物業管理投標的技巧與策略

參與物業管理投標是物業管理企業一項重大決策,應當全面考慮項目特點、項目風險及企業自身人力、財力、物資源情況,謹慎決策。一旦決定參與,就要調集精兵強將,全力投入。對于異地管理項目,企業要量力而行,如果項目類型既非企業目標客戶,又無法反映企業的核心專長或人力資源無法支持時,企業應果斷放棄。此外,每次參加投標的物業管理企業均要是具有物業管理國家級資質的企業,并且一個企業如何在投標中脫穎而出,需要一定的技巧與策略。

一、投標中應注意的幾個問題

(一)要樹立必勝的信心

自信是取勝的基礎。而自信則源于自身對標的非常清楚,制定的投標方案非常詳細、科學、先進、可行。面對評委,每一個答辯者應當有充分的自信,因為評委再了解情況也不如投標者工作做得那么細、摸得那么清,所以投標者要認識到評委和自身的差距,打消恐懼,樹立自信。

(二)“一標打天下”的心理,要不得

大部分投標企業的標書都明顯保留著“原有項目”的痕跡。例如某企業在耕作機關辦公區項目投標書這樣寫道:“從提高業主的生活質量出發,開展多種便民贏利措施”、“家用電器更新安裝、維修、汽車美容、家政服務等”、“宣傳環保,倡導環保,獎懲激勵。我們每季度組織業主開展一次市政府辦公區環保活動,每年度進行一次環保評比獎勵。”此外,還有諸如開展“六一”兒童書畫大賽、介紹保姆、代訂牛奶等一些與本項目特點不符的文字描述。

參與市場競爭,一定要認真研究客戶的需求,了解其需求偏好,才能有的放矢、對癥下藥、畫龍點睛、事半功倍。“千古文章一大抄”的陋習是與市場競爭的要求格格不入的,那種在原有的標書上改一下項目名稱的做法,是對社會的不負責任,最終也是對自己的不負責任。即使是中標了,標書將成為合同的必然附件,將產生法律效力,最終也極可能引起法律糾紛。

(三)標書的編寫大而全,沒必要

有些企業的投標書是“大部頭”作品,幾百頁的標書,其中占篇幅最多的是相關規章制度。

其實作為評委,要在3~4個小時認真閱完每一部標書是根本不可能的,更不要說去認真分析規章制度的科學性、合理性。一般來說,評委只是對該項目的分析、定位、報價、人員配備及對該項目采取的特殊管理措施和服務措施等認真審閱并提問。作為國家級資質的企業,特別是通過了有關質量認證機構頒證的企業,只要出具有關證書,就不必在標書中羅列這些制度。

(四)投標報價,有技巧

有些項目的標的價,是取平均價作標桿,報價越接近者得分越高。所以,某投標企業雖極有意中標,但報價過低,被扣分太多,失去機會。可以說,在評委打分項中,報價得分是客觀的,即不需評委打分,而由工作人員算分。因此,各投標單位應注意掌握和這一技術手段。

(五)正式投標時的演講陳述、答辯現場表現,很重要

有些企業在投標過程中,前期做了大量的準備,精心策劃,但是在正式投標時,在介紹時不能把標書的特色介紹出來;招標對于答辯往往都規定了時間,在這短短的時間之內先講企業、再講標的物業、再談標書內容方式是不可取的,平淡介紹無法給評委留下深刻的印象,常規敘述也不能突出自己標書的精髓,這種情況下投標者應盡可能采用先進的宣傳工具(VcD、多媒體、投影等),把自己標書的特色和管理這個特定業的特別做法、精華之處全面展現。

(六)把握評委的心理等于平添勝算

由于時間限制,評委不可能對標的和標書非常了解,因而在向投標人提問時,評委一般都是問自己特長的問題。如評委在工作對社區文化有研究,那社區文化的內容就問得多。作為答辯人一定要以謙虛的姿態認真回答,而不要爭辯,因為這個提問是評委的強項。同時,評委在聽取答辯時更看重聽取投標人對這個物業的管理有哪些獨特的做法和具體措施,作為投標者,對評委的這一心理也要有把握。

二、投標現場答辯技巧

物業管理投標答辯是招投標過程中為人們所關注的焦點。通過投標答辯,使評委和業主代表能充分了解投標企業所制作投標書的內容,從而展示該物業管理企業的實力,同時投標企業回答問題的技巧不但能減少或消除會議的枯燥感而且也能體現出其管理人員的水平。物業管理企業投標負責人在投標過程中答辯技巧有如下:

(一)保持儀表,形象致勝

答辯會的評委和業主代表首先看到的是你本人,然后才聽到你的發言,在你說出第一句話前,他們已經對你形成一種印象,因此。發言時,著裝和姿勢尤為重要。發言者的著裝應舒適而且適合答辯會的場合,并充分考慮到與會者可能的穿著。站立筆直,兩腳有力,雙肩稍向后,這種姿勢能夠表現自信和自尊的氣質。如果你的雙手和身體不停地晃動,玩弄小物體,眼睛不敢正視聽眾,那無疑是向聽眾傳遞你緊張不安、沒有做好準備的信號。

(二)控制聲音

發音清晰,不要出現語言含混不清或者把句子的末尾詞語吞掉的情況;恰當地調整或改變音調可以增加講演的變化性和趣味性;足夠大的音量,讓在場的每位聽眾都能聽到你的講話。

(三)利用身體位置和動作

1.身體位置

發言者站在哪里很重要,許多專業人士認為,發言者的最佳位置是站在視覺材料(屏幕)的右邊,這樣,聽眾的視線在轉移到視覺材料之前會集中在發言者身上。如果你在發言的過程中需要走動,記住要站在不會擋住屏幕的位置上。

2.目光接觸

發言者和聽眾保持目光接觸非常重要。在你開始發言之前,你要花一點時間從一邊到另一邊看看各位評委與業主代表。這樣使聽眾意識到你很放松,做好準備。

在發言過程中,你應該小心保證你是在與聽眾進行目光交流,使每一位聽眾感到你在與他保持接觸。目光接觸的技巧:在答辯過程中,即使他(她)說完話之后,你的眼神不要移開。如果必須移開,也要做得慢一點。不論講話的人是誰,一直盯著你的目標就對,你的眼神看著說話的人,不過每當說話人講到一個段落,你的眼神要順勢轉到目標對象上。這樣讓目標對象感覺到你對他的注意,緊繃的感覺可以稍微舒緩一點。

3.手勢和舉止

手勢和舉止要自然。發言者的手部動作應該與你和人進行一對一交談時所用的手勢差不多,而且你也應該相信自己能做到,你可用手勢來強調重點內容。

(四)分析你的聽眾

發言者應考查每位聽眾的背景、特征、專業領域等因素。你必須清楚哪些術語和縮略用語聽眾已耳熟能詳,哪些他們可能還沒聽說過。

(五)充分運用視覺材料

有效地利用視覺材料支持你的發言,在答辯過程中運用視覺材料能夠提高聽眾的興趣和記憶效果,并能幫助聽眾形成對發言者的個人特點和可信度的看法,這些材料能夠給聽眾留下正面的深刻印象。另外,在答辯中運用視覺材料能大大減少發言者的緊張感,提高自信心。

(六)語言

答辯過程其實就是溝通交流的過程,發言者必須充滿熱情,讓聽眾能很快接受你的觀點,學會適時地表現幽默是答辯過程中的重要技巧。同時幽默應該是自然的,而不是被強迫的。

(七)把握時間是致勝鑰匙

任何一場答辯會都有時間限制,因此如何把握時間,在你所擁有的時間內完成對你工作最有意義的事情顯得尤為重要。明智地選擇哪些內容該講,哪些內容不該講。

(八)答辯中常遇的問題及回答技巧

1.常遇問題

(1)項目的基本情況和相關數據

(2)財務預算的合理性和合法性

(3)目標和承諾的實現方式

(4)管理工作的流程

(5)人力資源問題

2.回答的技巧

(1)引用數據

(2)用法規政策說話

(3)過往成功經歷和方法

(4)自信果斷和技巧拖延結合

篇2:外接物業管理投標方案編制標準作業規程

外接項目物業管理投標方案編制標準作業規程

1.0目的

規范公司對外參加物業管理的投標工作,確保投標書的編制質量,為通過市場競爭拓展公司物業管理的規模打好基礎。

2.0適用范圍

適用于物業管理公司對外承接物業時的投標書的編制工作。

3.0職責

3.1總經理負責對外投標書編制工作的總體安排、質量控制以及標書的批準。

3.2市場拓展部組織各部門業務骨干組成投標書編制小組,負責投標書的具體編制工作。

4.0程序要點

4.1投標書編制小組的組織。

4.1.1公司在接到物業管理招標書邀請(或議標書邀請)后,由公司總經理召開經理辦公會議決定是否參加投標競爭。如決定參加投標,則應由市場拓展部主管挑選各部門業務骨干組成投標書編制小組,具體操作標書編制工作。

4.1.2投標書編制小組的分工如下:

a)財務部抽調業務骨干負責開辦費用、管理成本、預期效益的測算;

b)管理處抽調業務骨干負責日常管理工作方案、難點、重點管理方案的擬定、編制;

c)人力資源部抽調業務骨干負責擬接項目的人員配置、設備與設施配置以及編制投標方案資料的收集、提供;

d)品質部抽調業務骨干負責管理目標、管理計劃、質量保證措施、服務承諾的編制;

e)市場拓展部負責小組全面的組織協調工作并抽調業務骨干及時全面地收集擬接項目的信息。

4.2物業管理投標書的結構與內容。

4.2.1擬接物業的基本概況。

4.2.2公司接管后準備采取的管理方式。

4.2.3針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。

4.2.4為開展物業管理所配置的人力、物力資源。

4.2.5開展物業管理一段時間后所力爭達到的管理目標。

4.2.6為有效地提高物業管理水準所必要的服務承諾。

4.2.7費用投入和成本測算。

4.2.8經濟效益分析。

4.2.9社會效益預測。

4.2.10需要招標單位協助解決的問題。

4.2.11本公司的優勢和長處。

4.2.12物業接管后的工作進度安排。

4.3投標書的編制要求。

4.3.1"擬接管物業的基本概況"要求詳細列出擬接管物業的地理位置、環境、占地面積、建筑面積、棟數、層數、樓宇結構特點、基本設施、設備、住戶基本構成、驗收移交情況等。

4.3.2"準備采取的管理方式"要求針對擬接管物業的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。

4.3.3對擬接物業的管理難點、重點應有針對性地列出具體的管理措施。

4.3.4人力、物力資源要求詳細列出:

a)擬接管物業的組織架構;

b)擬接物業的人事定編和崗位設置、崗位描述;

c)主要業務骨干的配置人選和人員素質介紹;

d)為開展工作前期投人的設備、設施。

4.3.5管理目標要求具體列出明確的總體目標和詳細分項目標。目標要求有可操作性和可考核性。

4.3.6服務承諾要求針對小區業主的要求和物業管理服務的特點列出有鮮明特色的服務措施來。

4.3.7費用投入和成本測算要求針對擬接小區的現狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。

4.3.8經濟效益分析要求按照物業管理"以區養區、保本微利"的特點詳盡地計算出擬接物業后的經濟效益。

4.4投標書的編制程序。

4.4.1總經理依據市場拓展部收集到的擬接物業的信息和現場實地考察的結果給出編制投標書的原則和要求。

4.4.2編制小組開始詳細依照本規程4.3條的要求逐條完成單項編制工作。

4.4.3市場拓展部主管在單項工作編制完畢后開始組織匯編。

4.4.4匯編后打印、裝訂成冊報總經理審批。

5.0記錄

6.0相關支持文件

《招投標控制程序》。

篇3:某物業管理投標方案編制標準規程

1.目的

規范公司對外參加物業管理的投標工作,確保投標書的編制質量,為通過市場競爭拓展公司物業管理的規模打好基礎。

2.適用范圍

適用于物業管理公司對外承接物業時的投標書的編制工作。

3.職責

(1)公司總經理負責對外投標書編制工作的組織安排和質量控制。

(2)公司各職能部門抽調業務骨干組成投標書編制小組,負責投標書的具體編制工作。

4.程序要點

(1)投標書編制小組的組織

a)公司在接到物業管理招標書邀請(或議標書邀請)后,由公司總經理召開經理辦公會議決定是否參加投標競爭。如決定參加投標,則應由公司總經理親自挑選各部門業務骨干組成投標書編制小組,并由公司各部門負責組成對外投標小組,具體操作標書編制工作以外的其他工作(詳見《對外投資標準作業規程》)。

b)投標書編制小組的分工如下:

*財務部抽調業務骨干負責開辦費用、管理成本、預期效益的測算;

*管理處抽調業務骨干負責日常管理工作方案、難點、重點管理方案的擬定、編制;

*辦公室、人事部抽調業務骨干負責擬接項目的人員配置,設備、設施配置,以及編制投標方案資料的收集、提供;

*品質部抽調業務骨干負責管理目標、管理計劃、質量保證措施、服務承諾的編制;

*經營部抽調業務骨干負責及時全面地收集擬接項目的信息。

(2)物業管理投標書的結構與內容

a)擬接物業的基本概況。

b)公司接管后準備采取的管理方式。

c)針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。

d)為開展物業管理所配置的人力、物力資源。

e)開展物業管理一段時間后所力爭達到的管理目標。

f)為有效地提高物業管理水準所必要的服務承諾。

g)費用投入和成本測算。

h)經濟效益分析。

i)社會效益預測。

j)需要招標單位協助解決的問題。

k)本公司的優勢和長處。

l)物業接管后的工作進度安排。

(3)投示書的編制要求

a)“擬接管物業的基本概況“要求詳細列出擬接管物業的地理位置、環境、占地面積、建筑面積、棟數、層樓、樓宇結構特點、基本設施、設備、住戶基本構成、驗收移交情況等。

b)“準備采取的管理方式“要求針對擬接管物業的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。

c)對擬接物業的管理難點、重點應有針對性地列出具體的管理措施。

d)人力、物力資源要求詳細列出:

*擬接管物業的組織架構;

*擬接物業的人事定編和崗位設置、崗位描述;

*主要業務骨干的配置人選和人員素質介紹;

*為開展工作前期投入的設備、設施。

e)管理目標要求具體列出明確的總體目標和詳細分項目標。目標要求可操作性和可考核性。

f)服務承諾要求針對小區業主的要求和物業管理服務的特點列出有鮮明特色的服務措施來。

g)費用投入和成本測算要求針對擬接小區的現狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。

h)經濟效益分析要求按照物業管理“以區養區、保本微稈”的特點詳盡地計算出擬接物業后的經濟效益。

(4)投標書的編制程序

a)總經理依據經營部收集到的擬接物業的信息的現場實地考察的結果給出編制投標書的原則的要求。

b)編制小組開始詳細依照本規程(3)條的要求逐條完成單項編制工作。

c)總經理在單項工作編制完畢后開始組織匯編。

d)匯編后打印、裝訂成冊報總經理審批(大的項目尚需報董事會批準)。

5.記錄

6.相關支持文件

《人事定編管理標準作業規程》

7.附錄

《物業管理成本測算法》略