大廈各項專業管理制度及檔案管理

因篇幅所限,本章對[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責、考核制度標準及ISO9000質量體系文件只列出目錄/子目錄。

1各項專業管理制度

第一部分公眾制度

物業管理公約

精神文明公約

公共設施管理規定

房屋維修及保養規定

電梯安全管理規定

裝修管理規定

空調管理規定

治安管理規定

車輛管理規定

10、消防管理規定

11、綠化及室外環境管理規定

12、環境衛生管理規定

13、樓宇管理規定

14、房屋租賃管理規定

15、空置房管理規定

16、辦公樓管理規定

17、寵物管理規定

18、服務指南

第二部分崗位職責

管理處主任崗位職責

綜合部主管崗位職責

綜合部管理員崗位職責

綜合部收銀員崗位職責

綜合部采購員崗位職責

保安部主管崗位職責

保安部班長崗位職責

工程部主管崗位職責

工程部維修員崗位職責

10、工程部裝修監理崗位職責

11、環保部主管崗位職責

12、清潔班長崗位職責

13、清潔員崗位職責

14、綠化員崗位職責

第三部分考核制度標準(經濟責任制并考核)

第四部分ISO9000質量體系文件

一、質量保證手冊(一級文件):闡明公司質量方針和質量目標、描述質量體系的文件,對內是綱領性文件,對外是企業質量保證能力的文字表達。

二、程序文件(二級文件):是質量保證手冊的基礎文件,涉及所選要素的各項活動,闡明活動的組織分工、活動的方式方法,應采用的文件、資源和控制方法等。它對確保質量體系運行的有效性起重要作用。

三、規范手冊(三級文件)

員工守則

人事管理手冊

文件及檔案管理手冊

綜合服務規范手冊

房屋接管驗收服務規范手冊

房屋鑰匙領用管理手冊

裝修管理服務規范手冊

設備管理服務規范手冊

電梯管理服務規范手冊

10、公共設施維護和房屋維修服務規范手冊

11、倉庫管理手冊

12、小區配套設施服務規范;

13、綠化服務規范手冊

14、保潔服務規范手冊

15、保安服務規范手冊

16、車輛管理規范手冊

17、消防服務規范手冊

18、專項活動規范手冊

19、統計分析方法手冊

2[大廈]檔案建立與管理

2.1[大廈]檔案建立

?檔案資料的分類:

A、發展商提供的資料

B、管理處自建檔案資料

2.2[zz大廈]檔案管理

?檔案建立和管理流程

收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

?檔案資料收發管理程序

A.重要資料(如發展商提供的資料)管理處主任/指定負責人交接簽收專管員分卷歸檔。

B.管理處自建檔案資料專管員按公司制定的文件管理程序發放與接收并立卷歸檔。

?檔案管理要求

多種形式的檔案儲存方式并利于保管。

電腦儲存,便于查找和利用。

電腦文件設置子目錄并定期清除無效文件。

原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。

檔案鑒定由管理處主任/指定人員負責。

檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,原則上按不同業務部分分柜保存。

檔案專管員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理主任簽批手續并及時收回,防止文件流失和泄密。

檔案室環境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質,以保證檔案資料的完好無損。

篇2:工地實驗室儀器設備檔案管理規范

項目部實驗室儀器設備檔案管理

1、儀器設備驗收合格后,應將有關資料(包括說明書、技術資料、圖紙、履歷書、檢定證書等)交給試驗室資料員保管(使用操作人可持復印件,供檢測時查閱使用),并建立試驗儀器設備檔案。

2、將儀器設備的檢定證書、維修使用記錄歸檔保存。項目部試驗室儀器設備檢定后,及時將檢定證書復印件報公司試驗室。

3、儀器設備檔案未經批準不得外借,內部借閱,按規定辦理借閱手續。4、儀器設備檔案應妥善保存,任何人不得丟失、損壞。否則,追究項目試驗室主任責任。儀器設備轉移時,檔案隨儀器轉移移交。

篇3:財政部門檔案管理制度規范

第一章總則

第一條為了確保鄉鎮財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規范化管理水平,為各項財政工作服好務,根據有關檔案管理的法律、法規的規定,結合鄉鎮財政實際,特制定本制度。

第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務工作和業務工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。

第三條鄉鎮財政所應建立專門的檔案室,指定專人負責檔案管理工作。

第二章管理職責

第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責擬定檔案管理規范化實施方案,指導、監督各工作崗位的檔案工作。

第五條檔案管理員具體負責檔案的接收、收集、整理、保管、統計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。

第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發利用、交流服務的中心。

檔案管理員負責檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛生工作。

第七條財政所應適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業務學習和業務培訓,不斷提高檔案管理的業務水平。

第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

第三章立卷歸檔

第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務、科技、實物等四類進行收集整理。

文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結、合同、統計資料等;財務檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務統計資料等;科技檔案包括記載所有黨務和業務工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎章、獎杯、證書、錦旗等實物證明。

第十條業務類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導下由各崗位工作人員負責辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責辦理。

第十一條財務檔案(紙質版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業務)及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。

第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質量標準。

第四章檔案的保管

第十三條堅持“先驗收,后辦交接手續”的原則接收檔案進庫,明確責任,確保進庫檔案的質量。

第十四條使用統一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。

第十五條嚴格履行檔案移出收進登記手續,明確責任,嚴防錯、漏、丟失事故的發生。

第十六條嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好“八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。

第五章檔案的利用

第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務。

第十八條堅持檔案查閱、借閱、復制核準和登記制度。查閱、借閱、復制檔案須經單位負責人批準并履行登記手續后在檔案管理員的引導和監督下進行。

第十九條正確處理利用與保密的關系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。

第六章秘密文件管理

第二十條秘密文件的發放必須嚴格執行中央規定即只發組織,不發個人。秘密文件收、發、送、遞、借閱等各個環節,都應履行嚴格的登記手續。

第二十一條傳閱秘密文件應由指定的保密員統一掌握,非經批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。

閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應辦理借閱手續。

第二十二條秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領送文件過程中,不準辦理與領送文件無關的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經領導批準,并采取安全措施。

非經原確定密級機關單位或其上級機關批準,不得復制和摘抄機密,復印件和摘抄件須按原件要求管理。

第二十三條秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發現丟失的要及時追查。

第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應持明密級不得擅自降低,解除密級。

第七章鑒定與銷毀

第二十五條單位應建立檔案鑒定小組,負責判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據有關文件的規定,經檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。

第二十六條銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經鄉鎮(街辦)分管領導同意,并報區主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。