集團公司秘書處工作細則

第一章總則

第一條為進一步明確秘書處崗位職責,結合秘書處實際工作狀況,特制定本工作制度。

第二條本工作制度適用于江蘇**實業集團有限公司行政部秘書處。

第二章日常事務工作細則

第三條文件管理

(一)收文處理

1.收文分為內收文和外收文。內收文主要包括各分子公司、部門遞交的工作報告、請示等,外收文主要包括外單位發至我公司的會議通知、活動邀請函等。

2.各部門請示文件和重要的外收文呈董事長閱示前必須經過辦文。辦文主要流程為:填寫辦文單(來文單位、文件頁數、文件標題、內容摘要、附件標題及頁數、緊急程度、密級)打印辦文單在辦文單和文件(附件除外)每頁右上方空白處蓋辦文章(如有附件,須在附件每頁右上方空白處蓋附件章)填寫辦文章空白處(文號、經手人、辦文日期)用訂書機裝訂辦文單與文件加蓋騎縫章交相關領導填寫擬辦意見呈董事長閱示。

3.收文處理必須及時,需要辦文的應立即辦文,不得延誤。

(二)發文處理

發文分為對內發文和對外發文兩種。對內發文主要包括內部通知、會議紀要等會議文件、請示批復等。對外發文須以公司名義,采用紅頭文件,由董事長簽發。

(三)文件草擬

負責草擬董事長發言稿、外收文回函、通知、會議議程、會議記錄、部門請示等。

(四)文件翻譯

負責相關文件、資料的翻譯及相關英文文件、資料的草擬。

(五)董事長辦公室文件整理

1.每日及時上報資金日報、要情通報等文件。

2.每日對董事長辦公室文件進行分類整理,形成目錄,確保董事長查閱文件方便、快捷。

第四條董事長工作日程安排

做好董事長工作日程安排,確保合理、有序。

第五條對外溝通聯系

協助領導做好各部門及外單位的綜合協調工作,對外聯系工作。

第六條集團大事記管理

負責集團大事記的記錄,保證記錄的及時、準確、完整。

第七條部門制度建設

配合部門制度建設工作,負責草擬、修訂部分部門制度。

第八條會議組織

(一)會議通知:秘書處在接到會議安排任務后應及時以書面通知或電話形式通知與會人員會議的時間、地點、議題等相關事宜。

(二)會議用餐或住宿等后勤服務:遵循厲行節約的原則,做好與會人員就餐桌次及座位,車輛、房間安排等

(三)會場布置:根據會議類型和級別于會前二十分鐘完成會場布置工作。

(四)會議錄音:秘書科會議記錄人員負責對公司重要會議進行錄音,關于會議錄音資料要求于會后及時轉交檔案室存檔。

(五)會議記錄等會議文件的草擬與下發:一般情況下,要求于會議當日完成會議簡報、會議紀要等的草擬工作。

第九條印章、介紹信管理

嚴格遵守公司用章審批程序,協助部門負責人管理公司印章及介紹信。

第十條簽證、護照、港澳通行證的辦理

負責公司人員因公出差的簽證、護照、港澳通行證的辦理。

第十一條發票報銷、費用繳納

(一)負責部門及董事會發票審核、酒店月結帳單審核,同時在費用軟件中做好登記。

(二)負責做好物業管理費、董事長車位費、酒店月結費、禮品費等相關款項的資金計劃,及時繳納或支付。

第十二條部門預算

(一)負責草擬部門月度及年度預算,主要包括辦公用品費、電話費、差旅費等。

(二)每月按期上報部門下月預算,力求精準。

第十三條考勤管理

(一)定期整理各部門負責人出差登記記錄,經董事長審批后及時發文至人力資源部和財務部。

(二)負責部門月度及年度考勤統計,跟催部門人員及時辦理請假、出差等相關手續,確保考勤記錄真實、準確且上報及時。

第十四條門禁管理

負責門禁錄入工作,同時在接到人力資源部通知后及立即刪除離職員工門禁指紋。

第十五條資產管理

(一)固定資產及低值易耗品管理

1.協助財務部清查董事會資產,定期盤點部門資產,及時上報清查與盤點結果。

2.合理配置公司資源,及時辦理資產調撥。

3.負責公司固定資產及低值易耗品的報修。

4.辦理本部門離職員工固定資產及低值易耗品的交接。

(二)圖書管理

1.定期檢查各部門圖書管理情況,及時上報檢查結果。

2.辦理各部門新購圖書的繳庫和編號。

3.負責董事會圖書借閱登記工作。

(三)辦公用品管理

參照《辦公用品管理規定》,負責公司辦公用品、儀器設備的繳庫、出庫。

(四)禮品管理

參照《禮(贈)品管理制度》,負責公司禮品的管理、出庫。

第十六條來賓接待

(一)參照來賓接待管理規定,協助領導做好來賓接洽及相關準備工作。

第十七條通訊錄管理

(一)董事長名片資料管理:

1.做好外部人員名片資料的分類、錄入等整理工作,同時做好保密工作。

2.及時備份最新名片資料,確保查找高效。

(二)董事長外部聯系通訊錄:及時更新、確保查找高效。

(三)公司內部通訊錄管理:

1.負責公司各部門通訊錄的更新與發布。

2.負責各分子公司各部門最新通訊錄的收集、整理與發布。

3.注意做好公司員工手機號碼的收集、更新與對外保密工作。

第十八條部門培訓管理

負責部門員工的培訓、考核及課時統計工作。

第十九條其他

1.做好訂餐、訂房、訂票、購買禮品等后勤服務工作,遵循厲行節約的原則,確保及時、無失誤。

2.負責每月公司各部門固定電話費、公車使用費的分攤,并及時將費用分攤結果報至財務部。

3.負責公司各部門固定電話各項業務辦理及移動電話相關業務的辦理。

4.負責公司會議室的管理和安排使用。

5.做好政務電話的接聽和處理工作。

6.負責公司各部門年度報刊征

訂工作。

7.完成領導交辦的各項臨時工作

第三章附則

第二十條本工作細則解釋權及監督、考核權歸行政部領導。

第二十一條本細則自頒布之日起試行。

篇2:不動產分店秘書工作細則

z不動產分店秘書工作細則

第一章秘書的任務

第一條秘書的任務是代替公司經理處理些可由其他人完成的工作和為經理的工作做好準備。

第五章本公司秘書的工作有很多項內容,簡單地表示如下:

第三條傳達;第四條運轉;第五條助手;第六條書籍文件整理第七條室內整理第八條代行事務;第九條會議事務;第十條調查;第十一條記錄;第十二條接待。第五章以上工作的內容以及分量,根據經理的意圖和各項工作的具體內容決定。

第二章秘書的工作內容第六章傳達事務的工作內容具體如下:1.接待來訪來訪者各有不同,事有大小,秘書要區別對待。對應該會見的人,應直接轉達對方的意圖,并引其進入會客室或經理辦公室,不論對方要求見面還是僅僅預約。對不宜會見的人,在請示經理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方,或是將個人意見報經理后作出答復。2.收聽電話收聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”等,然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情,根據對方情況,不妨礙時可明確回答,但一般不說經理是否在。3.轉達需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容,并準確、迅速地轉速。4.文件的收發及分送收到的郵件或送來的文件,首先要區別是需直接送呈經理的,還是需秘書先進行處置和整理的,或者是私用文書,需經理辦理的要直接送交經理。經理不在時,如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞,可用電話告知。

第七章日常運轉工作1.日程的設計及其安排對所確定經理應處理的事項,如會見、出席高層職員咐、總會等會議的日期和時間進行記錄整理,并隨時進行調查,協助經理制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表,必要時在上面記下預定內容和變更情況。2.準備及安排有些工作需要特別的準備和安排,而且這些工作通常都有一定的時間限制,因此必須提前做好適當的準備。第八章用品的整理1.在辦公室內平常經常使用的物品及備用品,應在合適的地方放置合適的數量。為些,應設計一張用品及備用品的明細表,在上面記下品種,一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期,此外還必須存有一定量的備用品,以便隨時補充。2.經理外出時經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等,每天都應事先準備好一定數量,需要收入擔包內的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理后制作一張明細表,事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的準備首先要清楚哪些文件是重要的,如不明白,要詳細詢問,以便將可能會用的文件材料一并準備齊全。然后畫一張文件明細表以方便使用。

第九章文件整理業務1.為使經理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂,并且隨時可以提用,需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據經理意見將文件分類,并放入固定的裝具和容器內,使用中還要經常整理,以便很容易地查到文件。2.整理工作的關鍵是分類項目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續的完善。3.業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件,此外還有機密類文件。根據應用根據還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經過這樣整理后,有必要對其進行裝訂,并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經理意見后再制一張文件分類的明細表,將表張貼在保管場所或保管人的桌子上,便于參照。

第十章整理、清掃工作此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點:1.清理桌面臺歷和墻上的日歷要每天調整日期。桌子要擦

篇3:某董事會秘書工作細則

第一章總則

第一條為規范公司行為,明確董事會秘書的職責權限,根據《中華人民共和國公司法》、本公司章程及有關法規,特制定本細則。

第二條董事會秘書為公司的高級管理人員,由董事會聘任,對董事會負責。法律、法規及公司章程對公司高級管理人員的有關規定,適用于董事會秘書。

第二章任職資格

第三條董事會秘書應當具備履行職責所必需的財務、管理、法律專業知識,具有良好的職業道德和個人品德,并取得證券交易所頒發的董事會秘書資格證書。有下列情形之一的人士不得擔任公司董事會秘書:

有《公司法》第一百四十七條規定情形之一的;

自受到中國證監會最近一次行政處罰未滿三年的;

最近三年受到證券交易所公開譴責或三次以上通報批評的;

本公司現任監事;

證券交易所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。

第三章職責

第四條董事會秘書應當遵守公司章程,承擔與公司高級管理人員相應的法律責任,對公司負有誠信和勤勉義務,不得利用職權為自己或他人謀取利益。

第五條董事會秘書的主要職責:

董事會秘書為公司與證券交易所的指定聯絡人,負責公司和相關當事人與證券交易所及其他證券監管機構之間的及時溝通和聯絡,保證證券交易所可以隨時與其取得工作聯系;

負責處理公司信息披露事務,督促公司制定并執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度,促使公司和相關當事人依法履行信息披露義務,并按規定向證券交易所辦理定期報告和臨時報告的披露工作;

協調公司與投資者關系,接待投資者來訪,回答投資者咨詢,向投資者提供公司披露的資料;

按照法定程序籌備董事會會議和股東大會,準備和提交擬審議的董事會和股東大會的文件;

參加董事會會議,制作會議記錄并簽字;

負責與公司信息披露有關的保密工作,制訂保密措施,促使公司董事會全體成員及相關知情人在有關信息正式披露前保守秘密,并在內幕信息泄露時,及時采取補救措施并向證券交易所報告;

負責保管公司股東名冊、董事名冊、控股股東及董事、監事、高級管理人員持有公司股票的資料,以及董事會、股東大會的會議文件和會議記錄等;

協助董事、監事和高級管理人員了解信息披露相關法律、行政法規、部門規章、證券交易所其他規定和公司章程,以及上市協議對其設定的責任;

促使董事會依法行使職權;在董事會擬作出的決議違反法律、行政法規、部門規章、證券交易所其他規定和公司章程時,應當提醒與會董事,并提請列席會議的監事就此發表意見;如果董事會堅持作出上述決議,董事會秘書應將有關監事和其個人的意見記載于會議記錄上,并立即向證券交易所報告;

《公司法》和證券交易所要求履行的其他職責。

第六條董事兼任董事會秘書的,如某一行為需由董事、董事會秘書分別作出時,則該兼任董事及董事會秘書的人不得以雙重身份作出。

第七條公司應當為董事會秘書履行職責提供便利條件,董事、監事、高級管理人員及公司有關人員應當支持、配合董事會秘書的工作。

董事會秘書為履行職責有權了解公司的財務和經營情況,參加涉及信息披露的有關會議,查閱涉及信息披露的所有文件,并要求公司有關部門和人員及時提供相關資料和信息。

董事會秘書在履行職責過程中受到不當妨礙和嚴重阻撓時,可以直接向證券交易所報告。

第四章任免程序

第八條董事會秘書由公司董事會推薦,經過證券交易所的專業培訓和資格考核并取得合格證書后,由董事會聘任。公司應當在原任董事會秘書離職后三個月內聘任董事會秘書,公司應當在有關擬聘任董事會秘書的會議召開五個交易日之前將該董事會秘書的有關材料報送證券交易所,證券交易所自收到有關材料之日起五個交易日內未提出異議的,董事會可以聘任。

第九條公司董事會聘任董事會秘書應當向證券交易所提交以下文件:

董事會推薦書,包括被推薦人符合任職資格的說明、職務、工作表現及個人品德等內容;

被推薦人的個人簡歷、學歷證明(復印件);

被推薦人取得的董事會秘書資格證書(復印件)。

第十條公司在聘任董事會秘書的同時,還應當聘任證券事務代表,協助董事會秘書履行職責。在董事會秘書不能履行職責時,由證券事務代表行使其權利并履行其職責,在此期間,并不當然免除董事會秘書對公司信息披露事務所負有的責任。

證券事務代表應當經過證券交易所的董事會秘書資格培訓并取得董事會秘書資格證書。

第十一條公司董事會正式聘任董事會秘書、證券事務代表后應當及時公告并向證券交易所提交以下資料:

董事會秘書、證券事務代表聘任書或者相關董事會決議;

董事會秘書、證券事務代表的通訊方式,包括辦公電話、住宅電話、移動電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等。

公司董事長的通訊方式,包括辦公電話、移動電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等。

上述有關通訊方式的資料發生變更時,公司應當及時向證券交易所提交變更后的資料。

第十二條董事會秘書出現以下情形之一的,公司應當自事實發生之日起在一個月內解聘董事會秘書:

出現本細則第三條所規定情形之一;

連續三個月以上不能履行職責;

在履行職務時出現重大錯誤或疏漏,給投資者造成重大損失;

違反國家法律、行政法規、部門規章、證券交易所其他規定和公司章程,給投資者造成重大損失。

第十三條公司董事會解聘董事會秘書應當具有充足理由,解聘董事會秘書或董事會秘書辭職時,公司董事會應當向證券交易所報告,說明原因并公告。董事會秘書有權就被公司不當解聘或者與辭職有關的情況,向證券交易所提交個人陳述報告。

第十四條董事會秘書離任前,應當接受董事會、監事會的離任審查,將有關檔案文件、正在辦理或待辦理事項,在公司監事會的監督下移交。公司應當在聘任董事會秘書時與其簽訂保密協議,要求其承諾一旦在離任后持續履行保密義務直至有關信息公開披露為止,但涉及公司違法違規的信息除外。

第十五條公司董事會秘書空缺期間,董事會應當指定一名董事或高級管理人員代行董事會秘書的職責,并報證券交易所備案,同時盡快確定董事會秘書人選。公司指定代行董事會秘書職責的人員之前,由董事長代行董事會秘書職責。

董事會秘書空缺期間超過三個月之后,董事長應當代行董事會秘書職責,直至公司正式聘任董事會秘書。

第五章法律責任

第十六條董事會的決議違反法律、法規或公司章程,致使公司遭受損失的,除依照《公司法》第一百一十三條第(三)款規定由參與決策的董事對公司負賠償責任外,董事會秘書也應承擔相應的賠償責任;但能夠證明自己對所表決的事項提出過異議的,可免除責任。

第十七條董事會秘書有本細則第十條規定情形之一的,公司董事會將根據有關規定采取以下處罰措施:

(一)建議證券交易所取消其任職資格,并免去其職務;

(二)情節嚴重者,建議證券交易所取消其今后從事上市公司董事會秘書的資格,并公告;

(三)根據證券交易所或國家有關部門的處罰意見書進行處罰。

第十八條董事會秘書對所受處罰不服的,可在有關規定的期限內,如無規定的可在接到處罰決定通知之日起十五日內向中國證監會或該會指定的機構申訴。

第十九條董事會秘書違反法律、法規或公司章程,則根據有關法律、法規或公司章程的規定,追究相應的責任。

第六章附則

第二十條本細則有關內容若與國家頒布的法律、法規不一致時,按國家規定辦理。

第二十一條本細則由董事會負責解釋,董事會批準后生效。其中本工作細則中第五條的第(一)項、第(二)項、第(六)項,第八條,第九條,第十一條,第十二條,第十三條,第十七條,第十八條以及其他涉及信息披露或公告和向證券交易所報告或備案等內容的條款于公司公開發行股票并上市后執行。