物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)

1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用

(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用"函"。

(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用"通告"。

(3)通知:是"發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種"。常用的有"指示性通知"、"批示性通知"、"周知性通知"、"會(huì)議通知"、"任免通知"。

(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)等用"報(bào)告"。

(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用"請(qǐng)示"。

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;

(2)從政府相關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件資料中整理收集;

(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;

(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專(zhuān)業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的出版情況;

(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門(mén)的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);

(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;

(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門(mén)分層管理本部門(mén)的檔案工作;

(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門(mén)的利用;

(6)必須按檔案分類(lèi)項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;

A、檔案材料的分類(lèi)方法主要有:部門(mén)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法、材料性質(zhì)分類(lèi)法、人物分類(lèi)法和時(shí)間分類(lèi)法。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類(lèi)方法。

B、檔案分類(lèi)項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

C、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類(lèi)界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類(lèi)目的密切程度進(jìn)行歸類(lèi)。

(7)檔案材料的卷宗的處理:

A、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;

B、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;

C、填寫(xiě)材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門(mén)、標(biāo)題、文號(hào)和日期;

(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類(lèi)上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。

4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶(hù)/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類(lèi)經(jīng)營(yíng)證明、證件等。

篇2:建筑公司環(huán)境管理培訓(xùn)意識(shí)能力控制程序

建筑集團(tuán)公司環(huán)境管理程序文件

程序文件名稱(chēng):培訓(xùn)、意識(shí)和能力控制程序

1.目的

明確培訓(xùn)需求,提高全員環(huán)境意識(shí),確保其工作可能對(duì)環(huán)境產(chǎn)生重大影響的崗位人員經(jīng)過(guò)相應(yīng)培訓(xùn),并具備勝任其承擔(dān)工作的能力。

2.適用范圍

適用于集團(tuán)公司所有員工環(huán)境管理的培訓(xùn)。

3.職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)編制并組織實(shí)施本程序。負(fù)責(zé)制定集團(tuán)公司培訓(xùn)規(guī)劃和年度培訓(xùn)計(jì)劃,監(jiān)督檢查各層次人員環(huán)境管理意識(shí)和能力培訓(xùn)的落實(shí)工作。

3.2行政部、企管部共同組織領(lǐng)導(dǎo)層和環(huán)境管理體系內(nèi)審員的環(huán)境意識(shí)、能力培訓(xùn)。

3.3企管部負(fù)責(zé)環(huán)境管理培訓(xùn)教材和教師的聯(lián)系工作。

3.4各單位負(fù)責(zé)組織落實(shí)本單位管理層和重要環(huán)境因素崗位人員的環(huán)境意識(shí)和能力的培訓(xùn)。

4.控制程序

4.1確定培訓(xùn)需求和計(jì)劃

4.1.1確定培訓(xùn)需求:凡其工作可能對(duì)環(huán)境產(chǎn)生重大影響的所有人員都應(yīng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn),具體分三個(gè)層次。

a.領(lǐng)導(dǎo)層:集團(tuán)公司副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)和各分公司經(jīng)理;

b.管理層:各單位管理干部(包括項(xiàng)目部管理人員)和環(huán)境管理體系內(nèi)審員;

c.操作層:施工或工作在重要環(huán)境因素崗位的具體操作人員;

d.重要環(huán)境因素崗位:防水員、油漆工、篩砂工、抹灰工、電焊工、混凝土攪拌手、混凝土剔鑿工、混凝土振搗工、炊事員、架子工、木工、現(xiàn)場(chǎng)清掃灑水員、機(jī)械手、鋼筋工、管道工、瓦工、司爐工、維修工、材料員、保管員、電工、保潔員、環(huán)保員、試驗(yàn)工等。

4.1.2確定培訓(xùn)計(jì)劃

a.各層次的培訓(xùn)都要在培訓(xùn)前制定計(jì)劃,報(bào)各層次的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

b.各單位要填寫(xiě)《環(huán)境管理培訓(xùn)計(jì)劃表》(EMS/03-1),報(bào)行政部備案;由行政部對(duì)各單位上報(bào)的培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行匯總,填寫(xiě)《環(huán)境管理培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施匯總表》(EMS/03-2),為檢查落實(shí)情況做準(zhǔn)備。

4.2明確各層次人員的培訓(xùn)方式和內(nèi)容

4.2.1培訓(xùn)方式

4.2.1.1領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)

由集團(tuán)公司最高管理者或管理者代表利用統(tǒng)一組織學(xué)習(xí)或座談會(huì)形式進(jìn)行。

4.2.1.2管理層的培訓(xùn)

a.分公司領(lǐng)導(dǎo)層由行政部會(huì)同企管部以?xún)?nèi)部辦班的形式進(jìn)行。

b.項(xiàng)目部管理層由分公司以?xún)?nèi)部辦班的方式進(jìn)行。

4.2.1.3內(nèi)審員的培訓(xùn)

由各單位確定內(nèi)審員名單,經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后,企管部負(fù)責(zé)組織,以集中辦班的方式進(jìn)行。

4.2.1.4操作層的培訓(xùn)

a.一般員工的培訓(xùn)由各單位自行組織。可采取講課或考核的方式進(jìn)行。

b.對(duì)可能產(chǎn)生重大影響崗位員工的培訓(xùn),由各單位組織。根據(jù)重要環(huán)境因素崗位確定并填寫(xiě)《重要環(huán)境因素崗位人員名單》(EMS/03-3)。可采取講課、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)交底、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等形式進(jìn)行,同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的能力考核。

c.新員工培訓(xùn),由各項(xiàng)目部以入場(chǎng)教育的形式進(jìn)行。

d.相關(guān)方的培訓(xùn)由各項(xiàng)目部以宣講方式為主,對(duì)物資材料供貨方和勞務(wù)工程分承包方進(jìn)行培訓(xùn)。

4.2.2培訓(xùn)內(nèi)容

4.2.2.1各層次的培訓(xùn)內(nèi)容(見(jiàn)W*/EMS/C*/A/03-20**附表1)

4.2.2.2培訓(xùn)意識(shí)要求

通過(guò)對(duì)各層次人員的培訓(xùn),使每一有關(guān)職能與層次的人員意識(shí)到:

a.符合環(huán)境方針和符合環(huán)境管理體系要求的重要性;

b.工作活動(dòng)中實(shí)際或潛在的重大影響,以及個(gè)人工作的改進(jìn)可產(chǎn)生的環(huán)境效益;

c.在執(zhí)行環(huán)境方針與程序,實(shí)現(xiàn)環(huán)境管理體系要求(包括應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng))方面的作用與職責(zé);

d.偏離規(guī)定的運(yùn)行程序的潛在后果。

4.2.3培訓(xùn)考核

4.2.3.1對(duì)環(huán)境管理培訓(xùn)應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的考核。考核一般采取答卷形式,也可采取口頭問(wèn)答形式對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行確認(rèn),對(duì)于沒(méi)有達(dá)到培訓(xùn)要求的人員要進(jìn)行再次培訓(xùn)。

4.2.3.2根據(jù)實(shí)際工作情況中的工作成績(jī)與過(guò)失,各單位要在培訓(xùn)結(jié)束后,對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢查:

a.行政部根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃對(duì)各部門(mén)、分公司、項(xiàng)目部的培訓(xùn)情況及效果進(jìn)行檢查,并填寫(xiě)《環(huán)境管理培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施匯總表》(EMS/03-2)的效果檢查情況欄目。

b.各單位要對(duì)培訓(xùn)情況和效果進(jìn)行自查,填寫(xiě)《環(huán)境管理培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施匯總表》(EMS/03-2)的效果檢查情況欄目。

4.3培訓(xùn)記錄

4.3.1所有培訓(xùn)必須有記錄,應(yīng)包括培訓(xùn)計(jì)劃、考勤、教材、試卷、成績(jī)等。

4.3.2培訓(xùn)記錄由實(shí)施部門(mén)負(fù)責(zé)記錄并保存。各單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。具體執(zhí)行《記錄控制程序》的有關(guān)規(guī)定。

5.相關(guān)文件

W*/EMSC/A-20**《環(huán)境管理手冊(cè)》

W*/EMS/C*/A/12-20**《記錄控制程序》

6.標(biāo)準(zhǔn)表格

EMS/03-1《環(huán)境管理培訓(xùn)計(jì)劃表》

EMS/03-2《環(huán)境管理培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施匯總表》

EMS/03-3《重要環(huán)境因素崗位人員名單》

篇3:酒店安全管理培訓(xùn)規(guī)程

第一節(jié)安保部崗位職責(zé)認(rèn)知

培訓(xùn)對(duì)象酒店安全保衛(wèi)部門(mén)各員工

培訓(xùn)目的明確崗位職責(zé),做好酒店的安全保衛(wèi)工作

培訓(xùn)要點(diǎn)明確各崗位員工職責(zé)

一、全體保安員崗位職責(zé)

(1)樹(shù)立高度的責(zé)任感和事業(yè)心,忠于職守盡職盡責(zé),爭(zhēng)做優(yōu)秀員工。

(2)認(rèn)真學(xué)習(xí)酒店的各項(xiàng)制度和部門(mén)規(guī)定,嚴(yán)于律己、克己奉公,認(rèn)真學(xué)習(xí)法律知識(shí),加強(qiáng)法紀(jì)觀念,遵紀(jì)守法。

(3)按時(shí)上下班,不遲到、不早退、不擅離崗位、工作時(shí)間不辦私事,不得利用工作之便進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)。

(4)上班著裝整齊,儀容端莊,精神飽滿(mǎn),堅(jiān)持文明禮貌執(zhí)勤,嚴(yán)禁打人罵人、侵犯他人人身權(quán)利。不做有損酒店形象的行為,處事機(jī)智迅速果斷,按章辦事。

(5)敢于與一切不良行為作斗爭(zhēng),發(fā)現(xiàn)違法犯罪分子積極奮勇擒拿。

(6)上下班交接手續(xù)要清楚明了。

(7)積極主動(dòng)維護(hù)酒店院內(nèi)的治安交通秩序,做好“五防”(防盜、防火、防破壞、防治安災(zāi)害事故)工作。

二、大門(mén)保安員崗位職責(zé)

(1)維護(hù)好大門(mén)口的交通秩序,引導(dǎo)車(chē)輛的行駛和行人的過(guò)往,保障車(chē)輛和行人安全,使門(mén)前暢通無(wú)阻。

(2)高度警戒,發(fā)現(xiàn)精神病患者和衣冠不整者以及行跡可疑者,要堅(jiān)決攔阻不讓其入內(nèi),嚴(yán)格把好第一關(guān)。

(3)對(duì)來(lái)店的客人要彬彬有禮,無(wú)論是步行還是乘車(chē)來(lái)的客人都要表示歡迎。

(4)有旅游團(tuán)入店時(shí),若需疏通車(chē)道或有歡迎隊(duì)伍,要在客人抵達(dá)酒店前十分鐘疏通好車(chē)道和停車(chē)位置,作好迎接旅游團(tuán)的安全準(zhǔn)備工作。

(5)對(duì)帶有危險(xiǎn)品、易燃品、易爆品入酒店的客人要?jiǎng)衿浣槐０膊看鸀楸９堋?/p>

(6)對(duì)離店的客人要表示歡送,歡迎他們下次再光臨。對(duì)帶大件物品離店的客人要有禮貌地進(jìn)行查詢(xún),對(duì)實(shí)屬于客人行李者要予以放行,并幫助行李員將行李搬上車(chē)。

(7)保安員要不斷學(xué)習(xí),鉆研業(yè)務(wù),善于根據(jù)酒店的特點(diǎn)進(jìn)行判斷,以便提高工作質(zhì)量。

(8)著裝整齊,精神飽滿(mǎn),儀態(tài)大方,對(duì)客人的詢(xún)問(wèn)要熱情、禮貌、周到,使客人稱(chēng)心滿(mǎn)意,嚴(yán)禁用粗言惡語(yǔ)對(duì)待客人。

(9)保安員要切實(shí)作好門(mén)前的警戒,特別是夜間警戒。

①要注意車(chē)輛和行人的安全。

②人多時(shí)要注意防止失竊,防止在大門(mén)口周?chē)[事、斗毆,要疏通交通,保證門(mén)前的安全。

③對(duì)夜間23:00以后開(kāi)出的車(chē)輛要嚴(yán)格把好驗(yàn)證關(guān)。

④發(fā)現(xiàn)手續(xù)不齊和可疑情況要及時(shí)報(bào)告和記錄.