀;八、其他注意事項

1、所擬稿件的密級等級,應(yīng)先通報總經(jīng)理進(jìn)行初步定級;

2、公文在討論期間需要打印時,均應(yīng)先用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。

附1部門文件格式:

1、銷售管理文件:K*-*S-001

2、客服管理文件:K*-KF-0013、技術(shù)管理文件:K*-JS-001

4、物流管理文件:K*-WL-0015、財務(wù)管理文件:K*-CW-001

6、行政人力資源管理文件:K*-*R-001

7、電子商務(wù)管理文件:K*-DS-001附2行文流轉(zhuǎn)表格:

1、發(fā)文登記表

2、收文登記表

3、文件簽閱表

4、文件銷毀審批表

5、文件格式

發(fā)文登記表

收文登記表

文件銷毀審批表

文件格式:

關(guān)于××××的請示/報告

正文

妥否,請批示。

年月日主送:抄送:

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責(zé)

1.項目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準(zhǔn)和發(fā)布。

2.分管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.安全科負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。

4.各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。

5.安全科負(fù)責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項目實際,組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。

2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。

(二)發(fā)放管理

1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。

2.安全科按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。

3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時,領(lǐng)取科室、施工隊?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。

4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現(xiàn)下列情況時,需進(jìn)行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運行過程中出現(xiàn)變動;

1.3與上級有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請,項目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進(jìn)行修改或修訂。

3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進(jìn)行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進(jìn)行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發(fā)布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:安全生產(chǎn)文件檔案管理制度

為規(guī)范和加強站內(nèi)的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

(1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動情況記錄。

(2)從業(yè)人員檔案(包括安全運行、培訓(xùn)教育、獎懲等信息)。

(3)特種作業(yè)人員資格證名單。

(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

(5)危險源管理清單。

(6)監(jiān)測資料(設(shè)備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

(7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

(8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。

(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

(10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

(11)事故記錄和統(tǒng)計資料。

(12)傷亡登記表存檔情況。

(13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。

(14)安全措施經(jīng)費及使用情況。

(15)事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實施記錄。

2、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3、按期上報給各有關(guān)部門,定期向職工公布檔案管理情況。

4、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。